電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊分析

穆翠娥

摘 要：數字化檔案管理及電子管理，它是指通過計算機內存、磁盤以及光盤等材料作為檔案的文字載體，并將紙質的檔案保存成為電子文書、信件以及報表或圖紙等方式。傳統檔案轉成電子檔案之后就可以通過在不同存儲介質上復制的方式來極大地提高檔案的調用效率。

關鍵詞：數字化檔案管理;電子檔案管理

一、電子檔案管理

無論是政府單位還是學校、企業等單位，檔案管理工作一直以來都是一項嚴謹、重要的工作。信息時代以來人們的生活方式相比從前有著翻天覆地的變化，而檔案管理工作也是如此。檔案管理人員常苦惱于傳統管理方式的低效、煩瑣以及實物檔案帶來的巨大工作量。隨著科技的進步與發展，檔案管理模式也悄然發生著改變。檔案管理將逐漸擺脫“圖書館模式”。十年來，檔案的收集、管理、存儲、利用等方式都有著顛覆性的改變。我們所說的無紙化檔案管理，真正體現在檔案工作中，利用最多的工具就是檔案管理系統，通過該系統可以實現檔案的掃描上傳、電子圖片處理、錄入、查詢、利用、調閱等一體的無紙化檔案管理與利用，真正實現檔案資源無紙化、數字化、信息化。通過一系列技術手段的加工處理，查看檔案無須再去檔案庫，也不需要一架、一層、一盒的尋找，只需要搜索關鍵詞，你想要的檔案就會立刻出現在你面前。所有的檔案被分類管理存儲在系統之中，一切操作只是一瞬間，這就是檔案數字化。檔案數字化是將紙質檔案通過檔案處理的各種儀器將紙質檔案掃描成各種格式的電子文件，然后將其按照檔案歸類的方式存入系統中。由于電子文件具有幾乎無限的保存期限，只要數據不丟失，一塊硬盤能存下相當于數十個檔案庫的檔案。且在搭配專業的檔案管理軟件后，其查閱、管理、利用等方面的效率相比傳統紙質檔案均有極大提升。管理人員無須再在復雜、龐大的紙質檔案中穿梭，只需要打開系統，所有檔案都在系統中隨時進行處理。由于紙質檔案都被掃描成電子文件存在系統中，管理員也無須再去尋找檔案原件。只需要如同百度搜索一般即可精確地找到自己想要的檔案資料。單位之間的檔案移交也變得無比輕松。當前檔案數字化的趨勢日益明顯，可以看到很多政府單位以及企業、學校陸續進行檔案數字化建設，相關的檔案處理技術正逐漸成熟。傳統紙質檔案管理方式正在被時代逐漸淘汰，對于檔案管理行業的專業人員來說，我們正處于一個由傳統檔案管理向檔案數字化時代轉變的過渡節點，檔案管理工作的形式會向著數字化、體系化、工程化、規范化的方向轉變。這個轉變不僅僅是工作管理方式，更多的將是人們思維模式的轉變。無紙化對檔案工作有什么影響呢？

1.對具體工作：提升檔案查找效率和檔案安全性

所有檔案工作包括但不限于檔案的登記、查詢、統計、調閱等操作，全部通過無紙化檔案管理系統進行，脫離了紙質檔案煩瑣復雜的程序，也避免了人為接觸紙質檔案而對檔案造成破壞的可能性。想象一下：你是愿意在檔案室里費時費力地查找年份、找項目、找細節，還是愿意通過無紙化檔案管理系統，通過關鍵詞一鍵查詢獲得所需檔案，答案顯而易見。

2.對管理人員：改變思考方式，提升工作質量

在紙質檔案時代管理人員有著固有的思考方式，在無紙化檔案時代將對人們的思考方式產生影響。例如以前需要檔案xx信息的統計，可能會親自去檔案室登記統計，而現在統計則可以直接線上通過檔案管理系統由系統自動統計，所以無紙化檔案必然會漸漸地改變人們的工作方式，提升工作質量。

二、電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊分析

傳統檔案管理方式中存在著不可替代的優點。優點包括安全性：長期保存，基本不會出現數據丟失;真實性：對入檔的檔案審核特別嚴格，一定程度上可以保證檔案的真實性和原始性。在傳統的檔案工作中也有很多問題，比如：想尋找一份檔案，但是卻不知道檔案是否存在;有時候要借閱瀏覽一份檔案需要多方簽字授權，借閱者需要多處奔波;私密檔案傳遞安全得不到保障;各單位部門檔案資料整理復雜、存放混亂，且都是“檔案孤島”，無法實現共享以便多方利用。在科學技術快速發展的現代社會中，檔案管理工作如果不能進行高效的數字化改革將無法跟上當今社會的發展步伐，更不能為社會發展和人們生活水平的提高提供有力保障和服務，在檔案管理工作中合理利用兩種管理方式，從而實現對檔案的高效管理。

