“費用報銷直通車”

王強 薛舒婷 鐘鈺鈺 程程 張松科 金杰

近年來，受新冠肺炎疫情的不確定性影響，電力企業對外面臨社會生產力受損售電量下降的局面，對內承擔龍頭國企社會責任實行自降電價政策，電量、電費“雙降”不利影響給電網的經營造成了沉重的壓力。為認真落實國家電網公司總部的決策部署、有效應對疫情和降價的沖擊，國網浙江省電力有限公司瑞安市供電公司（以下簡稱瑞安市供電公司）積極轉變經營思路，著眼“穩經營、保增長”目標，全面實施提質增效專項行動，主動融入“大數據與人工智能”的時代潮流，目標向內、挖潛增效，從差旅費報銷補貼管控入手，積極響應省公司推廣“財務機器人”的號召，基于“互聯網+財務共享”，提出通過自主研發報銷指南智慧平臺，貫通數據鏈路，實現橫向服務財務專業管理和業務部門需求，縱向服務省、市、縣等各級經營主體的公司管理層、操作層管理需要，探索核算向精益轉變、控本向事前轉變、服務向智能轉變、業財向融合轉變的可能，將勤儉節約思想、創新發展思維和精益管理理念貫穿于生產經營全流程，為公司的穩健運營、高質量發展提供了堅強保證。

一、項目研究背景

（一）經濟新態勢下，電力企業面臨的挑戰與壓力與日俱增。公司面臨電價、電量“雙降”的不利影響，盈利能力和電網投資能力受到嚴重削弱，經營壓力前所未有：一是宏觀經濟下行壓力依舊明顯，特別是受新冠疫情影響，企業節后復工緩慢，預計電量增速不容樂觀。二是當前新一輪輸配電價核價工作進入沖刺階段，預計本輪輸配電價的核價參數將從嚴從緊核定，且制造業降價資金主要由電網承擔。三是為應對年初新冠疫情暴發，國家出臺階段性降價政策，以及公司對重點防疫單位保供電支出，均加劇了公司經營負擔。

（二）瑞安市供電公司全面推進“提質增效”專項行動。瑞安市供電公司，堅決貫徹國網總部提質增效工作部署，主動適應經營形勢和監管要求，以全面完成經營目標為中心，堅持穩中求進工作總基調，牢固樹立過緊日子思想，緊緊圍繞降低社會用能成本與實現電網可持續發展、提高效率與防范風險兩大平衡，聚焦公司投資、建設、生產、運營各業務環節，通過“七個全力”促提質，實現“七個增效”穩發展，打出開源開放、節流節支、提質增效“組合拳”：一方面，主動承擔制造業降價資金和重點防疫單位保供電支出影響，為社會經濟的安全生產注入“強心劑”;另一方面，加強業務和管理創新，向精益管理要潛力，用改革創新強助益，對資源經營提效益，探索出了一條公司穩健經營、電網可持續發展的新路子。

二、國網瑞安市供電公司差旅費報銷現狀

電力生產經營活動的發展過程中將產生各種費用，如辦公費、差旅費、通信費、招待費、會議費等，與此同時，財務報銷工作量也逐年攀升，對費用的管理難度也不斷增加，對費用的控制、發生、報銷、支付、查詢等各個環節精細化管理提出了更高的要求。

（一）差旅費管理有關規定

差旅費是企業經常發生的經濟業務，主要分為交通費、住宿費、公雜費、伙食補貼幾部分。交通費、住宿費等在合理標準內主要依據發票金額確定，公雜費、伙食補貼（以下將這兩項費用合稱差旅補貼）主要依據相關制度計算確定。在城市間交通費方面，如出差人員按應當按規定等級乘坐交通工具。未按規定等級乘坐交通工具的，超支部分由個人自理。在住宿方面，依照《關于調整中央和國家機關差旅住宿費標準等有關問題的通知》（財行[2015]497號）中的規定，出差人員可以根據職稱/職務的最高級別，在限額標準內，選擇安全、經濟、便捷的賓館住宿，憑發票據實報銷。在伙食補助費與市內交通費方面，參照《中央和國家機關差旅費管理辦法》（財行[2013]531號）中的規定，除西藏、青海、新疆為每人每天200元外，其余地區均為180元。

