信息化時代醫院檔案管理的改革優化探討

郭姝婷

摘 要：信息化的發展推動了我國諸多領域的進步，其中包括醫療領域的進步。醫療領域的改革創新涉及諸多方面，檔案管理創新是其中重要的一部分，本文對醫院檔案管理現狀以及改革優化策略進行了全面調查。從調查結果來看，在信息化時代醫院檔案資料不斷增多，但是醫院的檔案管理意識十分淡薄，缺乏利用能力以及創新能力，導致檔案管理不符合信息化要求。為此，醫院應樹立先進的檔案管理意識，從方法、機制、人員以及經費等各方面入手，健全檔案管理體系。

關鍵詞：信息化;醫院;檔案管理

在信息化時代快速發展的過程中，諸多行業開始進行信息化管理與精細化管理，在一定程度上提升了管理質量。醫院若想實現長遠發展就需要對各項工作進行改革創新，從而提高管理效果。

一、醫院檔案管理概述

1.檔案管理概述

檔案管理指的是針對檔案資料以及檔案信息的管理工作，涉及諸多環節，如檔案資料的收集、檔案資料的鑒定、檔案資料的統計與利用等。在醫院不斷發展的過程中，醫院產生的檔案資料越來越多，并且較為分散，只有對其進行收集、分類才能夠實現檔案的利用，因此檔案管理在醫院工作中發揮著重要作用。相比于其他管理工作，檔案管理具有較強的服務性與政治性，雖然不會直接產生經濟效益，但是可以為產生經濟效益的工作提供支持。

2.醫院檔案來源

醫院檔案的來源非常廣泛，涉及諸多內容：其一，收文、發文。醫院收文指的是上級下發的各種文件，如工作批復文件、人事任免文件、會議通知文件等，常見的形式有紙質文件與電子文件，在信息化時代，電子文件的占比相對較大。檔案管理人員需要針對檔案的類型選擇合適的整理方法，如在整理紙質文件，就需要將其存儲在檔案柜中，如果是整理電子文件，就需要將其存儲在數據庫或信息化管理系統中。發文指的是醫院為各部門下發的文件，如通知文件、工作方案文件等，常見的形式有平行文與上行文;其二，協議。在不斷發展過程中，醫院會和諸多企業構建合作關系，就會簽訂一些合作協議，這些合作協議在醫院管理中占據著重要地位，可以為解決糾紛提供依據。常見的協議有醫院與設備供應商簽訂的采購協議、與材料供應商簽訂的采購協議、與下級醫療單位簽訂的合作協議等，只有做好這些協議的管理工作才能夠保障醫院的利益不受損;其三，會議資料。醫院工作事項較多，會通過組織會議等方式進行工作部署，在會議過程中會形成很多檔案資料。例如，在日常會議中會形成工作總結資料等，在專題會議中會形成黨務資料等。

3.檔案價值

醫院檔案具有重要價值，可以為日常工作的開展提供基礎資料，也可以為醫院改革提供幫助。首先，可以為日常工作的開展提供基礎資料。檔案信息記錄了醫院各項工作的真實狀況，且醫院檔案的時間跨度較大，記載了醫院從成立以來的各種資料，可以為日常工作的開展提供經驗教訓與歷史依據。因此，醫院應提高對檔案管理的重視程度，積極總結各項工作中的經驗教訓;其次，可以為醫院改革提供幫助。在信息化時代中，醫院應加大改革創新力度，做好檔案管理工作、加強檔案信息化建設可以為醫院信息化管理指明方向，繼而促進醫院發展。

二、醫院檔案管理現狀

1.檔案資料不斷增多

信息化時代的關鍵特征就是信息量大，所以醫院的檔案資料不斷增多，在一定程度上加大了檔案管理的難度。首先，在信息化時代，醫院應記錄的信息更全面，擴大了檔案管理規模。其次，醫院的業務不斷增多，產生的檔案資料越來越多，對檔案管理人員提出了更高要求。

2.檔案管理意識淡薄

在醫療領域不斷發展的過程中，醫院越來越注重醫療技術水平的提升，忽視了內部管理工作。首先，大多數醫院都缺乏檔案管理意識。部分醫院沒有意識到檔案資料自身的價值，認為開展檔案管理工作沒有什么作用，只是按照最基本的流程對檔案資料進行了收集和存儲，并沒有開展全面的管理工作;其次，部分醫院認為檔案管理不能創造經濟效益，開展檔案管理工作的積極性較低。

