共享服務模式下D大學財務報銷流程

王安安 楊秀 周曉燕

共享服務作為一種成熟的管理運作模式被運用于各類企業。財務轉型與監管升級并存的新常態下，新一代信息技術正推動高校財務管理服務模式轉型升級。本文系統分析高校構建共享模式的必要性、具備的可行性，結合D大學財務信息化建設取得的階段性成果，從核心層、執行層和管理層三個層次探索構建財務管理服務模式，打造優質、高效、創新的財務報銷流程。

2017年教育部等五部門聯合印發《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優化服務改革的若干意見》，意見從簡政放權、放管結合角度，提出破除體制障礙，提高辦事效率，進一步擴大高校項目資金統籌使用自主權，以激發教學科研人員干事創業的積極性和主動性。“放管服”背景下，共享模式為解決現階段財務管理中突出問題提供新思路，對推動財務轉型升級，提高管理服務水平具有重要意義。

一、共享模式概述

財務共享中心（FSSC）概念起源于美國福特公司——將分散于各業務單元，標準化程度高、重復性強的作業整合到中心下統一處理，以實現精益化管理。2005年，中興通訊組建國內首家財務共享服務中心，實現核算和管理相分離。2011年，中興財務云正式上線運營，將財務共享與大數據、云計算、物聯網等技術有機融合，降低管理成本，優化資源配置，提高會計信息質量。這是企業財務管理創新史上的重要里程碑——組織構架趨于扁平化，憑證處理實現影像化，服務方式更加智能化和云端化。截至2020年底，中國境內共享中心已經超過1000家，模式應用日漸成熟，創新能力不斷增強。

數字轉型背景下，共享中心不再簡單是業務處理中心，更是數據的匯集中心，算力和算法的集成中心。財務共享模式是以大數據和財務云為核心技術，數據標準化為基礎，業財一體化為建設要求，通過組織重構、流程重組和運營創新打造的“職能+IT+數據”模式。高等教育內涵式發展、政府會計制度改革促使高校財務人員從效率低、重復性高的基礎工作中脫離出來，承擔更多管理任務。高校財務共享模式在企業應用基礎上發展而來，承載著新的使命。

二、高校共享模式的適用性分析

（一）共享模式的必要性

統一操作標準，實現異地協同。伴隨高校“合并潮”興起和多校區辦學模式出現，按區配置財務人員成為常態，雖然同屬財務部門，但職業判斷差異導致不同會計人員對于同一業務理解存在偏差。受物理位置影響，分校區財務負責人，會計人員行為影響能力高于主校區，制度的執行力度會隨校區管理模式不同呈現一定差異性，導致標準不統一。共享模式下，通過專業分工提高財務人員的熟練程度，以適當延長學習曲線，提高工作效率。標準統一的業務處理流程、數據處理口徑打破時間地點的客觀限制，減少執行差異，實現異地協同。

解決突出問題，提升服務質量。報賬人員頻繁變化、規程信息不對稱、報銷時點不均衡問題凸顯，易激化服務雙方矛盾，增加財務工作的難度，降低了財務報銷的運作效率。共享模式下，建立信息影像流程，縮短審批和賬務處理時限，制定標準統一的業務流程、規章制度和實施路徑，打破服務雙方信息壁壘，建立標準統一的服務管理模式。

降低管理成本，提高辦事效率。現有管理服務水平難以與高校科研經費報銷規模、服務需求相匹配。傳統模式下，科研部門負責項目管理，財務部門統籌科研經費，分事行權、分級授權，以強化內部控制。共享模式下，精簡業務流程，去除冗余步驟，構建業務導向下管理信息系統。借助天然的數據優勢實現與重要服務對象的高效連接，完成數據采集和處理的同時，有效傳遞數據信息，從而加快信息流轉速度和數據提供效率，降低高校運營成本，打破信息壁壘。

加強內部監管，提高治理效能。與企業相比，高校內控機制相對薄弱，現有財務軟件偏重會計核算，規范財務管理行為有一定難度，風險控制和財務監督往往借由第三方會計師事務所、專項巡察督查等開展。共享模式下，財務部門通過優化基礎業務流，常規業務流程化，非常規業務開展例外管理。部門間業務數據與管理信息實現有序交換，便于分析研判，強化內部控制。

（二）共享模式的可行性

良好的制度環境。黨的十八屆三中全會提出建立權責發生制政府綜合財務報告制度，以完整、準確反映政府資產負債狀況、運行成本。財政部陸續出臺《企業會計信息化工作規范》《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》，國資委先后頒發《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》《關于中央企業加快建設世界一流財務管理體系的指導意見》等相關政策文件，支持和鼓勵財務共享模式的建設與發展。《政府會計制度行政事業單位會計科目和報表》解決政府會計領域制度繁雜、內容交叉、核算口徑不統一等問題。《中共教育部黨組關于抓好賦予科研管理更大自主權有關文件貫徹落實工作的通知》要求減少審批環節、提升服務質量，賦予科研項目管理自主權和支配權。系列政策的出臺為共享模式建設提供制度保障。

強大的技術支持。財務共享中心在中國落地生根不斷演進，從選址、流程再造到運維管理等都取得了寶貴的理論和實踐經驗。企業共享服務日漸成熟，為高校構建共享模式提供經驗和技術支持。高校財務管理信息系統以賬務處理模塊為核心，預算管理、網絡收費、國庫支付、銀校直聯、財務查詢網站等模塊相互配合。共享服務在原有系統上集成，只需要確定歸入流程內的基礎業務范圍，所有財務制度固化在統一的數據庫中，由信息系統進行統一設定，無需重新定義新的財務管理制度，提供高度集成平臺化服務。

