分析新形勢下人力資源和社會保障局的檔案整理方法

王艷

摘 要：在新形勢下，人力資源和社會保障局檔案工作也面臨著新挑戰，為了能夠更好地適應當前工作發展需求，優化檔案整理方法、創新檔案管理理念，才能夠從整體上促進檔案工作順利開展，并提高檔案工作水平。但是，從現階段人力資源和社會保障局檔案工作的情況來看，其中還存在一些不容忽視的問題，如：檔案管理得不到重視、缺乏完善的管理機制、檔案整理不嚴謹等等，這些問題在很大程度上影響了檔案工作的順利開展，本文基于此，對相關檔案整理方法與管理策略進行幾點具體分析。

關鍵詞：人力資源和社會保障局;檔案工作;整理方法

引言

人力資源和社會保障局檔案管理工作比較重要，并且其具有較大的價值。首先從宏觀角度來看，人力資源和社會保障局檔案管理，為國家公務人員的選拔和任用提供基礎數據，同時也是國家人力資源管理等工作開展的基礎。檔案管理對于許多行業和部門的發展都有一定的促進作用。其次是從微觀角度來看，檔案管理工作能夠幫助企業選拔出更適合的員工，可以幫助學生找到心儀的工作，為廣大勞動人口獲得薪酬和各種社會保障提供基礎數據。新形勢下，加大檔案整理方法與管理策略的研究力度是非常必要的。

一、新形勢下人力資源和社會保障局檔案工作存在的問題

1.忽視勞動保障檔案管理

我國人口基數比較大，勞動人口所占比例較大，并且結構比較復雜，所以勞動保障檔案數量不僅多并且管理程序十分煩瑣。新形勢下，在人力資源和社會保障局實際檔案管理過程中，沒有必要的硬件設備支持，有些檔案內容在整理時不及時，造成檔案保存不完整甚至丟失。

2.缺乏完善的管理機制

人力資源和社會保障局的檔案內容比較多，包括很多領域，所以，針對這些檔案進行管理時，應該先對檔案歸屬進行劃分，然后再分配給不同的部門，之后部門再對檔案的類型劃分，進而分類保存，這種檔案管理模式相對傳統，但是一直沿用。這種檔案管理模式雖然比較合理，但是因為人力資源和社會保障局的檔案需要各個部門分別管理，想要實現檔案信息共享，那么所有部門之間都要有良好配合，相互之間緊密溝通。但是，在日常檔案管理時，部門之間并沒有達到預期的合作效果，所以使得人力資源和社會保障局檔案管理出現一定困難。另外，在這種模式下，會增加檔案管理人員的工作量，如某一個人的檔案可能會在多個部門分別管理，這會影響檔案管理的效率。當前人力資源和社會保障局檔案管理缺乏完善的管理機制，不能適應新形勢下檔案管理的需求。

3.缺乏先進的管理模式

人力資源和社會保障局檔案管理模式一直都是采用傳統的檔案管理模式，這一模式下，檔案管理都是以卷數為單位進行整理，相對比較科學，但是也有一些漏洞。隨著經濟的迅速發展，人們的活動內容日益增加，產生的檔案內容也變得越來越多，所以檔案管理工作量越來越大，這就增加了檔案出錯的概率，同時，在檔案管理過程中，可能需要多個人共同管理，再加上保存的卷數內容不明確，會影響后期的檔案使用便利，同時也會增加檔案管理人員的工作量。我國人力資源和社會保障局的檔案管理缺乏先進的管理模式，造成檔案管理效果不好。

二、新形勢下的人力資源和社會保障局檔案管理方法

人力資源和社會保障局檔案管理方法要根據檔案類型合理進行選擇，具體分析如下：

1.紙質檔案整理方法

人力資源和社會保障局檔案可以劃分成兩類，一類是辦公室產生的公文;另一類是各處室歸結出的業務資料。這樣對檔案進行區分之后，檔案管理工作開展的方向就比較明確了。

（1）關于“件”

我們先來看檔案的特點，這類檔案針對性比較強，不能被修改，更不能丟失，并且這類檔案的量不大，因此我們可以使用“件”的檔案整理方法，來對辦公室的文件檔案進行保存管理。

辦公室文件、公文十分重要，并且其法律效應比較強，而且有一定時效性。這類檔案的特點是數量少，不經常查閱，所以在進行檔案管理時，只需要做好檔案的歸檔分類保存即可。結合這種檔案特點，可以采取“件”的檔案管理方式。如果是一些相對復雜的檔案，可以先根據內容做進一步分類，如法律文件、規劃部署等，后期使用的概率比較低，所以不需要十分具體，這樣可以提高檔案管理效率。針對有些管理易發生錯誤的文件，其聯系性比較強，這樣可以從檔案名稱來知道檔案的具體內容，一旦發現管理失誤，檔案管理工作人員也可以快速整理修正。辦公室文件不具有大量館交的情況。