（二）瑞安市供電公司差旅費報銷情況分析

2018年1月—2019年10月，該司差旅費報銷共2200筆左右，大多數金額在2000元以下，前10個月份差旅報銷筆數同比累加變化及金額分布如圖所示：

由上述圖表可知，差旅費普遍金額較小，發生頻率穩定地處于較高水平。但與此同時，差旅費一次過賬成功率僅為60%，其中由于差旅補貼計算錯誤造成的過賬失敗占比約32%。

三、國網供電公司差旅費用報銷存在問題

（一）審批報銷流程較為復雜。報銷流程跨系統多、業務流程長、審批環節多、填單智能化不高，缺少指導性強的操作手冊等原因，導致剛接觸報銷業務的員工不知從何下手的情況多發。如，交通費按照乘車標準、乘車時段規定了不同的乘坐等級;住宿費要考慮目的地的經濟發展水平和淡旺季不同的房價標準;出差補助要按照培訓、會議、辦事等分類進行補助。上述這些繁雜的標準、規定，還需集齊多個部門領導的簽字可能需要折騰返工兩三次，耗費大量的時間和精力，在實際工作中，不少業務部門報銷人員認為差旅補貼計算較為復雜，耗時較長。

（二）人工填報的錯誤率較高。一般情況下，單位在執行差旅費管理制度的時候，都會根據明確規定的報銷期限進行管理。但是， 仍有不少員工出現跨年度報銷差旅費的問題，另外，很多業務部門的職工，對政策的掌握還不到位。如，出差的地區不同，住宿費標準具有很大差異，如若住宿費發票上未列明詳細入住與退房時間，很難準確判斷其真實的住宿天數，在住宿費用的報銷方面，很容易產生疑惑。一定程度上，增加了會計核算的難度，影響了財務數據的準確性。另外，員工在出差時需要墊付大量差旅費用，如不能及時報銷，會導致票據大量積攢，存在票據丟失和違反資金安全管控規定的風險。

（三）差旅費管控信息化水平不高。差旅費用管理涉及面廣、業務量大，由于缺乏集中統一的管控平臺支持，難以實現差旅業務全過程精益管控。出差人員申請時住宿超標未提示、多計補助等情況時有發生。出差人員依舊需要先整理歸納好票據，然后將報銷單打印出來，經相關領導審批后，前往財務部完成報銷。另外，在實際報銷中，有時還會出現火車票、飛機票捆綁各類套餐、行程單和實際扣款金額不一致、只提供發票不提供行程單、高額的保險費等各種問題，占用財務人員大量的溝通和審核時間，以上因素造成企業員工對“直通式”簡便報銷路徑的需求日益緊迫。

四、“費用報銷直通車”應用建設的必要性和可行性分析

（一）必要性分析

1.精益管理的客觀需要。精益化管理是促進財務精益高效管理的內在需求。步入新時代，電力企業提出以精益、高效的財務管理落實公司新時代發展戰略的理念和要求，通過多視角、多層次地規劃、落實和反映公司經營活動，優化完善制度、數據、流程等現代企業管理工具，明確局部與整體、短期與長期經營策略，做好安全、質量和效益之間的利弊權衡和輕重緩急排序，建設一流管控體系、信息系統，實現業財融合、流程標準高效、數據全面貫通和信息反映及時準確的目標。

