基于EHR平臺的醫(yī)院人事檔案管理問題和對策探究

祝坤

摘? 要：本文以EHR平臺上醫(yī)院人事檔案管理為切入點，深入探究檔案管理創(chuàng)新的途徑與方式，通過對EHR平臺上醫(yī)院人事檔案管理工作特點的了解，研究和發(fā)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理難題，并提出針對性的對策與方法，以期能夠提升醫(yī)院檔案管理的痕跡學(xué)水平，促使醫(yī)院人事檔案管理工作邁上新的臺階。

關(guān)鍵詞：EHR;醫(yī)院人事檔案管理;痕跡學(xué)管理

Abstract： This article takes the hospital personnel file management on the EHR platform as the entry point， and explores the innovative ways and methods of file management. Through the understanding of the characteristics of hospital personnel file management on the EHR platform， it studies the problems of hospital personnel file management， and proposes targeted countermeasures. It is hoped that the methods can improve the level of trace science of hospital Archives management and promote the management of hospital personnel Archives to a new level.

Keywords： EHR; Hospital personnel file management; Trace management

為滿足醫(yī)院現(xiàn)代化管理的實際需求，電子人力資源管理（EHR，Electronic Human Resource Management）已經(jīng)被越來越多的醫(yī)院引入，用以實現(xiàn)醫(yī)院人力資源管理的核心內(nèi)容，即人員管理、人才管理、科研成果、其他管理、表格工具、報表管理、權(quán)限管理等功能。對此，本人以此為研究對象，分析EHR平臺醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，探究其解決方案。

1 基于EHR平臺的人事檔案管理工作特點

1.1 人事檔案的存儲內(nèi)容更豐富。醫(yī)院EHR平臺的建立能夠翔實地將人員專業(yè)技術(shù)材料融入人事檔案中。人事檔案是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，記錄著一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等方面的痕跡，起著憑證、依據(jù)的作用。區(qū)別于其他部門，醫(yī)院是專業(yè)技術(shù)人員較為聚集的單位。醫(yī)療工作者相較于其他機關(guān)事業(yè)單位工作人員，在長期的醫(yī)療實踐、科研教學(xué)及日常工作中，會產(chǎn)生大量記錄其專業(yè)技術(shù)活動的資料，我們稱之為專業(yè)技術(shù)檔案。

依托EHR平臺，人力資源管理部門能夠及時、完整地將專業(yè)技術(shù)人員日常工作生活中關(guān)于資格證書獲得情況、學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、發(fā)表論文、專著情況、科研情況、參加國內(nèi)外學(xué)術(shù)會、交流會議情況、開展新技術(shù)、各種醫(yī)療活動記錄、醫(yī)療安全行為記錄、專業(yè)學(xué)會任職情況、繼續(xù)教育學(xué)分獲得情況等專業(yè)技術(shù)檔案內(nèi)容記錄到人事檔案中。它不僅能夠進一步豐富人事檔案內(nèi)容，提升醫(yī)院人事檔案的完整性，而且對醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)人才隊伍建設(shè)起到重要作用。

1.2 人事檔案的痕跡管理更突顯。醫(yī)院人事檔案的痕跡化管理是在各項人事管理工作過程中，從時間方面和內(nèi)容方面，展開不留空隙、細化的信息數(shù)據(jù)記錄留存。醫(yī)院EHR平臺的建立，使人力資源工作人員能夠?qū)ο嚓P(guān)人員的狀態(tài)進行管理并同步到人事檔案中，進一步突顯醫(yī)院人事檔案的痕跡化管理特點。痕跡化管理有助于醫(yī)院對職工的日常管理活動進行倒查和分析，提升人力資源管理的效率和效能。

