淺析人事檔案信息化建設(shè)

劉靜宇

摘? 要：目前，我國人民長期處于半信息社會(huì)，人才流動(dòng)性較大，這對(duì)現(xiàn)代人事檔案信息管理方法提出了一系列更高的要求。傳統(tǒng)的粗放式現(xiàn)代人事檔案登記管理服務(wù)模式已不能適應(yīng)我國社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)的需要。因此，作為一個(gè)紙質(zhì)人事檔案，完整記錄個(gè)人的成就及其參與所有社會(huì)活動(dòng)和特殊自然條件的要素，為了進(jìn)一步更好地服務(wù)和滿足我國當(dāng)前高層次人才信息流管理的工作需要，加強(qiáng)和推進(jìn)信息應(yīng)用建設(shè)也具有重要意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化建設(shè);資源共享;管理

隨著國家人才檔案信息化管理建設(shè)的推進(jìn)，相關(guān)工作模式的建設(shè)全面展開，推動(dòng)了人事檔案自動(dòng)化管理等現(xiàn)有工作模式實(shí)現(xiàn)全電子化，有效地大幅度提高了人事部門的工作效率。與傳統(tǒng)的文件管理和文件實(shí)體形式的工作流程相比，在當(dāng)前信息時(shí)代管理的發(fā)展過程中，以前的單向信息傳遞的文件管理形式，封閉式管理環(huán)境和人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理正面臨物聯(lián)網(wǎng)的挑戰(zhàn)，內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)等多個(gè)業(yè)務(wù)層次的業(yè)務(wù)發(fā)展和風(fēng)險(xiǎn)管理將對(duì)人事檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)和管理工作模式提出更高的要求。

一、人事檔案概述

（1）社會(huì)背景。改革開放20年來，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速穩(wěn)定發(fā)展，社會(huì)就業(yè)率穩(wěn)步提高，人員工資流動(dòng)比例不斷提高。因此，許多單位的管理人員在使用、管理和使用人事檔案方面面臨著各種實(shí)際挑戰(zhàn)。（2） 員工人事檔案在數(shù)據(jù)管理中的價(jià)值。如何對(duì)員工人事檔案進(jìn)行人才管理？檔案是指單位對(duì)單位區(qū)域內(nèi)各類人才的各種檔案信息進(jìn)行分類、收集、識(shí)別、整理和存儲(chǔ)，以及對(duì)外使用和存儲(chǔ)的各種人事管理活動(dòng)。如果企業(yè)不建立專業(yè)統(tǒng)一的員工人才管理和檔案，很容易造成“棄檔案不用”和“無頭檔案”同時(shí)出現(xiàn)的混亂局面，這將非常混亂，不利于企業(yè)和內(nèi)部員工人力資源的整體管理，這可能會(huì)降低社會(huì)對(duì)現(xiàn)有人才庫的重用率，不利于整個(gè)單位文化的健康進(jìn)步和發(fā)展。

二、人事檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)

首先，人事檔案信息化保存后，可以代替其他原件進(jìn)行有效使用，有效、可靠地保護(hù)這些人事檔案原件。即使其他事故導(dǎo)致其他原件損壞，在通過文件中其他不同類型的介質(zhì)保存后，信息化將繼續(xù)保護(hù)原始文件的原始外觀不受損壞。

二是人事檔案系統(tǒng)信息化實(shí)施后，可以全面統(tǒng)一人事檔案電子化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理服務(wù)流程，動(dòng)態(tài)管理多層次或復(fù)雜人事單位之間的關(guān)系，真正構(gòu)建多維度、立體化的人力資源管理模式。

第三，通過內(nèi)部信息辦公管理平臺(tái)系統(tǒng)，企業(yè)可以獨(dú)立設(shè)置待啟動(dòng)事項(xiàng)提醒。例如，檔案需要數(shù)字化制作、轉(zhuǎn)移、檢查（借用）、歸檔，以及材料檔案的自動(dòng)轉(zhuǎn)移和管理服務(wù)。可通過系統(tǒng)智能隨時(shí)自動(dòng)引導(dǎo)用戶進(jìn)入運(yùn)行管理界面，處理系統(tǒng)相關(guān)任務(wù)。

三、信息化時(shí)代人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理策略

3.1完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，做好物理防護(hù)

