電子檔案管理系統在公共資源交易領域的應用探討

安靜

摘 要：近年來，公共資源交易領域大力推進信息化建設，形成了大量的電子檔案數據，若在實踐中未能科學、合理地管理電子檔案，極易出現電子檔案遺失或者泄露問題，這就要求加強電子檔案管理系統建設，以便安全存儲不斷增加的電子檔案，并發揮電子檔案管理效能，助力公共資源交易業務水平的提高。鑒于此，本文以電子檔案管理系統為研究切入點，在分析公共資源交易領域中電子檔案管理系統應用重要作用的基礎上，就其具體應用進行深入探究。旨在推動公共資源交易領域的健康發展，為我國經濟社會的穩定、快速發展夯實基礎。

關鍵詞：電子檔案管理系統;公共資源交易;現實意義;具體應用

近年來，我國公共資源交易領域發展迅速，產生了大量的檔案數據，使得傳統檔案管理模式已經展現出諸多缺陷和不足。如紙質檔案存儲壓力劇增、保存工作難度增加等，為更好地發展公共資源交易領域，應注重電子檔案管理系統在交易領域中的推廣應用，充分發揮電子檔案管理系統的應用優勢。通過把信息化、網絡化、電子化思想融入公共資源交易服務與管理日常業務流程中，充分整合與共享各類交易資源，提供網上雙向互動的系列交易服務。通過電子檔案系統建設，必將極大提高現有交易服務的工作效能、管理水平和監管力度，有效降低交易成本，顯著提升公共資源交易服務機構的信息化水平，適應電子政務的發展需要，從而全面促進公共資源交易服務機構的體制創新、機制創新和技術創新，使公共資源交易服務范圍和服務方式不斷延伸、拓展。

一、電子檔案管理系統的內涵及公共資源交易業務特征概述

1.電子檔案管理系統的內涵

所謂電子檔案管理系統，指的是以電子檔案數據為基礎，通過計算機進行管理的一套專業軟件系統。結合國家檔案局辦公室印發的《電子檔案管理系統基本功能規定》，可以了解電子檔案管理系統具有眾多的基本功能，具體包括系統的總體要求、檔案收集、整理、存儲、開發與利用、鑒定與處置、統計和系統管理八個方面，是當前各個領域建設電子檔案管理系統的重要參考。對于公共資源交易領域檔案電子化而言，應嚴格按照相關規定做好各項檔案電子化處理工作，才能充分挖掘電子檔案管理系統的應用優勢，解決當前市公共資源交易領域檔案管理中日益增加的存儲壓力、管理壓力等，從而全面提升檔案管理質量和效率。

2.公共資源交易業務的主要特征

公共資源交易是基于國家公共資源管理部門管控的社會公共資源交易活動，具有顯著的公益性、專有性等特征。在實踐中，公共資源交易業務呈現出諸多顯著的特征，總結如下：

（1）業務范圍涉及面十分廣泛

通常而言，政府投資、國有資金使用、貸款建設、國有產權交易、國有土地使用權等項目，都隸屬于公共交易業務的內容。基于總體角度劃分，可以劃分為31個業務類型，且包含上百個業務類別。

（2）電子文件來源廣泛

由于公共資源交易業務范疇涉及面廣泛，使其參與主體具有多樣化特征，具體包括招標人、轉讓方、委托方和政府采購代理機構、產權交易機構等。在交易業務進行時，各方之間會產生不同的電子文件往來關系，進而導致交易項目電子文件形成單位較多，其文件來源自然相對更加廣泛。

（3）電子文件數量龐大

由于公共資源交易業務涉及面十分廣泛，而不同項目交易都會產生大量的電子文件，這使公共資源交易電子文件日產生數量巨大，從而增加了公共交易資源電子檔案管理工作難度和負擔。據有效平臺統計，可以發現我國公共資源總交易量呈現快速增加態勢，意味著未來的公共資源交易電子文件數量會進一步增加，對存儲提出更高的要求，需要積極探尋有效的電子化管理方式，才能滿足當前我國公共資源教育業務發展需求。

二、公共資源交易領域檔案管理中應用電子檔案管理系統的重要作用分析

公共資源交易電子檔案管理系統的建設實現了利用計算機對交易電子檔案進行收集、整理、鑒定、利用等一系列操作，相比傳統紙質檔案管理模式而言，在檔案管理、存儲和利用等方面都發生了巨大的變化，且整體上提高了檔案管理效率和質量，并降低了檔案管理成本，是公共資源交易領域檔案管理事業的必然發展趨勢。總結公共資源交易領域應用電子檔案管理系統的重要作用，集中體現在電子化檔案管理具有管理成本降低、保存時間長、開發利用水平高等方面。

