房地產檔案管理工作中的常見難點和對策

梁軍

摘 要：房地產產權交易活躍，成交量不斷增加，房地產檔案的利用頻率日益加快，利用需求的不斷增長，對房地產檔案管理提出了更高的要求，對房地產檔案的管理水平提出了新的挑戰。本文探討了房地產檔案的重要作用，分析了房地產檔案管理工作中面臨的問題并提出了相關對策，為提高檔案管理水平提供了一定參考。

關鍵詞：房地產檔案;管理;難點;對策

房地產檔案是城市建設和管理的基礎，它是確認房地產產權的重要依據，也是豐富的檔案信息源。房地產檔案館保管完整齊全的房地產檔案，是保障所有權人合法權益的重要依據，也是進行城市規劃和建設必不可少的基礎材料，是反映城市房屋和土地現狀的縮影，也是衡量一個城市管理和房地產管理水平的重要標志。

一、房地產檔案管理

房地產檔案管理主要是登記房產產權，后再結合房地產產權的動態及動態化變遷最終完成相應的檔案管理。具體來說，其內容包含了建檔、檔案內容變動、保存以及關乎稅收等工作的關聯性應用、拆遷后的銷檔等。房地產本身就屬于一種綜合屬性的商品，所以了除普通的檔案管理，也會有一些工作內容會隨著房地產屬性的變化而得到補充。現階段，我國的房地產檔案管理工作依然處于初級階段，特別是對一些人名下擁有的房產數量還不清楚，所以，政府針對此提出了對于房地產檔案管理工作內容的擴張和完善，同時又包括房地產檔案管理相關數據庫的構建，便于為房地產檔案管控工作提供一定的數據依據。

二、房地產檔案管理的意義

伴隨我國整體經濟水平的不斷提升，房產成了人們生活當中非常重要的一部分，與此同時，對房產檔案管理工作的特別重視，房產檔案管理會直接對人們的房屋產權證明造成影響，且房地產檔案作為房屋產權登記管理的真實數據記錄依據，其同樣是城市建設管理工作的一項重要內容。鑒于房地產方案本身具備的廣泛性、變化性，其會成為后期相關工作規劃的關鍵性依據，也是有效解決房屋糾紛問題的重要資料，從法律角度來說，它屬于一種財產證據。

但在現實工作中，普遍存在一種對房產資料輕利用而重管理的現象，并且，大多數管理體制也都存在非常嚴重的不合理性，缺乏規范的檢索體系以及工作人員職業素養較低等許多問題依然存在。

三、房地產檔案的價值

房地產檔案的載體形式有很多，其中以在檔案盒中存放的紙質檔案最為常見，除此以外還有采用電子影像資料及微縮膠片等形式保存的資料。房地產檔案的價值主要集中在借鑒價值和憑據上，檔案信息是具有借鑒價值的，例如交易檔案中的某次交易價格就可以為其他房產交易確定交易價格時提供參考;房地產檔案還具有憑據價值，檔案信息是業務、審批過程的最終確認資料，具有憑據功能，例如根據房地產登記檔案可以證明當地房產的登記行為。

房地產檔案的作用主要體現在法律上的證據作用、文化傳承及保護作用、房地產相關業務可用于參考借鑒以及檔案信息形成效果核查等。房地產檔案的作用主要包括：

第一，房地產檔案可以為政府制定決策提供參考。房地產檔案是對房地產活動形成過程中社會、政治、經濟、文化的發展情況的具體記錄，當政府需要完善城市建設及制訂經濟發展計劃時，可以充分利用房地產檔案來提供參考。土地經濟是地方政府最為重要的經濟來源，當前城鎮化率不斷提高，土地規劃和房地產項目的總體規劃直接體現著城市的發展方向和趨勢，交通規劃、區域功能及土地規劃等會對居民的生活幸福程度帶來直接影響。

城市建設規劃涉及規劃、拆遷及征地、收儲等眾多環節，必須制訂合理的計劃，對資金進行合理安排，而這就對城市建設的規劃人員提出了很高要求。分析房地產檔案中的相關信息可以提供數據，從而確保能合理制定城市總體設計及規劃。綜合運用房地產檔案中的信息數據和經濟數據，才能確保政府合理開展對城市總體設計和規劃設計。

第二，房地產生命周期所形成的關于規劃、建設及銷售等的海量數據以房地產檔案信息的形式得到保存，根據這些信息資料可以評估房地產業的發展情況。房地產檔案信息可以作為基礎信息提供給政府宏觀經濟決策、房地產市場調控中。

第三，房地產檔案在確保民生和社會公平方面具有重要作用。當前時常發生通過法律途徑解決與房產相關的行政、經濟等問題的情況，涉及房地產的案件經濟價值比較高，直接關系到社會民生和社會公平。對這些案件進行處理就需要查閱房地產檔案中的信息來提供證據。房地產檔案具有法律憑證的作用，可以作為案件中的證據來源，在法院量刑中具有重要的作用。房地產交易所形成的交易檔案數據在確保交易雙方的利益、維護社會公平方面具有非常重要的作用。

