新時期事業單位檔案管理創新思路

段衛

檔案管理在事業單位發揮了舉足輕重的作用，是事業單位管理不可分割的核心組成部分。檔案管理作為事業單位的基礎性工作，其主要的內容是登記相關的信息以及一些其他的服務。高效的檔案管理能夠有效提升事業單位的工作效率，并且能夠對事業單位的思想和認識進行有效的統一。伴隨著信息技術和互聯網的高速發展，傳統的檔案管理方式顯然已經不能與時俱進。本文針對新時期事業單位的檔案管理工作進行了有效的探討，希望能夠給予相關人士參考和借鑒。

長期以來，由于信息技術手段的落后以及系統更新成本等因素的限制，使得檔案管理一直采用傳統式的管理模式，即人工化的管理方式。在數字化時代，信息通訊工具和傳輸、儲存手段的變革，對于檔案計算機管理工作帶來了外力上的沖擊，迫使其必須要有所回應。只有這樣，才能夠系統化地推進數字化時代下的檔案計算機管理。

一、事業單位檔案管理現狀

（一）檔案管理缺乏獨立性

檔案管理的目的在于通過對計算機的工具化利用提高檔案管理的效率，使檔案資源能夠得到有效使用。從現有的檔案計算機管理來看，其存在計算機利用率比較低的問題，管理比較混亂，沒有很好地保障其獨立性。在傳統的管理理念下，認為檔案計算機管理就是利用計算機對檔案文件進行收發和管理，或者說就是配合其他部門進行工作資料的準備以及提供，其并不具有獨立工作的屬性。由于長期受這種觀念的影響，對于檔案管理上投資并不是很大，或者說不愿意進行投資，認為其不具有其他部門所具有的明顯的價值上的轉換或者回報。由于這些原因，對于設備的更新或者專業人才的引進并沒有得到上級領導的重視和認可，長期處于一種滯后狀態，對于新型傳輸工具和儲存工具的使用也比較落后于其他部門。檔案計算機管理獨立性的缺乏直接影響到其效能的發揮，不利于其長遠發展。

（二）檔案計算機管理手段落后

事業單位檔案管理手段是指如何對收集來的檔案進行儲存、利用以及開發，不僅僅局限于對專門化的檔案計算機管理。由于檔案管理內容上具有廣泛性，檔案文件涉及的內容繁雜，層級混亂，需要大量的人力和精力進行整理歸納和開發利用。在傳統檔案計算機管理模式下，檔案計算機管理通常采用人工管理的工作方法，即通過人腦和手工進行檔案資料的收集、整理、篩選、放置等方面的工作。人工化管理工作模式下，存在效率低、錯誤率高、時間長、耗損大、回收難等方面的弱點，檔案管理工作帶來了一定的困難。事業單位檔案管理工作的落后直接影響到事業單位工作進展。在數字化時代下，新的傳輸工具和儲存工具的開發，使得這些難題發生了根本性的變化，人工管理模式下帶來的問題對檔案計算機管理工作的阻礙已經弱化。但是，由于長期受到管理體制和資金投資的限制，以及領導干部的重視程度，以及檔案管理工作的價值轉換等因素的影響，事業單位檔案計算機數字化管理的進展比較緩慢，難以進行快速化的變革，在很大程度上依然采用人工化的檔案管理手段，而沒有采用數字化的檔案管理方式。

（三）檔案資源信息化開發緩慢

在數字化時代，事業單位的檔案涉及到對諸多部門的資源利用開發，檔案管理往往多部門分工與合作，不再是以往單個部門或者少數幾個部門合作就能完成的事情。多部門的分工與合作必然帶來信息傳遞和檔案資源的增加，無形之中給檔案管理工作帶來了工作量的增加。傳統模式下的人工化手段已經不能夠滿足檔案管理工作的需求。但是在現實運行之中，長期以來，認為事業單位檔案管理就是利用計算機對檔案文件進行收發，不具有復雜性的工程，并沒有對其進行專門化系統化的利用和開發?，F代社會下，工作繁忙，對于檔案資源信息化的需求轉變為一種剛性化的需求，這就意味著傳統的檔案資源開發已經不合時宜，需要把事業單位檔案計算機管理向檔案計算機信息化管理方向邁進，提高檔案資源的開發和利用。然而事業單位檔案信息化管理在很大程度上依然停留在線下的開發或者利用模式下，沒有能夠實現檔案資源信息化，或者說檔案資源信息化不全。