數字化檔案管理及電子管理，它是指通過計算機內存、磁盤以及光盤等材料作為檔案的文字載體，并將紙質的檔案保存成為電子文書、信件以及報表或圖紙等方式。傳統檔案轉成電子檔案之后就可以通過在不同存儲介質上復制的方式來極大地提高檔案的調用效率，可以使檔案使用者隨時隨地對需要的檔案信息進行快速查閱。優勢：第一，數字化檔案的查閱不依賴于紙質介質。用戶可借助辦公設備輕松便捷地對檔案資料進行閱讀和利用;第二，資源的傳遞速度和共享性極大提高。數字化檔案可以通過計算機、硬盤等存儲介質進行資料傳遞和共享，較紙質檔案而言更加快捷方便;第三，檔案的數字化管理可以有效地避免時間和距離對資源共享的限制;第四，檔案保管要求少同時風險低;第五，更方便未來對檔案的修改，不需要再重新另做檔案，可以借助軟件應用來對當前檔案進行修改，為用戶提供巨大便利。

電子檔案管理的迅速發展有幾方面原因。首先是行政驅動。從十幾年前國家電子文件管理部際聯席會議辦公室成立以來，檔案數字化就進入了一個發展比較快的階段。由于國家政策上推動檔案信息化建設，在一些體制內單位，檔案數字化程度成為檔案工作的評價指標，而且曾經有明確要求檔案數字化率達到多少的要求。所以在體制內的檔案數字化具有行政驅動力。政府購買檔案數字化的服務非常多，目前在檔案管理工作發展比較好的企業沒有一個不把檔案數字化作為主要業務的。其次是技術發展趨勢不可逆。在商業部門這類自由度比較高的機構內，檔案數字化也有很好的市場。尤其是提供2C服務的一些行業，比如銀行、房地產公司等等，由于業務量大，在大數據興起的時候，這些機構就早早把客戶業務檔案數字化了。所以在檔案數字化市場中，也有很大一部分是服務這類需求的。這一點可以說完全是信息行業效率需求驅動的。完成客戶檔案數字化之后，大數據應用也就隨之而來了。最后是雙套制一天不滅，檔案數字化就會一直存在。所謂雙套制是文件歸檔一定要紙質和電子雙套歸檔。過去的檔案數字化大多是針對存量檔案的，因為在檔案形成中，大部分原生檔案還是紙質的，為了適應信息化過渡期的需要，會每年把紙質檔案掃描成電子檔案，兼顧歸檔要求和利用效率。而現在國家政策雖然已經很積極在探索電子檔案單套制管理，但是由于檔案管理是千秋萬代的事情，對于永久保存的檔案還是沒有放開完全單套。所以雙套制一天不滅，檔案就會有紙質和電子兩種形式。但隨著信息化程度越來越高，大家應對雙套制的辦法也慢慢從掃描變成打印，也就是原生電子的檔案打印出來歸檔。所以，可以說現在這種形態的檔案數字化行業市場在未來應該是會萎縮的。

三、檔案管理工作注意事項

隨著社會進步和科技的發展，檔案的數量和種類不斷增加，質量要求不斷提高。目前檔案管理工作仍存在三個方面的突出問題，制約了檔案管理工作的開展。一是思想認識不足，人員素質較差。做好檔案管理工作能促進工作更加有效地開展，提高效率。但因其作用是隱性的、潛在的，很多單位并不重視檔案管理工作，各項具體工作措施很難落實到位。同時未及時對檔案管理人員進行相關培訓和引導，待遇欠佳，缺乏激勵機制，導致檔案管理人員素質較差，缺乏努力工作的動力，對本職工作不重視，無責任心，導致檔案管理工作滯后。二是基礎設施不夠完善，信息化水平較低。在當今的信息化社會，檔案信息量快速增長，檔案載體發生深刻變化，逐漸由以前的紙質載體朝電子、紙質共存的局面轉變，這對檔案管理所需要的設備設施提出了更高要求，而現有檔案管理設備設施老化、落后，已不能適應檔案管理工作的開展需求。基礎設備設施的建設跟不上檔案信息的快速發展，兩者形成強烈反差，導致檔案利用率低下，嚴重阻礙檔案工作的創新與發展。三是檔案管理機制不夠健全，制度不完善。檔案管理是一項復雜的工作，很多單位在檔案管理工作方面缺乏相應的工作機制和規章制度，造成檔案管理工作缺乏效率和不夠規范，導致工作乏力。

如何提升檔案管理工作質效是擺在我們面前亟待解決的課題，下面就如何創新思路，突破檔案管理工作的開展瓶頸談談個人見解。我認為，要提升檔案管理工作質量，必須從四個方面入手。一要及時完善規章制度。科學的規章制度是提升工作效率最有效的保障，只有建立相應的規章制度，才能解決管理工作中混亂的局面。單位要結合實際，及時建立、健全各項規章制度，并落到實處。二要強化思想認識。充分認識檔案管理工作的長遠意義，高度重視檔案管理工作，并對檔案管理人員適時開展業務培訓，建立激勵機制，落實獎懲制度，促進檔案管理人員掌握嫻熟的檔案操作技能與知識，樹立科學的信息管理意識，有效提升自身素質、責任感和工作積極性。三要主動適應時代需求。信息化是時代對檔案管理工作提出的要求，先進的設備設施、科學的管理理念、優秀的管理人員是檔案管理信息化不可或缺的要素，要著力提升檔案管理的信息化水平，促進檔案信息資源的科學、合理、有效利用。四要善于創新。要增強創新意識，提升創新動力，突出能力創新。

