基于交通運(yùn)輸元數(shù)據(jù)的電子文件智能化歸檔方法研究

劉欣

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，對(duì)我國很多領(lǐng)域的健康發(fā)展起到了助推作用，這些先進(jìn)技術(shù)促進(jìn)了我國很多傳統(tǒng)行業(yè)的快速發(fā)展，使其符合現(xiàn)代化的發(fā)展背景，讓這些行業(yè)在不同時(shí)代背景下發(fā)揮重要作用。我國交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展至今已經(jīng)積累了豐厚的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)，隨之構(gòu)建了我國的交通運(yùn)輸檔案管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：交通運(yùn)輸;元數(shù)據(jù);電子文件;智能化;歸檔方法

我國目前已經(jīng)積累了公路、鐵路、水運(yùn)、港航、機(jī)場(chǎng)等領(lǐng)域繁多的檔案資料信息，到2020年，我國鐵路運(yùn)營總里程已經(jīng)達(dá)到15萬公里，我國交通運(yùn)輸領(lǐng)域積累了大量相關(guān)檔案信息，同時(shí)在現(xiàn)代化的快節(jié)奏影響下，我國傳統(tǒng)的歸檔方式缺點(diǎn)逐漸顯現(xiàn)出來。現(xiàn)代交通運(yùn)輸發(fā)展十分迅速，大大增加了交通運(yùn)輸檔案的管理壓力，因?yàn)椴痪邆涓咝实臉I(yè)務(wù)處理設(shè)備，缺乏現(xiàn)代化專業(yè)人才，無法滿足現(xiàn)代行業(yè)發(fā)展的需求，導(dǎo)致檔案管理效率低、消耗大量的時(shí)間成本與人力資源，無法做到高效查找，流程煩瑣、檔案的準(zhǔn)確定位能力較差等問題，這些問題均可采用智能化歸檔方式進(jìn)行解決。

一、進(jìn)行交通元數(shù)據(jù)電子文件智能化歸檔方法研究的必要性

1.交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要

自新中國成立后，我國發(fā)展重心逐漸從農(nóng)業(yè)轉(zhuǎn)向工業(yè)，且立志成為農(nóng)業(yè)與工業(yè)雙強(qiáng)國，交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展是新中國成立后的重要發(fā)展行業(yè)之一，且處于第一批發(fā)展行業(yè)內(nèi)。交通運(yùn)輸業(yè)在我國社會(huì)活動(dòng)以及人民生活等領(lǐng)域處于不可缺少的地位，新中國成立初期需要加大全國工業(yè)建設(shè)，需要運(yùn)輸很多原材料與專業(yè)人才到全國各地，實(shí)現(xiàn)我國全面發(fā)展。我國最為強(qiáng)盛的交通運(yùn)輸方式就是鐵路，所以鐵路發(fā)展至今也是我國最主要的運(yùn)輸方式。隨著我國人口增長(zhǎng)，鐵路運(yùn)輸壓力亦逐漸增大，應(yīng)加速其他運(yùn)輸方式的發(fā)展，這就要求我國交通運(yùn)輸業(yè)在高速發(fā)展的過程中確保安全性與規(guī)范性。隨著我國實(shí)行改革開放政策，逐步與國際接軌，進(jìn)入國際視野，我國交通運(yùn)輸行業(yè)向國外學(xué)習(xí)了先進(jìn)的技術(shù)，并根據(jù)我國國情進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其適用于我國國情。在交通運(yùn)輸行業(yè)，對(duì)其行業(yè)管理、交通執(zhí)法、工程建設(shè)、人才培養(yǎng)、技術(shù)進(jìn)步等方面，將會(huì)形成大量的管理制度、司法文書、設(shè)計(jì)施工監(jiān)理文件、決算審計(jì)資料、人事檔案、科技研究以及應(yīng)用實(shí)錄等檔案信息，必須保證其新形成的部分?jǐn)?shù)據(jù)信息不是只呈現(xiàn)出數(shù)量上的增加，還要保證其內(nèi)容質(zhì)量不會(huì)受到數(shù)量的影響，具有規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性以及惠民性。實(shí)現(xiàn)智能化歸檔管理，能夠提升歸檔管理的時(shí)效性與效率性，加快現(xiàn)代化背景下的檔案查找效率，降低傳統(tǒng)模式下獲取信息的難度，利用大數(shù)據(jù)庫的功能，不僅可以提高對(duì)于檔案的保存能力，還能提高檔案的安全性。交通運(yùn)輸行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層可以借助具有數(shù)字化、科學(xué)性、時(shí)效性的數(shù)據(jù)信息，及時(shí)為交通管理行業(yè)作出決策性判斷，加速推進(jìn)交通運(yùn)輸行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.提高相關(guān)檔案部門的檔案存儲(chǔ)能力

