信息化背景下檔案管理工作的研究策略

楊閆巖

摘 要：在互信息化的大數據背景下，不同渠道、不同內容以及不同介質的檔案信息構成了大量的檔案數據，在大大豐富檔案信息的同時，也對檔案數據安全存儲及管理提出了更高的要求。基于此，文章結合以大數據背景的檔案數據安全存儲及管理的機遇為出發點，分析其中的不足之處，最后提出有效的策略，以供同行業人士參考和借鑒

關鍵詞：信息化;檔案管理;研究策略

現代迅猛發展的計算機信息技術，已經滲透于檔案管理工作的各個細節之中。其中最為顯著的變化是讓人們逐漸擺脫了對傳統紙張和書本的依賴，越來越多的電子文檔應運而生。紙張書本傳遞信息的方式逐漸被人們用電子化各類辦公文件存儲數據信息所取代，用紙張來記錄檔案的時代已成為過去時。為了適應信息化時代的檔案管理發展趨勢，必須不斷創新，變換思維，運用新型專業技術提高檔案管理水平。因此，對于檔案管理者而言，創新是其發展的必經之路，新的體系和觀念必定會替代傳統的檔案管理體系和模式。不斷更新積累信息化時代新型檔案管理經驗，強化檔案管理從業人員的專業技能和管理能力，才能更好地適應信息化時代大數據背景下的檔案管理工作。

一、當前檔案管理工作存在的問題

（一）現階段檔案管理制度體系已跟不上時代的發展要求

當前，我國的檔案管理工作已逐漸跨入了電子化管理時代，但是距離創新形成一套完善的信息化管理制度體系，還有很遠的路要走。相對滯后的管理流程和方法放在工作效率和質量均要提速的今天，相對來說有很大的偏差，不能保障規范性地進行檔案管理工作。當前，檔案管理工作信息化創新已經引起企業管理層的重視，意識到檔案管理的重要性，開始投入大量的資源用于支持檔案管理創新建設，已經初見成效。但這種肯為檔案管理創新而投入大量人力、物力以及財力的企業，還是少數。對于部分的企業來說，其規模較小，為了節省資金，未及時更新檔案管理設備、設施，仍然使用人工統計、整理的方式進行檔案分類和存儲工作，這僅僅只是做到了檔案最基本的收集工作，沒有更好地發揮檔案管理的價值，導致檔案使用率低，不能引起單位的重視，從而影響了檔案管理工作的信息化建設[1]。多數單位沒有劃撥專項資金用于建設檔案信息化管理系統，使得用于檔案管理工作的軟、硬件設施不能及時更新，導致在檔案管理工作中出現諸多問題，比如檔案數據丟失、資料查找困難等，從而無法發揮檔案的運用價值，影響了檔案管理工作信息化創新的建設效果。

（二）檔案管理法制意識相對薄弱

隨著社會大環境下企業法制化建設進程的加快，現階段下，多數檔案管理工作沒有跟上法制化改革發展的腳步，這就造成部分企事業單位沒有真正做到“依法管檔”，宣傳力度不夠導致相關法律意識淡薄，貫徹執行起來比較困難。現如今檔案管理工作相關法律法規的宣傳越來越重要，但是大眾及社會經常以經濟效益作為評判企業發展好壞的標準，這就導致很多企事業單位的管理層只注重業務發展，而忽視了檔案管理工作，沒有必要招聘專業人員進行管理，從而使單位檔案管理工作過于簡單，流于形式，將檔案管理工作局限于信息收集上，導致“依法治檔”的思想意識不足，貫徹力度不到位，從而對法制化的企業檔案管理工作產生一定影響。

二、信息化背景下檔案管理工作的創新思考方向

（一）思想上要給予足夠的重視

企業單位管理層應當充分重視檔案管理的信息化建設，充分認識到新形勢下檔案管理工作創新的必要性。要在單位內部積極宣傳和普及檔案管理在企業發展過程中的積極推動作用，轉變唯經濟效益是圖的思想觀念。單位內部要形成建設檔案管理信息化系統平臺的創新環境，從思想上做到人人重視檔案管理工作。企業管理人員要高度重視檔案管理工作，將其列入企業內部管理考核標準，制定檔案管理制度，明確獎罰措施，提高檔案管理工作的地位，如此才能引起大家的重視，提高檔案管理質量，加快信息化檔案管理建設進程，適應新時代信息化發展需求。

（二）積極構建完善的檔案信息化管理系統

信息化時代，企業單位要想不斷提升自身的檔案管理水平，必須要依托完善且先進的檔案信息化管理系統平臺。因此，單位要成立建設信息化系統平臺的專用資金，隨著時代的發展和社會工作效率的進步，加大資金的投入量以及相關硬件設施和軟件系統的更新力度，專用資金要全部運用到檔案管理平臺建設，禁止挪作他用，一旦發現必須做到嚴肅處理，絕不姑息。實時更新、維護信息化檔案管理系統平臺運行所需要的硬件設施和管理軟件，確保檔案管理系統的先進性，適應信息化檔案管理發展要求。根據業務需要不斷完善信息化系統功能，還要定期對系統平臺進行升級，確保檔案管理系統功能夠正常使用，當添加新的檔案管理業務時，及時進行系統功能完善，才能順應時代發展，為企業管理做好服務。當工作人員調用企業發展檔案或歷史建設項目檔案資料時，就可以運用信息化系統精準無誤地找到檔案的具體位置和詳細的內容信息，這樣就有利于縮短檔案查找時間，提高了工作效率，相應減少了檔案管理人員的工作量。

（三）不斷增強檔案管理人員的整體業務素質水平

信息化背景下，若要進一步提高企業檔案管理水平，發揮檔案的使用價值，需不斷增強檔案管理人員的整體業務素質水平。而要實現信息化檔案管理，還需要學習新的檔案管理技術，從而適應企業發展需求[6]。檔案管理從業人員的專業素質和業務水平高低是影響企業檔案管理工作質量的關鍵因素之一。因此，在實際工作中，要想提高企業檔案管理工作水平，要讓檔案管理人員轉變思想，變被動為主動，主動學習新知識、新技術，不斷提升自身的專業水平。檔案管理工作人員還要創新思維，運用新型檔案管理技術和平臺，不斷提高檔案管理質量，充分發揮檔案的價值，為企業發展決策部署提供數據輔助。檔案管理人員不僅要強化理論知識學習，還要注重實踐，了解和掌握新的檔案管理信息化技術，增強實際操作能力，做到學以致用。

三、結論

在大數據背景下，為了提升檔案數據安全存儲及管理的水平與效率，檔案管理部門首先需要明確大數據為自身帶來的機遇，對不足之處進行分析，通過加大對人才的引進與培養、提升檔案管理人員管理意識、優化完善人員管理制度以及提升檔案管理人員能力等方法，為大數據在檔案數據安全存儲及管理中的應用奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]趙冬.大數據與檔案管理的模式創新分析[J].集成電路應用，2021，38（2）：82-83.

[2]王利娟.基于大數據支持的檔案管理信息化研究[J].蘭臺內外，2020（10）：19-20.

[3]潘璟.信息環境下檔案管理工作發展探討[J].科技創新導報，2018，15（24）：165，167.295340AC-39AD-47A2-BB1F-CC96F1E46CE1