行政事業單位 財務共享服務中心建設的相關思考

冉潔

信息化應用發展迅猛，社會公眾對行政事業單位信息化建設的要求越來越高，企業等社會組織財務共享中心建設已積累了先進的成功經驗，同時行政事業單位內部問題越來越凸顯，實施財務共享中心信息化建設顯得非常必要和尤為迫切。本文從行政事業單位財務共享服務中心的建設背景、建設方向、業務流程建設、組織架構建設和信息系統建設五個方面提出相關思考。

一、財務共享服務中心建設的背景

信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動經濟社會變革的重要力量。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《2006-2020年國家信息化發展戰略》，提出大力推進信息化，是覆蓋我國現代化建設全局的戰略舉措，是貫徹落實科學發展觀、全面建設小康社會、構建社會主義和諧社會和建設創新型國家的迫切需要和必然選擇。2014年財政部印發《財政部關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》中提出“鼓勵大型企業和企業集團充分利用專業化分工和信息技術優勢，建立財務共享服務中心，加快會計職能從重核算到重管理決策的拓展，促進管理會計工作的有效開展”。

面對現在的外部大環境，黨的十八大戰略提出，信息化是推進經濟結構戰略性調整的重要一環，同時社會信息化應用發展迅猛，社會公眾對信息化建設的要求越來越高，建設服務型政府也越來越借助于信息化手段，決策監管部門也越來越依賴于大數據應用，企業等其他社會組織財務共享中心建設已積累了先進的成功經驗，同時行政事業單位內部問題越來越凸顯，實施財務共享中心信息化建設顯得非常必要和尤為迫切。

二、財務共享服務中心的建設方向

行政事業單位財務共享服務中心建設的實質是財務管理體系的變革，涉及業務流程的評估再造、組織架構的優化調整、信息系統的支撐改造。行政事業單位財務共享服務中心是面向社會公眾，以提供公共性產品，核算公共資金為主，因此在財務共享服務中心建設時需充分契合“業財聯動、服務大眾、優化運營、防控風險”的建設宗旨，基于本單位部門整體運營架構，建立以業財聯動為基礎核心，監管決策為管理核心，其他業務為服務核心的運營體系。行政事業單位財務共享服務中心信息系統建設依據業務特性和系統特性可分為業財聯動、監管決策、運營支撐、外圍支持的四層結構。

業財聯動層：支持單位核心業務辦理和財務基本核算的信息系統，要求穩定、可靠，在體系架構上能快速適應業務模式的變化;財務資金流轉以業財聯動、業財一體化為建設核心，實現業務數據敏捷響應、資金交易及時結算、會計核算準確反映，達到日清日結，三賬（業務賬、資金賬、財務賬）相符。

監管決策層：支持中心內部運營管理的信息系統，以強化風險防控能力，提升分析決策水平為核心，要求架構靈活、兼容性強、集成性好，能夠適應于管理模式的快速調整。

業務支撐層：以拓展客戶服務渠道、加強客戶服務效果、搭建單位高效完善的運營體系（包括：客戶服務、渠道管理）及后臺管理設計，將以人、財、物的集中管理，信息化的高效支撐為核心、充分實現后臺管理能力的綜合提升（包括人事管理、信息科技管理、OA綜合管理等）。

外圍支持層：對財務共享服務中心提供支持的外圍系統，要求接口靈活、集成度高、運維體系系統化。比如與政務大廳、社保、公安、法院、房交所、稅務局、銀行等外聯協查單位提供業務數據交互接口。

三、財務共享服務中心業務流程建設

各行政事業單位職能不同，其發展現狀與實際面臨的不足各有不同，但共性是可以通過從戰略適配、政策支撐、業務運營模式、安全風險管控、信息破壁協同、資金結算核算運作、管理水平與效率、提升服務質量、信息系統瓶頸入手對各具體業務流程進行梳理分析、合理評估。