第四，房地產檔案是核實房產交易基礎信息的依據。房地產檔案是房地產交易的原始資料，可以用于評估交易之前的房產狀態，判斷交易行為是否能滿足交易要求。按照登記要求，房地產交易時需要在房地產檔案的基礎上建立登記簿作為交易的依據，這樣才能杜絕偽造房產證、在房產限制的情況下通過房產證交易等行為，進而為安全交易提供保障。

四、房地產檔案管理的難點

1.管理制度和體制問題

房地產行業管理存在政府、事業單位和企業三部分情況。一些地區的房地產管理部門由于編制、人員結構限制的影響，房地產交易登記管理部門缺乏業務人員，只好采用外包的方式來招聘社會人員。

2.檔案收集面狹窄

房地產活動過程中會產生大量的檔案，這些檔案的收集整理質量會對檔案利用及管理質量帶來直接影響。一些工作人員移交檔案材料時存在歸檔材料移交不全的情況，僅按照規定收集特定的材料，其他材料則被忽略，這造成檔案館藏內容不夠豐富。一些人錯誤地認為只有紙質檔案才是檔案，對其他載體形式的檔案不夠重視，沒有向檔案部門移交相關材料。檔案管理人員不了解產權檔案的管理流程，缺乏相關經驗，不愿意接管這些檔案。檔案信息資料收集時沒有設計登記前后業務流程，例如登記前項目手冊信息、房地產項目工程檔案，登記后的房屋產前信息等都沒有收集。

房地產產籍檔案收集時缺乏全國統一的規范性文件，產權檔案的收集范圍不統一等，檔案管理人員受到管理工作流程及自身素質的限制，在驗收資料時不能很好地把握材料審查的關口，這造成產權檔案的質量較低。

3.檔案庫房有限

房地產檔案數量多，檔案需要永久保存，但檔案庫房面積有限，這給檔案管理帶來嚴重的負面影響，一些地區在進行檔案管理時為了緩解壓力，選擇在不同庫區存放檔案的方法，但這給檔案的查詢及管理都帶來不便;一些地區選擇在臨時庫房存放檔案，但檔案庫房對溫度及濕度等要求高，一些臨時庫房不能滿足條件從而出現管理隱患。

4.信息化管理水平不高

信息化技術不斷發展的當前，房地產檔案的載體形式多樣，包括影像資料、錄音、照片、圖標及文字，但當前檔案載體形式仍然是以紙質檔案為主，沒有充分納入其他載體形式，房地產檔案業務關聯性強，復雜程度高，檔案及信息管理要求能夠客觀反映出房地產業務的發展、變化及演進過程。一部分業務檔案受到早期房地產業務沒有規范辦理的影響而不能建立關聯關系。一些早期檔案沒有完整錄入，例如沒有清晰描述房屋坐落、沒有錄入身份證號碼等，就造成這些檔案查詢時面臨很多困難。一些自建房、老舊小區沒有建立樓盤表，檔案信息中沒有明確樓棟房屋屬性。

5.檔案管理工作人員綜合素質不高

檔案管理工作人員綜合素質不高體現在意識薄弱，包括專業性不強、保密意識缺乏和數字化能力不高等方面。

房地產檔案管理人員專業性不強，主要體現在檔案工作人員不能深刻認識房地產檔案管理工作，不能及時解決工作過程中出現的問題，這給房地產檔案管理工作帶來很大的困難。

房地產檔案管理人員應當具有極強的保密意識，但一些房地產管理部門的工作人員利用其查詢的權利，非法查看他人房地產信息并泄露。

信息化管理當前在各行各業都應用廣泛，房地產檔案管理正在逐步推進紙質檔案與電子檔案并存的雙套制，但一些檔案管理人員缺乏較高的信息化管理能力，不能很好地操作檔案信息管理系統，這對檔案管理工作的開展十分不便，這就要求檔案工作人員不斷提高自身的信息化管理能力。

6.未登記的房地產仍然存在

一些單位由于缺乏產權意識，外加資料不全、機構人員變動等因素的影響而沒有辦理房屋產權登記。一些房地產開發企業存在運作不規范的情況，前期規劃及用地等相關手續還沒有辦理齊全就開始施工，待建房出售后購房人沒有產權證。其中主要是國有房產，房地產開發建設涉及多個部門，想要補齊這些項目的登記要件難度很大。這些歷史遺留問題可導致以下后果：第一，會對國企深入改革帶來不便，數額巨大的房地產產權底數不清楚，可導致國有企業資產流失、賬外循環及私下轉移等;第二，可導致許多房地產不能在市場轉讓，這對人們改善住房條件帶來嚴重的負面影響;第三，會對房地產投資和融資帶來負面影響。房地產在作價入股及企業融資等經濟活動中具有重要作用，不明確房地產的產權會給這些經濟活動帶來不便。

