創新電子檔案管理 服務公路事業高效發展

秦貞鳳

引 言

公路事業對于我國的基礎建設事業有著至關重要的影響，為此實踐中針對公路事業的發展與進步的探討、研究熱度越來越高，形成了許多有利于服務公路事業高效發展的成果。電子檔案管理屬于當前公路事業檔案管理的一種常見形式，針對電子檔案管理體系進行創新、優化，屬于公路事業高效發展必須要做的。公路系統檔案管理水平影響著社會的方方面面，需要重視電子檔案管理水平與時代發展水平之間的適應性，以便于有效提高公路事業發展的整體效率，使得公路系統可以創造更高的經濟價值。

公路系統電子檔案管理存在的問題

電子檔案管理基礎設施水平較低

公路事業的發展對檔案管理系統具有一定的依賴性，不過目前公路系統的檔案管理基礎設施水平較低，一些單位的檔案管理甚至尚未=采用電子形式，對具體工作造成了消極的影響。很多已經應用了電子檔案管理系統的單位，則由于不及時升級管理系統或者管理軟件，電子檔案管理的整體效率也比較低。最常見的情況是，雖開始應用電子檔案管理但僅僅依靠電腦、打印機、復印機等基礎設備，無法有效地整合電子檔案內容。掃描儀、刻錄機、數據庫服務器等屬于大部分公路系統單位十分缺乏的基礎設施設備，這些硬軟件設備如果長期缺乏，增加了電子檔案管理人員的工作難度，限制了電子檔案管理工作的開展。

檔案管理人員綜合素養較低

進入到大數據時代之后，很多公路系統的單位都開始應用電子檔案管理軟件系統，但是由于檔案管理人員的綜合素養不夠，導致電子檔案管理工作水平并未達到預期。很多單位的檔案管理人員不僅專業知識沒有跟上時代發展的步伐，其計算機水平以及軟件應用水平也沒有提升，無法完成電子檔案管理工作。目前很多單位的檔案管理人員都屬于年紀偏大，且并未接受組織培訓學習先進的檔案管理技術與方法的員工，對于電子檔案管理工作的重視程度也不高，增加了公路系統單位的用人負擔。此外從公路系統的基本情況來，很多單位針對檔案管理人員的招聘頻率較低，使得檔案管理人員缺乏競爭意識，對于電子檔案管理的相關技術與知識的學習積極性較差。

電子檔案管理存在安全隱患

電子檔案管理盡管與傳統的檔案管理手段相比具有高效性，也能夠節約物理空間，安全水平也明顯提高，但是不得不承認的是電子檔案管理同樣面臨著一系列的安全隱患。一些單位對于電子檔案管理的軟件、系統升級不及時，以至于存在大量的安全漏洞，檔案信息容易被泄露、盜取，并被不法分子利用的情況。此外電子檔案的信息容易被有意或無意的更改，丟失數據的幾率仍然比較大。再加上電子檔案的存儲介質可能被破壞，所以電子檔案管理工作的難度不比傳統檔案管理手段小。很多檔案管理人員的技術不嫻熟，專業知識不扎實，在管理電子檔案的時候容易操作失誤，增加了檔案的安全風險。

電子檔案管理軟件水平較低

電子檔案管理水平的高低與電子檔案管理軟件之間存在著緊密聯系，如果電子檔案管理軟件的開發水平沒有達到電子檔案管理的需求，則會導致電子檔案管理工作低效開展，會限制公路事業的發展和進步。很多公路系統單位的電子檔案管理軟件都是0A辦公系統，這種系統存在很多的滯后性，辦公軟件無法適應檔案管理的基本需求，甚至無法與檔案管理系統之間建立起鏈接，文件共享無法完成，則不利于電子檔案的高效利用，同樣會影響到公路事業的發展和進步。此外很多單位對于檔案管理系統的重視程度不夠，長期沿用低效的管理系統，不注重軟件系統的升級，無法完成遠程登錄等任務，在大數據時代下這種電子檔案管理系統顯然會加重公路事業的管理負擔。