3.檔案利用率低

進行檔案管理不僅需要收集檔案、存儲檔案，更需要利用檔案，否則將會失去檔案管理的價值。在信息化時代，醫院檔案資料不斷增多，檔案管理人員的工作量也越來越大，在傳統工作模式的影響下，檔案管理人員只能將更多時間與精力放在檔案收集與整理上，忽視了對檔案開發與利用的工作，導致檔案利用率較低。總之，醫院在進行檔案管理時存在重管理輕開發的思想問題。

4.檔案管理方法單一

檔案管理方法單一是醫院檔案管理工作中的關鍵問題，嚴重降低了檔案管理質量。雖然大多數醫院都進行了信息化建設，在一定程度上提升了檔案管理的自動化與信息化水平，但醫院的信息化建設水平較低，并不能完全滿足信息化管理需求。例如，部分醫院只是采購了一些計算機等信息化設備，對現有的檔案資料進行了信息化管理，并沒有對之前的檔案資料進行數字化處理，也沒有實現各環節的自動化辦公，所以檔案管理人員的工作壓力仍然比較大。

5.檔案管理制度不健全

醫院檔案包括諸多內容，例如，會議資料、合作協議、人員信息等，其中還有很多保密性資料，因此，在開展檔案管理工作時需要堅持嚴謹、客觀、真實、保密等原則，而這需要檔案管理制度的支持。科學制定檔案管理制度可以為檔案管理工作的開展提供準則，讓檔案管理人員嚴格按照規章制度的要求開展各環節的工作。同時，健全檔案管理制度可以對檔案管理人員的言行舉止進行約束，避免出現信息泄露等問題。醫院如果沒有針對檔案管理流程以及信息化檔案管理特點制定健全的檔案管理制度，將會導致管理制度缺乏參考價值。

6.檔案管理人員專業素養有待提升

信息化時代的檔案管理工作與傳統的檔案管理工作不同，對檔案管理人員的專業素養要求也不同。作為檔案管理工作的執行者，檔案管理人員應綜合分析檔案管理的特點以及信息化時代的要求，不斷完善自身能力，為檔案管理工作建言獻策，但從實際情況來看，醫院的檔案管理人員并不符合信息化時代的要求。首先，部分醫院不太重視檔案管理工作，沒有安排專職檔案管理人員，而是讓文員兼任檔案管理人員，導致管理工作缺乏專業性。其次，部分醫院的檔案管理人員雖然具備檔案管理知識與技能，但是缺乏創新能力且不了解信息化管理的要求。此外，部分檔案管理人員的工作態度不夠端正，在工作過程中出現自由散漫、消極怠工等問題。

7.檔案管理經費不足

檔案管理工作的創新離不開經費支持，但醫院投入在檔案管理中的經費較少。檔案管理的信息化設備需要大量資金的支持，但很多醫院不會在這些設備中投入過多的資金，這是由多種因素造成的。首先，醫院的醫療工作需要大量專業設備的支持，這些設備的價格、維修費用都非常高，所以大多數醫院都會在醫療設備中投入大量資金。其次，醫院的資金較為有限，且支出項目相對較多，所以能夠投入在信息化建設中的資金就比較少。

三、對檔案管理進行改革優化的意義

1.有利于提高檔案管理質量

大多數醫院都是通過紙質檔案以及人工管理等形式開展檔案管理工作，管理效率相對較低，無法突出檔案價值。在信息化時代對檔案管理進行改革優化可有效提升檔案管理效率與質量。進行改革優化是從諸多方案入手的，如設備、方式、制度以及人員等，可以有效彌補傳統檔案管理的不足，提高檔案管理效率。同時，進行改革優化也可以提升檔案管理的智能化水平與自動化水平，使檔案管理向先進化、現代化方向發展。

2.有利于彰顯檔案信息的價值

在對檔案管理進行改革優化時對其管理流程以及管理方法進行改革創新，更注重檔案的開發利用，有利于彰顯檔案信息的價值。在新的檔案管理模式中，檔案管理人員可以利用信息技術與軟件提高檔案的收集與存儲效率，為檔案開發利用提供了更多時間。

3.有利于促進醫院發展

醫院的現代化發展涉及諸多方面，如信息化建設等。對檔案管理進行改革優化需要加強信息化建設，所以有利于促進醫院的健康發展。

四、信息化時代醫院檔案管理改革優化策略

1.明確檔案特點

在信息化時代，若想做好檔案管理工作就需要綜合分析檔案特點：第一，檔案數量不斷增多。近年來，醫院檔案資料不斷增多，無論是科研類文件、醫療衛生業務指導文件還是黨務工作文件都呈現出增多的趨勢，在這種情況下檔案管理人員應分析各種檔案資料的數量特點，做好檔案收集工作，避免出現檔案資料不全面等問題。第二，檔案內容愈加復雜。醫院檔案資料不僅出現了數量增多的情況，也出現了內容越來越復雜的情況，所以檔案管理人員需要根據檔案內容對檔案進行分類處理，增強檔案管理工作的專業性。