五、加強房地產檔案管理的對策

1.積極推進制度建設和體制改革

隨著不動產統一登記制度的建立，應在宗的管理體系里根據地理信息整合權利登記，將所有權、使用權在宗地上落實，根據不動產登記的唯一編碼來對業務確權屬性信息進行登錄，要確保所有不動產等級單元都有不動產登記唯一編碼這個“身份證”號碼，這樣才能杜絕反復登記和反復發證等情況的發生。

要進一步完善不動產統一登記的相關法律法規，各地應當按照相關規定制定關于不動產登記業務的法規，從法律法規層面明確規定不動產登記機構的法律責任、職責及權利等。

2.加強檔案的收集

要想將檔案的收集工作做好，對相關部門而言要盡快制定科學的、統一的檔案管理技術規則和規范，應明確規定檔案的收集范圍，文件材料的技術規格和技術指標，還要明確不同業務應當規定的內容等。

3.建設標準化的檔案庫房

要建設標準化的檔案庫房用于存儲檔案，這樣才能為檔案的安全性提供保障。相關部門要充分認識到檔案庫房的重要性，積極建設專用房地產檔案庫房，這樣才能為開展高質量的檔案管理工作提供保障。要按照國家相關規范來選擇檔案庫房，領導者要重視按照相關標準維護已有的檔案庫房，積極建設獨立的、現代化的檔案館，這樣才能滿足檔案量不斷增加對檔案存儲提出的要求。

4.進一步提高檔案信息化管理水平

要進一步提高檔案管理信息化水平，房地產檔案信息管理軟件要能為檔案信息管理全程服務，要進一步完善登記業務收件要求，業務收件時要納入審批過程及結果材料。管理軟件系統要進一步完善查詢功能，支持利用身份證號碼、產權證號、房屋坐落、產權人姓名、業務卷宗號、檔案編號等關鍵詞進行檢索，支持復合條件檢索等。電子檔案中應能查看已經經過數字化處理的所有檔案信息，要能看到檔案發生抵押、轉移等關聯業務時的相關信息。

5.管理人員培訓

房地產檔案對管理人員提出較高的綜合素質要求，需要其具備多個領域和學科的相關知識。檔案管理人員的政治思想素質必須優良，要能從政治高度去看待檔案管理工作，這樣才能確保檔案信息安全、利用安全和實物安全。檔案管理人員需要具有較高的業務素質，要能夠熟悉登記業務流程和各個環節的內容，熟知檔案信息資料的重要作用，熟悉檔案管理及房地產業務的相關法律法規及規章制度要求，了解檔案的歸檔要求等，除此以外還要具備熟練操作檔案管理系統來開展工作的能力。

為了提高檔案管理人員在知識層面、專業素質和政治素養各方面的要求，相關部門應當重視對管理人員在信息化管理、檔案能力培訓及法律知識、政治素養等方面的培訓。要與房地產政策法規的變化相結合，積極順應信息技術的創新趨勢來開展對人員的培訓，建立一支精通信息化知識、房地產管理及檔案管理的作風優良、政治素養較高的房地產檔案管理隊伍。對房地產檔案管理人員而言，其也要重視對自身素質的不斷提高，要積極學習房地產檔案形成的規律，深入學習與房地產相關的司法知識、房地產項目測繪、建設及拆遷等相關的知識，這樣才能深層次理解房地產檔案信息資料的形式、類別及形成原因等。

選拔懂計算機管理、具有較高素質的綜合型人才，從而在房地產檔案管理工作中提高計算機信息技術的應用效率，為充分利用房地產檔案及檔案管理系統提供保障。

6.積極處理歷史遺留問題

要按照尊重歷史、實事求是的原則，需要對那些沒有糾紛的房地產要件進行簡化登記，盡量解決產權歷史遺留問題。對作為歷史遺留問題的未經登記的房產，需要按照宜粗不宜細的原則進行處理，在登記發證時需要做到權屬無糾紛、建筑合法、房屋安全。由住宅管理部、房地產管理部門及規劃部門等相關部門聯合處理歷史問題。在解決歷史問題的基礎上，應當持續完善市場運行規則，規范政府、購房人及房地產開發商的行為，從而減少歷史問題的再次發生。

六、結語

檔案管理工作人員需要結合實踐工作，開展深度的業務研究分析，由此才能保證檔案資源的開發與應用，保證房地產檔案管理的各個環節都能根據行業標準順利進行。由此，我國建筑行業在房產基礎工作的引導之下，發展水平也能進一步提高

參考文獻：

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[2]葛新月，張友炎.關于房地產項目檔案全周期管理的幾點看法——以中國金茂大寧金茂府項目為例[J].蘭臺世界，2016

[3]施偉華.上海房地產權屬檔案管理現狀研究[J].蘭臺世界，2016

（作者單位：安康中心城區房產交易與物業事務中心）