依托EHR平臺能夠?qū)崿F(xiàn)工作人員狀態(tài)和工作經(jīng)歷（履歷）的連續(xù)記錄和文字、圖片、影音等數(shù)據(jù)的高效存儲。傳統(tǒng)人事檔案中，職工履歷僅能通過干部任免表來進行記錄和逆向查詢，往往也只是在工作調(diào)動和職務(wù)晉升時才會被記錄。然而基于EHR平臺，人力資源管理部門首先能夠?qū)ぷ魅藛T的狀態(tài)（如進修培訓(xùn)人員，待崗人員、內(nèi)退人員、待聘人員、調(diào)出人員、應(yīng)聘人員等）進行管理，其次能夠記錄工作人員從入職到離職的全程信息（如單位變動、崗位變動、臨時性工作、獎懲情況），最后還能夠?qū)⒁幌盗腥藛T變動的支撐材料（如介紹信、崗位調(diào)動通知單、臨時性工作安排材料、獎懲文件及證書）掃描存儲，確保記錄事項的真實性和完整性。實現(xiàn)人事檔案管理從點到面的管理飛躍，使人事檔案數(shù)據(jù)資源更加豐富。

1.3 人事檔案的參考作用更高效。醫(yī)院EHR平臺的建立，使醫(yī)院管理層不但可以通過數(shù)字化手段對當(dāng)前的人事檔案內(nèi)容進行信息分析，而且可以通過對人事檔案的信息梳理發(fā)現(xiàn)當(dāng)前醫(yī)院人力資源整體運行情況。然后有針對性地強化醫(yī)院內(nèi)部檔案資源交流、信息共享和人才隊伍建設(shè)的能力，進一步提升醫(yī)院的整體管理水平。

依托EHR平臺，人力資源管理部門能夠以信息化手段將人事檔案中的各類信息進行數(shù)據(jù)化保存，并充分利用各種統(tǒng)計、查詢、檢索等方法和工具，多方位、多層次地掌握和提取人事檔案中信息內(nèi)容，為醫(yī)院管理者和上級部門提供決策依據(jù)。如，通過EHR平臺，工作人員可以在短時間內(nèi)對各個人事檔案中的學(xué)歷、職稱、年齡、科室分布等信息進行匯總，制作學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)報告為醫(yī)院管理者提供宏觀數(shù)據(jù)依據(jù);可以第一時間對某一個人檔案中的各類信息進行提取，制作人員情況表（涉及年齡、學(xué)歷、職稱、進修情況、所獲榮譽、社會兼職、工作履歷等詳細信息），為醫(yī)院管理者提供個人選拔任用參考;可以有針對性編制各類人力資源報表上報人社局、財政局、統(tǒng)計局等上級人事主管部門，如：事業(yè)單位人員統(tǒng)計年報（PS報表）、事業(yè)單位工資福利統(tǒng)計年報，工資總額發(fā)放統(tǒng)計報表等等。

2 基于EHR平臺的人事檔案管理工作存在的問題

2.1 相關(guān)制度有待完善。基于EHR平臺的人事檔案管理雖然提升了醫(yī)院人事檔案管理的水平，卻仍需要相關(guān)制度進行規(guī)范。尤其是在信息化高速普及的情況下，人事檔案的真實性、完整性、私密性等特征都需要配套的制度來予以保障和規(guī)范。如何科學(xué)依據(jù)自身管理實際，制定出符合本單位特點的電子人事檔案管理制度，仍是目前醫(yī)院檔案管理部門亟待正視的問題。

2.2 安全隱患有待消減。EHR平臺作為醫(yī)院信息化建設(shè)的一個重要組成部分，本身也呈現(xiàn)出硬軟件集成的特點，同樣面臨人事檔案管理信息化建設(shè)和管理過程中的信息安全問題?；贓HR平臺的人事檔案管理的信息安全問題主要聚焦在原生信息、過程信息、留存周期三個方面的安全性問題。第一，人事檔案初始信息的準確性。準確的信息數(shù)據(jù)是檔案管理的生命線。EHR平臺初建時人員檔案信息需要通過人工編輯錄入，大量的人員信息在人工錄入過程中難免會出現(xiàn)誤差，從而影響人事檔案的準確性。第二，人事檔案管理過程中的保密性。EHR平臺本身的信息化屬性標志著它時刻面臨著來自單位內(nèi)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的潛在威脅。工作人員在EHR平臺上對醫(yī)院人事檔案信息進行管理的過程中，隨時可能遭遇非法訪問，病毒入侵等行為，導(dǎo)致檔案信息丟失、篡改、泄露等危險。第三，人事檔案留存周期的安全性。相比較于傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的管理保存，基于EHR平臺的人事檔案管理還呈現(xiàn)出電子化數(shù)據(jù)信息保存的安全隱患，如代碼安全，服務(wù)器安全，數(shù)據(jù)備份安全等。

