檔案庫房溫濕度控制系統和影響

劉紅云

摘 要：檔案庫房是保存檔案的重要場所，特別是對于醫院保存檔案而言，如果檔案庫房出現異常情況，將直接影響各類檔案材料的保存。特別是當檔案庫房中的溫度、濕度出現異常時，很可能影響檔案材料的保存。面對這種情況加強檔案庫房溫濕度的控制非常重要，本文也將重點圍繞醫院檔案庫房的溫濕度控制為核心展開研究，希望能夠為醫院的檔案庫房管理工作提供一定參考，確保醫院的檔案能夠做到長期保存，進一步發揮出檔案的價值。

關鍵詞：醫院;檔案庫房;溫濕度;控制系統;環境控制

一、相關背景

有檔案的產生就必然有檔案庫房，檔案庫房作為存放和保護檔案的場所，從庫房的選址到外部設計、內部裝潢、日常管理維護等都關系到檔案的使用壽命以及保管安全。特別是計算機技術的進步使得傳統的檔案已經無法滿足現有檔案管理需求，電子文件和電子檔案數量激增，要求現有的檔案庫房不僅能夠滿足多種載體的保管要求，更要考慮此次檔案的特殊保管需求。

其中檔案庫房的溫濕度調節與控制是檔案管理工作中非常重要的部分，不合適的檔案庫房溫濕度反而會加速對檔案的破壞。

特別是處于高溫高濕狀態下。明確檔案庫房溫濕度控制的重要性，并且找到目前檔案庫房溫濕度控制中存在的問題，采取針對性措施，對更好地做好檔案保護工作有重要意義。

二、加強檔案庫房溫濕度控制的意義

1.保證各類檔案的長期保存

檔案庫房的構建是檔案管理中非常重要的部分，通過利用各種手段與方法，從而實現對現有各類資源的有效管理，從而保證歷史記憶連續性，延長檔案使用壽命、保證檔案安全和妥善保存是檔案庫房的基本職能。隨著部分紙質檔案保存時間過于長久，對整個檔案庫房的環境建設有著更高的質量要求。加上其他檔案以及多種儲存方式的電子檔案，面對這種情況加強檔案庫房的溫濕度控制，有利于各種類型檔案的安全、永久保管和方便利用。

2.降低檔案管理成本

建立先進的管理技術和管理系統，實現對整個檔案庫房的集成化管理。大部分檔案庫房管理工作將由系統完成，不僅極大程度地降低了人工成本，進一步細化對檔案庫房溫濕度的控制，還能夠提高管理效率，降低管理機構的成本。特別是對于各類紙質檔案，檔案管理工作人員能夠將更多精力放在該方面，保證紙質檔案管理的有效性。但是現實情況是，由于各種因素影響，導致檔案庫房內的溫度不適宜檔案的長久保存，特別是異常的溫度濕度將直接影響檔案質量。

三、不同溫濕度條件對檔案材料的影響

1.高溫高濕狀態

當檔案庫房內處于高溫高濕狀態，如果紙質檔案本身是采用耐熱性較差的材料，很可能會加速紙張中殘留的有害化學物質發揮，影響紙張的強韌度。實際上不僅是紙質檔案，磁性載體檔案、照片檔案、膠片檔案、實物檔案等對環境的溫度濕度都有著嚴格要求。高溫高濕狀態將直接影響其質量，特別需要注意的是，高溫狀態也會促進各種有害生物的生長與繁殖。部分昆蟲本身以紙張等為食，高溫狀態促進其啃食紙張并導致檔案遭到破壞。

特別是霉菌的存在會讓纖維素發生水解，導致紙質檔案出現變質，嚴重的甚至會粘結成“磚塊”，而霉菌分泌的色素會在檔案上形成不同顏色的斑點，不僅影響紙張強度，還會加速紙張老化，導致紙質檔案出現大小不一的孔洞，對于被嚴重腐蝕的紙質檔案可能根本無法修復，而霉菌這種有害生物產生的分泌物，也會影響紙質檔案保存的質量。

當檔案處于溫濕度均較高的狀態下，還會導致空氣中的有害氣體、灰塵等影響檔案材料。特別是在使用各類檔案過程中，不可避免地需要與空氣接觸，而空氣中的灰塵又十分容易黏附在檔案上，加上環境污染本身就比較嚴重，所以空氣中的有害氣體、灰塵中的顆粒都會加速紙張老化，最終導致紙張變脆。