4.檔案管理專業人才隊伍建設不足

檔案管理存在的意識薄弱問題，究其原因在于檔案管理人員的專業性不足，我國開始檔案信息化的時間遠遠短于西方發達國家，但不可否認的是我們一直在努力進步，完善檔案信息化的問題，而且也取得了不錯的成果。但是相對來說，我們在培養人才方面經驗總體不足，是在摸索中完善系統問題。所以在事業單位檔案信息化工作開展中，管理人員的具體思路、方法與創新能力并不是成熟穩定的，是在波動中總體進步前進的，支撐事業單位的發展和建設的檔案管理人才專業隊伍，還需要相對長時間的磨練和建設。

二、事業單位檔案管理創新策略

（一）積極推動記錄的識別和銷毀

目前，新措施已經將鑒定銷毀工作的權力交還給單位，事業單位還應按照新辦法的有關規定，定期開展檔案鑒定和銷毀工作。最好的周期是一年一次，進行鑒定和銷毀。對于已經達到保存期限的檔案，檔案部門人員應評估檔案的意見，重新確定檔案的保存期限;不需要存放的按程序銷毀，由檔案部門和財務部門人員執行，監督部門和審計部門參與監督。如有必要，還應邀請單位的法律工作人員參加。為了銷毀檔案，檔案部門和財務部門的工作人員發布銷毀意見，編制銷毀檔案清單，注明名稱、卷號、復印件數量和其他相關信息，并由負責人簽署意見。銷毀前，監督機構應按照清單規定的內容清點數量。銷毀后，應當簽署意見，并向單位負責人報告。

（二）加強制度建設，提升管理責任

不同地區不同單位的檔案管理現狀各不相同，例如，固定資產折舊方法有不同的規定，因此，應該根據自己的情況選擇能夠發揮主導作用的正確政策。電子檔案移交檔案前，收集、整理、歸檔工作主要由財務部門負責。財務部門應從安全的角度提出安全要求，并組織電子檔案。IT部門負責開發系統，提供技術支持，采取安全措施，而檔案管理部門則負責監督和指導這一過程。新系統應在記錄歸檔方面引入創新。除了傳統的歸檔范圍外，還應歸檔銀行企業業務系統和互聯系統創建新的電子檔案，包括歸檔領域的元數據和系統文檔，確保歸檔文件的完整性，為用戶提供完整有效的基礎。移交過程中，財務部門負責編制清單目錄，檔案管理部門負責對光盤和清單目錄進行接收。檔案部門負責后期妥善保管，按照相關制度規定進行標識和銷毀，回收和使用。在收集整理過程中，要確保整個過程的安全性。從源頭上控制檔案數據的質量，嚴格管理傳輸和轉換過程，充分保證真實性，電子文件的完整性和可訪問性。

（三）檔案管理機構的升級

事業單位檔案管理委員會的權限應不僅僅是對于檔案保存方式的監管，更需要監管檔案整理的整個流程，促進管理過程中的高效，保證完成工作的質量。這也意味著責任到人制度的建立，確定相關管理人員的工作內容與工作范圍進行相應的區分，明確其工作重點，因為檔案內容相對固定，所以可以建立工作條文制度，增加工作人員的工作效率，體現問責制度的質量。同時還需要建立檔案管理委員會監察小組，以保證工作過程中以正化、透明化以及正規化等方法開展檔案的管理工作。