2.業財融合的必然趨勢。經營管理是一項復雜的工作，具體作業過程中，經常會出現財務與業務信息不對稱情況出現，由于溝通不到位，或者溝通存在阻礙，導致組織效率偏低，從而會對各項工作的開展造成不良影響。實際工作中，既存在業務部門職工對報銷規定不熟悉等問題，同時，也存在財務部門對業務數據分析利用不到位的短板。在電網企業改革不斷深入的情況下，業財融合勢不可擋。電網企業內部要對各種不同或橫向溝通機制進行應用，縱向推進財務融合，從而保證全面預算管理工作正常開展，為電力企業的健康發展保駕護航。

3.電力企業綠色發展的必由之路。近年來，瑞安供電公司以預算精益管控為抓手，聚焦經營管理各個環節，向精益管理要潛力，向市場經營要效益，打出了開源節流、提質增效組合拳，以實際行動奮力攻堅各項目標任務，更好地服務地方經濟發展。隨著疫情常態化防控的形勢漸起，電力企業不可避免地受其影響。如何突破疫情的影響，提升精益管理的水平，實現電力企業效益的突圍，這是電力企業內部管理必須回答的重大課題。作為資金和資產密集型的電力企業，財務資源是可配置的最大資源，利用信息技術手段，加強財務管理，最大限度地整合使用好整體資源，是電力企業在新常態下，實現提質增效的必由之路。

（二）可行性分析

1.簡化報銷流程。一是通過移動交互方式提升員工差旅費用申請、預訂及報銷的便利性，最大限度簡化原有差旅費用預借、報銷、審批、記賬、統計等工作流程。二是實現一定程度的無紙化辦公，減少在差旅費用管理方面的人力物力投入，以最低成本和最快速度通過手機端填報差旅費用報銷單，進而實現自動化報銷，提高了財務工作效率，規范了財務報銷憑證。

2.加強業務合規性。一是將差旅業務從線下轉為線上實施全過程自動管控，實現出差申請、業務審批、標準控制、票務預訂、費用報銷、批量對賬、財務結算全流程自動貫通。二是通過加強系統管控，差旅費用報銷由事后監管轉為事前審批，后端財務管理同前端業務活動結合，在保證數據真實性的同時，有效防控業務風險。

3.員工體驗升級。通過統一開具發票、統一對賬結算的場景設計，實現員工出差差旅費用報銷時無需手寫報銷單，所有申請和審批均在線上操作，不受地理位置限制，有效提升了員工體驗。

4.提供決策支持。系統在滿足常規差旅費用統計分析報表需求的同時，通過大量、真實可靠的數據，可以開展報銷業務的行為管理、風險預警等分析應用，同時通過業務數據線上的存儲與實時管控，加強數據分析功能，為企業決策提供支撐。瑞安供電公司財務團隊通過梳理公司現有差旅費報銷流程及付款流程，創新開發出轉向信息化平臺，強化了財務核算、付款風險控制要求。實現了電子費用報賬單、電子業務審批流程、財務憑證自動化、資金支付自動化等功能。

五、“費用報銷直通車”應用程序設計

基于“互聯網+財務共享”，創新打造智慧報銷指南平臺，以財務平臺為核心，為全面促進提質增效添磚加瓦。

（一）設計原理

1.設計思路。以程序化思維解析制度，根據差旅補貼計算需求將制度分解為多個要素，同時考慮到可能變化的參數，盡量做到當制度修改時不用重新編程，節約開發成本。該公司差旅補貼主要依據《中央和國家機關差旅費管理辦法》（財行[2013]531號）（以下簡稱“《辦法》”）《國家電網有限公司差旅費管理辦法》等制度計算。主要分為四個步驟，分別是“解析制度厘清邏輯、要素解析程序開發、投入使用、反饋調試”。下面將計算差旅補貼相關要素進行量化，并分為輸入型要素與參數型要素兩大類分別解析。