針對梳理分析出的不足，單位應結合自身戰略目標提出具體與之適配的需求和建設方案，在此過程中要注意把握好統一性、具體性、可落地性、先進性、前瞻性和可拓展性六個原則。

統一性就是共享服務中心的需求和建設方案，始終要貫徹統一決策、統一管理、統一制度、統一核算的建設宗旨，這是建立共享服務中心的主要目的。

具體性就是需求和建設方案需要不斷細化下沉至各基層操作環節，以保證后續項目建設實施過程效果與規劃相匹配。

可落地性是指在保證業務與資金運營穩定、資金與信息安全、內部風險控制的前提下，需求和建設方案盡量保持“大框架相對穩定”、保證“方案能夠落地執行”，盡量減小變革所帶來的影響。

先進性是指通過對行業或類似行業領先單位進行深入調研和合理借鑒，依托于大智移云、區塊鏈等新技術的拓展應用，保證建設總體規劃的先進性，為后續拓展未來的建設提供高質量保障。

前瞻性是指考慮國家政策轉型方向，行業的發展趨勢，分析制定單位對未來發展戰略，提出與之適配的需求和建設方案，延長項目建設的使用周期，降低后續成本。

可拓展性是指提出需求和建設方案，要具有靈活性和可變通性，以適應后續不同模式的變化。尤其是很多單位在項目建設時只關心當前的功能實現，未關注可拓展性，導致系統底層架構受限，后續國家政策或業務模式發生重大改變時，需要花費更高的代價或幾乎放棄原有的大部分系統項目重新建設才能適應。

四、財務共享服務中心組織架構建設

組織機構優化主要通過對現有組織職能現狀的深入分析，充分考慮本單位業務模式與管理模式特點，并參照其他各省市、各行業、各相近單位成功經驗，提出組織設計的整體思路和架構。

財務管理變革通過三個階段工作完成組織優化部分：

1.第一階段：組織機構調整

該階段應當對當前組織機構與管理模式進行分析、對標同行業或類似行業進行研究和借鑒、單位組織結構設計、明確單位各組織層級職責要點。從以下四個方面把握新組織職能設計：（1）厘清各項職能的管理邊界;（2）梳理業財條線實現管辦分離;（3）補全職能短板，推進管理專業化與跨部門協作;（4）明確各組織機構的職能定位，統一管理方式。

2.第二階段：崗位級組織與職責說明書編寫

該階段應當設計崗位級組織結構、編寫各組織層級職責說明書、崗位級職責說明書，同時應當為崗位人員提供相應的技能培訓。

由于共享服務中心將業務或審批權集中統一，工作數量、強度和復雜程度增大，為了保障共享中心的后續正常有序運行，建設單位需要打造一支高素質的人才隊伍，并對相關人員進行一定的技能培訓。在人員培訓時，要根據不同的對象和角色制定不同的培訓內容，具體對象可分為：領導層、業務承辦層、系統管理員、參與的相關業務部門等。培訓形式可分為理論培訓和實踐技能培訓兩種模式，也可兩者相結合。對重點業務骨干可以參與需求討論編寫、項目測試等前期環節，提升業務技能。

3.第三階段：以崗定人

該階段應當安排勝任崗位的員工，同時對因建設共享服務中心抽調走的骨干，空缺崗位及時補充滿足素質要求的人員。對于行政事業單位來說，人員的招募必須要通過國考公招，并受到機構編制數限制，限制了人員快速到崗;建立共享中心后，裁撤的各級財務會計人員如何轉崗安置，這都是需要妥善處理的問題。

