推進就業檔案數據化管理，提升服務水平的思考

閆向前

摘 要：就業檔案管理，為公共就業服務工作中非常重要的一部分，加強就業檔案管理，能夠為各類社會就業人員提供有針對性的檔案服務，從而使就業檔案管理及利用效率得到有效提升。但是，在數據時代背景下，就業檔案管理工作面臨著前所未有的巨大挑戰，加上就業檔案管理工作現狀存在一些較為明顯的問題，因此持續推進就業檔案數據化管理工作刻不容緩。本文以檔案數據化管理特點為切入點，進一步分析就業檔案管理工作現狀問題，并提出推進就業檔案數據化管理提升服務水平的措施，希望以此全面提升就業檔案數據化管理工作的服務質量水平。

關鍵詞：就業檔案;數據化管理;特點;現狀問題;服務水平;措施

進入21世紀以來，在社會經濟穩步發展背景下，我國各行各業均呈現出較為快速的發展態勢。與此同時，各行各業對人才的需求也越來越大，在此情況下則需做好公共就業服務方面的工作。其中，就業檔案管理為公共就業服務工作中非常重要的一個環節。但是，從現狀來看，國內就業檔案管理工作仍存在一些較為明顯的問題，比如：檔案管理模式較為傳統，未能與時俱進;檔案管理效用難以有效體現;檔案管理方式方法滯后等。為解決這些問題，順應數據時代發展潮流，進一步全面提升就業檔案數據化管理服務質量水平，鑒于此，本文圍繞“推進就業檔案數據化管理提升服務水平”展開分析研究，價值意義顯著。

一、檔案數據化管理的特點分析

檔案數據化管理，指檔案內容信息量繁多，采取一般軟件很難高效承載及管理，在此條件下，通過互聯網、云計算等應用，并以服務對象需求為依據，采集、分析、整理相關信息數據的一種形式。同時，檔案數據還需做好數據建模、深加工處理，以此使數據檔案的內涵及價值得到協同提升。顯然，檔案數據和普通檔案之間存在明顯差異，尤其是在特點方面。總結起來，檔案數據的具體特點如下：

1.思維方式創新性特點

檔案數據的思維方式具有鮮明的創新性特點，主要將服務對象的需求作為基礎導向，然后對檔案信息數據相互關聯的內容進行分析探討。在此種思維模式下，使以往在事件變化當中尋找因果關系的思維方式被改變，可以在對相關信息數據進行收集、整理分析基礎上，了解相關信息數據之間的內部關系，有利于檔案大數據相關問題的解決，從而在思維方式創新性驅動下，使檔案數據工作的質量及效果得到有效提升。

2.資源廣泛性特點

在檔案數據化管理模式下，可收集、存儲多樣化的海量數據信息資料，包括歷史文化信息資料、經濟發展相關信息文件、相關人員文件信息等，并以文字、圖片、音頻、視頻等多種形式存在，可以反映某一時期社會、國家、城市地區，乃至個人的情況，為相關事件的溯源提供有效參考憑據。

3.服務便捷性特點

長期以來，就業檔案管理工作側重于檔案資料的存儲管理，輕視檔案資料的開發利用。而在大數據時代背景下，檔案信息價值日漸突出，檔案資料數字化管理的重要性不言而喻，這使人們更加側重就業檔案數據化服務水平的提升。在檔案數據管理、開發利用工作開展期間，需以社會化、先進性、個性化為基本服務理念，結合各類型的服務對象，在深層次及多領域開發基礎上，使不同對象的個性化服務需求得到有效滿足。而對于檔案服務部門來說，則需對服務對象的實際需求進行深入分析，以大數據智能化建模分析要求為依據，做好信息資源、獲取解決方案多層次服務方面的落實工作。同時，檔案服務部門依托先進的信息技術，創建就業檔案系統，即可基于檔案系統實現檔案信息的便捷檢索，具體是通過檔案關鍵詞、類型等方式進行檢索，系統將準確、完整地呈現相關就業檔案信息，滿足檔案資料使用者的實際需求。除此之外，檔案服務部門還有必要對服務對象的查詢、瀏覽內容的數據留檔中存在的內涵進行深入挖掘，進而使檔案信息服務的社會性及時代性得到有效拓展，使服務對象能夠得到便捷性的檔案服務。

4.管理現代化特點

傳統模式下，大多數企業、單位的檔案管理工作以紙質管理為主，人工工作負荷較大，難以提高檔案管理工作的效率及質量，且檔案利用效率低下。而在檔案大數據理念模式下，檔案管理現代化的特點尤為鮮明，利用數據技術可實現檔案信息電子化、信息化、智能化管理。與此同時，在檔案信息管理系統以及防火墻技術、安全密鑰技術的加持下，還可以使檔案信息管理的質量及安全性大大提升，使檔案管理現代化的價值作用進一步得到有效體現。

