試論高校人事檔案數字化轉型的問題與策略

賈麗君

摘 要：人事檔案是高校開展人力資源管理工作的重要依據，是研究并推動高校未來發展的重要參考，更關乎著教師的切身利益。如何強化高校人事檔案管理工作的效率與質量，是高校立足當下、面向未來發展的一個重要課題，也是本文研究的核心內容。隨著計算機技術的快速發展，對于高校人事檔案管理而言，如何結合信息化來創新發展，特別是實現數字化轉型，勢必會成為今后高校人事檔案管理工作創新和發展的有效抓手，極具現實意義。然而，不可否認的是，當前高校人事檔案在數字化轉型的過程中，仍然面臨著一定的問題，集中表現為環境條件不足、技術更新過快、安全性有待提升以及人員素質不足等。本文在對高校人事檔案數字化實施背景及突出問題簡要概述的基礎上，著重提出高校人事檔案數字化轉型發展的具體策略。希望通過本文的研究，能夠形成有益借鑒與參考的同時，切實推動高校人事檔案管理效率及質量的提升。

關鍵詞：高校;人事檔案;數字化轉型;問題;策略

對于高校來講，人事檔案管理工作尤為重要，關系到高校教師教學、教研、職稱評定，關系到教職工干部的考核及任用，關系到高校人力資源管理工作的效率及質量。隨著我國高等教育改革的深化推進以及高校的不斷發展，高校人事檔案管理工作取得一定的成績，集中表現在基礎性工作以及檔案隊伍建設當中，檔案管理的意識也逐漸加強。可以說，注重并加強高校人事檔案管理，已成為普遍共識。但就高校人事檔案管理的現實情況來看，還存在一定的問題，與時代發展要求和高校發展需要存在不小差距。特別是隨著信息化技術的發展，高校必須要高度重視并切實做好人事檔案數字化轉型，建立網絡化、信息化的人事檔案管理平臺，突破傳統人事檔案工作的局限性，突破時空上的限制，創造更多有利條件，加強對人事檔案資源的管理和利用，更好地服務于高校人力資源的優化發展。

一、高校人事檔案數字化轉型的實施背景

結合傳統的高校人事檔案管理來看，檔案的信息化建設較為滯后，主要存在信息壟斷性過強，即針對檔案信息封閉式管理、信息傳遞與共享受限，影響信息的可靠性等。與此同時，查找起來也有諸多不便，調閱流程煩瑣，特別是有的高校仍然采用紙質檔案。一方面，脆弱的紙質材料使閱讀次數和方式受限，另一方面，也使得檔案管理及調閱的時空受限。可以說，傳統的高校人事檔案管理亟待革新，而面向數字化轉型，更是各方作用的必然結果，是迎合現實發展需要的必然選擇。

1.社會發展的需要

長期以來，我國高校人事檔案管理主要包括兩大部分，一是政治生涯記錄，二是職業或學生生涯記錄。基于以上兩部分內容，來實現對高校在校師生信息的記錄與管理，既要保證個人信息的安全，又要在維護社會穩定方面發揮積極作用。

隨著我國社會的不斷發展，特別是改革開放后國外資本的涌入，民營企業數量的極速發展，跨區域就業和人員流動大大增加。在此過程中，由于法律上并未賦予企業可轉移與保管人事檔案的權利，也就直接導致求職者與人事檔案分離。在這樣的情況下，為更好地滿足社會發展的需要，就必須要盡早建立起科學、完善的數字化人事檔案管理體系。

2.政策變化的推動

隨著我國科學技術以及經濟社會的發展，特別是在改革開放浪潮的推動之下，適應發展形勢所提出的信息化與數據化建設的系列政策，對于我國人事檔案管理工作的影響是深刻且深遠的。長期以來，我國提出了一系列的人事檔案制度及改革政策，不斷創新與改革人事檔案管理的同時，使其更加適應于政治、經濟發展的實際和需求。特別是雇員制的提出，更是有效避免了人員流動檔案頻繁變更等現象和問題的出現。

新時期，隨著國家人事制度的不斷變化，人事檔案管理也需要強化改革，改變傳統的管理方式，著力推動數字化轉型發展，以此來更好地適應政策需要，把握時代發展的趨勢。

3.技術創新的支撐

科學技術的創新發展與應用推廣，已然成為各行業、各領域發展的一個重要驅動。對于高校人事檔案管理而言，傳統的紙質方式不僅增加了工作人員的負擔，還難以提升檔案管理效率。因此，高校人事檔案管理必須要推動網絡化建設，促進檔案管理工作的數字化轉型發展。在此過程當中，信息技術以及大數據技術的創新發展，能夠為高校人事檔案管理數字化轉型發展提供強有力的技術支撐。由此，也使得高校人事檔案管理工作真正實現了“減負增效”的目的，有助于進一步實現高校人事檔案服務功能的創新及優化。