檔案管理的主要內(nèi)容是對(duì)于檔案信息的管理與利用，在傳統(tǒng)交通運(yùn)輸管理檔案模式中，檔案的儲(chǔ)存方式主要有兩種：一種是常見的紙質(zhì)儲(chǔ)存方式。這種方式缺點(diǎn)較多也較為明顯，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)錄入方式較為煩瑣，出錯(cuò)率較高，且不易修改，對(duì)于較為復(fù)雜的檔案在寫入信息時(shí)如果發(fā)生錯(cuò)誤，則這張紙就將報(bào)廢，會(huì)產(chǎn)生不必要的紙張浪費(fèi)。在紙質(zhì)檔案經(jīng)過一定年限的積累后，其數(shù)量會(huì)大幅度增加，就算對(duì)其采用分類歸檔，在實(shí)際查找過程中也會(huì)消耗很長(zhǎng)時(shí)間。

同時(shí)，紙質(zhì)檔案還存在一定的存儲(chǔ)問題，雖然檔案的紙張都有特殊要求，但我國地域廣袤，地區(qū)條件不一，部分地區(qū)無法使用質(zhì)量較好的紙張，一些地區(qū)較為潮濕，會(huì)增加紙張的濕度，導(dǎo)致字跡容易出現(xiàn)模糊問題，影響檔案的有效存放時(shí)間。對(duì)于較為干燥地區(qū)可能會(huì)導(dǎo)致火災(zāi)的發(fā)生，造成檔案的損毀;另一種存檔方案為電子存檔，在20世紀(jì)，我國就已有電子存檔方式。電子存檔的成本較高，大多數(shù)情況下是儲(chǔ)存較為重要的文件，但這種方式也有儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)時(shí)的電子存檔設(shè)備制作材料不夠規(guī)范，制作方式也不夠嚴(yán)謹(jǐn)，時(shí)間一長(zhǎng)，會(huì)因?yàn)榭諝庵懈鞣N微生物導(dǎo)致設(shè)備老化或者是被腐蝕，還存在對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)的問題，當(dāng)時(shí)的保養(yǎng)，在大部分情況下只是用抹有清潔劑的毛巾擦拭設(shè)備表面，并不能對(duì)設(shè)備起到實(shí)際的保養(yǎng)作用。當(dāng)前，利用智能化的歸檔方式能解決這些問題，大大提升交通運(yùn)輸檔案的存儲(chǔ)能力。

3.創(chuàng)新檔案的管理模式

我國交通運(yùn)輸行業(yè)范圍較大，現(xiàn)在已包含公路、鐵路、水運(yùn)、港航、機(jī)場(chǎng)等領(lǐng)域，多種交通項(xiàng)目增加了交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展與管理難度，其中開展的相關(guān)交通運(yùn)輸基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目、咨詢服務(wù)類型繁多，以及各決策層管理難度較大、檔案種類復(fù)雜且數(shù)量龐大，這些原因?qū)е略谌粘５臋n案管理工作中需要投入大量時(shí)間成本和人力成本。隨著時(shí)代的進(jìn)步，我國交通運(yùn)輸管理規(guī)模越來越龐大，所產(chǎn)生的檔案數(shù)量也越來越多，這種背景下加劇了上述問題的嚴(yán)重程度。因此，利用現(xiàn)代化的科技產(chǎn)物，采用數(shù)字化、信息化的方式，使交通運(yùn)輸檔案的管理智能化，使電子文件管理具有高效性、準(zhǔn)確性以及即時(shí)性是現(xiàn)代化交通運(yùn)輸行業(yè)的基本要求與必要保障。

