財務共享服務模式對財務流程再造的影響

吳昊　莫瑋

為了滿足生存與發展需要，很多企業都運用財務共享服務模式，即采用更加創新的業務流程重組思路，完善企業的業務流程、財務流程等，使企業財務流程與業務流程深度融合，提高企業經營效率，增強企業經營能力，提升企業的價值和競爭力。

經濟迅速發展，我國的企業規模、數量都在迅速增長，企業之間的競爭更加激烈。企業所涉及的經濟活動日益復雜化，隱性的金融風險也日益突出，這對企業的財務管理提出了更高要求。

一、財務共享服務及財務共享中心

（一）財務共享服務

財務共享服務是指通過信息技術，達到人員、技術、流程的集成，將流程可靠、重復性高、操作簡單的非核心業務集中到財務共享服務中心，實現企業財務的組織和管理，優化內部結構，提高效率，規范流程，保證財務核算的準確性，減少財務人員的編制，達到降低成本、提高服務質量、聚焦企業核心業務的目的。

（二）財務共享中心

財務共享中心是將企業各地的財務管理機構集中為一個獨立的經營單位，為企業制定單一服務的收費標準。

二、財務共享服務的重要意義

（一）有利于企業發展

財務共享服務的產生對企業具有重要影響，在一定程度上促進了企業的外部交流，提高了企業的財務運行效率，并使企業財務流程發生革命性變化，從而解決企業出現的財務問題。

（二）有利于提高財務工作準確率

財務管理是企業經營活動中最為復雜的一個過程。一些企業在人力、物力等方面都存在著巨大浪費，從而阻礙了企業的迅速發展。財務共享服務模式明顯地解決了這一問題，它把企業的日常業務和財務業務分開，使得財務業務處理更加簡單，因此企業的發展速度也更快。財務共享服務模式為企業今后的發展奠定了良好基礎。

三、財務共享對財務流程再造的重要性

在財務流程再造的過程中，最重要的是創建財務共享服務模式。財務共享服務模式覆蓋財務核算、業務流程、內部控制等多個方面。財務共享服務模式的建立和運作成熟，對于經濟的優化與完善具有多方面意義。財務服務模式的質量是企業財務流程再造的重要依據。為了實現經濟流程的優化，企業應根據自己的特點，構建適合自己發展戰略的財務共享服務模式。從企業整體發展的角度來看，財務流程再造對于財務共享服務模式的重要性，可以從三點來解釋：一是運營成本的降低以及重復性、標準化、自動化的業務執行。該系統可以有效地提高工作效率，減少人力成本。一旦流程被再造起來，這種扁平的組織使決策過程變得更有彈性。二是財政改革。財務人員已不是“賬房先生”，而應成為企業的“戰略家”，根據財務資料，對企業財務進行預測、分析、決策和經營管理。三是要對企業運營風險進行有效控制，增強企業資金的安全性。在進行財務流程再造的過程中，企業內部的信息問題可以得到有效解決，財務共享服務模式的參與使財務工作集中化，使企業的風險控制能力得到進一步提升。

四、財務共享中心建設之前財務流程存在的問題

（一）費用報銷流程存在的問題

財務部門在辦理報銷業務時，大部分情況下，都是以每月或每季度的方式來處理，并且不在規定的時限內完成就會造成處理業務的超時。由于企業在辦理報銷流程時通常不與銀行建立直接關系，多數情況下仍然是通過網絡銀行或者是現金支付，從而制約了企業的業務活動。另外，企業在審批報銷時，通常采用線下審批，容易出現審批程序多、效率低的問題。同時，所有退貨發票均為紙質文件，不方便查閱和保存。

（二）應付賬款過程存在的問題

在向供應商付款時，大多數企業只需要在訂單、驗收單和發票匹配的情況下付款。在這個過程中，財務部門需要大量的時間進行驗證，從而降低了企業工作效率。由于審批流程長，供應商無法及時了解企業業務處理情況，因此，影響了企業聲譽。如果沒有及時發現有問題的單據，那么，后期對有問題的單據進行轉移、修改、復制和重傳，會增加財務人員的工作量，導致延長開票周期。