2.3 能力建設(shè)有待加強。醫(yī)院的EHR平臺是醫(yī)院信息化管理和醫(yī)院人事檔案管理有機結(jié)合。它將檔案管理工作推向了一個新的高度的同時，也同樣對管理人員自身提出了新目標、新挑戰(zhàn)。醫(yī)院是典型的專業(yè)技術(shù)人員聚集型單位，這里專業(yè)技術(shù)人員多指衛(wèi)生類專業(yè)技術(shù)人員。目前，受公立醫(yī)院崗位設(shè)置的限制，檔案管理系列在醫(yī)院的職稱體系中，不被醫(yī)院重視，缺少晉升機會，導(dǎo)致醫(yī)院從事檔案管理的人員中多數(shù)為兼職人員。在這些兼職的檔案管理人員中絕大多數(shù)尚不具備專業(yè)的信息化辦公技能，也缺乏網(wǎng)絡(luò)安全知識和信息化設(shè)備維護常識。技能的缺失使得人事檔案管理的效率性不高，數(shù)據(jù)再提取作為參考依據(jù)的優(yōu)勢無法發(fā)揮;意識的薄弱使得人事檔案管理的私密性和安全性無從談起。

3 EHR平臺人事檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 健全EHR平臺的人事檔案管理制度。首先，醫(yī)院應(yīng)成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組組織實施醫(yī)院的人事檔案管理信息化工作。領(lǐng)導(dǎo)小組的組長由醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，并且配套專項資金、調(diào)派專職人員用于保障該工作的順利開展。

其次，應(yīng)完善信息化人事檔案的管理制度。目前，基于EHR平臺之類的電子信息化檔案管理制度仍處在真空狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)，參照傳統(tǒng)檔案管理條例的成功經(jīng)驗，并結(jié)合本醫(yī)院信息化建設(shè)的實際情況，因地制宜的出臺一系列信息化人事檔案管理制度。例如，電子簽名制度、權(quán)限查閱制度、檔案信息傳遞加密制度等等，確保基于EHR平臺的各項醫(yī)院人事檔案管理有章可循。

3.2 優(yōu)化EHR平臺的人事檔案管理流程

3.2.1 落實確認簽字制，確保數(shù)據(jù)準確性。錄入EHR平臺的醫(yī)院人事檔案信息要遵照“A崗錄入-本人確認-B崗復(fù)核”的工作流程。由人力資源部門工作人員A完成初始信息錄入，打印信息確認表，再由人事檔案當(dāng)事人簽字確認后，交由人力資源部門工作人員B復(fù)核，信息無誤后方可進行存儲。

3.2.2 落實權(quán)限管理制，維護數(shù)據(jù)保密性。嚴格落實分級分層授權(quán)管理規(guī)范，對不同級別用戶的操作權(quán)限和數(shù)據(jù)訪問范圍進行嚴格控制。針對EHR平臺使用終端連接外部互聯(lián)網(wǎng)的情況，信息部門應(yīng)將該終端的防火墻設(shè)置為最高級別或者暫停該終端訪問服務(wù)器，以確保醫(yī)院人事檔案信息泄露或被入侵篡改。

3.2.3 落實備份管理制，保障數(shù)據(jù)安全性。EHR服務(wù)器應(yīng)設(shè)置信息定期備份機制，一般定期備份周期應(yīng)設(shè)置為一到兩周。人事檔案信息執(zhí)行定期備份機制以后，一旦遇到突發(fā)問題可快速恢復(fù)全部數(shù)據(jù)。此外，基于EHR平臺的代碼安全也很重要。只有經(jīng)過正規(guī)版權(quán)認證許可，并且經(jīng)過專業(yè)漏洞軟件掃描確認的軟件，方可被采購用于EHR平臺，以確保人事檔案管理過程中不會因軟件版權(quán)糾紛而影響到信息安全。

3.3 建立EHR平臺的人事檔案管理的能力提升機制。醫(yī)院應(yīng)在檔案法律法規(guī)、檔案專業(yè)知識、信息化辦公技能等方面強化人員能力培訓(xùn)，通過專題培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流、外派進修等多種方式，逐步提升管理人員業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能。

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