集中化財權治理。高校實行“統一領導、分級管理”財務管理體制，財經規章制度的出臺需經過校財經委員會、校長辦公會、校黨委常委會等審議，確保財務工作有條不紊。財務部門執行校財經紀律和有關規章制度，負責全校資金收支活動的監督管理工作。學校向上級和有關單位報送與資金活動有關的報告或報表，財務部門須同時簽章，超過標準的費用開支，須經由財務部門審核監督。盡管“放管服”擴大了二級部門和科研人員的自主權，但“一支筆”審批原則和資金統籌規劃、統一調配、統一核算、統一支付的管理模式并未改變，適當的財權集中為共享模式建設創造良好的管理環境。

三、D大學共享服務模式的構建方案

D大學是一所大型的省州共建的綜合性大學，校園占地面積2300多畝，有A和B兩個校區，下設19個二級學院及研究院。辦學規模擴大化、科研項目多元化和資金來源多渠道化等對高校財務工作提出了新的挑戰。

（一）信息化建設取得的成效

傳統柜臺報銷難以滿足信息化時代財務管理的需要。2019年，D大學開始探索網絡投遞式報賬。師生登錄財務一體化平臺網站，根據提示填寫要素、打印報銷單，選擇合適的時間到窗口報銷。結合人工收單和自助投遞兩種方式緩解報銷“高峰期”壓力，即不在現場處理而是將符合要求的單據統一收集，集中處理。一方面緩解“排隊難，報賬難”狀況，節省報賬人員往來和排隊等待的時間;另一方面，規范單據填寫，提高審核效率，緩解財務人員壓力。同年積極探索財務預審制度，選拔財務管理專業高年級學生對單據進行預審，一定程度上減少因規范性問題而產生的人員沖突。

2020年，在鞏固已有財務信息化建設成果的基礎上，D大學不斷創新和完善各財務信息子模塊，努力打造數據共享、功能豐富、方式多樣的財務管理平臺。繼續推進智慧校園和財務管理信息化建設。不斷創新和完善各財務信息子模塊，優化電子票據系統、“投遞式”報銷信息交互平臺等。

（二）共享模式建設思路

圖1 財務共享管理服務模式

財務共享服務模式分三層次建立（圖1）。核心層——核算中心，設置影像管理和賬務處理系統。前端借助掃描儀在重要業務流程中，應用身份識別、電子簽名、影像掃描、發票OCR識別技術，規范原始憑證，實現原始憑證電子化，確保用戶身份真實，提高數據及資金的安全性。已審核單據不可隨意更改，憑影像文件在線上審批查閱，確保發票錄入準確性，實現無紙化轉變。共享模式下，集中處理分散的業務，將業務標準統一化，使資源配置更合理，降低運營成本，實現規模效用遞增，同時緩解核算工作壓力，提高財務人員的積極性。

執行層——核算結算中心，設置銀校直聯、收費管理和財務云檔案管理系統。共享模式下，財務處根據收繳項目發起收費需求，繳費對象在對應模塊下支付款項和查詢進度，財務人員可以直接通過收費項目提取來款信息，不同部門人員在統一平臺上進行操作，實現業財融合和收費的精細化管理。核心層業務環節與執行層財務檔案相互連接，檔案管理系統靈活對接賬務處理系統，覆蓋單據處理的整個生命周期，實現會計電子檔案統一、規范、自動化流程化管理，如圖2。

圖2共享服務模式下報賬流程

管理層——財務共享中心。按需配置管理信息系統，提供與上級主管部門、各校區各學院、內部監督機構、資產管理部門和其他職能部門的數據交換接口。預算管理系統設置管理端和客戶端。管理端提供業務處理和在線審批服務;客戶端提供申報使用服務，并實時將申報情況發送給管理端。在預算審批、分配和執行環節，財務人員通過管理端進行審核、批復，減少了失誤和數據被篡改的可能性。在預算分析環節，實時提供預算經費的執行情況，監控 D大學預算資金的使用和結余情況，提高預算管理的有效性，及時識別并提取執行進度緩慢的預算項目，多維度進行分析、調整。分析決策系統以其他信息數據模塊為基礎，將其他各類系統、各個模塊的財務信息歸集之后形成信息庫，通過互聯網技術對多方信息進行整合，利用數據集成和智能分析等計算機技術，把復雜多維的財務數據進行精簡整合，以統一聯動的形式在第一時間將真實的財務信息和財務狀況呈現給D大學管理層，為學校管理層決策提供科學依據。

四、共享模式建設保障

加強信息安全保障。共享模式下，大量財務信息存儲在系統內，數據不單純在高校內部網絡共享，還要與外部環境建立聯系，通過改進現有保障技術，建設自上而下的多層次信息保護體系，進一步加強端點的安全防御措施和安全掃描工作。

提升財務人員素質。未來的共享服務將是“管理力”、“創新力”和“服務力”的較量，對兼具財會背景和信息化知識的復合型人才的需求越來越大，更加注重財務人員信息化能力的提高。

完善財務管理制度。制度是管理工作的基礎，共享模式下，必須先統一作業標準與流程，輔之制度政策配套措施，切入系統模塊，保證業務端按照制度和政策去運營。財務人員在實踐中要積極觀察和思考，根據外部環境和內部管理的需要，及時修改與優化流程，吸取其他高校制度優勢，從而更好促進本校財務管理工作。

身處大數據時代的財務人員應該著眼未來，提高專業素養，共同推進高校共享中心的真正落地。

（作者單位：1.大理大學工程學院;2.大理大學馬克思主義學院;3.大理大學財務處）