2.低濕狀態

如果檔案庫房濕度過低，則會導致紙質檔案水分過度蒸發，影響檔案纖維內部的結構，紙張的硬、脆度都會受到影響。

3.溫濕度波動幅度過大或過快

當檔案庫房內的溫度濕度波動幅度過大或者過快，也將影響檔案的保存。在這種變化的異常環境下，材料會出現熱脹冷縮，受脹縮不均勻情況影響，其強度還會產生變化。

可以發現，不管是哪一種檔案，只要處于不合適的溫度與濕度環境中，就會對其材料造成影響。且檔案庫房中存放不止一種類型的檔案，而不同的檔案類型，對環境溫度和濕度的要求也不同，這種情況下建立起一個智能化的恒溫恒濕系統非常重要。

四、加強檔案庫房的環境管理

為盡可能地避免各類檔案受到不良環境、溫濕度的影響，在加強檔案庫房環境管理過程中需要結合當地的氣候條件，對檔案庫房內的溫濕度進行靈活調控，只有確保檔案庫房內的溫濕度達到國家規定的標準時，才能進一步細化管理工作。

1.密閉管理

保證整個檔案庫房內的密閉環境，能夠在一定程度上降低溫濕度對檔案的影響。其中密閉管理的重點是加強庫房門窗的管理，要求在關閉時有著良好的密閉條件，在需要通風的狀態下又能夠開啟。另外還需要安裝防光窗簾，盡可能避免強光。密閉管理僅僅是管理的其中一部分，由于密閉管理并不能靈活調節檔案庫房內的溫度濕度因此還需要采取其他手段。

檔案庫房的密閉環境管理，則需要從檔案的保密級別，對管理方式進行調整，從而實現檔案庫房環境管理水平的提升。在優化檔案庫房環境的過程中，對密閉環境的溫濕度、有害氣體等進行綜合控制，從而實現密閉環境管理水平的進一步提升。檔案庫房的密閉處理要根據門窗結構，在門窗邊沿粘牢膠粘劑，并安裝遮光遮塵的布簾。如果窗戶過多過大，可保留部分窗口為通風用，其他窗口則可以完全密封，提高庫房的密閉效果。

2.通風管理

通過有效通風，從而加速檔案庫房內空氣的交換流通，這對調節檔案庫房內的溫度濕度有著非常重要的作用，且這種方法簡便易行，經濟成本低，還能夠獲得較為滿意的降溫、防潮、升溫等效果。

但是，檔案庫房在通風管理過程中，并非是一項簡單的工作。考慮到醫院檔案庫房的實際情況，需要有技巧地進行通風管理。當檔案庫房外的溫度與濕度都低于檔案庫房內時，可以進行通風。如果檔案庫房外的溫度與相對濕度高于檔案庫房內，則不能采取通風的方法。檔案庫房外的溫度要低于庫房內，但是檔案庫房內外的相對濕度接近或者相同時可以通風，反之則不能通風。為保證能夠發揮出通風效果，進行通風之前需要監測檔案庫房內外的溫濕度，并且通風期間還需要密切注意其變化，完成通風之后，還需要將檔案庫房立即密閉，確保檔案庫房內的溫濕度處于穩定狀態。

檔案庫房通風管理工作的開展，可通過自然通風與機械通風的方式進行處理，自然通風是利用庫內外空氣的溫度差所產生的壓力，達到通風的目的。但是，在實際應用中要考慮天氣情況、建筑結構等因素的影響。機械通風則要設置排風口與進風口，從而達到空氣交換的目的。

五、檔案庫房的恒溫恒濕系統搭建

為保證能夠實現對檔案庫房中各類材料檔案的高質量保管，通過搭建恒溫恒濕系統，實現對檔案庫房內的監測與調控，從而營造出一個恒溫恒濕的檔案庫房環境。在這方面，可以利用各種先進設備，借助直接數字控制器為基礎的集散型控制處理設備，現對整個系統的分散控制。通過采用圖形化的監控中心，確保整個系統的可操作性能得到提升，有效保證實現對整個檔案庫房的高效管理。

其中在檔案庫房內的不同地方設置溫濕度傳感器來采集數據，并且將采集到的數據直接傳輸至數字控制器，直接控制各類機電設備采取相應的動作。為了保證整個檔案庫房內的溫度、濕度始終處于合適范圍，在進行搭建過程時，確保數字控制器在服務器出現故障的情況下，仍然能夠做到獨立運行，從而保證整個恒溫恒濕系統的正常工作。

在這個過程中，通過利用數字控制器對恒溫恒濕系統的運行狀態、風量、送/回風溫濕度、庫房溫濕度、故障報警進行24小時不間斷的監測與控制。工作人員可以按照程序預先的設定，自動調整檔案庫房內的空調機組、除濕機執行相關的指令與聯動，可以自由切換手動和自動兩種模式。在手動模式下，相關工作人員能夠實時監測整個庫房內的環境情況，還能夠直接通過手動輸入數據的方式，調節檔案庫房內的溫度濕度。