2.根據理論框架，信息化平臺主要包含：差旅費申請、差旅費申請單審核、事前申請查詢等子功能。差旅費申請主要是針對差旅費涉及的主體信息的申請，由申請人員填寫費用報銷的基本信息資料，維護人員信息，包括行程、住宿、會議名稱、培訓內容等，并填寫補助金額。如需借支備用金，還需要填寫借款申請單，通過保存功能，將維護的申請單信息關聯到差旅申請單信息表中，若確認無誤，可以操作提交已填寫的申請單，系統將會自動進入下一步審核操作。差旅費申請單查詢功能主要是查詢已經保存的差旅費申請單，可以在此功能模塊內對暫存的申請單進行修改和刪除的操作（已經提交的申請單只能查看，不能進行刪除和修改）。差旅費申請單審核功能，主要是對申請的差旅費申請單信息進行審核的操作，需要系統管理員在系統啟用初期，以《國網公司資金授權審批辦法》為依據，設置各業務部門的單據審批流，提交的單據將在完成部門審核、領導審批等環節操作后，最終流轉至財務人員審核并過賬。

3.主要功能。差旅報銷信息平臺主要實現如下功能：

（1）將公司人員職務內置于差旅填單后臺，報銷人員只要選擇出差人，即可自動匹配其食宿交通等標準并驗證管控。

（2）將全國各城市的住宿標準內置于后臺，報銷人只要選擇出差目的地，即自動顯示住宿標準、開票信息等。

（3）將出差補助的參數內置于后臺，報銷人選擇出差種類，即自動匹配顯示補助標準。

（4）自動計算出差期間補助。報銷人將出差時間段輸入后，工具會根據時間段計算出差日期，計算補助和住宿費。

（5）在完成報銷單填寫后，系統工具自動檢測實際發生數是否超出標準，超出標準則提示并限制提交，修改無誤后才可生成報銷單據，直接打印送交財務。

（二）流程設計

1.量化報銷要素。明確差旅費的審核要點，即城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費，通過對《國家電網公司差旅管理辦法》中相應條款的認真研究，梳理形成了“城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費”等四項費用的量化審核標準。如，根據“第二十條 市內交通費按出差自然（日歷）天數計算，每人每天 80 元包干使用。”市內交通費補貼，設計目標是按出差天數在系統內設計不同類別的定額補助自動計算結果。

2.建立勾稽關系。完成要素量化后，開始構建差旅費報銷單，建立“字段”、“填列規則”及對應字段“數據庫”，用以相互關聯實現勾稽審核，如建立包含職工級別信息的職工檔案數據，建立“出差人”姓名與該出差人“級別”的關聯，用以勾稽交通工具、住宿費標準，建立“達到地點”、“級別”對應住宿費報銷標準。（圖3）

根據單位自身業務情況，建立完善各“出發地”、“到達地”對應不同交通工具、不同級別的交通費報銷標準。

3.后臺初步審核。即單據流轉前利用系統平臺后臺邏輯對數據之間的勾稽關系先行審核。從選擇出差人員開始，以姓名聯系級別，勾稽審核后匹配與“級別”有關的“城市間交通費”、“住宿費”費用標準;以“起始日期”、“終止日期”判斷住宿費是否符合標準，根據“出差天數”自動匹配分段累進計算伙食補貼及公雜費;通過“出發地”、“到達地”篩選“交通工具”選擇是否超標;最后，“是否為統一安排食宿的會議/培訓”參數可以對公雜費金額進行勾稽判斷，控制確保此差旅費報銷符合標準。

（三）項目試運行情況

通過項目實施團隊的共同努力，自2020年8月起，耗時10個月，團隊最終完成了網絡報銷系統實施目標、功能開發、初始測試、試點運行、中期測試、人員培訓和最終上線工作。在網絡報銷系統運行一段時間后，對比實施系統前后公司費用報銷的差異，總結瑞安公司實施報銷的效果有：

1.定員定時處理報銷單據的效率得到較大提升。通過實施網絡報銷系統，瑞安公司采用定員定時的業務處理方式，在業務量相對持平的前提下，減少了財務部門處理業務報銷的人員數量，釋放了50%以上原從事此項工作的時間投入。

