信息技術在疾控中心文書檔案管理中的應用分析

曹珊

摘 要：檔案管理是疾控中心工作的一項重要內容，在各項工作中發揮著不可替代的作用。根據檔案屬性和功能，檔案管理工作被劃分為很多不同類別，比如專業檔案管理、文書檔案管理等。文書檔案管理與其他類檔案管理有本質不同，但在實際管理工作中又存在交叉性和重復性，這在一定程度上影響了管理工作有效性。信息化時代下，大量功能性強的信息技術被應用于疾控中心檔案管理工作中，為管理工作提供便利，提升管理質量的同時也避免了很多由傳統管理方式所帶來的弊端。不同管理內容和目的下，所采用的信息技術管理手段有明顯區別，比如應用計算機網絡技術進行檔案管理，可最大限度地提升檔案安全性，使疾控中心內部信息傳遞更加暢通，而將數據挖掘技術應用于檔案管理工作中，將有助于更好發現疾控中心工作內在需求，完善管理行為。文章以傳統模式下疾控中心文書檔案管理所存在的問題作為切入點，詳細介紹了信息技術在檔案管理工作中發揮的重要作用和價值，以網絡技術和大數據為例，對如何應用信息技術于疾控中心文書檔案管理工作進行分析。

關鍵詞：疾控中心;文書檔案管理;信息技術;應用分析

引言

文書檔案屬于疾控中心內部一項非常重要的資源，它對研究疾病防控工作具有一定輔助性作用，可為某些具體工作內容提供重要支持，很多資料都可以成為重要依據。因此，規范化、系統化、標準化、合理化、科學化文書檔案管理內容和制度十分必要。信息化時代下，我國很多地方疾控中心文書檔案管理工作正在發生巨大轉變，從內容到模式，從人員到制度，那些無法跟上時代發展步伐，以及無法很好滿足實際應用需求的管理方法和手段，已被信息技術所主導的現代化管理方式所取代。對于疾控中心文書檔案管理者來說，若要充分提升檔案管理質量和效率，使管理方式和手段變得更加科學高效，滿足實際應用需求，就要及時更新管理思想，努力增強檔案管理信息化屬性，積極應用多種信息技術于工作實際，將那些長期存在于管理工作中的弊端剔除掉。

一、疾病控制機構文書檔案分類中存在的問題

1.分類標準規范性缺失

現階段，全國范圍內還未建立起一套完整、統一、專業的疾控檔案分類標準，導致疾控機構文書檔案管理規范性不足。各省份自行編制的文書檔案分類方案雖具有一定現實意義，且能夠保證內容與工作實際需求相迎合，但材料歸檔缺失問題仍時有發生。全部相關問題多產生于管理行為，傳統文書檔案管理觀念和思想在一定程度上制約了創新外延，同時也使分類標準豐富性和完整性受到限制。

2.檔案劃分層次不夠細致

絕大多數疾控中心在進行文書檔案類別劃分時多采用一級劃分方式，宏觀上能夠滿足應用需求，但需要更進一步細致要求時，此種層次劃分方式的弊端便顯現出來，科學性和系統性不強。以病種和職業等作為依據對文書檔案進行二次劃分是很多疾控機構的需求，基于原有層次劃分體系作層級擴充和延伸，將有助于解決因不常見疾病和業務所引發出的檔案應用混亂問題。比如將寄生蟲病劃分到地方疾病種類中;將一些常見非傳染性疾病劃分為流行病范圍，如高血壓病;又比如將針對特殊內容的檢驗資料歸類到地方衛生檢驗檔案中，如病毒毒理、微生物等。此類由檔案劃分層次不夠細致如引發的一系列問題值得關注，需要投入更多精力和時間著重解決，使檔案管理一致性、連貫性和系統性得到增強。

3.檔案收集與分類交叉問題嚴重

在疾控中心檔案管理工作中，文書檔案管理與專業檔案管理存在本質不同，但在實際工作中也存在一定交叉性和重復性。舉例來說，與疾病專業內容相關的計劃和指示以及全部規范性文件，在專業檔案管理中被劃分到專業檔案類范疇;相同的分類方式在文書檔案管理中會被列入行政管理類范疇，屬于疾病文書檔案類。另外，包括科研計劃和專業人員論文在內的部分科研檔案歸屬于專業檔案類，但從專業技術人員角度來看，它們又都屬于個人業務檔案。同樣道理，對于那些因工作出色而受到表彰的疾控技術人員來說，他們所接收到的表彰通知和信息全部是針對專業技術和業務本身的，應當被歸類為專業檔案，但由于表彰決定、通知等一系列行為本身隸屬文書檔案管理工作范疇，因此具體內容也會體現在文書檔案中。綜合以上，交叉重復現象在當前檔案管理工作中還是比較普遍的。