4.人事制度的要求

上述三點是結合校外背景進行分析，而高校內部也同樣具備實施人事檔案數字化轉型發展的背景需要，特別是近年來高校教育改革背景下，人事制度的改革與完善。在高校不斷推動人員編制制度、加強高層人員管理力度，推行聘用制與構建合理有效人員流動管理機制的背景下，人事制度所發生的系列變化，也對高校的人事檔案管理工作提出了更高層次的要求。可以說，人事制度的改革，勢必影響人事檔案管理制度。為此，實施人事檔案的數字化轉型，則是適應人事制度改革要求和時代發展需求的必然選擇與有效選擇。

二、高校人事檔案數字化轉型的問題

如今，越來越多的高校都在積極探索人事檔案的數字化轉型發展，基于探索與實踐也取得了一定的發展成效。總體來看，在向著預期的方向發展。但是，由于仍然處于起步階段，在探索與嘗試的過程中，也出現了一些比較突出的問題。

1.人事檔案數字化保存環境要求嚴格

傳統高校人事檔案管理中，主要針對紙質材料進行管理，紙質材料的保存環境比較嚴格，很容易受到外部環境的影響，而且保存的年限也較短，是人事檔案管理工作的一個難點。新時期，在探索與推動高校人事檔案數字化轉型發展的過程中，檔案信息主要以數據的形式保存，以U盤、光盤等作為主要的存儲介質。雖然這些新型的存儲介質具有更小的體積以及更大的容量，總體存儲壽命也較長，但問題也依然存在，特別是有些存儲介質壽命不穩定，一旦發生介質損壞、丟失或者是誤操作刪除等情況，勢必會造成更大的影響和損失。

2.人事檔案數字化技術發展過快

在新時期高校人事檔案數字化轉型發展過程中，享受技術發展所帶來的諸多便利，同時也要承擔技術發展過快的壓力，面臨與之而來的問題。具體來講，信息化、數字化技術以過快速度發展，就容易出現很多不協調、不匹配的問題，如計算機操作系統與存儲軟件的不協調等，導致人事檔案信息無法被存儲或讀取，阻礙日常工作的有序進行。

3.人事檔案數字化安全性難保障

高校人事檔案數字化轉型發展，極大程度上打破了傳統檔案管理的時空限制，但也帶來了安全威脅甚至是安全問題的出現。為更好地推動與勝任高校人事檔案數字化轉型發展，就必須要具備良好的信息化、數字化素養，特別是要具備足夠的安全意識與網絡知識，做到有效防護，避免木馬等病毒和黑客的攻擊，否則很容易導致檔案信息被泄露。另外，還有一些管理人員由于操作不規范、備份不及時等，導致人事檔案信息數據丟失情況時有發生，這也是一個比較突出的問題。

4.人事檔案數字化管理人員素養不足

高校人事檔案數字化轉型是否能夠順利且有效推進和實現，歸根結底還是要看管理人員素養的高低。不可否認的是，由于我國高校人事檔案館數字化轉型發展起步較晚，相關理論研究和實踐探索不夠深入，很多管理人員還難以盡快深入掌握與適應新型的管理模式，導致當前人事檔案管理人員的總體素養不足。

具體來講，有些高校人事檔案管理人員雖然具備了較高的專業知識，但是計算機技術及其有關操作的知識掌握并不到位。一支數量充足、素質優良的高校人事檔案管理人員隊伍的建設與形成，還需要持續投入與長期的關注，并非一朝一夕就能夠實現的，更何況現階段人事檔案數字化轉型發展仍處于起步和探索嘗試的階段，可以說任重而道遠。

三、高校人事檔案數字化轉型的策略

新時期，高校人事檔案數字化建設已然成為每一位人事檔案工作者所必須認真面對與解決的課題。受各高校發展程度、重視程度等不同，高校人事檔案管理的發展參差不齊，著力解決現階段出現的突出問題，是極具現實價值的重要舉措。

1.鑒定先行，確保質量

在高校人事檔案數字化轉型過程中，借助信息化、數字化技術可以實現對海量數據的處理，但是數字化轉型發展的過程并不意味著不用考慮數據信息本身所存在的價值而盲目開展工作，要秉持“鑒定先行”的方法，以此來確保高校人事檔案數字化質量的實現與提升。也就是說，要科學圈定優先檔案數字化的范圍，剔除那些重復與無用的檔案數據信息。