5.檔案存儲虛擬化特點

隨著時間的推移，我國各個地區的檔案存儲面臨空間不足的問題，主要原因在于當前檔案資料增加速度過快，且檔案資料存儲具有一定的年限要求，導致我國各個地區普遍存在檔案脹庫現象，且此類問題日漸嚴重，使就業檔案管理工作難度不斷增加。在此背景下，傳統檔案管理手段難以滿足急劇增加檔案數量的存儲需求。而基于大數據技術應用的檔案管理，可以借助大數據技術對海量檔案信息進行數據化處理，隨后依托技術創建就業檔案數據庫，即可使用極小空間來滿足海量就業檔案存儲需求，推動就業檔案數字化發展，實現就業檔案信息虛擬化存儲，這樣即可解決傳統檔案資料存儲的困擾問題。與此同時，就業檔案虛擬化存儲一方面可以減少檔案室的需求，有效降低檔案室建設成本;另一方面能夠實現無紙化存儲，降低了就業檔案存儲成本，從而能夠整體降低就業檔案管理成本，進一步為就業檔案管理工作綜合效益的提高賦能。

二、就業檔案管理工作現狀問題分析

如前所述，檔案數據的特點鮮明，而在機構改革背景下，勞動就業與人才服務單位合并，使勞動就業人才服務成為勞動就業服務整體工作中非常重要的一個環節。從勞動就業人才服務工作質量水平提升角度考慮，做好就業檔案管理工作至關重要。但是，從現狀來看，我國大部分地區就業檔案管理工作尚且存在一些明顯問題。總結起來，具體問題如下：

1.檔案管理模式較為傳統，未能與時俱進

雖然近些年，國內大部分地區就業檔案管理工作體系及模式日漸完善，但人工管理方式仍占據較大權重，比如就業檔案資料收集、整理、歸納、裝訂等工作環節，一般由人工完成。與此同時，對于檔案的定期檢查、處理，一般也由相關檔案管理工作人員手工完成。值得注意的是，在就業檔案人工管理工作開展過程中，一般遵循“兩室一房”的管理方式，即辦公室、閱覽室、庫房分開;對于檔案數據比較多的部門，通常具備專門的就業檔案管理庫房，同時需做好檔案管理人員專人管理方面的工作。

由此可見，在傳統就業檔案管理工作過程中，檔案管理工作人員需負責檔案管理庫房相關工作，同時，還需要對就業檔案的其他職責加以負責，使檔案管理人員的工作量大大增加。特別是在整理、裝訂檔案材料的過程中，需要重復進行拆卸作業，耗費大量的人力資源，且工作效率低下，難以實現就業檔案管理工作高效性的目標。

2.檔案管理效用難以有效體現

對于就業檔案來說，其服務就業工作的作用尤為鮮明。基于現狀下，在就業檔案管理過程中，需確保就業檔案能夠為相關部門及單位提供最為直接的查閱服務。而從就業檔案查閱的原因層面分析，主要表現為：（1）學生畢業之后，在學生學籍檔案當中，需要將報到證放入，進一步通過學生所就讀學校把檔案轉交至學生就業單位的人事部門，或者委托給人才交流機構;（2）企事業單位在員工、國家公務員招聘選拔過程中，均需要對相關人員的檔案進行審查，通過相關資訊的詳細記錄，作為選拔人才的有效參考憑據;（3）在社會保險、職稱評定、各類相關證明、退役軍人安置等辦理工作過程中，均需要利用到就業檔案。

結合上述分析可知，在現狀下，檔案管理僅能體現出查閱效用，但就業檔案的利用價值效益則難以有效體現出來。

3.檔案管理方式方法滯后

現狀下，部分地區在就業檔案管理工作開展期間，針對檔案信息資料的錄入及打印，采取了計算機技術，但是由于受到諸多因素影響，使得數字化及自動化管理模式難以有效實現。在此情況下，傳統紙質檔案管理仍占據主要地位，使就業檔案信息化程度水平偏低。部分地區就業檔案目錄填寫停留在傳統手工摘錄的初級階段，在工作效率方面偏低，且錯誤率較高。此外，部分地區在就業檔案方面雖應用就業檔案管理系統，但錄入的人員信息、檔案目錄較少，檔案信息錄入不夠完善，使就業檔案管理系統的信息化水平難以有效提高。總之，現狀下各地區就業檔案管理方式方法滯后問題較為明顯，需認識到就業檔案大數據化管理的優勢，比如能夠使檔案虛擬存儲目標得到有效實現，并使檔案管理成本降低;提高檔案檢索的便捷性，使檔案信息資源共享目標得到有效實現等，進一步提升就業檔案管理工作效率及質量的全面提升。