在享受現(xiàn)代化帶來的便利時(shí)，很多行業(yè)也在創(chuàng)新進(jìn)步，5G、物聯(lián)網(wǎng)的新興技術(shù)誕生，能更好幫助現(xiàn)代交通運(yùn)輸檔案的管理與發(fā)展，將實(shí)體檔案與電子檔案分散管理，能很好解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的整理耗時(shí)長(zhǎng)、文件易受外界影響導(dǎo)致受損、空間限制因素等問題，能有效將傳統(tǒng)交通運(yùn)輸檔案管理與現(xiàn)代化的技術(shù)相結(jié)合，使交通運(yùn)輸檔案管理的工作步入新的發(fā)展階段。

4.延長(zhǎng)檔案信息保存年限

隨著近年來我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，人們對(duì)于生活質(zhì)量的要求也就越來越高，在交通方面私家車數(shù)量越來越多，各種車輛檔案層出不窮，這也就導(dǎo)致了交通檔案的數(shù)量越來越多，通過探究交通數(shù)據(jù)電子文件，智能化歸檔方法，可以進(jìn)一步提高交通檔案的儲(chǔ)存期限。在人們的傳統(tǒng)印象中，檔案信息通常采用紙質(zhì)保存方法或者是簡(jiǎn)單的電子檔案記錄，但是隨著我國交通行業(yè)越來越發(fā)達(dá)，單純的紙質(zhì)保存以及電子檔案保存已經(jīng)不能滿足交通檔案管理的需求，這也就說明交通檔案管理工作需要步入一個(gè)新的階段，而如何延長(zhǎng)檔案信息的保存年限成為相關(guān)部門所面臨的一個(gè)主要問題，通過采用交通運(yùn)輸元數(shù)據(jù)電子文件智能化歸檔方法，在提高信息管理效率的同時(shí)，也可以進(jìn)一步延長(zhǎng)檔案信息的保存年限，對(duì)普通的紙質(zhì)檔案信息而言，電子文件智能化歸檔方案要比紙質(zhì)文件保存年限長(zhǎng)很多，而且在調(diào)取時(shí)也更加方便，而相較于普通的電子文件保存而言，智能化的歸檔方法可以從根本上提高交通運(yùn)輸數(shù)據(jù)的保存效率，在有需要時(shí)可以第一時(shí)間調(diào)出某一時(shí)間段或者是某一地區(qū)的交通數(shù)據(jù)，這就可以從根本上提高交通運(yùn)輸數(shù)據(jù)的保存年限與管理效率，也就能夠進(jìn)一步推動(dòng)交通運(yùn)輸行業(yè)的總體發(fā)展，為以后的交通運(yùn)輸數(shù)據(jù)保存打下良好基礎(chǔ)。

