淺談我國數字檔案館建設的云模式

韓卓泉

摘 要：數字檔案館建設是各傳統檔案館的轉型和升級，建設數字檔案館是各級各類檔案館發展的必經之路。本文對云計算技術在數字檔案館建設方面的優勢進行了分析，提出云模式數字檔案館是現階段我國數字檔案館建設應采取的最佳模式，指出建立基于省級電子政務平臺的云模式數字檔案館是最優選擇，為云模式數字檔案館的建設提供借鑒。

關鍵詞：數字檔案館;云模式

數字檔案館建設是我國檔案工作信息化的主要內容，是傳統檔案館在現代網絡環境下實現業務轉型、服務升級的主要方式和手段，目前已經成為我國各級各類檔案館的主要工作。我國從2000年開始數字檔案館建設，至今已取得了一些建設成果，但是隨著信息技術的發展以及電子檔案管理要求的復雜化，許多綜合檔案館在數字檔案館的建設過程中，存在缺乏規劃、各自為政、人才短缺等問題，造成了數字檔案館建設資金投入大、效率低下、發展不平衡、進展緩慢等后果。本文從上述問題出發，對我國數字檔案館建設的云模式進行了分析。首先，對云計算技術所帶來的在數字檔案館建設方面的優勢進行了分析，云計算模式解決了數字檔案館在建設初期的資金投入問題，解決了檔案館人才短缺問題，同時云計算模式利于檔案業務的創新，利于數字檔案館進行知識挖掘，實現傳統檔案館的轉型。其次，從數字檔案館的功能、技術發展水平、用戶需求及電子政務發展模式等因素出發，分析數字檔案館建設也是一個不斷發展和完善的體系，需要隨著技術的變革，采取與其相匹配的建設模式，提出基于電子政務平臺的云模式數字檔案館是現階段我國數字檔案館建設應該采取的最佳模式。再次，從宏觀角度對云模式數字檔案館的中央級、省級、市級三種不同層次布局模式進行了分析，指出了各自的特點，提出基于省電子政務平臺的云模式數字檔案館應該是最優選擇。最后，多角度分析了我國數字檔案館建設的云模式，從而為我國數字檔案館建設的進一步發展提供借鑒。

一、我國數字檔案館建設中存在的突出問題

1.發展不平衡

數字檔案館的建設，需要諸多條件的支持，包括人力和財力以及經濟發展水平等因素。我國東西部經濟水平存在較大差異，東部對數字檔案建設的資金投入相對較大，人才以及技術比較強，數字檔案建設的速度相對較快;西部經濟發展比較滯后，專業技術人員相對匱乏，數字檔案建設的觀念陳舊，建設速度相對遲緩。從全國的角度來看，所有的檔案館都面臨著轉型，都需要建設數字檔案館，如何帶動落后地區的數字檔案館建設，是需要考慮的問題。

2.既懂業務又精通計算機技術的復合型人才匱乏

數字檔案館建設工作面臨的環境是多樣的、復雜的、不斷發展變化的。建設一個數字檔案館，需要專業的技術人員，而在我國基層檔案館，精通數字檔案建設的人才奇缺，檔案管理人員缺乏網絡計算機的專業知識，缺乏對大數據技術的分析運用能力，一些基層檔案館甚至連對數據庫和系統進行日常維護的技術人員都沒有，一旦出現問題就只能求助于軟件公司，數據丟失、應用系統無法正常運行的情況時有發生。信息人才的缺乏使數字檔案館建設舉步維艱。

3.網絡社會急盼數字檔案館建設創新

隨著網絡技術的發展，數字檔案館既要解決館藏紙質檔案的著錄、全文數字化存儲和管理問題，又要解決各政府機構形成的電子文件的移交和永久保存問題。此外，還要解決網絡的查詢利用、安全保密和隱私保護、檔案館本地資源的管理問題，以及不同機構間的異構數據的移交、轉換問題、政府機構電子檔案管理問題、政府業務數據庫、政務微博、微信、網站等社交媒體信息的歸檔和存儲問題。在網絡時代，電子文件對軟件系統的依賴性越來越強，如果不從軟件設計開始對電子文件的生成、流轉、歸檔、保存進行規劃和超前控制，將來勢必很難收集到有保存價值的電子文件。