4.分類檔案查找時間長

通常情況下，疾控中心文書檔案管理工作需要管理員能夠針對具體檔案類型進行分類，在純人工操作模式下，這樣顯然需要耗費大量時間，加之絕大多數管理人員不善于創新工作方法，始終堅持使用傳統、保守的檔案分類方式，因此很難大幅度縮減分類管理時間。另一方面，不少地方疾控中心文書檔案仍以紙質文件為主，在缺少創新管理方法的前提下，單靠人工操作很難保證不出現錯誤，而糾錯本身也需要大量時間，這便進一步增加了工作難度，致使管理質量和效率遲遲無法得到提升。

二、應用信息技術于疾控中心文書檔案管理工作的價值與作用

1.提升文書檔案管理質量和效率

傳統理念下的文書檔案管理工作，主要是以人工方式來進行檔案管理，工作人員需要根據具體管理要求和檔案存儲需求來對文書檔案進行收集與整合、歸類與保存。顯然，這種管理方式會浪費掉大量時間、人力、物力，增加了工作成本，卻未能提高工作效率。運用信息技術于疾控中心檔案管理工作，可以將相關檔案資料轉化為電子信息形式，這樣便節省檔案收集與整合、歸類與存放的時間，使文書檔案管理工作中的各個環節都得到優化和升級，既減輕管理人員的工作負擔，又充分提升了文書檔案管理效率，檔案資源利用效率同樣也得到明顯改善。

2.提高疾控中心文書檔案管理安全性

對于疾控中心文書檔案管理工作來說，由傳統管理觀念和思想所支撐的管理行為以具體實物作為管理對象，所謂“實物”，主要是指紙質檔案，也包括與之相關的事物，如書架、倉庫等，它們都很容易受外界環境因素影響而發生“改變”。比如隨著時間的推移，檔案紙張會變黃、脆弱;比如室內濕度變高后會使檔案受潮;比如室內雜物過多容易引發火災等。在疾控中心文書檔案信息化管理中，將紙質檔案替換為電子檔案，可有效改善和改變檔案存儲環境，在虛擬環境下，文書檔案不會受到火患威脅，也不會受其他環境因素影響，使其檔案安全性得到更好保障，滿足檔案管理的要求及需求，促使檔案管理工作更好發展。

3.便于查找和搜索資料

辦公管理類軟件屬于最淺顯的信息技術應用，使用簡單的計算機軟件技術和網絡技術即可實現。基于不同工作內容和性質，實際應用時對軟件功能要求也會有所不同。考慮到疾控中心工作的特殊性和重要性，需要對檔案管理行為給予足夠重視，建議使用功能豐富、強大的信息技術類管理軟件進行檔案管理。既能夠方便文書檔案資料存儲，也有利于提高檔案存儲安全性。此外，在信息技術類管理軟件支持下，疾控中心檔案管理工作人員可以更加全面和系統地對檔案內容進行查閱。隨著紙質檔案逐漸被電子檔案替代，文書檔案信息能夠被信息管理系統自動識別并存入后臺數據庫，對于管理人員來說，只要使用信息檢索功能即可完成檔案搜索和查找任務。

4.便于共享資料和節約存儲空間

大數據技術是信息化技術的一種表現形式，隨著大數據技術日新月異的發展，同一系統內數據共享行為變得越來越普遍。眾所周知，流行病學統計是疾控中心一項重要工作內容，具體統計行為需要在對大量數據進行梳理和分析基礎上去實現，與人工梳理、分析、統計相比，借助統計學軟件、辦公軟件系統，以及區域內數據庫，可更加快速準確地獲得結論和結果。特別是在面對各類應急事件時，數字化和智能化特征明顯的信息技術可對疫情信息做快速分析和處理，并幫助工作人員制定有效策略，使疫情得到有效控制。此外，由信息技術所支持的檔案管理工作，可最大限度地節約存儲空間，能夠避免因環境問題所帶來的影響，如火災、潮濕等。

5.推動疾控中心信息化發展

隨著信息化技術的不斷發展和更新，越來越多具有現代化特征的新技術被應用于企事業單位工作中，工作人員對信息技術與信息化設備的應用需求也越來越高。將信息技術應用于疾控中心檔案管理工作，可有效促進疾控中心信息化發展，使疾控中心各項與文書檔案管理相關的管理工作能夠更好地適應現代社會的發展，實現自身價值最大化。

6.促進疾控中心防疫工作順利開展

疾控中心信息發布質量與有效性直接關系到社會大眾身體健康，面對相關生產經營單位變化頻繁這一現象，將信息技術運用到疾控中心的檔案管理工作中，可以提升相關內容監測檔案更新的有效性與及時性，使疾控中心工作人員有效掌握相關區域生產經營單位信息，及時調整相關的公共場所防疫工作，保證社會大眾的生命安全。

7.便于更新疾控中心健康信息

應用多種信息技術于疾控中心文書檔案管理工作，可以有效提升文書檔案資料的整理與收集速度，使相關疾病健康信息得到及時更新。這一行為也間接性使社會大眾獲得最新疾病健康知識與疾病預防措施，在很大程度上阻止和控制了突發性疾病蔓延速度，降低社會大眾感染疾病的風險，保證公共衛生安全。對于疾控中心科研人員來說，科學研究工作需要有最新專業信息和資料做支持，信息技術的廣泛應用，將有助于提升科研工作效率和水平。此外，公共衛生專業領域的教育人員還可以有效利用最新的檔案數據信息來開展相關教育活動，讓學員可以了解社會健康問題最新情況，提升公共衛生專業領域教育水平。