二、交通運(yùn)輸元數(shù)據(jù)電子文件智能化歸檔方法存在的問題

1.缺乏符合現(xiàn)代化的工作制度

交通運(yùn)輸檔案的歸檔是一項(xiàng)幕后工作，大眾更關(guān)注相關(guān)交通項(xiàng)目的建設(shè)與發(fā)展，享受交通運(yùn)輸帶來的便利。同時(shí)，這類載人數(shù)量較多的大型交通設(shè)施的安全性是大眾最關(guān)注的部分，雖然這類大型惠民項(xiàng)目的安全性是經(jīng)過層層嚴(yán)格審查，但審查部分是普通群眾看不到的，導(dǎo)致群眾對(duì)于交通運(yùn)輸歸檔的關(guān)注度較少。很多群眾認(rèn)為交通運(yùn)輸歸檔不具有重要性，在此大環(huán)境下，一些相關(guān)部門也認(rèn)為交通運(yùn)輸歸檔管理不重要，嚴(yán)重妨礙了交通運(yùn)輸歸檔的發(fā)展。交通運(yùn)輸歸檔管理實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)十分復(fù)雜、需要很大耐心以及細(xì)心的工作，但由于相關(guān)部門對(duì)于交通運(yùn)輸歸檔管理的重視程度不夠，導(dǎo)致其在資金投入、制度建設(shè)、人才培養(yǎng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上投入不足，造成交通運(yùn)輸行業(yè)與交通運(yùn)輸歸檔管理發(fā)展的兩極分化，大大降低了我國交通運(yùn)輸行業(yè)的整體發(fā)展速度。

2.缺乏現(xiàn)代化的專業(yè)人才

由于交通運(yùn)輸建設(shè)與交通運(yùn)輸檔案的發(fā)展差異巨大，導(dǎo)致交通運(yùn)輸檔案管理人才的需求量很大，特別是專業(yè)的檔案管理人才，由于大眾對(duì)于交通運(yùn)輸檔案管理的重視度嚴(yán)重不足，導(dǎo)致交通運(yùn)輸檔案管理報(bào)名人員雖然有很多，但實(shí)際能夠錄用的人才較少，產(chǎn)生較大的人才流失，交通運(yùn)輸檔案管理的崗位招不滿人。

交通運(yùn)輸檔案管理人才應(yīng)該具備相關(guān)專業(yè)檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和實(shí)操能力，并對(duì)于交通運(yùn)輸行業(yè)具有深度了解，能自主及時(shí)收集有效行業(yè)信息以及對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行整理與分析，在滿足上述條件后，還需要具備能熟練應(yīng)用大數(shù)據(jù)的能力，幫助建立與完善交通運(yùn)輸檔案的數(shù)據(jù)庫。此外，因?yàn)橛泻芏嘟煌ㄟ\(yùn)輸部門，特別是處于一線運(yùn)輸部門，對(duì)檔案管理重視程度不足，沒有建立相關(guān)的檔案儲(chǔ)存室或檔案管理部門，缺乏相關(guān)專業(yè)性技術(shù)人員，更沒有建立地方檔案數(shù)據(jù)庫，加上一線的運(yùn)輸部門工作人員較少，常常出現(xiàn)一人多職的情況，他們只能處理基礎(chǔ)的交通運(yùn)輸業(yè)務(wù)，沒有多余的時(shí)間進(jìn)行相關(guān)檔案的歸檔整理工作。

3.軟硬件設(shè)施需要更新

現(xiàn)代化的交通運(yùn)輸檔案管理工作需要一定的軟硬件支持。將傳統(tǒng)交通運(yùn)輸檔案轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代化的電子文件管理過程，需要現(xiàn)代信息技術(shù)的參與，其管理和運(yùn)行必須具備一定的現(xiàn)代化電子設(shè)備、技術(shù)、系統(tǒng)、工具。我國幅員遼闊，各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不平衡，有些不發(fā)達(dá)地區(qū)的交通運(yùn)輸檔案還停留在傳統(tǒng)管理模式階段，不具備應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)的條件，其檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施不完善，更無法做到及時(shí)更新，工作效率低、工作質(zhì)量差，導(dǎo)致檔案管理發(fā)展緩慢。

4.檔案信息安全問題有待提高

信息時(shí)代背景下，信息的獲取與傳播都較為便捷，互聯(lián)網(wǎng)的普及讓大眾得到獲取信息的便利，但同時(shí)在這些便利中也存在著一定的安全問題。目前，我國大部分交通運(yùn)輸行業(yè)主控部門是國家相關(guān)行政機(jī)關(guān)，自然會(huì)涉及一些重要的文件與信息，更需要加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性和管理，并應(yīng)及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和更新，防止因信息泄露或者被不法分子盜用造成嚴(yán)重的損失，確保檔案文件與信息安全是現(xiàn)代化背景下交通運(yùn)輸檔案管理正常運(yùn)行的必要基礎(chǔ)。但目前很多地方交通運(yùn)輸檔案管理在安全方面的工作還存在很多的問題，需要多方面共同努力。

