企業電子文件在線歸檔創新實踐探索

楊波

摘? 要：針對中石化面臨的檔案數據爆炸式增長態勢，解析線下歸檔模式存在的現實問題，探討了運用數字化技術實現華北油氣分公司電子文件在線歸檔的創新實踐，提出了構建數據資源池、前置內嵌規范、可信性與安全性保障等方面的創新舉措，以此推進企業檔案現代化管理進程。

關鍵詞：企業電子文件;檔案信息化;在線歸檔;數字技術;數據資源;前置規范;數據可信;信息安全

Abstract： In view of the explosive growth of archives data faced by Sinopec， this paper analyzes the practical problems existing in the offline archive mode， discusses the innovative practice of using digital technology to realize the online archive of electronic documents of North China Oil and Gas Branch， and proposes the construction of a data resource pool， pre-embedded innovation measures in the aspects of standardization， reliability and security， so as to promote the modernization management process of enterprise archives.

Keywords： Enterprise electronic files; File informatization; Online filing; Digital technology; Data resources; Pre-standard; Data trust; Information security

在華北油氣分公司檔案管理業務中，存在著包括四個省兩個行政區的多級單位管理與跨地域單位管理的要求，同時存在OA、EPBP、ERP、財務系統、科研系統等各業務信息系統。分公司各業務歸檔工作前端的信息化程度越來越高，文件多以電子形式生成并流轉。這種態勢造成中石化檔案數據的爆炸式增長，企業信息資源的種類和數量與日俱增，如果歸檔環節還打印出紙質形式歸檔，勢必會成為一種“倒退”，而且每年打印、整理、存儲紙質檔案的成本和工作量較大，與企業的總體目標背道而馳。同時，目前的線下歸檔模式，存在一些有價值的電子文件得不到有效的收集、整理、保管、利用，將導致文件散落、遺失、毀損的情況，造成事實上的“失憶”。因此，在線歸檔勢在必行。

1 構建檔案數據資源池

重點圍繞分公司所有系統的數據匯集，構建分公司檔案資源池。2017年12月，華北油氣分公司勘探開發業務協同平臺（簡稱：EPBP）上線，支撐了分公司物探、地質研究、鉆井、錄井、測井、采油氣、井下作業、油氣集輸、油氣銷售、生產管理等勘探開發主營業務協同工作，橫向跨單位、跨部門、跨專業，縱向貫通分公司機關到基層隊站各管理層級業務崗位，EPBP擁有業務模塊2441個，一級業務采集流程109個，二級業務采集流程838個，業務審批流程51個，日增數據量45000多條，平臺擁有有效用戶2781個，涵蓋10多個二級單位，524個基層單位，涉及470個業務崗位角色。

同步開展勘探開發數據倉庫建設（簡稱：EPBW），依托EPBW建成企業統一數據環境和數據資源管理中心，有序支撐企業信息資源整合和應用系統建設，為油田勘探、開發、工程、科研和生產管理提供了強大的業務數據支撐，目前已持續支撐分公司核心應用20多套。在分公司及各業務部門廣泛應用。

檔案數據倉從后臺將數據匯入，通過數據匯聚、數據構建、數據挖掘、數據分析建立檔案數據全景，進行數據的共享融合、組織處理、建模分析、管理治理和服務應用，為統一數據標準口徑提供服務，是綜合性數據能力平臺。數據倉為前臺業務提供決策快速響應、精細化運營及應用支撐等，讓數據業務化，避免“數據孤島”的出現，提升業務效率，更好地驅動業務發展和創新。

以EPBP為基礎，建設以數據驅動的“數字孿生”。依靠EPBP的持續建設，實現檔案材料100%自動收集。系統解決數據“由哪來、歸誰采、怎么管、如何用”的問題，真正實現數據“源頭唯一、標準統一、集中管理、全局共享”，做實油氣田企業信息化數據基礎。推進管轄范圍內跨地區檔案信息資源的縱向集成與跨部門檔案信息資源的橫向集成，切實推動檔案信息化協同應用，讓檔案信息資源在不同部門、不同地區的系統中自由流通。

2 前置內嵌統一的標準及規范

檔案數據的前端控制主要是根據各業務工作產生檔案情況，梳理不同業務歸檔的標準和規范，建立檔案數據標準體系。分全宗分類型規范管理，同時兼容單套制、雙套制檔案的收集與管理，實現檔案信息的分類、排序、編目、編號、鑒定、統計與利用。大力推進組織、制度、標準等的建設和創新，破解信息孤島和信息煙囪，實現分公司內部的資源共建與共享。

將檔案標準和規范前置，通過前端管控，規范各業務系統歸檔機制，實現檔案歸檔與各部門業務流程“三同時”，即業務開始檔案記錄開始，業務完成同時資料完成，歸檔全過程管控，具備預警與提示功能，對歸檔計劃、進度、完成情況及時反饋至業務及檔案部門，線上一次性完成資料的收集、監督、審核、歸檔工作，實現增量電子化，達到“一鍵歸檔”和“隨辦隨歸”。

將檔案的業務規則、流程、邏輯與業務進行隔離，整合封裝成微服務、組件等前臺友好的可復用共享的能力，將一切檔案業務數據化，實現業務在線化，提高整體業務的靈活性和響應速度，實現后臺資源到前臺敏捷復用能力的轉化。包括工作流引擎、全文檢索工具、四性檢測工具、格式轉換工具、封裝工具、區塊鏈服務、音視頻數據化處理工具、OCR識別轉換工具、人臉識別、語音轉換。