4.數字中國建設亟需加快檔案信息資源建設

數字檔案館建設的核心內容是檔案信息資源，這是檔案部門的生存之本。但在數字資源建設方面，還存在不少問題：（1）數字檔案資源所占比例不高。雖然各個檔案館在建設數字檔案館項目時，都對傳統載體檔案進行數字化處理，但數字化工作量龐大，需要大量的資金投入，從全國來看，各公共檔案館傳統載體檔案數字化的比例并不高。（2）對增量電子文件的接收不力。各地的數字檔案館建設項目，大多把建設的重點放在存量檔案的數字化方面，而對各類在政務系統和業務系統中正在形成的電子文件接收有所忽視。（3）對新型的電子文件收集不利。許多數字檔案館建設項目還在沿用傳統檔案館的工作模式，僅僅是將原來的紙質內容掃描成數字化內容。隨著社會的發展，各類新型的電子文件不斷形成，如政務微博或微信中形成的重要文件、各類業務數據庫中形成的檔案信息等，對這些新型的檔案資源各個檔案館鮮有收集。檔案館的責任是為社會保存真實的歷史面貌，保存社會記憶，如果對這些新型的電子文件不予接收保存，數字檔案館的信息資源建設就缺失了一部分重要內容。

二、云計算應用于數字檔案館建設的優勢

云計算之所以能成為電子政務、數字檔案館建設討論的熱點，就是因為其技術模式和管理模式能解決電子政務和數字檔案館建設中的難題，對于當下的數字檔案館建設來說，云模式表現出來的優勢非常吸引人。

1.云模式解決了數字檔案館在建設初期的資金投入等問題

建設數字檔案館的關鍵是開發和運維數字檔案館應用管理系統，實現對檔案數字資源的管理。而數字檔案館應用管理系統，是建立在計算機硬件、網絡設備、系統軟件、數據庫軟件等一系列平臺之上，伴隨著數據量越來越大，數據處理的要求越來越高，對這些設備的要求也越來越高。假設一個省有一個省級檔案館，下屬10個地級市檔案館，每個地級市又下屬10個區縣。若按照上述的建設模式，就需要建設111個檔案數據中心。那么，全國就需要建立3000多個檔案數據中心（根據國家檔案局的統計，我國現有各級各類檔案館4193個，其中綜合檔案館3322個），若按照上述的建設模式，就需要重復建設3000多個“檔案數據中心”，重復購買3000多套操作系統、數據庫系統等系統軟件，重復開發3000多套應用管理軟件，重復配備3000多個檔案信息管理和維護團隊。若按一個數據中心需要500萬元人民幣計算，則需要花費150億元的初期投入經費，如果一個檔案數據中心每年需要50萬元的經營維護費用（包括人員工資、電費支出、設備更新等），則每年全國的檔案數據中心需要的維護費用為15億元。正是高昂的初期投入成本和運行維護成本，才使一些市縣級的檔案館在信息化建設方面步履緩慢，尤其是中西部一些經濟落后地區的檔案館。而采用云計算技術建設數字檔案館，會大幅降低各檔案館在建設方面的重復投資。

2.云模式解決了數字檔案館技術人才欠缺的問題

我國數字檔案技術人員相對缺乏，絕大多數的縣級檔案館的工作人員總共才10人左右，懂技術的IT技術人員更是奇缺，由于檔案館的待遇問題，也很難吸引到IT人才進入檔案館工作。沒有IT人才支撐，數字檔案館建設就無從談起，IT人才問題成為我國很多市縣檔案館，尤其是中西部地區的市縣級檔案館不能進行數字檔案館建設的主要原因。而省會城市經濟相對發達，薪資水平也比較高，可以吸引更多優秀的IT人才專注于數據中心的管理和維護。困擾數字檔案館建設的人才問題，在云模式下將不再是問題。

3.云模式利于檔案業務的創新

檔案管理過程中，對于重要的檔案文件一般要求做到異地備份，而現有的省級和副省級城市的檔案館一般采取結對子互為異地備份，備份形式采取脫機載體異地備份，如陜西省檔案館和北京市檔案館簽訂了互為異地備份協議，雙方將本館保存的重要文件的電子檔案副本，存儲到脫機的磁盤、磁帶、光盤里，運輸到對方檔案館，保存到對方的檔案庫中。這種方式效率低下、維護成本高昂、恢復所用時間長，具有諸多弊病。如果采用云模式，可以通過網絡在多個云計算中心之間互相建立災備中心，其效率和可靠性都要高于載體異地備份。云模式作為一種新的管理模式，必將促進檔案管理的創新，相信以后除了云歸檔、云備份之外，還會有云安全、云加密等更多新的業務形式產生。

4.云模式利于數字檔案館進行知識發現和挖掘

檔案信息相較于圖書、期刊等形式信息，具有零散、雜亂的特點，不利于人們的利用。一直以來，將檔案信息有序化，在人們需要檔案時能快速準確地找到需要的檔案信息，始終是檔案管理的目的，也是檔案管理難以解決的問題。從早期的手工分類、排序、裝卷，到對檔案信息進行著錄、標引，錄入數據庫系統進行檢索，無一不是為了實現這一目的。隨著數據庫技術的發展，信息的整序、信息的檢索已不再是難題，但新的問題又產生了，即我們如何在數字檔案館存儲的這個龐大的有序體系中找到知識，發現人們感興趣的內容，如何發揮龐大的檔案信息庫的價值。近年來，在云計算技術之上發展起來的大數據技術給我們指出了一條道路，云計算將海量的檔案信息集中在一起，利用大數據分析和挖掘技術，從海量的檔案信息中找到知識，充分實現檔案的價值。