三、推進就業檔案數據化管理提升服務水平的措施分析

為了解決就業檔案管理工作現狀問題，則需樹立數據化管理思維理念，并采取有效措施，促進數據化管理服務水平提高。具體而言，做好服務措施如下：

1.與時俱進，創新檔案管理服務模式

在就業檔案數據化管理工作開展期間，要想提升服務水平，則需樹立與時俱進的理念，創新檔案管理服務模式。與此同時，為有效滿足社會各界的需求，對于就業檔案管理，無論是在制度層面，還是在政策層面，均需采取規范化管理模式。并且，為了使社會、組織、個人等均參與就業檔案事業當中，可以進行“1+N”就業檔案管理模式構建，以此使就業檔案服務水平得到有效提升。對于社會各級成員，需積極參與檔案管理模式創新工作當中，使就業檔案“1+N”服務模式有效落實。此外，對于大型綜合檔案館來說，需發揮自身在公共服務方面的職能作用，而對于專業檔案館、企業檔案館、檔案中介機構等，則需重視相關檔案信息資源的整合，使“1+N”服務模式的不足得到有效彌補，進一步使檔案服務水平的提高得到有效促進。

2.構建完善的就業智慧檔案館，提高檔案管理效用

在就業檔案數據化管理工作開展期間，要想提高檔案管理效用，構建完善的就業智慧檔案館至關重要。與此同時，基于大數據時代背景下，順應時代發展潮流，通過就業智慧檔案館建設步伐的加快，對就業檔案管理模式進行創新，使檔案服務質量水平得到全面提升。一方面，需合理科學利用現代化技術，比如，計算機技術、云計算技術等，促進就業智慧檔案館管理效用的全面提升。以其中的射頻識別技術（RFID）為例，將此項技術合理應用到就業智慧檔案館當中，可以使檔案盤點與上下架需求得到有效滿足，并使快速閱讀登記目標得到有效實現。并且，系統還能夠對已借閱、歸還或者未歸還的檔案進行相對應管理，并實現在線登記，使智慧檔案館的建設擁有良好的基礎條件。另一方面，基于數據背景條件下，可對新興數據技術進行利用，實現對各地就業檔案的自動化管理及監控，使檔案信息作假、涂改等風險問題避免發生。此外，在構建完善的就業智慧檔案館的基礎上，為進一步提高檔案管理效用，還需要重視防火墻技術、安全密鑰技術的應用，提升就業智慧檔案館檔案管理工作的安全等級水平，預防病毒入侵、檔案信息失竊等風險問題的發生。

3.革新檔案管理方式方法，提供就業檔案管理部門數據一站式服務

在革新檔案管理方式方法的基礎上，才能夠促進就業檔案數據化管理服務水平的全面提升。因此，對于各個地區之間的就業信息，需要確保能夠實現互聯互通、數據共享的目標。基于“三證合一”的要求下，相關部門需對就業檔案管理模式加以明確，并確保就業檔案管理模式透明化。與此同時，對于各個地區就業數據，需維持一定開放性及統一性要求，對政府、公共就業部門的數據源加以統一，為社會提供集中性的開放服務模式。并且，需要重視區域檔案共享平臺構建，對相關部門、相關門類檔案資源進行整合，做好檔案建設強化工作，使各地區就業檔案信息資源共享得到有效實現，促進各地區就業檔案信息壁壘的打破，使信息孤島現象避免出現。此外，發揮就業檔案“云”管理信息系統的作用，對云計算技術充分利用，即利用云計算技術對就業檔案信息資源進行整合，使就業檔案內容在全國或者區域性共有大云的數據集中與共享得到有效實現，使基層靈活就業人員檔案管理部門能夠便于提供共有大云、私有小云的查閱服務，進一步使就業檔案服務水平得到全面提高。

4.創新就業檔案管理制度，強化檔案管理隊伍建設

就業檔案數據化管理工作的持續推進，少不了管理制度的支持。因此，需要創新就業檔案管理制度。以目前推行的《國家檔案法》《檔案管理整理規則》《勞動法》等法律法規為依據，為電子文件檔案管理提供有效支持，使就業檔案數據化管理的規范化程度提升。同時，結合就業檔案制度建設要求，確保勞動法律及國家大數據對就業檔案管理要求能夠集中有效地在檔案工作中體現出來，使就業檔案標準化、法制化、科學化水平得到全面提升。此外，還需強化檔案管理隊伍建設，重視懂檔案數據化管理方式方法的檔案管理團隊建設，做好檔案管理工作人員的培訓工作，通過培訓，提升檔案管理人員的信息化服務能力水平。還有必要加強安全教育，提高檔案管理人員在就業檔案管理過程中的安全管理意識，使就業檔案管理的安全水平得到有效提高。

四、結語

綜上所述，檔案數據化管理工作的特點鮮明，主要包括思維方式創新性、資源廣泛性、服務便捷性、管理現代化等。當然，現狀下部分地區就業檔案管理工作仍存在一些有待解決的問題。因此，樹立與時俱進的工作理念，創新檔案管理模式;并構建完善的就業智慧檔案館，促進檔案管理效用的提高;并且，還需要革新檔案管理的方式方法，重視就業檔案管理部門數據一站式服務模式的落實;此外，還需創新就業檔案管理制度，強化檔案管理隊伍建設等，以此全面提高就業檔案數據化管理服務質量水平，進一步為勞動就業人才服務工作的持續推進及發展奠定堅實基礎。

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（作者單位：濱州市衛生健康保障中心）