與OA等業務系統進行無縫對接，對于增量電子文件，自動化接收歸檔電子文件，并做四性檢測和處理，實現歸檔狀態登記和全流程監管，推進企業應歸檔材料的自動化歸檔工作，加快推進電子檔案管理創新發展。部門間信息共享和業務協同以檔案管理中心成為公司各部門獲得數據、信息、知識資源的主要來源加以實現。

3 保障檔案信息真實準確

電子簽章。通過建設電子簽章系統，利用數字簽名、時間戳認證服務等實現檔案文件本身的來源真實性認證及法律效力，要求歸檔內容數據本身帶有電子簽章及驗證程序，在檔案管理過程中涉及權責移交時，調用電子簽章系統進行簽字蓋章認證，辦理交接手續。具體建設內容包括數字證書個人證書、數字證書單位/機構證書、電子簽章客戶端、數字簽名服務器硬件服務器、電子簽章服務器端電子簽章中間件、身份認證網關硬件服務器、服務器加密機硬件服務器、時間戳服務器硬件服務器。

數字摘要。數字摘要是密碼技術的一個重要應用，采用單向散列（Hash）函數對文件中若干重要元素進行某種變換運算，得到固定長度的摘要碼（Checksum），并在傳輸信息時將之加入文件一同發送給接收方。接收方接到文件后，用相同的方法進行變換計算，若得出的結果與發送來的摘要碼一致，則可斷定文件未被篡改，反之亦然。檔案移交接收環節中，計算其摘要碼，實現真實性校驗。

區塊鏈。建設底層區塊鏈服務，為上層應用提供區塊鏈存證、校驗、身份、時間戳等功能模塊，在電子文件歸檔和電子檔案保存、共享利用等環節中，將檔案的“可信檔案碼”上鏈存儲，實現電子檔案全生命周期安全管理，留痕可追溯。

以核心業務為基本單元開展建設，實現核心業務流程的上線與各業務環節的核心指標數值的展現與監管，能夠實時反饋辦理情況，展示各業務辦理的成果，實現整體智治，打造政令“一鍵智達”、執行“一貫到底”、監督“一覽無余”的網上協同工作場景。

從檔案信息資源、檔案業務信息中抽取事實和規則，經過統計分析形成檔案知識庫進行可視化展現。按照國家相關歸檔要求對歸檔電子文件做四性檢測和處理工作，推進企業應歸檔材料的自動化歸檔工作。主要實現數據狀態登記、數據可信、數據整理、數據檢測、歸檔移交、數據查閱、數據統計等功能。

待歸檔數據狀態登記方面，接收前端業務系統推送的狀態通知消息并進行待歸檔文件狀態登記，如“公文正在核稿中”。支持以可視化圖形展示流程狀態，實現業務歸檔全流程監管。

運用區塊鏈技術保障檔案數據的可信性，同時綜合運用可視化等技術實現數據整理、檢測、歸檔移交、數據查閱和數據統計功能。

4 保證檔案信息安全

按照《中華人民共和國檔案法》規制：“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”，另外須確保“安全管理”。

來源可靠方面，電子檔案應由經過授權和確認的法定形成者，在既定的業務活動中，在特定的時間，通過安全可靠的系統形成。程序規范方面，電子檔案應明確管理和技術要求，加強電子檔案的形成、歸檔、保存、利用全過程規范化控制，確保各環節程序規范，符合標準規范要求。要素合規方面，電子檔案的內容數據、元數據及管理數據要素均應符合相關標準要求，各組成要素齊全、完整、規范、可讀。安全管理方面，電子檔案管理應建立健全安全管理體系，采取措施保證電子檔案在安全可信環境下管理和運行，確保電子檔案管理安全、過程可溯、長期可用。

強化網絡和信息安全管理，落實責任制，加強管理人員安全培訓，落實檔案信息安全等級保護制度，健全網絡和信息安全標準體系，加大依法管理網絡和保護個人信息的力度，注重“檔案云”的建設與管理，加強檔案館核心管理系統的建設，采取相應的安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，完善檔案備份災難恢復服務機制，確保檔案的真實、完整、可用與安全。

依據《網絡安全等級保護基本要求》，基于公司中心機房，落實安全通信網絡、安全區域邊界、安全計算環境、安全管理中心等技術安全保障措施。安全通信網絡從網絡架構、通信傳輸和可信驗證三個方面進行安全防護。安全區域邊界從邊界防護、訪問控制、入侵防范、惡意代碼防范和垃圾郵件防范、安全審計、可信驗證方面進行安全防護。安全計算環境從身份鑒別、訪問控制、安全審計、可信驗證、入侵防范、惡意代碼防范、數據完整性、數據保密性、數據備份恢復、剩余信息保護及個人信息保護等幾個方面進行防護。安全管理中心從系統管理、審計管理、安全管理、集中管控方面進行防護。配備網絡入侵防御系統、全網行為管理、安全感知管理平臺一體機、數據庫審計、堡壘機、下一代防火墻、終端防護安全、日志安全審計設備以及三級等保測評服務。

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