五、財務共享服務中心信息系統建設

在共享服務中心建設過程中，信息系統的建設貫穿始終，成功上線使用是財務共享服務中心能否開始運營的標志。財務管理變革通過四個階段工作完成信息化建設：

1.第一階段：現狀診斷分析

用信息化建設現狀評估框架對本單位信息化現狀的四個方面進行分析：

（1）業財支持：通過對本單位業務戰略的理解和財務運營情況的分析，評估目前信息化系統對本單位戰略轉型、業務變革的支持和匹配情況。

（2）應用系統：分析現有應用系統功能對各業務的整體覆蓋和支持程度，以及系統的整體應用效果，評估系統的架構、集成、技術路線以及性能方面存在的問題。

（3）IT標準：梳理和評價各信息化項目所要完成的文檔規范和模板需求（包括需求分析、系統設計、系統開發、系統測試、系統驗收），以及所需的軟件開發和開發管理過程中的其他規范、標準需求。

（4）IT組織：評估IT管控模式存在的問題以及對本單位IT決策的影響，分析現有的IT組織架構對于單位整體的共享服務中心的需求是否匹配，采用ITIL評估方法對單位整體的IT服務進行評估，分析目前的IT服務水平。

2.第二階段：系統藍圖規劃

應用系統的藍圖規劃一般采用的是以系統功能進行劃分定位，將功能層面相似的應用系統劃分為一個層次，先通過層次區分系統大類，再在層次內進行細化設計，最終通過系統間繼承關系的描述構建起層次化的整體應用系統藍圖。

例如某行政事業單位通過以上的功能定位和劃分，將圍繞財務共享中心協同構建起6大類系統：

3.第三階段：信息系統建設組織與標準制定

信息系統建設組織規劃，可參考“五統一”的原則，統一規劃、統一管理、統一標準、統一建設、統一投資。

統一規劃：為確保系統建設戰略規劃有效支持共享中心戰略的實施，由總部統一制定系統建設戰略規劃藍圖和實施計劃，使信息化建設有序推進。

統一管理：實現制度、需求以及項目過程管理，包括計劃、立項、招投標、項目執行、評價的全生命周期管理，避免多頭管理、重復建設，確保與總體建設目標的一致。

統一標準：由單位信息部門或項目組統一制定信息技術標準，包括軟件、硬件、數據、開發、應用等方面，規范系統項目建設，降低整合與維護成本。

統一建設：按照系統建設規劃部署，由單位信息部門或項目組統一管理應用系統與基礎設施的建設，降低整體建設成本，促進系統建設的標準化。

統一投資：由單位信息部門或項目組進行投資，從而實現支出的透明化，降低采購成本。

在此過程中，需特別關注系統建設決策機制，設置信息化戰略與執行委員會（也可以是項目領導小組），并有獨立的信息部門或項目組負責人做好執行工作。

4.第四階段：系統實施路線規劃和投資成本

從業務契合度和定制復雜度的角度來看，信息系統的建設可區分為成熟軟件、解決方案、平臺軟件三種模式。

——成熟軟件：直接購買市面上通用成熟軟件。該類成熟軟件的優點是業務流程通用且標準化，系統成熟，不需要大量定制開發，成本低且穩定度高;缺點是對業務契合度要求較高，因為其底層架構固定、二次開發受限，在需要定制適合本單位的特色業務時受限程度較高，更適合于共享中心業務具有行業普適性的行政事業單位，比如普遍適用《行政事業單位會計制度》的業務單位，可直接購買金蝶ERP、用友ERP、SAP等財務共享軟件。

——解決方案：基于通用系統平臺構建的模塊化和組件化應用，已有大量的應用時間，需要根據共享中心實際情況進行定制。該類方案的特點是與成熟軟件相比較，可以定制化程度較高，對業務契合度要求較低，成本費用適中，更適合于具有特色行業性質（如社保公積金等）的財務共享中心建設模式。

——平臺軟件：標準化技術平臺，業務邏輯需要單獨開發，該類方案的特點是與前兩種相比，定制開發程度最高、業務契合程度要求最低，成本費用最高，更適合特定行業特定業務（幾乎無同行業類型）的財務共享中心建設模式。

根據本單位的共享服務中心規劃及信息化建設能力，結合各應用系統的特性，評估選擇各系統的建設方式。

（作者單位：重慶市住房公積金管理中心）