根據(jù)我公司全面開展工作時(shí)的實(shí)際安全風(fēng)險(xiǎn)要求，結(jié)合我國當(dāng)前檔案信息時(shí)代背景下的工作以及發(fā)展中可能遇到的其他重大風(fēng)險(xiǎn)，我們將開展一系列更加規(guī)范化的，有序開展完善合理的安全風(fēng)險(xiǎn)防范評(píng)估和處理工作，包括各類安全應(yīng)急報(bào)警監(jiān)控設(shè)備、防火滅火報(bào)警設(shè)施設(shè)備系統(tǒng)等三個(gè)方面，建立更加全面、完善的電子檔案信息安全管理應(yīng)急基礎(chǔ)設(shè)施保障和技術(shù)安全風(fēng)險(xiǎn)防范評(píng)估體系，確保電子人事檔案正常、順利發(fā)展，提供良好、穩(wěn)定、安全可控的環(huán)境。不斷探索的成果豐富了安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估團(tuán)隊(duì)工作的參與者，有效增強(qiáng)了風(fēng)險(xiǎn)分析評(píng)估團(tuán)隊(duì)具體工作的科學(xué)客觀性。可以根據(jù)相關(guān)計(jì)算機(jī)等軟硬件設(shè)施、消防安全專家等成員，進(jìn)一步成立更專業(yè)、合理的第三方評(píng)估工作組，主要負(fù)責(zé)第三方評(píng)估團(tuán)隊(duì)的正常運(yùn)行。如果評(píng)估團(tuán)隊(duì)無法科學(xué)評(píng)估其個(gè)別專業(yè)指標(biāo)，可以選擇更專業(yè)、更有效的第三方結(jié)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估，并將第三方的意見作為決策依據(jù)。

3.2加強(qiáng)制度建設(shè)，提升網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)

體系環(huán)境的規(guī)范化建設(shè)，自身安全生產(chǎn)和事故預(yù)防意識(shí)的有效建立，直接而重要地影響著公司各項(xiàng)體系管理和預(yù)防工作計(jì)劃及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案措施的正確有效實(shí)施，無論是從化解人事檔案系統(tǒng)管理風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵階段，還是不斷改善這些制度環(huán)境，都是有效預(yù)防和控制重大安全管理事故的有效手段。重點(diǎn)降低企業(yè)人員檔案信息的信息安全管理和安全風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生頻率，完善內(nèi)部安全危機(jī)管理等工作環(huán)節(jié)中的各個(gè)內(nèi)部安全環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)安全高效。

3.3融合多種模式，強(qiáng)化外部風(fēng)險(xiǎn)能力

外聯(lián)網(wǎng)云平臺(tái)系統(tǒng)的快速推廣和應(yīng)用，也將在確保安全、安全等隱患全面防范的基礎(chǔ)上，為企業(yè)人事檔案在安全信息管理和各種服務(wù)活動(dòng)中的快速、順利發(fā)展帶來諸多未知因素和風(fēng)險(xiǎn)，在系統(tǒng)工作高效快速發(fā)展的同時(shí)，我們不僅要堅(jiān)持貴系統(tǒng)單位的技術(shù)水平，整合多種企業(yè)管理思維模式，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面管理和使用，還要特別注意并積極、謹(jǐn)慎地嘗試和引進(jìn)其他一些第三方力量。在實(shí)踐中積極嘗試和探索基于外聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全咨詢和攻擊防護(hù)咨詢業(yè)務(wù)全過程外包合作模式。在項(xiàng)目招標(biāo)代理工作以及實(shí)際工作的開展和實(shí)踐研究中，根據(jù)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)整體安全技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的綜合評(píng)價(jià)和評(píng)估結(jié)果，將網(wǎng)絡(luò)作為其評(píng)估的主要參考指標(biāo)之一，所有關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)和二級(jí)指標(biāo)分別納入網(wǎng)絡(luò)評(píng)估。安全評(píng)估的主要量化指標(biāo)主要包括防火墻的硬件規(guī)格、系統(tǒng)的運(yùn)維管理和模式等量化內(nèi)容。需要突出和反映的重點(diǎn)和突出的評(píng)估方面應(yīng)是全面有序地開展防火墻人員檔案建設(shè)和安全檢測(cè)、攻擊防護(hù)等安全核心功能技術(shù)的應(yīng)用;二級(jí)指標(biāo)一般只指網(wǎng)絡(luò)的冗余安全管理功能和網(wǎng)絡(luò)層間的冗余安全防護(hù)管理能力，可以更科學(xué)、有效、客觀、公正地支持分析，并幫助用戶判斷網(wǎng)絡(luò)設(shè)備本身在長期的網(wǎng)絡(luò)安全使用或維護(hù)過程中是否能夠真正成功地解決一些冗余的安全管理和保護(hù)問題。

結(jié)論：

當(dāng)前，中國需要進(jìn)一步分析和思考中國人事檔案社會(huì)化管理所面臨的各種實(shí)際情況，采取一系列切實(shí)有效的人事管理信息化改革與發(fā)展總體戰(zhàn)略，提高政府人事檔案現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)的各類人員的素質(zhì)水平和規(guī)范化管理水平，為進(jìn)一步推動(dòng)我國政府人事檔案電子化管理的深入發(fā)展和發(fā)展打下基礎(chǔ)。

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