公路事業檔案工作優化探討

盧偉

公路建設檔案管理包含了公路工程的規劃、建設管理等活動，用于保存文字資料材料、圖紙信息和聲像制品等等，這些信息用來指導公路建設和監督。公司檔案工作人員真實記錄信息，客觀反映一個項目立項、招標、施工作業全過程，因此需要進一步增強對公路檔案工作重視，推動國內公路事業的發展。

優化公路檔案建設管理工作的必要性

檔案管理在公路開發建設、公路的使用和后期管理中具有重要地位，為后期工作的科學管理提供基本依據，參建人員記錄圖片、聲音、文字都能夠維護各方的權益，施工企業和業主方產生矛盾糾紛問題時，就可以查看該檔案，尋找相應的合同資料信息。此外，公路建設檔案資料能夠推動整個公路開發建設持續而不中斷。

公路檔案管理現狀

過多關注工程建設而忽略檔案資料管理

在國內公路開發建設中，公路建設事業仍然存在著許多工程公司太過于關注項目公司工程質量，而對檔案資料的管理工作不太重視，造成大量檔案資料缺失。許多工程單位只是將公路建設相關的資料對接在快要竣工時采取處理，這樣會造成公路檔案管理工作很難穩健地推進，產生資料整理時數據不太精準的問題發生。

缺少健全檔案管理規范制度

在工程項目開發建設中，會涉及到大量施工方，還有監理公司，但是這些單位的檔案管理的工作思想意識較弱，造成部分資料丟失。在一些工程公司內缺少完整的管理規章制度，雖然現行檔案管理在圖紙上或者一些文件資料都有不同類型規格的要求，但是對竣工資料沒有嚴格要求，沒有系統性和全面性。

檔案管理不夠規范

在公路項目開發建設時，不同工程公司都會關注工程項目的建設，盡管在工程建設中會投入更多的人才物力，但是對于檔案工作卻沒有投入更多資源，未能夠實現單位的現代化、統一化管理。盡管在當前國內檔案逐步向著現代化、信息化規范發展，但是還仍然存在著一些工作人員違規使用檔案資料，在檔案資料的保存中，也不夠上心，操作不規范，出現了部分資料丟失。

檔案管理工作并沒有落實到位

公路工程開發建設管理形成了一系列的信息資料，能夠反映公路建設的實際狀況，科學利用可顯著提高公路運營管控水平。然而目前公路管理部門對于檔案資料的保管分類存儲沒有科學地認知，通常表現為在檔案管理工作中，并沒有安排專人管理，沒有對現有檔案工作進行合規化管理，不管時間，還是人員的精力方面，都沒有給檔案工作投入更多資源。這不符合現代化檔案管理的標準，也沒有建立獨立的檔案部門，未能在實際上對這些資料集中化管理，不管是辦公室的文件，還是其他部門文件，都沒有應用合理的檔案保管規章制度，由于材料放置時間長，資料累積過多，從而造成文獻資料未能夠充分的使用。

公路檔案管理的有效優化策略

建立檔案管理責任制

當前國內公路事業快速發展，要求能夠真正推行檔案工作的網絡化，信息化，采用計算機軟件方式替代手工保存檔案資料，采用先進檔案資料工作方式。因此，公路檔案工作也更加專業，如果只兼職從事檔案管理工作，不管是在時間和精力上面都顯然不符合專業化檔案管理工作要求。在公路檔案工作中，還需要安排一些人員掌握現代化管理技能，以及邀請一些專業素質更高的人員來管理，保證現有的檔案管理工作都有專人去負責。

檔案管理從被動轉化為主動

公路檔案資料的管理，需要針對公路建設制定完善檔案工作服務體系，使公路建設能夠有統一的檔案工作管理規章制度。引導工程人員逐步由過去被動型的檔案資料管理向主動化方向邁進，主動收集檔案資料信息，將其納入到檔案信息庫中，不管是道路施工，還是后期的養護，檔案工作都會發揮著關鍵作用，針對具體狀況進行深刻的分析。

過去，檔案人員只是提供一些檔案資料，檔案工作比較被動，而且檔案工作服務范圍也不太廣泛，工作效率偏低，也會出現檔案服務作用很難發揮。針對現有工作檔案信息資源做出深度的開發，能夠將真實資料信息都提供給公路建設和保養單位。