（四）增強檔案意識

增加事業單位檔案管理工作人員提交檔案信息的自覺意識和認真意識，從源頭減少反復修改提交可能造成的混亂情況;增加檔案系統逐級錄入系統程序，通過各級管理老師的嚴格審核后再歸入檔案，從過程中降低檔案提交的錯誤率。定期開展檔案相關課程，線上答疑，隨時更新最新的關于檔案的規章制度，向管理人員樹立檔案意識，共同確保事業單位檔案工作有條不紊地進行。

從檔案所有者層面講，自己的檔案調取可以永遠是安全的，查檔時也可以快速方便地拿到自己需要的資料，不再需要像過去一樣到處蓋章奔走甚至去異地提取，大大節省了時間成本。事業單位計算機信息管理系統升級改造，事業單位檔案信息化建設還需更加深入。增大網絡儲存空間，建立空間科技云，建立數據共享平臺，采用更加先進的硬件設備和軟件操作程序，有條件的可以聘請專業的程序團隊編制精確高級安全等級高的管理、查詢和利用程序;確定電子文件歸檔格式，確保電子文件保存符合保存規范，建立電子文件保密實施細則等操作流程和適度;檔案管理工作人員要熟練運用新編制的程序以及先進的設配，定期進行培訓網絡安全知識以及計算機使用技能等。一般而言，事業單位檔案數字化管理的建設可以從兩個方面入手。一是，專業人才的引進。檔案數字化管理是高度抽象知識化的產物，需要專業人才進行開發和利用。二是，數字化設備和系統的開發與引進。設備的更新換代是檔案資源開發的物質基礎，物質基礎的缺乏難以實現檔案資源數字化。數字化系統則是把檔案資源實現平臺式的整合，使檔案資源能夠轉化為數字資源。檔案數字化管理的建設要從這最基本的兩個方面著手，只有這樣才能夠促使檔案計算機管理的改革和創新成功。

（五）加強專業化人才的引進，注重素質建設

檔案計算機管理的改革和創新除了需要理念上的變革之外，還需要人的變革，即人才的引進。尤其是在數字化進程下，檔案計算機管理進行數字化的管理、利用、開發更加需要專業人才的引進。在傳統檔案計算機管理模式下，檔案計算機管理崗位通常對技術性要求不高，認為檔案計算機管理工作的職責就是把各種檔案資源電子化、計算機化，而不是現在的信息化下的電子計算機管理，在傳統的管理職責理念引導下導致其專業素質不強，專業水平不高。檔案計算機管理數字化的開發和利用是現代社會專業分工的產物，需要專門人才的引進與之相配合。檔案計算機管理并不是對檔案資源進行采集和簡單地處理，其背后蘊含著復雜的數字運算和價值轉換，需要專業化的處理和運用，因此要加強對人才的引進，要改變以往的人才引進政策，要實現專業對口，促使檔案計算機管理能夠更快地推進數字化的開發。事業單位需要定時開展一些針對管理工作的講座以及討論交流會，以提高檔案管理工作人員的整體素質與業務能力，針對細分出的不同崗位的工作內容進行針對性的培訓與緊急情況預案處理。當然檔案管理是一個團隊協作的工作，也要加強各小組之間的工作交流，完成個人心得體會分享，以期給予他人及團隊啟發，積極討論創新內容或者發現隱患進行查缺補漏。定期進行員工培訓，鼓勵員工學習最新的管理方法，并支持試運行，融合科學的管理措施與管理理論，努力打造出專業的管理團隊進行事業單位檔案信息化建設的穩定體系。

結語

事業單位檔案管理工作的開展需要與單位的未來發展緊密結合在一起。首先毋庸置疑的是一定要和單位相關規章制度相符。事業單位應成立專門的檔案管理委員會進行檔案管理相應事宜的工作，以便對檔案管理工作的精確化定位，制定符合事業單位發展的檔案管理體系與結構。事業單位應當支持檔案委員會的改革事項，鼓勵委員會人員對管理方法方式思路的創新，制定與時俱進的現代信息化檔案管理具體操作事項，同時也鼓勵人員對現存紙質檔案管理的方法創新，保證檔案管理工作有條不紊地進行新舊方法的更替與融合。