三、不同信息技術在疾控中心文書檔案管理工作中的具體應用

信息技術涵蓋廣泛，其中最基礎的一項技術就是計算機技術。但計算機技術又分為很多分支技術，如網絡工程技術，軟件工程技術等，且每個分支又包含很多專項技術，這與計算機應用方向廣泛有直接關系。下面以網絡技術、數據庫技術為例進行論述。

1.網絡技術在疾控中心文書檔案管理工作中的應用

應用網絡技術于疾控中心文書檔案管理，需要借助具體的網絡設備和應用策略。所謂網絡，簡單理解起來，就是由多種不同功能硬件網絡設備所構成的信息傳輸體系，它可以實現不同部門在同一時間、不同地點進行數據通信，可加強各部門間的聯系。常用硬件網絡設備包括：路由器、二層交換機、三層交換機、服務器、防火墻等，每一臺網絡設備都可以根據實際應用需要設置安全策略，因為數據信息在整個傳輸過程中很容易被竊取和篡改，所以加強網絡安全防護是每一個網絡技術發展時期都最為重要的話題。由信息技術所支持的疾控中心文書檔案管理，會在局域網構建起的網絡環境下完成工作任務。局域網屬于內網，所使用的IP地址是內網IP，一般認為，只要管理好核心路由，嚴格防火墻策略，就可以保證內網主機和二層交換機應用安全。實則不然，由于工作需要，主機直接訪問外網IP的行為時有發生，若病毒被嵌入進主機所感興趣的網頁或網站，主機就會面臨嚴重安全風險，一旦病毒通過中間介質進入主機，局域網環境下的其他主機也會被感染，因為局域網環境下，不同主機間的通信行為十分頻繁。因此在應用網絡技術于疾控中心文書檔案管理時，不僅要關注表象層信息技術應用效果，更要加強內網設備安全防御能力。網絡技術人員需要定期檢查路由策略和交換策略是否安全可靠，是否能夠滿足檔案管理工作需求，同時詳細制定應急方案，一旦出現網絡安全問題，立刻啟用備選方案。

由下至上看，底層主機主要依靠核心交換機光纖接口實現與外網通信，通常情況下，內網通信行為主要被限定在由普通二層交換機、服務器、集線器、打印機、掃描儀、繪圖儀、客戶端所構成的應用型網絡環境，在此條件下，服務器系統與客戶端系統運行環境是關鍵，要保證操作系統功能足夠強大，這樣可以滿足工作需求，同時也要制定安全策略，這樣可以提升系統安全性。而作為銜接內外網絡的關鍵設備，核心交換機與核心路由器的功能和安全等級必須最高，只有這樣，高級別安全策略才能得以發揮。

2.大數據技術在疾控中心文書檔案管理工作中的應用

大數據時代，維護數據信息已成為人們的共識，掌握大數據技術就是掌握大數據資源，只有掌握更多數據資源，數據存儲價值才會得到提升。對于疾控中心文書檔案管理來說，應用大數據技術于工作實際，能夠更好洞悉檔案管理行為，把握管理工作尺度，從而有效提升檔案管理工作質量。

大數據技術可看成是很多類技術的集成或匯總，因為這些技術應用目的和行為都與數據有關，且數據量非常巨大，因此被稱作大數據技術。其主要內容包括：數據收集與存取、數據處理、統計分析、數據挖掘、模型預測等。站在不同維護和空間，大數據所代表的意義也有所不同，站在行業角度，比如銷售，相關部門和技術人員可以借助數據挖掘技術和統計分析技術對消費者消費行為進行整理、分析，將重要元素提取出來，揣摩消費者心理，然后制定更容易被消費者接受，或更能滿足他們心理的營銷策略。對于疾控中心文書檔案管理工作來說，若要充分發揮大數據技術優勢，最大限度地使檔案管理工作變得更為合理以及通過技術應用來糾正管理行為，預判事件發生行為，提高文書檔案管理有效性，首先要基于檔案數據資料收集與存儲需求來建立數據模型，然后通過統計分析對檔案收集和存儲行為做進一步數據挖掘。

四、結束語

在疾控中心實際工作進程中，為獲得更多令人滿意的發展結果，需要在緊密銜接各項工作內容時，最大限度地發揮每一項工作所具有的價值和作用。作為整個檔案管理工作中一項比較重要的內容，文書檔案管理對推動疾控中心業務發展有著重要幫助。作為文書檔案管理人員，需要在提升自身管理能力和更新管理理念的同時，充分利用現代化管理手段于實際工作，使文書檔案管理信息化水平得到顯著提升，確保檔案管理工作的開展符合實際需求，為檔案資源的理想應用提供有效支持與保障。

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（作者單位：臨沂市疾病預防控制中心）