電子檔案管理制度缺乏科學性

公路事業的高效發展需要建立在很多的基礎條件之上，目前公路事業尚未達到高效發展的目標，與公路系統內部很多單位的電子檔案管理制度缺乏科學性有關。電子檔案管理還處于不斷地發展和進步的狀態中，相應的管理制度確實存在大量的不足，以至于很多檔案管理工作缺少依據，一旦出現了問題無法落實到責任人，檔案管理工作的整體操作性較差，整個單位內部的科學管理氛圍沒有形成，檔案管理工作的不足之處越來越明顯。電子檔案管理制度缺乏科學性表現在多個方面，比如針對電子檔案管理人員的管理缺乏科學性，針對電子檔案管理軟件的升級與優化缺乏明確性，這些都一定程度上限制了公路事業的進一步發展壯大。

創新電子檔案管理服務公路事業高效發展的策略

完善電子檔案管理基礎設施

公路事業的高效發展需要完善的基礎設施加以支撐，電子檔案管理基礎設施作為重要的基礎設施，應當盡快加以完善。可以從實際情況出發，明確電子檔案管理工作開展缺乏的基礎設施設備，從而逐一地加以完善、優化。應當重視電子檔案的儲存管理，選擇最適合單位管理需求的儲存設備，確保電子檔案的硬軟件設備都能夠滿足電子檔案管理工作的基本需求。電子檔案管理的存儲設備除了要具備容量大的特點之外，還應當具備過硬的質量，能夠在運行過程中保持順暢，故障發生的幾率較低，不會給電子檔案管理人員造成工作方面的麻煩。為了更進一步地提高電子檔案管理基礎設施水平，還需要配備與存儲硬件相匹配的備份硬件。

增強檔案管理人員的綜合素養

創新電子檔案管理對人才的要求非常高，單位應當重視檔案管理人員綜合素養的提升，可以積極地組織檔案管理人員參加學習、培訓活動，使得他們能夠不斷地提高檔案管理專業知識和技術，并且在單位內形成良性的競爭氛圍。除此之外，在檔案管理人員的招聘方面也需要下功夫，選擇具有檔案管理專業背景的人才，并且要在正式到崗之前針對這些管理人員進行培訓，以便于他們可以適應單位的檔案管理需求。結合現有的情況來看，檔案管理人員的工作積極性較低，單位應當制定符合檔案管理工作現狀的激勵制度、獎懲制度等，使得工作人員可以看到自身面臨的職業困境，從而形成自我提升的意識，不斷地增強檔案管理水平。

解決電子檔案管理安全隱患

電子檔案管理的安全隱患必須要得到解決，而且要提前做好預防工作，最大程度地避免安全隱患。從實際情況出發，利用大數據技術開展電子檔案管理工作的安全隱患排查工作，做好員工的安全培訓，使得檔案管理人員科學應用電子檔案管理軟件與系統，并及時地升級軟件和系統，通過科學的方案避免安全隱患。電子檔案應當配備相應的殺毒軟件、防火墻軟件等，做好電子檔案系統的安全隱患排查工作。

加快電子檔案管理軟件升級

電子檔案管理軟件的升級要從軟件的開發著手，投入足夠的人力、財力以及物理，使得軟件的綜合水平達到基本的預期。電子檔案檢索查詢系統要盡快構建，從而達到電子檔案數據層次化處理的效果。針對系統軟件進行權限等級設置，構建安全防御環境，在有效識別了查詢者身份和權限的情況下方可以使用電子檔案。

構建完善的電子檔案管理制度

電子檔案管理制度的完善需要從提高檔案信息搜集、整理、提取的一體化水平著手。在此基礎之上制定相應的全過程監控記錄制度，使得各個環節的工作都能夠被監督，從而預防檔案被篡改、盜取。電子檔案管理制度的完善可以吸收檔案管理人員的意見，從而更好地優化管理細節，降低管理過程中的各種違規行為。通過現有的電子檔案管理經驗來構建電子檔案管理制度，可以及時地規范電子檔案管理人員的行為。在電子檔案管理制度中融入具體的考核制度，以增強檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度。

結束語

綜上所述，創新電子檔案管理的目的是服務公路事業的高效發展目標，為此需要從公路系統現有的檔案管理體系現狀出發，整理出需要創新發展的重點、難點，從而吸收先進的電子檔案管理技術以及專業化的電子檔案管理人才，在完善的電子檔案管理制度的支撐下不斷地增強電子檔案管理的整體水平，使得電子檔案管理工作可以順利開展，有效避免各個環節的安全隱患，最大程度地降低電子檔案管理的安全風險，使得公路事業的發展擁有更有利的條件。

（昌樂縣公路事業發展中心）

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