（三）應收賬款過程存在的問題

目前，很多企業的應收賬款業務辦理還是線下人工處理。業務部將發票傳給財務人員，財務人員手動錄入收據等信息，如有折扣、返利等業務變動，也必須在線下審核完成后轉交財務人員錄入，存在訂單分揀、賬齡分析等違規行為，流程不完善，導致企業財務人員大量失誤，業務辦理效率低下。

（四）現金結算過程存在的問題

目前多數企業仍然傾向于采用網上銀行或現金支付方式，而不能方便地將銀企之間的直接交易納入到企業業務中。財務管理比較松懈，企業不能統一、全面地管理分行賬務，就不能及時地監測賬戶變化。同時，每日進行大量的資金往來，給財務人員帶來了巨大壓力，員工工作效率也會影響到企業的資產使用效率。

五、財務共享模式下財務流程再造過程

（一）創建環境場景

創建環境場景，顧名思義，組織者必須為企業創造合適的環境，不僅要制定計劃和創建項目，還要高水平執行并獲得管理層的支持。此外，根據相關研究，大多數企業都會面臨流程再造的阻力，這也是轉型初期的一大挑戰。

（二）重新設計過程的分析、診斷階段

這一階段要求組織者始終保持理性，對每一刻的情況都有客觀分析，并在此基礎上量化過程，根據財務服務的特點，結合企業實際情況，逐步優化再造流程。

（三）組織結構調整階段

在這個階段，不僅要根據前一階段的情況來定義新角色，更重要的是要對員工進行崗位變動培訓。因此，現階段面臨的最大問題是人員變動的適應能力，鼓勵企業根據自身情況制定適應性強的制度規定，以提高員工的積極性，使其適應新的崗位。

（四）試點與切換

這個階段是實施改進的階段，難免會浪費一些資源，這需要員工有良好的耐心和專注力，還要通過不斷練習來積累經驗。

（五）實施戰略

在實施戰略過程中，要不斷吸取經驗，優化流程，做好分析，為后期業務流程再造的持續推進提供可靠的基礎和數據支撐。

六、財務流程再造的改進對策

（一）加強共享財務服務安全模式下的財務流程重構

依托于現代信息科技，建立信息交流應用于財務共享服務。在互聯網十分普遍的情況下，由于其自身的開放性和仿真性，使得許多安全風險被掩蓋。這些風險會給財務信息的安全帶來危害，導致審計的后續工作很難進行，財務信息的質量也很難得到保障。因此，要想有效解決這一問題，就要構建一個防火墻，防火墻是目前較為普遍的一種安全保護體系。為了保證財務交易平臺的正常運作，對非法接入進行有效管理，在內部網和外部網之間設置電子屏障，并且，為了確保數據的安全傳輸，采用數據加密技術。這種技術可以有效地阻止非法竊聽和偷竊資料。

（二）健全行政體制

在對財務流程進行再造時，必須對每位員工的責任和權力進行確認，系統管理員和操作者必須是同一人，但是系統管理員與信息使用者不可為同一人。在企業的財務流程再造中，經營者需要在終端進行財務統計、協調、促進與監督。

（三）加強對財務業務的聯系

這一部分主要內容有三大要素：信息流、實物流和資金流。這三大環節之間相互融合、相互促進，已經成為當前財務流程再造中的一個重要問題。這種流程要求有合適的人員，以加強對財務審核的管理與控制，使財務資料能夠迅速存檔，保證財務資料的品質。對企業財務流程再造的實踐，可以有效彌補過去財務共享服務模式存在的缺陷，使企業信息化迅速發展，從而使企業經濟狀況得到進一步改善。現代企業應順應時代發展要求，通過對財務業務的聯系來促進企業財務流程再造，進而極大地改善企業經營效率和經營質量，降低企業生產成本，保證企業財務信息質量，提高企業工作效率和核心競爭力，實現企業的持續發展。