三、數字檔案館建設的最佳模式

隨著IT技術的發展，電子文件、電子檔案大量產生。數字檔案館在提升傳統檔案館的服務水平，提高數字檔案資源管理能力，滿足網絡時代人們對檔案信息的需求方面，顯示出無比的優勢，因此建設數字檔案館成為當前我國各級各類檔案館的主要工作內容。我國在21世紀初開始進行數字檔案館建設，在東部經濟發達的地區取得了一些成就，但在全國范圍內數字檔案館的建設狀況并不能令人滿意，很多檔案館投入了巨額的建設費用，卻成效甚微。究其原因有多方面，其中數字檔案館的建設模式是一個不容忽視的因素。在云計算、大數據等新技術不斷發展的時代，有必要對我國綜合數字檔案館的建設模式進行重新思考。隨著云計算技術的發展，數字檔案館的開發運行模式必然從個體模式向云模式轉換。我國的各類檔案館按照分級領導的管理體制，可分為中央級、省級、市級和縣（區）級四級。云模式代表的是資源共享、平臺共用，因此云模式下的數字檔案館建設在我國可分為中央級、省級、市級三級。

1.中央級數字檔案館云模式

中央級數字檔案館云模式，也可稱為國家檔案云模式，是以國家檔案局和中央檔案館為主體，以國家政務云為平臺，在全國范圍內搭建的數字檔案館云平臺，其目的是將全國3000多個檔案館全部納入該平臺，做到資源的高效利用。

在國家檔案局的主導下，在全國建立3～5個檔案云數據中心，這3～5個檔案云數據中心可以分布在全國不同的區域，如北京、西安、廣州、上海等地，可通過網絡實現對本館資源的遠程管理和利用。也可通過云備份技術，互為檔案資料的備份中心，解決數字檔案的異地異質備份問題。國家檔案局主導下的檔案云數據中心，只需專注于檔案應用系統的開發，以滿足各類用戶通過不同方式利用其權限許可的檔案信息。

2.省級數字檔案館云模式

省級數字檔案館云模式，是以各省為單位，以各省檔案館為主要建設單位，以省級電子政務云為平臺，在各省搭建的數字檔案館云平臺，其目的是將某個省級行政區劃內的各市、縣（區）數字檔案館都集中在該云平臺上，發揮省級檔案館的技術優勢，實現檔案資源的統一管理。

省級數字檔案館云平臺，比較符合國家電子政務發展的戰略。現在國家電子政務云平臺基本上是以各省為中心建設的，而省級數字檔案館云平臺也以省電子政務中心為基礎，適應了各省電子政務的發展戰略和發展模式。另外，以省為中心建立的數字檔案云平臺，在人才上也有優勢，一般省會城市相對比較發達，可以吸引到IT技術人才以及其他各類在建設開發維護云平臺時所需要的專業技術人才。正是由于這些原因，北京市、陜西省等都相繼提出了建立數字檔案館云平臺的方案，因此省級數字檔案館云平臺應該是檔案云發展中的最佳模式。

3.市級數字檔案館云模式

市級數字檔案館云模式，是以各市為單位，以市電子政務云平臺為依托，在一個城市的范圍內搭建形成的云模式數字檔案館平臺。在運行和開發模式上，它和國家檔案館云平臺、省級檔案館云平臺沒有本質區別，僅是規模和服務范圍的區別。但是，由于市級數字檔案館云平臺覆蓋的范圍沒有省級、國家級大，進入平臺的區縣檔案館及政府機構檔案數量相對不多，所以有建設速度快、容易推廣實施的優點，但在更大范圍內實現檔案信息資源的共享，實則相當困難。

四、結語

數字檔案館應用系統是運行在省級電子政務平臺中的一個專業應用，相當于云計算的SaaS。它和傳統的數字檔案館軟件系統不一樣，它采用Web服務交付的方式，不需要在本地安裝軟件，沒有配置、管理等問題，其維護方便、成本低廉。基于省級電子政務平臺的數字檔案館云系統，采用SaaS的模式開發，對于各市、縣檔案館和各檔案室的用戶而言有許多優勢。云計算技術的發展，給國家范圍內數字檔案館建設提供了技術基礎，同時云計算能成功解決數字檔案館建設過程中的經費、技術、人才等問題。因此，省級數字檔案館建設的云模式契合當前檔案信息化工作的總體目標，以期對當前我國數字檔案館建設提供借鑒。

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（作者單位：寶雞文理學院檔案館）