（2）關于“卷”

人力資源和社會保障局的業務檔案具有零散、量大、群體性的特點，所以，針對這類檔案進行管理時，應該做好整合分析，然后采取“卷”的方式來進行檔案整理，可以保證檔案的整體性，能夠根據檔案相關的內容找到其他相關的檔案，發揮立卷檔案整理的優勢。分類概括：業務檔案多數都是民生問題，并且個人檔案居多，采取立卷的方式，可以對檔案的相關信息進行展示，這樣在查閱檔案時，可以快速定位，同時保護檔案的安全。立卷簡易：業務檔案按照其特點，不必逐一姓名列出，只需要列出一些共性的信息，如街道名稱、住宅名稱、所在公司名稱等，這樣檔案的案卷標題簡寫即可，如招工表等，不存在爭議問題。

2.電子檔案的整理方法

（1）電子檔案的整理

對于電子檔案的整理，新形勢下，檔案管理人員應該做到：第一，保證所有電子檔案都規范化管理，并且所有檔案都集中組盤;第二，構建一個完善的數據庫，利用這個數據庫對電子檔案信息進行管理，做好分類，建立不同的文件目錄，便于日后查閱。同時，針對有些紙質檔案，如果進行電子檔案的整理，要求檔案管理人員利用現代化設備將檔案信息錄入計算機，然后借助網絡技術完成檔案數據的傳遞。檔案管理人員完成檔案整理之后，還要進行電子檔案正常的分類管理，做好檔案的分類歸檔，收入電子檔案數據庫中保存。在對電子檔案進行管理時，管理人員要對所有的電子檔案進行整理，全部輸入一個數據庫系統當中，并且要在輸入過程中，附加一些文字和多媒體信息，文字信息主要是對人綜合信息的描述，多媒體信息主要是音頻、圖像等信息。新形勢下，人力資源和社會保障局的檔案內容中，電子檔案比較多，如設備、聲像等。針對電子檔案進行整理時，檔案管理人員需要先將這類檔案進行掃描，然后再將信息按照標準進行整理，便于日后用戶的使用查詢。對于設備類的電子檔案，其檔案已經從紙質向電子轉換，所以，管理人員在管理時，不僅要采取正常的檔案整理方法，還要建立一個工作臺，對檔案進行詳細的歸類整理。

（2）電子類檔案的保護

①電子檔案的保護。目前來看，我國電子檔案保存過程中，一直處于脫機狀態，所以，人們在保存數據時，會將應用軟盤。在新形勢下，科學技術不斷進步，也促進光盤的升級，這是因為光盤在使用過程中，具有抗干擾能力好、結構穩定、保存時間長等優點，所以，人們會將其應用在電子檔案的保存中。電子檔案逐年增加，檔案管理部門充分利用光盤，所以軟盤并沒有被徹底改革。在日常檔案工作中，管理人員應該采取有效措施來對電子檔案進行保護，確保電子檔案的安全。②軟磁盤的保護。針對軟磁盤進行保護時，一是要做到軟磁盤的規格統一，最好使用 3.5 的高保密軟盤，同時保證軟盤的質量，因為軟盤質量對檔案數據的保存有著直接影響。二是軟盤保管時，要選擇合適的環境，避免放置在較強的磁場、震動、有腐蝕氣體等場所。環境濕度也要符合要求，保持在50%，溫度控制在20℃。三是檔案管理部門還要定期對環境進行病毒檢測，避免磁盤被病毒侵蝕。針對一些加密過的電子文件進行保存時，要先解密再保存，如果條件可以，應該轉移到光盤上存儲，延長檔案的保存時間。③光盤的保護。排放、使用要規范：光盤存放時，要保證光盤放置在盒子里，盒子要豎著放置，這樣光盤不會出現翹曲的問題，另外在光盤使用時，也要輕拿輕放，避免出現劃痕，影響光盤正常使用。溫度、濕度良好：光盤存放時，要保證周圍的環境溫度適宜，不能過高，也不能太潮濕。如果光盤一直裸露在外面，很容易氧化，甚至片基霉變。所以，光盤存放的溫度要在14℃—24℃范圍內，濕度要保證在40%—65%之間。做好避光工作：光盤表層都有一層保護層，這個保護層是塑料的，因此，在被紫外線長期照射之后，會受到損傷，甚至提前老化，影響正常的使用。因此，在光盤保存時，要做好避光處理，同時根據光盤、磁盤的保存年限，定期做好復制、轉存工作，轉存之后，還要使用原來的編號繼續保存。