對于紙質檔案管理工作，要建立在平常的認真、仔細、及時的基礎上。在日常工作中，做到隨時整理、分類、歸檔，做到規范化。建立完善的借閱制度，做好借閱記錄及歸還記錄，做好檔案柜及檔案盒目錄索引并保存電子版，借閱時可以先從電子索引找到該文件所在的檔案盒檔案柜，這樣就可以快速方便地找到文件。除此之外，檔案的存放環境也是比較重要的。檔案庫房“八防”措施：1.防高低溫，檔案庫房配備溫濕度計，合理監控好溫度，控制在14—24℃為宜。2.防干燥防潮濕，檔案庫房配備溫濕度計，經常檢查記錄，合理監控好濕度，控制在45—60%RH為宜。3.防水：經常檢查檔案庫房頂部，發現漏水及時處理。4.防火：檔案庫房附近嚴禁堆放易燃易爆物品，嚴禁吸煙，配備滅火器。5.防盜：檔案庫房門窗加固，有條件可安裝紅外雙鑒探測器。6.防塵：保持檔案庫房環境保持干凈整潔。7.防光：檔案庫房窗戶應掛遮光窗簾，檔案柜不直接被陽光直射。8.防腐：檢測檔案庫房內二氧化碳、二氧化硫等有害氣體的含量，應適時通風，降低有害氣體的含量。

隨著檔案數字化、信息化的逐漸融合和發展，越來越多的機構使用計算機系統管理和利用檔案，最多的形式表現為無紙化檔案管理：

1.已有的紙質檔案通過數字化方式（掃描上傳），將原有的紙質檔案轉為電子檔案管理利用。

2.工作中新增加的檔案，盡可能地最大化以電子檔案的形式管理利用。

3.掌握檔案資源主動權

（1）做好管理系統與檔案管理系統的對接工作，如OA對接，減少檔案信息二道手。

（2）做好檔案著錄自動化工作，利用智能技術根據檔案的內容和信息，自動完成檔案著錄，讓檔案工作者從煩瑣的管理工作中解脫出來。

（3）做好檔案質量檢測工作，利用智能技術對人工著錄信息進行檢測比對，保證信息準確性。

4.安全保存檔案資源

（1）系統定期自動備份數據，并對存儲狀態實時監控，避免存儲空間不足等問題造成電子檔案缺失。

（2）對接RFID庫房管理系統，簡化實物檔案利用流程，提高檔案利用效率。

5.檔案管理手段多樣化

（1）面對多種格式的檔案，支持多種格式的轉換和保存。

（2）業務管理流程多樣化，根據實際情況自定義業務流程，滿足多樣化業務場景需要。

6.檔案資源藏用兼重

（1）查找是一切利用的基礎，充分利用智能技術在查找搜索上節省更多時間。

（2）編研工作智能化，實現命名實體識別和關系抽取，并自動形成關系圖譜，減少工作量的同時保證完整性。

（3）按需自定義生成檔案數據報表，使數據可視化。

四、結語

隨著數字化、信息化、智能化在檔案工作中的不斷發展，以及大數據、人工智能等技術在檔案系統及檔案館建設中的不斷融合與進步，將會產生越來越多的有利于檔案工作發展的新方法、新理念，從而助力我們國家的數字中國戰略。

參考文獻：

[1]陳文惠，王文強.企業電子檔案管理的問題及改進措施[J].機電兵船檔案，2021

[2]楊 會.新形勢下事業單位電子檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內外，2021

[3]張瀚文.淺談新形勢下事業單位會計檔案電子化存在的問題及解決措施[J].納稅，2021

[4]任國珍.電子信息技術在電力企業檔案管理中的實踐運用[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2021

[5]曲 暢.電子檔案在事業單位檔案管理中的價值分析[J].品位·經典，2021

[6]傅榮校，章燕華.電子文件管理機制研究[J].檔案學通訊，2011

[7]屈一平.中國規劃電子文件管理[J].瞭望，2011

[8]劉越男.融合之路：中國電子文件管理的體制和機制[J].檔案學通訊，2009

[9]徐 晶.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].科學與財富，2014

[10]岳 銳.電子檔案管理與傳統檔案管理的區別[J].黑龍江科技信息，2011

[11]王莉娜.淺談電子檔案與傳統檔案管理工作的區別[J].辦公室業務，2013

[12]王翠玲.電子檔案管理與傳統檔案管理的比較分析[J].赤子，2012

[13]方 芳，李書錦，姚路明，等.淺論電子檔案與傳統檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發與經濟，2011

（作者單位：山西農業大學）