論新時期如何提升檔案管理工作水平

馬玉珍

摘?要：自改革開放以來，我國檔案事業取得了快速發展，其中檔案管理受到了社會各界的普遍關注。因為檔案事業的主要核心就是檔案管理水平服務經濟社會發展能力的提升，有效提升檔案管理水平可以更好地發揮出檔案服務發展的作用，為經濟社會發展服務。本文結合目前檔案管理工作的背景，以實際檔案管理工作為依托，提出一些措施辦法，以期為同仁提供經驗參考。

關鍵詞：新時期;檔案館;檔案管理工作;措施

隨著互聯網和信息化技術的不斷發展和提高，我國的檔案管理水平也有了顯著的進步，但一直以來，社會對檔案部門的職能缺少清晰的認知，認為機關檔案部門和檔案館性質相同。這種錯誤的認知也使得檔案館的功能不能全部正常發揮，缺少和社會大眾的聯系，難以充分地發揮出檔案管理的作用，為社會和經濟發展服務。所以，檔案館的管理人員要不斷更新管理思想，改進管理方法，讓檔案資料充分發揮有效作用，來推動社會的發展進步。

一、新時期檔案管理工作的意義

文化是一個民族和國家長遠發展的重要精神支撐，可以有效地提高民族的創造力和凝聚力。同時，文化軟實力也可以反映出一個國家的綜合能力。相應地提高檔案管理的水平，可以進一步促進我國社會文化的發展。從社會歷史文化的角度分析，相關的記錄和檔案可以將社會歷史原貌進行還原，增強人民對歷史的認同感和自豪感，提高人民對社會歷史文化的喜愛程度。檔案管理的對象不僅僅局限于經濟政治方面，還包括歷史、文化等等，可以充分地發揮出一個地區和國家的文化軟實力。

二、檔案管理存在的主要問題

新時期檔案管理主要存在以下問題。一是檔案載體有了新變化。電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文檔，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質文檔更方便，但紙質文檔“原始記錄”的真實性作用也是電子文檔所不可取代的。二是檔案分類有了新變化。傳統分類方案分類檔案的模式已經發生變化，新型的信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置更為方便。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機可以依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目，便于查找提高了效率。傳統分類則無法達到這樣的效果。三是電子檔案也存在一些問題。比如擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，電子文件很容易被刪改，改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實性和權威性。同時，電子網絡存在不安全性，無法對具有保密時限的內容進行保密。

三、新時期提升檔案館檔案管理水平的措施

（一）增強檔案管理的職責，更新管理理念。如果想要切實發揮出檔案管理的作用，激勵檔案管理人員工作的積極性，樹立較強的責任意識，就要營造濃郁的工作氛圍。檔案管理人員要更新自己的管理理念，不斷學習管理經驗和管理技術，在社會發展的大背景下查找檔案管理工作中的不足，不斷優化檔案管理的方式，從實際價值出發進行宣傳和教育，為各級各部門和廣大人民群眾提供更加精確且高質量的信息服務。可以針對保存期限較長的檔案進行單獨處理，還要提供專門的庫房來存放當地的名人檔案和史冊。除此之外，檔案管理人員也要積極地搜集當地的民俗檔案，進行分類管理和保存，讓檔案管理工作服務于當地的每家每戶，更好地保留當地的風俗人情，促進社會的發展。

（二）合理劃分管理的職責，提高管理模式的科學性。為了進一步提高檔案管理工作的效率和質量，需要嚴格清晰地劃分檔案管理的責任。隨著社會的發展和互聯網技術的進步，各檔案館要改變自己傳統的管理方式，積極學習和應用各種互聯網和計算機手段，為檔案的歸檔工作服務，明確不同檔案的特點和整理標準，為之后的歸類和整理工作打下基礎。本級檔案行政部門要明確當地檔案館和各單位檔案室管理工作的模式和責任主體，詳細地規定歸檔的范圍、實際的整理方法、實體的流向等。以工程檔案管理為例，首先要明確核心負責人，對項目的全過程和最后的歸檔負責。

（三）重視檔案文化建設，豐富服務內涵。檔案文化是一個國家文化的重要組成部分，通常人們所說的檔案文化指的是實體文化，通過各種形式記錄下來人類文明發展過程中的各種歷史信息和資料。但廣義的檔案文化范圍更廣，指的是人類管理和利用檔案的過程中產生的各種檔案文化。但檔案館普遍存在著重數量、輕質量的錯誤觀念，很多檔案館收藏的檔案資料比較單一，利用者也比較少，檔案管理的作用很難發揮出來，其價值也缺少認可。所以各地的檔案館要充分挖掘當地的特色檔案，做好管理工作，提高管理的水平。以企業檔案管理工作為例，一是要加大企業檔案管理的宣傳力度，提高企業領導對檔案管理工作的認可，可以采用畫冊、標語、宣傳欄、微視頻等形式全面宣傳，引起企業領導和群眾對檔案管理的重視程度。二是要加大檔案管理的重視力度。要有計劃安排企業領導到檔案工作好的單位或企業參觀學習，親身感受檔案的電子化處理的意義，增強檔案管理理念，深化對檔案管理重要性的認識，促使其更加重視檔案管理工作，更加扎實有效推進檔案管理工作。三是要強化檔案管理的培訓力度。要有計劃地組織企業檔案管理人員開展集中培訓，采用專題講座、實地查看、案例教學等方式，讓檔案管理人員充分認識到檔案管理規范化的意義，全面提升檔案管理人員政治素質和業務技能。

綜上所述，檔案管理工作是一個復雜且長期性的任務，需要檔案管理人員更新自己的管理思想，從全方位改進和優化自己的管理方式，強化現有的組織形式，提高管理的科學化水平，借助互聯網和信息技術來提高檔案管理工作的效率，提高科學化和信息化水平。此外，相關的工作人員也要建立健全科學的管理制度，提高歸檔等管理的水平，加快改革和創新，為人民提供高質量的信息服務，更好地為經濟和社會發展服務。

參考文獻：

[1]王晶波.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].赤子，2020，000（004）：127-128.

[2]王晶波.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].赤子，2020，（4）：127-128.

[3]宮本蓮.試論提升檔案館檔案管理工作水平的對策[J].探索科學，2020，（9）：124.