加快推動檔案信息化的建設

公路工程公司要逐步從過去紙質化的檔案資料，向著數字化的方向發展，將其存儲在數據庫中，能夠在根本上實現文件檔案資料和信息技術的共享，運用先進信息化手段、網絡技術。建立良好網絡溝通平臺，建立起公路檔案網站，迅速地將其公開或者編制成果，達到公路檔案資料信息化、網絡化共享的目的。

建立健全檔案接收管理制度

檔案資料記錄內容相當繁瑣復雜，同時由于公路建設時間長，會積攢大量的檔案資料，因此要建立檔案資料接收規章制度，能夠實現對整個工程項目檔案資料統一接收保管，等到工程驗收時，能夠提供詳細完整的技術資料信息。工程的檔案工作人員還需要給建設指揮部提交檔案資料，掌握好移交檔案資料的狀況，如打印資料的數量，要專門購置存放檔案資料的設施，同時檔案人員還要及時收取施工中的資料信息。

建立規范化的檔案規章制度，建立公路工程建設檔案崗位責任制，進一步增強項目負責人的監督指導，這些都是規范公路工程建設單位工作的基礎。針對公路建設現場施工隊伍流動性強的問題，需要建立相應檔案管理制度，確保公路工程建設實施檔案資料更加完整，在使用時采用副本，防止檔案資料丟失、破損或者遺失的問題發生。

提高檔案工作人員的專業素質

為了能夠使得目前檔案管理工作落實到位，要聘請優秀檔案工作人才。針對目前公路工程公司內部工作人員不足的狀況，在新時期，檔案工作者首先需要對自身檔案工作有濃厚的熱情，除了有責任心之外，還需要有正確價值觀，另外還需要掌握大量工作知識，熟練掌握公路建設相關知識。

在當前國內科技快速發展環境之下，提高檔案人員的職業素質，同時，通過使用計算機檔案工作技能，拓寬知識領域，才能提供檔案工作管理高質量服務。工程設計施工方要參與公路建設項目始終，檔案工作也應是他們自己的工作職責。工程施工人員、技術人員，都需要遵循工程技術管理的規范，熟悉檔案管理的各項規范。同時，檔案工作人員還要介入到工程項目建設的方方面面，幫助技術員整理檔案資料，做好資料的檢查，篩查搜集，歸檔等工作，檔案工作人員和技術員要通力配合協作，才能夠進一步提高檔案工作的管理質量水平。

實行全過程同步管理、定期監督、嚴格把關

在國內公路事業快速發展背景下，要求加強不同參建單位人員對檔案工作的重視程度，讓參建主體都明白自己在檔案工作中的職責。由相應專業人員來參與到建設項目作業的各個環節上來，能夠加強對全過程資料組織管理，確保檔案資料的質量提升。對于比較繁忙時段，還要安排專人檢查檔案資料整理狀況，確保資料整理齊全，避免出現一些資料管理混亂問題發生。建立完善的精準檔案資料管理信息化系統，能夠實行不同施工作業人員對檔案資料信息的同步管理。在項目最初時期，項目的建議書、設計書及工程任務下達書，都存到檔案資料數據庫中進行保管。在工程項目的設計評審時，也要將評審資料設計文件資料歸檔。在工程建設管理期間，將不同檔案資料分類保存管理，檔案人員要介入到工程項目建設的不同作業環節之上。

結束語

在公路工程建設中，檔案資料管理工作是一項比較重要工作，盡管目前檔案資料管理工作人員存在一些問題，相關單位要快速解決，這樣才能夠顯著提高的檔案管理的效率，保證存檔的資料更加精準完整，為未來的公路建設工作打下堅實的基礎。在公路建設中，檔案資料管理工作要得到進一步完善，能夠實行檔案工作標準化、規范化、科學化、信息化發展建設，增強對工程開發建設全程的檔案資料管理，進一步明確單位的檔案工作職責，正常監督優化檔案材料管理規章制度，使得檔案資料收集不會出現遺漏錯誤，能夠更好為社會公眾而提供服務。

（昌樂縣公路事業發展中心）

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