2.促進單據和流程規范化。瑞安公司實施網絡報銷系統過程中將原有的紙質業務表格進行分類、歸并和統一，結合內部控制的要求，完成了近千份費用報銷類管理表格和文檔的合并工作，最終將這些表格的內容和功能做了分類、統一，以網絡報銷系統電子表格形式展現，或將其功能內嵌在網絡報銷系統業務流程中，實現了管理的規范化。

3.業務報銷內部控制得到進一步完善。開發團隊將公司業務報銷管理規定和國家管理標準進行系統對比，梳理出關鍵控制點，一方面對業務報銷進行重分類，確保費用報銷、員工借支、采購支付、專項支付等費用報銷類別符合《企業內部控制規范》要求。另一方面細化了控制點，將費用標準和崗位對應，完善了審核業務流程和附件傳遞規范，相關費用審核的內部控制更透明，強化關鍵控制。

4.業務報銷流程透明提升了員工滿意度。瑞安公司將企業員工的個人信息作為基礎數據納入網絡報銷系統，員工通過系統可以自主掌握自身業務的進程，財務部門通過通知欄公示報銷業務相關管理新規定，通知員工及時更新信息。網絡報銷系統設置了各級審批、審核崗位的操作提醒，促進審核的效率。通過系統的設置的改進，減少了員工在單據填報、因申請審批而往返辦公地點和審批部門的時間，及時傳遞了管理規范標準，實現財務報銷流程全程透明，降低了審批時間，員工的滿意度得到極大提升。

5.潛在管理收益明顯。運用信息化平臺報銷系統后，原來從事財務業務報銷崗位的4名人員分離出來，轉而從事和對業務報銷流程優化、內部控制和財務分析等崗位的工作，原有財務管理職能得到加強，財務數據質量得到了提升，財務定期發布的各種業務報銷相關指南、評價、分析報告受到各級管理部門的贊許，在公司逐漸營造了規范化的管理文化氛圍，這一改進極大地提升了整個公司對財務部門的評價。

六、下一步工作方向

本研究從實際工作出發，探究了提高工作效率與準確率的方法。將較為復雜的制度解析為要素并分類，最終將制度的實施過程規范化、程序化。延展了既有系統的功能，將財務工作融入“大數據與人工智能”的時代潮流，響應了省公司推廣“財務機器人”的號召。產出成果已應用于實際基礎工作，效果良好。

（一）優化報銷信息化平臺各項功能。pc端程序因設計原因，軟件占用空間較大，今后將壓縮軟件占存量，并開發出補助匯總單聯動功能，如，依托商旅平臺系統，通過統一墊付資金、統一開具發票、統一對賬結算的場景設計，實現員工出差免墊付、免發票、免報銷，無需占用員工資金，不斷提升員工的滿意度。

（二）增強財務費用集中管控能力。本課題只探討了單次差旅補貼計算填報的相關問題，沒有涉及財務部門差旅補貼審核工作，更未囊括會議等各種費用的審批報銷項目。如果能將業務部門填報的數據整合，按照本課題思路解析要素與開發程序，今后可能實現差旅補貼的批量審核。另一方面，加強對財務費用統一平臺的探索與開發，實現報賬的電子化審批全流程管理，嚴格規范各項費用的開支、審核、支付流程，實現內網范圍遠距離、跨地域審批，提高整體報銷效率。

（三）提升財務預算管控分析水平。在信息系統中構建預算模塊化會計模塊，通過對各個模塊的合理應用，完成滾動預算報表、預算的具體執行情況，以及日常上報各項數據內容的正常生產，從而使企業中的每個部門都能夠全面掌握各項預算內容，強化對各項經濟活動的精準管理。財務人員在實際作業中能通過該系統掌握單位各項成本預算的具體執行情況，方便對各項成本預算執行數據的查詢、分析、監控、處理，通過對信息化技術的合理應用，使預算執行不均衡穩定能夠得到有效處理。

（作者單位：國網浙江省電力有限公司瑞安市供電公司）