三、交通運(yùn)輸元數(shù)據(jù)電子文件智能化歸檔方法具體措施

1.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)培養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，交通運(yùn)輸檔案信息管理的改革需要相關(guān)部門共同努力和支持。首先，需要從領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)相關(guān)意識(shí)的培養(yǎng)，通過各種形式來普及相關(guān)知識(shí)。例如，通過知識(shí)講座、報(bào)刊、專業(yè)網(wǎng)站、電子信息平臺(tái)以及部門內(nèi)相關(guān)系統(tǒng)培訓(xùn)，普及交通運(yùn)輸檔案管理的重要性與基本知識(shí)，讓各部門了解交通運(yùn)輸檔案管理的工作過程，知曉檔案工作涉及的范圍，明白其中的重要性以及價(jià)值，并學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)與操作技能。其次，在面對(duì)檔案管理部門工作時(shí)能積極主動(dòng)地配合，保留相關(guān)憑證、文件、數(shù)據(jù)，并主動(dòng)上交相關(guān)文件與數(shù)據(jù)，減少檔案工作人員信息收集的時(shí)間，增加信息收集效率，減少人力資源的消耗。最后，交通運(yùn)輸管理部門還應(yīng)該增加一定的資金補(bǔ)貼，并提供人才與技術(shù)支持，保證交通運(yùn)輸檔案管理部門的日常工作效率。

2.創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要想降低人力資源的消耗，減輕工作人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)壓力，應(yīng)該以人為本，畢竟現(xiàn)代化交通運(yùn)輸檔案管理工作還是需要人力進(jìn)行操作。目前，交通運(yùn)輸檔案管理部門嚴(yán)重缺乏高度專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)型人才，在職工作人員雖然具備較強(qiáng)的檔案管理能力，但是缺乏對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)甚至還未接觸到現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。因此，需要構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理人才培養(yǎng)模式。傳統(tǒng)檔案管理人才培養(yǎng)模式主要注重相關(guān)理論知識(shí)的培養(yǎng)，現(xiàn)代化人才管理模式應(yīng)將傳統(tǒng)培養(yǎng)模式與現(xiàn)代化的教育內(nèi)容結(jié)合，在保證其熟練掌握檔案管理知識(shí)的前提下，增加現(xiàn)代化科技設(shè)備的相關(guān)知識(shí)與實(shí)操技術(shù)，培養(yǎng)綜合性較強(qiáng)的檔案管理人才。一是在部門中引進(jìn)具備現(xiàn)代化專業(yè)檔案管理技能、計(jì)算機(jī)操作能力、基礎(chǔ)交通運(yùn)輸知識(shí)的復(fù)合型人才，增加部門管理的綜合能力。二是利用現(xiàn)代化專業(yè)人才，在部門中實(shí)行定期的系統(tǒng)性培訓(xùn)，培養(yǎng)在職人員現(xiàn)代化知識(shí)，增強(qiáng)其對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的實(shí)操能力，從而實(shí)行檔案管理部門全面化的綜合能力提高。

四、結(jié)語

交通運(yùn)輸行業(yè)的工作內(nèi)容與覆蓋規(guī)模，決定了交通運(yùn)輸檔案管理存在的必要性，同時(shí)，也證明了其重要性。目前，大眾對(duì)于交通運(yùn)輸檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，需要相關(guān)部門與人員加大宣傳力度，通過實(shí)施交通運(yùn)輸元數(shù)據(jù)電子文件智能化歸檔方法，推進(jìn)我國交通運(yùn)輸管理的快速發(fā)展。

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（作者單位：青島市城陽區(qū)交通運(yùn)輸局）