第一，要堅持優先原則。即對檔案利用情況進行統計分析，綜合檔案利用頻次，優先對重復利用高的常用檔案進行鑒定與數字化處理。

第二，要堅持反映原貌原則。對檔案信息進行精確提煉，本著嚴謹和負責的態度，對原本臃腫龐雜的案卷，剔除重復或無用的部分，留下更能夠反映真實情況的文件。

第三，要堅持系統分析原則。注重檔案文件的系統性與完整性，不可孤立抽取個別重要文件進行數字化處理，而導致內在聯系的斷裂缺失。

第四，要堅持成本控制原則。要善于統籌資源，同時，實施分級分工式的檔案文件收集、整理、鑒定、歸檔等，避免重復數字化處理的無效勞動，實現低投入高產出。

2.合理選擇，強化服務

合理選擇主要指的是對數字化檔案的載體及操作系統的合理選擇。首先，數字化檔案載體直接決定了檔案信息保存的時間長度以及安全程度，因此要科學、客觀選擇適合高校人事檔案存儲的載體，考慮安全性以及時間問題，可以選擇多種載體并重并舉的方式，即光盤、U盤、系統平臺以及云存儲等多種載體相結合。其次，在數字化檔案操作系統選擇過程中特別要考慮到以下兩點：一是系統技術要先進，特別是要確保檔案信息讀寫不受影響，有著良好的智能化與人性化功能特征;二是要考慮系統是否安全，不受木馬等病毒侵襲，能夠確保人事檔案信息的完整。當然，除了上述軟件方面因素的考量外，相關硬件設施的選擇也同樣重要。對此，高校要加強投入，確保系統硬件設備的先進實用以及完好無損。

3.優化流程，提升效率

在當前高校人事檔案數字化轉型發展過程中，必須要從整個工作流程進行系統分析，注重流程的優化，實現資源的優化配置，達到控制時間與經濟成本的同時，進一步提升檔案數字化的效率與質量。

比如，在技術管理層面，要抓住文件級目錄數據錄入、檔案鑒定以及全文數字化等環節，著力于打造流水線式的作業方式，實施集中化辦公。另外，需要特別強調的是，伴隨著新時期對人事檔案利用需求越來越高，高校人事檔案管理要做到保密的同時，還要做到隨時共享。一方面，國家應加強檔案保密立法工作，制定嚴格的人事檔案管理制度，以此來保證安全性;另一方面，要進一步完善數字化人事檔案管理的制度，特別是要對相關管理部門責任進行細化。同時，要加強對人事檔案信息的劃分，制定安全信息的保密級別，實施不同級別的保密措施，對不需要或需要以及極其需要保密的人事檔案進行分類管理與保存等。

4.安全保密，有效防范

數字化轉型發展下，高校人事檔案的儲存和利用都不可避免面臨著安全與保密問題的考驗。由于檔案的不可再生性，使得保護檔案在任何時間都處于安全的狀態十分重要。數字化文件所依賴的軟件及硬件更新換代較快，加上數字化檔案相較于紙質檔案更容易被修改和復制等，所以給數字化檔案的保護造成一定影響。傳統館藏檔案都保存于一個地方，這樣雖然管理和利用起來比較方便，但是安全性遠遠不足。對此，在具體工作實踐的過程中，要結合不同數據來選擇不同載體并進行脫機存儲，具體可以選用光盤、服務器備份等多種方式相結合的辦法來保存檔案信息。另外，還可以采用“異地備份”等存儲方式，對于那些特別重要的電子文件，還要實施異質備份。

5.提升素養，培育人才

為了進一步推動及確保高校人事檔案數字化轉型發展，歸根結底還是要切實做好人員素養提升以及人才培育工作。需要認清的是，數字化轉型減輕了管理人員的工作壓力，但與此同時也提出了新的要求。管理人員不僅要有專業的檔案管理知識，還要具備良好的網絡技術知識和能力。高校人事檔案數字化管理人員必須能夠熟悉操作管理系統及軟件應用，具備良好的安全意識和規避風險的能力，在完成日常檔案收集與歸類任務的同時，及時對檔案進行備份與保存，及時發現問題并利用殺毒軟件進行處理。高校只有加強人事檔案管理隊伍建設，著力于管理人員素質水平的提升，確保人才培育的質量，才能更好地為高校人事檔案數字化轉型發展貢獻更多的力量與智慧。

總而言之，高校人事檔案數字化轉型是大勢所趨，必須要予以充分重視和深入探索。要找準當前高校人事檔案管理中的主要問題，創新有效的策略，切實推進人事檔案數字化轉型。本文較全面地概括與指明了高校人事檔案數字化轉型的策略方法，在今后工作中，應開展更為深入的研究與探索，以更好地服務于高校人事檔案數字化轉型。

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（作者單位：湖南科技學院）