企業合同檔案管理工作的創新實踐

宋百千

一、合同檔案的特點

合同檔案是指由合同簽訂至合同終止的整個過程中所形成的相關文件，這類文件體現出合同簽訂方的意志，具有對應的法律效力;合同檔案還包括與之相關的其他文件材料，這類文件材料同樣具有保存價值。基于法律角度分析，合同檔案同樣具有法律效力，在合同簽訂、合同變更、合同終止等環節都有與之對應的法律性特征。與普通的檔案文件不同，合同檔案具備幾個獨有的特點：

首先，依據憑證性更為突出。合同檔案的依據憑證性是其最突出的特點，即合同對當事人雙方都具有法律約束力，從訂立合同開始，到后續的合同生效、履行合同、合同變更及對應權利義務的履行等，合同當事人都必須完全執行合同內容，否則需要承擔與之對應的法律后果。因此合同檔案就是維護合同當事人合法權益的重要憑證，所以合同檔案的管理至關重要。其次，更高程度的規范性。合同文件對于當事人具有法律效力，如果合同不具備法律所要求的特定形式，就會失去法律效果，合同無效。因此與普通的檔案文件不同，合同文件無論是內容還是形式都有著極高的規范性。再次，合同檔案具有顯著的時效性特點。在合同文件中時效性是一個貫穿于合同始終各個環節的法律術語，即時間在法律上的效力，在合同文件形成過程中時間就是一種法律事實，其所對應的是一定的法律后果，無論是《合同法》還是《民法》，均會針對合同不同階段需要承擔的法律效力做出明確規定，合同中也會明確不同階段當事人權力、義務的存在與消除，而這種特性同樣體現在合同檔案中。最后，合同檔案管理具有特定要求。合同檔案是合同履行過程中形成的所有文字資料，企業組織針對合同管理也制定有完善的管理制度，因此合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分。針對合同檔案管理的主要內容包括檔案保管期限、管理部門、歸檔與借閱規定、檔案的利用、檔案管理責任等等，每個環節均有特定的要求。

二、合同檔案管理工作存在的問題

首先，企業組織對合同檔案管理工作不夠重視。企業組織往往更加重視能夠為企業帶來直接經濟效益的工作，而合同檔案管理這類工作為企業創造的價值是間接的、隱形的，因此很多企業管理者對于合同檔案工作還不夠重視。很多合同檔案管理人員都是由兼職人員擔任，這類人員不僅缺乏專業性，而且不了解相關的標準制度，對合同檔案管理工作還存在認知偏差，直接影響到合同檔案管理工作效果。其次，合同檔案管理制度有待完善。部分企業管理者還意識不到合同管理的重要價值，因此在組織內部還未形成完善的合同檔案管理制度，導致合同檔案管理無法可依、無章可循。最后，合同檔案利用率低。合同檔案資料往往涉及到多個部門，在實際合同檔案管理中未充分落實合同檔案信息的整理、收集與歸納，導致合同檔案信息不完整，尤其是一些工程建設企業，其項目所在地分散，合同檔案信息收集存在一定困難。合同檔案信息不完整會直接影響到合同檔案的利用價值。

三、合同檔案管理工作創新實踐策略

針對合同檔案管理工作存在的問題，建議從以下幾個方面進行創新：

（一）建立完善的合同檔案管理體系

企業管理者要充分認識到合同檔案管理工作的重要價值，建立完善的合同檔案管理體系。具體工作中可以采用“統一領導、分級管理”的模式，合同檔案管理工作由專門的領導負責監督管理制度的落實，檔案管理人員則負責具體職責的履行。在專職檔案管理人員履行管理職責的基礎上實行檔案管理二級管理體系，即每個專業部門、單位再設置一名檔案管理員，主要針對本部門的合同檔案資料進行整理、收集，再移交至上級專職檔案管理人員進行歸檔、管理、應用。多層級檔案管理體系能夠最大程度上保證合同檔案信息的完整性。此外，還要進一步完善合同檔案管理制度，結合企業組織的實際情況細化合同檔案管理制度，保證合同檔案管理工作有據可依、有章可循，提高合同檔案管理制度的針對性與可操作性。具體而言，針對合同檔案的管理制度包括合同檔案的收集、保管、查閱、保密及鑒定等多個方面。

（二）完善合同檔案管理流程

合同簽訂周期不同，經辦人員也分屬于不同的部門，因此必須建立一個完善的合同檔案管理流程，才能保證合同檔案信息的完整性與歸檔的及時性。首先，合同檔案的收集。合同檔案管理部門在收集相關信息時要嚴格檢查合同文本本身及附件的完整性，保證合同簽署的規范性、完整性，包括蓋章簽字、日期簽署等，如果合同執行周期較長，則要注意對應變更類文件的歸檔。其次，合同檔案的整理。根據合同的編號遵循由小到大的原則進行排序，單個合同號中的文件則按照主體在前、附件在后的原則進行整理排序。由于不同類型的合同其辦理時間存在差異，收集時先不確定件號，只確定案卷號，年度合同統一移交歸檔后再確定件號，后期應用時通過檔號查找即可。針對不同業務內容、不同金額的合同設置差異化的保管期限。最后，合同檔案的錄入。一般情況下合同類檔案的錄入按照檔案著錄規則進行即可，不過如果采用多層級合同檔案管理體系，則需要進行集中管理，合同檔案錄入時需要建立合同及相關的關聯關系，既保證合同檔案的完整性，又保證后期利用時查找的高效性。

（三）建立完善的合同管理網絡體系

針對一些涉及工程建設的企業，其工程項目存在跨地區、跨省市 、施工點多、范圍廣、施工地頻繁遷移等特點，因此合同檔案的管理也存在諸多實際困難。為保證合同檔案收集的完整性，就需要建立一個完善的合同檔案管理網絡體系，并保證該網絡體系的完整性、穩定性及暢通性。在具體的管理工作中，首先，要求合同檔案管理人員定期查看、咨詢各級合同檔案管理的實際情況，定期與各級合同檔案管理員進行溝通。其次，各級合同檔案管理員將收集到的完整的合同檔案移交至合同檔案集中管理部門，由其進行留存、集中保管。最后，合同檔案集中管理部門在收到合同檔案后，要及時查看合同檔案信息的完整性，對其進行分類后，再按照文檔名稱、時間、保管期限、文件字號、檔案號等錄入檔案管理系統。

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