談談如何改進交通運輸企業的檔案管理

郭伯君

◆摘? 要：經濟新常態下，交通運輸行業發展迅猛，做好檔案管理工作，能收集到原始資料，為企業的決策和管理提供科學依據，一方面節約原材料和運維費用，另一方面可以促進人員綜合素質的提升。以下結合實踐，探討了新形勢下交通運輸行業檔案管理工作的開展。

◆關鍵詞：交通運輸;改進;檔案管理

一、當前交通運輸企業檔案管理的現狀

（一）管理意識薄弱

交通運輸企業自主經營、自負盈虧，管理工作的目標是降本增效。檔案管理帶來的利益比較隱蔽，而且難以量化，因此不少企業領導沒有認識到檔案管理的重要性，甚至將管理活動拋之腦后。如此帶來的結果，是管理制度不完善，管理操作不規范，管理執行流于形式。

（二）管理方法滯后

信息時代，紙質檔案減少，電子檔案增多，傳統檔案管理模式不滿足管理需求。而在交通運輸企業中，紙質檔案占比較大，不僅需要投入大量的人力、財力，而且收集、檢索、歸檔效率低。此外，隨著時間延長，紙質檔案容易發生破損，會加快檔案的老化速度。

（三）利用效率低下

充分利用檔案資料，才能提高檔案的價值，但交通運輸企業存在重視收藏、輕視利用的現象，導致檔案利用效率低下。實際管理中，檔案收集后，就成為一種靜態資源，其積累性強、附加值低，沒有充分發揮出檔案的功能作用。

（四）人員素質不足

相關調查發現，交通運輸企業內部，檔案管理人員配置不合理，一方面是崗位分工不明確，甚至缺少專職管理人員，從其他崗位臨時借調而來，不利于應對各種工作。另一方面是 __頻繁，難以全身心投入到檔案管理中，直接影響檔案資料的完整性和延續性。

二、交通運輸業檔案管理的改進措施

（一）規范管理制度

擁有一套完善的管理制度體系，是檔案管理的前提，對交通運輸企業而言，應該對現有的管理制度進行規范和完善。第一，以提高管理的時效性為核心，明確組織領導，實行管理責任制。要求企業領導增強檔案管理的認知度，在檔案管理、機構設置、部門建設上，給予大力支持。第二，從檔案的收集入手，嚴格執行相關規定，鑒別不同檔案資料的價值，明確保管期限，遵循分類存檔的原則。以營運車輛檔案為例，從車輛入戶開始、到報廢為止，檔案資料不斷流入，應該及時補充，針對車輛的使用、維修、檢測、事故等進行完整準確記錄。

（二）推行信息技術

在檔案管理上，交通運輸企業應推行信息技術，以計算機、互聯網為代表，以滿足新形式下管理工作的需求。具體操作上，要構建檔案信息管理平臺，利用大數據技術，對交通運輸檔案材料進行收集，進一步提高歸檔、查詢、使用價值。針對電子檔案，應該結合企業現狀和發展需求，對管理工作進行統一規定，并從安全角度出發，采用備份管理模式，進行權限設置，設置防火墻，防止檔案丟失或盜竊。

（三）提高利用效率

在檔案管理工作中，應該注重檔案的開發和利用，挖掘出檔案資料的內在價值。從資源配置的角度來看，提高檔案利用效率，能為交通運輸企業的發展、決策、工作安排提供依據，具體措施如下：在檔案收集上，保證收集過程的規范性，提高檔案資料的真實性、完整性，為后續開發利用提供有利條件。在檔案管理上，創新管理手段，可以建立信息檢索系統，加強部門溝通協作，實現資源共享的目標。此外，對檔案的工商注冊、合同履約、稅費繳納、資產運營等信息進行整合，將其用在企業宣傳上，能增強企業員工的認同感。

（四）制定激勵措施

要想提高檔案管理效果，激勵措施必不可少，能激發工作人員的積極性，建立一支高素質的管理團隊。具體來說，一方面要加強員工培訓學習，從理論知識、管理技術兩個層面入手，學習成功的管理模式和經驗，促進工作人員專業技能的提升。另一方面，完善激勵考核機制，科學制定的考核指標，將定性評價、定量評價相結合，改變管理工作流于形式的現狀。此外，結合管理工作的實際情況，制定合適的激勵措施，例如日常表現良好、管理質量高的員工，給予精神鼓勵和物資獎勵，發揮出帶頭榜樣作用，推動管理工作順利進行。

三、結語

綜上所述，對交通運輸企業而言，檔案管理是一項重要的管理工作。分析可知，目前檔案管理工作中存在諸多問題，涉及管理意識、管理方法、開發利用、人員素質等方面。對此，必須規范管理制度，推行信息技術，提高利用效率，并制定激勵措施，以此提高管理水平，促進交通運輸企業健康發展。

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