七、財務共享服務模式下的財務流程再造的效果分析

（一）促進專業分工，降低經營風險

企業實施財務共享服務模式后，原財務人員一半以上集中轉移到財務分撥中心。財務人員不再受上級組織的集中控制，可以根據可靠的財務信息管理各個分支機構。同時，財務人員可以按照統一的標準和方法管理企業，進行專業分工，提高財務效率，降低財務人員的人工操作風險。

（二）提高運營效率，降低管理成本

推出財務共享服務模式，推動了企業業務流程的標準化、加工化和專業化，同時杜絕重復建設，提供了增值服務，為企業節省了人力資源。在新增商業單位時，不必再為新單位配備一個規模較小但運作良好的財務機構，就可以達到最大限度地優化人力資源成本，幫助企業減少經營費用。

（三）推動提高財務信息質量和處理效率

在引入財務共享服務模式之前，財務信息的準確性、品質性和及時性不足，基礎數據缺失，無法確保所有數據來自一個記錄，更無法提供一致的服務，這導致了跨職能數據的產生，自動化分析信息困難，財務信息以外的重要信息難以收集。因此，在引入財務共享服務模式后，其財務信息質量得到改善，不僅工作數量不斷增加，而且工作質量也在穩步提升。財務管理人員可以在界面操作和控制下，實時調用相關文件，標準化流程，自動化界面處理等，極大地提升了財務共享服務模式的運用效率。

八、財務共享服務在財務流程再造中的影響

（一）對財務審計流程再造的影響

一是財務程序的發展。根據審計工作的發展，財務審計工作分為手工審計、電算化審計和審計信息處理三個階段。隨著時代的發展，越來越多的企業開始實行全面的信息控制。利用財務軟件，可以有效解決財務信息無法及時送達的問題，同時也能提高各部門間的交流。但是，建立一個由財務軟件驅動的財務共享服務平臺不是一件容易的事情，必須通過企業經營模式與財務軟件的整合來達到財務審計流程再造的目的。此外，還需要通過財務分配方式，將財務審計流程進行還原。在價值鏈中，可以分為兩種類型：基本活動和輔助活動。例如，基本活動包括采購控制、庫存管理、成本控制、資金控制和銷售控制，基本活動獲得的財務信息必須傳輸到財務系統。

（二）對資金管理流程再造的影響

現有的資金管理方法：第一，信息傳遞效率較低，從而造成信息的單向傳播。過去的資金管理過程比較繁瑣，為了獲得所需的財務資料，往往要經歷很長時間的財務管理過程，導致財務信息不能真實反映企業的運營情況。當前企業的財務管理以利益為導向，以實現股東利潤最大化為目的，這與企業價值鏈的管理思想有著明顯區別。因此，這一點并未得到其他利益相關者的充分關注，也沒有為企業的發展做出任何貢獻。第二，對企業資金管理過程進行分析和再造。資金管理活動可以劃分為財務管理活動、投資管理活動、利潤分配活動等。財務共享頻繁程度較低，對企業的管理有很大影響。所以，資金管理流程是企業經營活動的重要組成部分。因此，必須建立一套完整的資金管理流程，以保證企業的運營資金管理工作能夠按照流程進行。

結 語

面對新經濟時代的挑戰，財務共享服務模式的出現無疑解決了財務信息處理過程中的各種問題，其復雜性使得企業財務信息處理階段變得困難重重。財務共享服務模式消除了企業財務中的繁雜業務處理，大大提升了企業財務服務的水平，也實現了企業內部相關業務問題的解決，很大程度上實現了有限資源的無限共享。但是，企業財務流程再造不是一朝一夕的事情，而是需要管理者不斷完善的系統工程。因此，企業應結合實際情況，重組現有財務流程，利用財務共享服務模式以及現代信息技術，進行大規模的數據和信息交換與利用，為財務流程再造提供有力保障。在市場經濟的影響下，財務共享服務模式有了新的發展目標，致力于解決企業財務管理問題，以新形式促進企業和市場經濟的快速發展。

（作者單位：1.廣西科學院; 2.廣西中醫藥大學附屬瑞康醫院）