“互聯網+”時代如何優化檔案管理

張麗梅

一、“互聯網+檔案”的基本概念

“互聯網+”的概念2015年首次出現在政府工作報告中。“互聯網+”的拓展性理解就是“互聯網+各個傳統行業”，也就是依托強大的互聯網技術，背靠大數據平臺，展開全方位的信息通信，實現互聯網與各個傳統行業的深度對話與合作，最終趨向于形成一種新型的行業態勢。在這樣理念的驅動與影響下，檔案管理工作領域也在嘗試開拓一條數字化的發展路徑，主要依托檔案數字化以及數字檔案館建設這兩大途徑，最終引申“互聯網+檔案”這一新型模式。當前，已經取得了許多突破性的實踐成果，主要表現為一系列檔案網站、微博的建設與發展。“互聯網+檔案”不僅僅是以網絡數字化的視野解讀紙質信息與資料，并通過網絡路徑進行信息的鏈接、推動與傳播，更重要的創新點在于對檔案信息資源的重新定義與生命力激活，從而實現數據多樣化開放，最終構建成為公共信息服務生態圈，聯合檔案管理層、政府、企業以及老百姓這多維群體間的信息串聯。

二、“互聯網+”時代下檔案管理存在的問題

（一）檔案信息安全存在問題

電子文件元數據帶來的檔案信息安全問題。追究其背后產生的多維原因，主要涉及以下幾個方面：軟件管理、數據維護，管理部門以及管理層工作、安全防范意識等﹐具體來說，主要包括以下幾個環節。（1）網站以及系統維護與追蹤監管不到位。維護不到位主要體現在：一旦網站或者系統遭到樂病毒攻擊或者出現了bug，無法第一時間發現并進行識別，導致修補不及時。此外，登錄訪問的形式以及權限單一。追蹤不到位則主要體現在制度與監管兩個層面。（2）系統技術安全的漏洞。主要包括數字、密碼認證，密鑰管理，防火墻等安保問題。這些技術構建成為完整的系統保護網絡，然而很多內部部門對于技術的運用與研發是不到位的，導致許多防范措施存在漏洞，容易被攻破，最終導致信息與數據的缺失。

（二）“互聯網+”新技術給檔案數據整理帶來問題

當前，絕大部分檔案管理部門的數據收集與整合的模式是傳統形式，然而伴隨著互聯網時代的到來，“互聯網+”的理念深入人心，依托舊技術、舊手段、舊渠道的管理模式已經非常落后。智能化要求檔案管理部門與管理層必須具有超前的視野與態度，不斷研發新技術，開發新空間，逐漸形成大數據、云計算、云存儲三位一體的數據剖析系統，助推檔案管理工作的高效展開與分析。然而在發展機遇背后也隱藏著層出不窮的挑戰。做好對檔案數據的整合進行存儲與密鑰安全，利于歸檔、保存、檢索、利用的安全保障，達到服務優化最大化，是“互聯網+”時代檔案工作管理模式延展上的挑戰之一。

（三）“互聯網+”背景下檔案信息資源共建共享程度不高

首先，檔案信息資源不豐富。由于目前的檔案系統建設并沒有形成終端的網絡鏈接與共享，導致呈現出部分獨立的特性，使整個檔案系統建設呈現出一定的封閉性與區塊性，缺乏個性化數據的整合呈現。此外，缺乏必要的全文數據處理，使檔案數據片面化、單一化，甚至不完整。同時，共建共享平臺不完善。平臺的基礎架構存在技術、平臺與人員等多方面的問題，導致共享性受限，并且無法滿足現有的很多平臺用戶的需求，使得平臺基礎建設始終缺胳膊少腿，無法完全整合收集、鑒定、整理、保管、編研、統計、檢索等一系列的流程與工作環節，最終形成信息共享資源庫。同時在不同的數據館之間存在溝通與鏈接的障礙，無法實現行之有效的溝通與合作，導致許多前沿技術成果無法被納入平臺。最后，共享機制不健全。共享機制包括檔案信息、技術、數據、風控等環節，某一項的不完善都會影響檔案信息共享的實現。

三、“互聯網+”時代下優化檔案管理的建議

（一）完善檔案信息安全管理提供技術保障

加強檔案信息安全技術措施。檔案信息安全管理的技術是比較復雜的，主要包括數字認證、簽名或密碼認證、加密技術、防火墻等。而由“互聯網+”所孕育出來的新技術，如云計算、云存儲也逐漸顯示出其特性，但與此同時，將信息以及數據暴露在相對開放的網絡空間中，也會導致一系列虛擬的不確定化，最終形成信息安全隱患，為此必須實行多層次、多緯度的檔案信息安全防控措施，實現追蹤性監管。其中，最常見以及最有效的措施也就是進行檔案網絡安全漏洞測試。一般來說，針對檔案網站所建設的安全系統的安全系數非常高，這是基于數據的珍貴性而言的。因此，檔案部門應通過對自身網站開展安全測試，確定其是否存在安全漏洞。如發現漏洞，應及時與專業人員聯系，加以維護，確保安全。

（二）通過“互聯網+”檔案新技術手段提高檔案數據整合的有效性

搭建多重并舉、相互兼容的檔案信息資源數據庫。檔案數據的管理，首先必須要全方位考量檔案數據的真實性，做好基礎數據的統籌工作，包括收集、鑒定、歸檔、編目﹑檢索、開發、統計、編研等環節。在此基礎上，借助計算機進行信息處理以及數據轉換，最終形成數據的集中化。此外，對于人員的培訓也非常重要，在“互聯網+”背景下，持續開發新技術，更新管理模式，借助云存儲新手段對檔案數據優化整合，提高檔案數據整合的精準性，使檔案的利用更加方便快捷。

（三）搭建共享共建平臺優化檔案信息資源

豐富檔案資源使搭建“互聯網+”檔案信息共享平臺的基礎，這是由于“互聯網+”檔案信息平臺建設的核心是資源的多樣性與豐富性。因此要以共享、包容的視野來構建檔案平臺，實現公共與個性化需求與服務的統籌。共享性是當前檔案信息資源平臺非常欠缺的特性，由此衍生出 “互聯網+檔案”這一新型管理模式，主要包含信息集成、數據挖掘﹑數據分析等環節，最終充實整個平臺。此外，在制度層面也需要建立共享機制，通過多管理部門的協調、技術領域的統籌、數據領域的開發以及防控系統的完善，最終建立安全、健康、積極、開放、包容的新型檔案信息資源平臺。

參考文獻：

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作者單位：平山縣檔案館C0D923FD-AB56-4B64-BFF3-35C5A78E6AC6