三、新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理策略

1.轉變觀念，重視檔案管理工作

人力資源和社會保障局想要做好檔案管理工作，首先要轉變觀念，重視檔案管理工作。一是人力資源和社會保障局檔案管理部門應該爭取相關領導的支持，給予資金投入，同時還要對檔案管理工作的作用進行宣傳，使得相關工作人員能夠重視檔案管理工作。二是要做好綜合檔案室的建設，所有檔案都統一管理，不僅有利于檔案信息的保存和后期維護，還能實現檔案的共享，為檔案使用人員提供便利。三是構建規范化的檔案管理系統，使得所有檔案數據保持一致性，保證檔案數據的真實完整。

2.落實好機構建設工作

人力資源和社會保障局的檔案管理工作相對比較復雜煩瑣，并且工作量較大，所以，需要有大量的檔案管理專業人員來完成檔案管理工作。檔案管理部門要保證部門內有充足的檔案管理專業人員，并且要做好管理人員的分工，明確崗位職責，以免因為缺人影響正常工作。另外，人力資源和社會保障局要落實好機構建設工作，所有檔案管理工作要在檔案室內完成，并且要保證檔案管理工作全部按照相關規章流程來完成，檔案管理室內要配齊檔案管理的相關設備和工具，同時構建檔案管理的數據庫系統，科學利用各類資源，保證檔案管理工作的有序進行。

3.提高檔案管理人員的專業素質

新形勢下，傳統檔案管理模式已經不適用現代檔案管理需求。一些年齡大的檔案管理人員占比較高，并且其所掌握的檔案管理知識比較陳舊，對于新的檔案管理知識不了解。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理設備一代一代地變更，更多的先進設備引入檔案管理中，檔案管理人員的綜合素質和現代檔案管理發展需求明顯存在差距。因此，人力資源和社會保障局要從檔案管理人員的專業素質著手，提高管理人員的綜合素質，首先要持續組織檔案管理人員學習檔案相關規章制度，以此來提升檔案管理人員的法律意識和管理理念，不斷提升自身的檔案管理專業知識，助力檔案管理工作的開展。同時，還要培養新的檔案管理隊伍，招募一批具有現代信息技術和管理理念的人才，提升整個檔案管理隊伍的綜合素質。

4.建立健全運行機制

人力資源和社會保障局建立健全檔案管理運行機制，由于檔案包括的內容比較多，范圍比較廣，如醫療、養老等。所以，在檔案管理工作正常開展過程中，存在一定的難度，想要保證檔案管理工作的有效開展，就需要完善的管理機制為支撐，進而保證檔案管理工作能夠科學、規范地開展。另外，還要對檔案管理工作人員開展持續的培訓，不斷提高崗位人員的專業素質，提升檔案管理人員的工作能力，以此保證檔案管理工作的高質量開展。

5.強化信息化管理

人力資源和社會保障局開展檔案管理工作時，應該適應現代化的發展，做好數字化轉型，保證紙質檔案和電子檔案之間可以有序銜接轉換，全面提升檔案管理效率，以免檔案因磨損、腐蝕等問題不能正常使用。采用信息化管理方式，不僅可以有效節約經濟成本，還能促進檔案的現代化管理，減少檔案管理人員的工作量，促進人力資源和社會保障局檔案創新管理。在人力資源和社會保障局檔案信息化管理建設中，首先要明確檔案管理的標準，充分借助先進的信息技術，保證檔案數據的管理效率和質量，構建信息化檔案管理體系，有效保證檔案信息化管理效果。

6.檔案管理的其他思索

近幾年，經濟迅速發展，我國的各項制度也在不斷優化變革，相應的檔案管理制度也在不斷完善，檔案管理人員利用現代信息技術，針對各類檔案進行分類，構建一個全面的檔案工作管理體系，保證檔案管理質量。新形勢下，檔案管理工作要具有新時代的特征，同時對檔案管理人員專業素質有著較高的要求。檔案管理新形勢下，檔案管理部門應該不斷創新檔案管理模式，提高檔案管理人員綜合能力素質。人力資源和社會保障局的檔案管理，只能采取分類管理這一種方式嗎？這種方式是以檔案為基礎，找到一種解決方法，其實，還可以從檔案外部入手，找到更多的管理的檔案方法。如法律文案，國家應該出臺一些檔案管理政策，規范這類檔案的管理細則，進而提高檔案管理的效率。再如人力檔案，要設立專門的檔案部門，做好人才檔案的管理和分析，總結出人才培養的規律，同時創新檔案管理方式，保證檔案管理的科學性、嚴謹性、安全性。指派專門的管理人員對人才檔案進行抽查監控，進而確保檔案管理的效果。

三、結語

人力資源和社會保障局檔案工作內容復雜、工作量非常大，其中涉及眾多工作環節，因此，對檔案整理的科學性、合理性要求很高，尤其是在信息化時代背景下，電子檔案逐漸得到應用，但同時原始紙質檔案也需要存檔，此時，加強檔案整理方法的監督與管理，制定完善的管理機制是非常必要的。本文從幾個方面對此展開了分析，旨在更好地助力于我國檔案工作的高效開展。

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（作者單位：山東省單縣人力資源和社會保障局）