1.電子化檔案管理成本降低

電子檔案管理系統應用在公共資源交易領域檔案管理中，是以電子檔案來取代紙質檔案，并將其壓縮存儲在數據庫中，這樣可以節約大量的紙張，在落實環保工作的同時，可以節約大量紙質檔案庫房面積，節約了存儲成本，從而有利于公共資源交易檔案管理成本的降低。不僅如此，電子檔案管理實現了綠色辦公，與當前綠色發展理念相吻合，從長遠發展角度而言，對檔案管理事業的可持續發展具有良好的促進作用。

2.檔案存儲時間更長

電子檔案管理系統的建設實現與現有公共資源電子交易系統對接，通過WebService統一的標準數據接口對接方式，以XML的數據交換格式實現現有公共資源電子交易系統對接。相比傳統紙質檔案保存方式而言，安全性更高的同時，可以避免紙質損壞而保存更長的時間。需要強調的是電子檔案保存時間長，但要在保存期間做好相應的電子檔案管理系統維護和安全防護工作，及時發現電子檔案管理系統中的缺陷，并對電子檔案進行加密處理、權限管理等，才能為電子檔案管理水平的提升提供支持。

3.電子檔案開發利用水平高

電子檔案管理系統應用在公共資源交易領域檔案管理中，實現了與前端業務系統對接，可以借助于電子檔案管理系統完成檔案資料的自動收集與歸檔，并可以進行科學地分類管理，從而有效降低檔案管理工作人員繁重的收集工作，大幅度提升了檔案管理工作效率。同時，在公共資源交易檔案利用方面，其引進一體化檢索工具，可以通過關鍵詞、特殊符號等方式快速、準確地檢索到相應的檔案資料，打破了傳統紙質檔案管理模式下的檔案利用桎梏，可以隨時隨地在權限范圍內在線借閱利用檔案資料，并且可以在網絡平臺支持下，實現電子檔案的共享和高速傳遞。從而有利于電子檔案開發利用水平的提高，為各方主體提供了優質服務，實現了公共資源交易檔案資源價值的增值。但要強調的一點是，在檔案信息傳遞和共享時，檔案管理人員應做好檔案安全防護和系統維護工作，為檔案管理工作目標的實現夯實基礎。

三、公共資源交易領域中電子檔案管理系統的具體應用分析

如前所述，在公共資源交易領域中應用電子檔案管理系統具有多方面的顯著優勢。要求檔案管理工作人員在具體的工作中，提高相關認識的同時，還要正確認識電子檔案管理系統的基本功能，以便高效完成公共資源交易檔案管理工作。并推動公共資源交易檔案管理事業的發展，為公共資源交易領域的進一步發展夯實基礎。

1.電子檔案的采集

對于公共資源交易領域檔案管理而言，檔案信息資源的采集是基礎環節，是檔案管理工作與利用的關鍵。無論是傳統紙質檔案管理模式，還是電子化檔案管理模式，都要做好檔案的采集和接收工作。因此，在公共資源交易檔案電子化管理中，應結合電子檔案管理特點和要求，做好電子檔案的采集與接收工作。在實踐中，公共資源交易領域檔案管理工作人員應具體做好以下幾方面的工作，才能有效提高檔案管理水平。

首先，電子檔案管理系統與公共資源交易業務系統之間應建立統一的數據標準，目的在于保證電子檔案數據與業務系統數據可以暢通流轉，才能保證檔案數據信息的真實性和完整性。

其次，電子檔案管理系統應事前設定目錄結構，在每次招投標活動結束之后，業務系統應根據預設的檔案目錄結構，自動將相應的檔案數據進行分類處理，并通過電子方式傳輸到電子檔案管理系統中。而電子檔案管理系統應及時完成內置目錄結構中元數據完整性的檢測工作，若發現數據缺乏完整性和真實可靠性，應自動發出預警信號來提示公共資源交易中心工作人員進行必要的數據核查工作，以此保證公共資源交易檔案數據的真實可靠性和完整性，為后續開發利用提供支持。

同時，電子檔案管理系統具備手動上傳功能，在特殊情況下，公共資源交易中心工作人員可以手動完成紙質檔案掃描上傳工作，以此完善檔案信息。為確保電子檔案數據的真實可靠性，在電子檔案管理系統應用時，應保證業務系統和檔案系統之間的絕對獨立性，還要確保電子檔案是單向傳遞的，即檔案數據只能是業務系統流轉給電子檔案管理系統，避免檔案數據被公共資源交易中心工作人員隨意篡改，確保電子檔案數據的真實性。

2.電子檔案的存儲管理

公共資源交易檔案往往要保存較長的一段時間，這意味著在公共資源交易檔案的資源會不斷增加，采用傳統紙質檔案管理模式進行檔案管理，會讓公共資源交易中心面臨巨大的檔案存儲壓力。而電子檔案管理系統的應用，可以采取電子檔案方式進行檔案存儲和管理，可以大幅度提升檔案存儲安全性，具體從以下幾個方面進行落實：