2.增強檔案管理意識

檔案管理工作雖然無法直接創造經濟效益，但是可以間接創造物質價值，所以，醫院應高度重視檔案管理工作，樹立現代化的檔案管理意識。首先，醫院應增強檔案管理意識。醫院應綜合分析檔案管理在工作指導、經驗總結等各個方面中的作用，做好檔案管理宣傳工作，讓所有部門都意識到檔案管理工作的重要性。其次，醫院應樹立精細化管理意識。在意識、資金等因素的影響下，大多數醫院都利用粗放型管理模式開展檔案管理工作，導致檔案管理流程不健全、檔案管理內容不全面。在信息化時代，信息具有重要價值，所以醫院應樹立精細化管理意識，對檔案管理的各個環節進行嚴格管控，增強管理的嚴謹性與合理性。此外，醫院應樹立信息化管理意識。強化信息化建設、提高信息技術的利用率有利于提升檔案管理質量，因此醫院應樹立信息化管理意識，完善信息化管理基礎。

3.提高檔案利用能力

信息化時代對檔案利用提出了更高要求，醫院應不斷提升檔案開發利用的能力，充分彰顯檔案信息的價值。一方面，檔案管理人員應對檔案資料進行分類處理。醫院檔案資料包括諸多內容，其中部分檔案屬于機密資料，如人事檔案等，部分資料可以公開，如醫院發展歷程等，所以檔案管理人員需要對不同的檔案資料進行分類處理，避免機密信息泄露。另一方面，檔案管理人員應創新檔案利用方法。例如，檔案管理人員可以創新檔案檢索方式，讓檔案利用者直接通過關鍵詞、日期等內容搜索檔案，為檔案利用奠定基礎。

4.對檔案進行精細化管理

為了滿足信息化管理要求，醫院應加強檔案精細化管理，不斷提高檔案管理水平。

首先，醫院應完善檔案管理流程，對檔案資料收集、分類處理、分類存儲、檢索、借閱等各個環節進行明確規定，增強檔案管理的全面性。其次，醫院需要在堅持精細化、系統化以及標準化等原則的同時開展檔案管理工作，將精細化管理意識貫徹落實在檔案管理的各個環節中。此外，為了落實精細化管理、充分發揮檔案的作用，醫院應強化檔案管理的服務功能。檔案管理部門應增強自身的服務意識，通過有效手段為其他部門提供檔案服務。

5.健全檔案管理體制

在信息化時代，醫院應健全檔案管理體系，完善檔案管理制度。一方面，醫院應完善紙質檔案管理制度與電子檔案管理制度，對不同類型的檔案進行分類管理。另一方面，醫院應完善檔案管理細則，規范檔案收集、檔案整理、檔案存儲以及檔案借閱的流程，使檔案管理工作向規范化方向發展。

6.強化檔案管理人員培訓

首先，醫院應認識到檔案管理人員在管理工作中的重要性，設置獨立的檔案管理部門，并安排專職且專業的檔案管理人員，避免出現一人身兼多職等問題。其次，醫院應加大人才引進力度，確保檔案管理人員的專業能力、基礎知識以及工作經驗都符合崗位要求。此外，醫院應對現有的檔案管理人員進行專業培訓，讓其掌握更多的管理技巧與信息技術應用方法。

7.加大經費投入力度

構建信息化管理系統是開展檔案信息化管理的前提和基礎，醫院應加大資金投入力度、不斷完善信息化管理設施并構建管理系統。首先，醫院應加大資金投入力度并完善資金管理制度，利用有限的資金采購更多的信息化設備。其次，醫院應該構建檔案管理平臺，將檔案數據庫與檔案管理系統結合起來，直接將檔案信息存儲在數據庫中，并利用檔案管理平臺查詢檔案、利用檔案。同時，醫院需要對檔案管理平臺劃分為多個模塊，如人事檔案管理模塊、設備檔案管理模塊、患者資料管理模塊、黨務信息管理模塊等，充分發揮不同模塊的作用。此外，醫院應完善安全管理系統。數字化檔案可能會受到病毒入侵以及黑客攻擊，醫院應在系統中設置防火墻，增強管理系統的安全性。

五、結語

對檔案管理工作進行改革創新具有重要意義，不僅可以滿足信息化時代的要求，也可以提高醫院的管理質量，促進醫院發展。為此，醫院應樹立先進的檔案管理理念，將精細化管理、信息化管理融入檔案管理工作當中，推動自身發展。

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（作者單位：曲靖市第一人民醫院）