通過在檔案庫房不同區域安裝溫濕度傳感器并接受直接數字控制器的控制，如果發現傳感器接收到的溫濕度數值與預先設定的數值存在差異，系統會發出相應的指令，啟動空調機組及除濕設備運行，通過利用這種方式最大限度地保證檔案庫房內的溫濕度穩定的保持在設定范圍內。

檔案庫房的溫濕度控制，可利用信息技術，通過溫室傳感器對檔案庫房的溫濕度變化數值進行實時監測，通過溫濕度管理與控制，可進一步提高檔案庫房的整體環境調節控制水平，提高檔案庫存管理效果。

六、檔案庫房的環境建設

檔案庫房內搭載恒溫恒濕系統僅僅是其中一方面。加強檔案庫房的保存環境建設也非常重要。對紙質檔案而言，其溫度需要控制在14℃至24℃范圍內，冬季溫度要≥14℃，夏季溫度要≤24℃，相對濕度需要控制在45%～60%，冬季濕度要≥45%，夏季濕度要≤60%。其他檔案類型的溫濕度要求見表1。在明確不同的檔案有著相對應的溫濕度要求之后，確保每天溫濕度的波動幅度不能超過±2度，相對濕度不能超過±5度。通過利用在檔案庫房中多個數字化溫濕度傳感器，能夠將采集到的數據自動傳輸進恒溫恒濕系統中。管理人員能夠實現遠程控制。系統還能夠實現實時采集和分析溫濕度記錄，將生成的數據反饋給管理員，能夠直接查詢和控制空調機組除濕設備的狀態。

七、不同檔案的溫濕度控制調節分析

文中提到根據載體類型的不同檔案可以分為多種，其中主要可以分為紙質檔案和聲像檔案兩種。紙質檔案的載體為紙張，一般存放在普通檔案庫房內。聲像檔案一般存放在母片檔案庫房內，由于存放的檔案內容不同。對溫濕度的要求也存在差異。相同的是，不管是普通檔案庫還是母片檔案庫，都需要嚴格根據國家標準進行設計，不僅需要保證有合適的凈空高度，還需要保證檔案庫房有著良好的密閉性，同時墻面保溫也需要選擇能夠符合國家標準的材料，此舉對保證檔案庫房內的恒溫恒濕環境有著非常重要的意義。

1.針對普通檔案庫房的溫濕度控制與調節

對于普通檔案庫房溫度要求控制在24℃以內，濕度要小于60%。為保證良好的溫濕度，可以考慮新風機與除濕機配套使用。在不同季節，普通檔案庫房的溫濕度控制工作也存在差異，夏季主要是利用新風系統進行除濕，通過傳感器檢測到新風機組溫度濕度等參數，并且按照預先設定的參數進行設備的控制與調整。而進入冬季，新風機組的干負荷更大，新風機組通過電極加濕器對新風進行加濕，對保證整個房間的恒溫有著很重要的保障作用。

2.針對母片檔案庫房的溫濕度控制與調節

與普通檔案庫房的溫濕度控制與調節相比，母片檔案庫房的溫濕度控制要求更高。不僅要求一年四季都做到恒溫恒濕，且其波動范圍更小。實際上可以考慮采用文中提到的搭配恒溫恒濕系統，通過利用搭配恒溫恒濕系統，最大限度地減小整個母片檔案庫房內溫濕度波動。

八、結語

在傳統檔案保管模式下，檔案庫房的建設經歷了漫長的發展過程。其中保護好各類檔案，避免各類檔案受到不良因素影響，加強檔案庫房的溫濕度控制是管理工作中非常重要的一方面。由于檔案庫房內的溫濕度標準已經被設定，但是所處區域環境不同，加上技術的進步，如何更加高效地開展檔案庫房溫濕度工作成了需要面臨與解決的主要問題。在這種情況下，深刻理解國家檔案局對檔案庫房溫濕度的具體規定，將不同類型的檔案結合實際環境，開展更加靈活的溫濕度調控，對保護各類檔案，讓檔案更好地服務社會有著非常重要的意義。隨著信息時代的到來，國家對信息化的投入加大，我們面臨著對海量電子文件和電子檔案的管理問題，檔案庫房的構建將顛覆傳統思維模式，從真實向虛擬化轉變，從實體空間的建造轉移到數字空間的構建是今后檔案管理的發展方向。

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（作者單位：重慶大學附屬涪陵醫院）