首先，電子檔案案卷配置。電子檔案管理系統提供文件目錄配置功能，文件目錄信息包括目錄名稱、目錄編號等。檔案管理工作人員可以結合文件目錄的詳細配置信息，對電子檔案進行增刪等相掛鉤操作。同時，在具體操作中，檔案管理人員可以結合文件后綴限制、最大文件數量與大小等，科學完成文件目錄的增加，并為其新增子項目的增刪操作提供依據。

其次，電子檔案目錄查詢。電子檔案管理系統提供全宗信息配置功能，具體包括檔案名稱、檔案編號、檔案責任人、檔案機構沿革、主要職責、檔案管理現狀等信息。檔案管理人員利用檔案管理系統建立案卷和全宗信息的關聯之后，檔案信息利用者只需要登錄電子檔案管理系統，提供案卷目錄名稱或者相應的編號，即可獲得電子檔案查詢功能，并隨時隨地查閱權限范圍內的檔案信息，有效提高了檔案管理服務水平，并實現了電子檔案信息價值的增值。

最后，電子檔案統計功能。電子檔案管理系統可以自動完成電子檔案歸檔、在線借閱、檔案資源下載等信息記錄工作，并借助于直觀、生動的圖表信息來展示各類檔案信息資源的使用情況，從而能夠為檔案管理工作人員有針對性地調整檔案管理工作重心提供依據，繼而可以大幅度提升公共資源交易檔案信息的利用率。

3.電子檔案的開發與利用

公共資源交易檔案涉及公共資源交易中參與主體的個體信息和機密信息，應在嚴格的審批之后才能進行調閱與使用。根據國家發改委制定的《公共資源交易平臺服務標準（試行）》文件中相關規定可知，公共資源交易中心應建立健全檔案查詢制度，且要依法提供檔案查詢功能。但在此過程中，公共資源交易中心應做好檔案查詢記錄，確保檔案信息的完整性和真實可靠性等一系列工作。因此，根據公共資源交易中心人員的不同職能，電子檔案管理系統可以將交易中心用戶劃分為檔案管理人員和檔案審核人員兩類，其中檔案管理人員具體負責檔案日常管理工作，如歸檔、借閱申請、銷毀處理申請等一系列工作，并要對歸檔的電子檔案信息進行整理和維護，目的在于保證電子檔案信息的完整性和真實可靠性，為公共資源交易檔案開發利用提供支持。檔案審核人員主要負責電子檔案管理系統中檔案的查閱工作，但此項工作必須在權限范圍內進行作業，對重大事項進行審核，并借助統計報表來直觀了解電子檔案管理系統。當借閱人在電子檔案管理系統中提出電子檔案借閱申請時，檔案管理人員應對借閱人填寫的相關信息進行審查，并要在檔案人員申請之后，交由檔案審核人進行復審。檔案管理人員和審核人員可以查看的借閱信息包括借閱人、單位名稱、借閱內容、借閱用途、審核狀態等，對于通過審批的借閱人，檔案管理人員應及時賦予其相應的查閱權限，使被授權的借閱人可以在授權期間隨意閱讀相關的電子檔案信息。此項工作應在電子檔案借閱周期內完成，一旦借閱授權到期之后，電子檔案將自動歸還，不允許檔案借閱人繼續閱覽檔案信息。

基于公共資源交易業務角度而言，建設工程、政府采購等業務環節較多，各種交易方式所產生的資料相對繁雜，且各項資料之間存在一定的差異性。更要注意的是各種交易方式在同一環節都可能出現數據變更現象，相應的電子檔案應對各種交易方式、各交易環節變更情況來形成相應的檔案資料，在公共資源交易電子招標系統中增加檔案管理模塊，才能促進公共資源交易檔案管理全流程電子化目標的實現，繼而有利于公共資源交易檔案管理水平的綜合提升。

四、結語

綜上所述，公共資源交易中心檔案管理中引進電子檔案管理系統是提高檔案管理水平的重要舉措，是檔案管理適應信息化時代發展的必然選擇。公共資源交易中心實現檔案管理全流程電子化，還要為充分挖掘公共資源交易領域中大數據的潛在價值提供支持。因此，公共資源交易中心檔案管理人員在具體的工作中，需要正確深刻地認識電子檔案管理系統在檔案管理中的重要作用和必要性，積極運用電子檔案管理系統來優化檔案管理工作，緩解傳統檔案管理模式下日益劇增的檔案存儲壓力和管理壓力，為公共資源交易中心檔案管理事業的健康、長遠發展夯實基礎。

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（作者單位：濱州市公共資源交易中心）