檔案工作中的“后端反饋調節原理”

摘? 要：后端對于前端的作用，在系統科學和心理學等許多領域中被稱為“反饋調節（控制）”，包含正、負反饋調節兩種形式，以“負反饋調節”為主。檔案工作中存在著前、后端關系及系統適應的問題。此前檔案界所采用的“前端控制”概念有一定的缺陷，而“后端反饋調節”原理具有更堅實的理論基礎和學術普遍性，更符合檔案工作的客觀實際。以檔案工作為核心，形成了兩個反饋調節過程：第一反饋調節過程是檔案管理端（后端）對檔案形成端（前端）的反饋調節過程;第二反饋調節過程是檔案利用端（后端）對檔案管理端（前端）的反饋調節過程。信息技術促進了檔案工作中的“后端反饋調節”的發展。

關鍵詞：檔案工作;反饋調節;負反饋調節;正反饋調節;前端控制

Abstract： The role of the backend to the headend is called 'Feedback Regulation（control）' in system science and psychology， including positive and negative feedback regulation， with 'negative feedback regulation' as dominant. There are problems of headend relationship，? backend relationship and system adaptation in archival work. The concept of 'headend control' previously adopted by the archival field has certain defects， while the principle of 'backend feedback regulation principle' has a more solid theoretical foundation and academic universality， which is more in line with the objective reality of archival work. Taking the archives work as the core， two feedback regulation processes have been formed： the first feedback regulation process is from the archives management end（backend） to the archives formation end（headend）. The second feedback regulation process is from the file utilization end（backend） to the file management end（headend）. Information technology has promoted the development of 'backend feedback regulation' in archival work.

Keywords： Archival work; Feedback regulation; Negative feedback regulation; Positive feedback regulation; Headend control

我們必須有這樣一種概念：檔案工作是所在業務工作（實踐活動）大循環系統的重要組成部分，并且是連接上下兩個循環過程、保持循環持續進行和保證循環不斷上升的重要工具。它既有前端——本體業務端（實踐活動端，包括文件、零次文獻的形成與歸檔）;又有后端——后續業務端及檔案的利用端。而作為從事檔案管理的業務端，檔案工作是連續循環的業務活動過程的一個中間工作環節，所以它就有一個與前、后端的關系及循環系統的適應與適配問題。具體而言，檔案工作中有兩種前后端關系：一是檔案工作之于前端業務工作（包括文書工作）的前后端關系;二是檔案工作之于后端業務工作（檔案利用）的前后端關系。無論是從檔案管理端（后端）到檔案形成端（前端），還是從檔案利用端（后端）到檔案管理端（前端），都要形成良好的反饋調節機制，形成順暢的反饋回路和閉環系統。因此，以檔案工作為核心，就形成了兩個反饋調節過程：第一反饋調節過程是檔案管理端（后端）對檔案形成端（前端）的反饋調節過程，反饋主體是檔案人員和檔案部門;第二反饋調節過程是檔案利用端（后端）對檔案管理端（前端）的反饋調節過程，反饋主體是檔案利用者和業務部門。在這兩個過程中，出現了反饋主體和反饋接收者角色的非同步轉換。

此前，關于檔案工作在業務系統中的系統適應問題，相關理論有“文件生命周期理論”“前端控制理論”等，它們都有一定的合理性，但都有所不足。

檔案學中此前所說的“前端控制”，在系統科學（以控制論為主，也涉及系統論、信息論）、心理學、生物學和電氣工程學等領域中，被稱為“反饋調節”或“反饋控制”，并且，馬克思主義哲學辯證唯物主義在哲學認識論（實踐論）等領域中也為各領域的“反饋調節”學說提供了堅實的理論基礎。它們具有更廣泛的學術意義和更普遍的實踐意義，“反饋調節”在各行各業被廣泛應用，所以筆者在這一概念的基礎上提出了檔案學領域中的“后端反饋調節原理”。筆者所談的檔案工作中的反饋調節包含但不限于此前“前端控制理論”所涉及的內容范疇，它具有更廣泛的時空范疇。

檔案學界此前對檔案工作中的“反饋調節（控制）”問題的研究文章很少，只有劉書旺[1]及李金峰、史江[2]等作者對這個問題略有涉及。本文將對這一問題展開較全面、較深入的論述。

1 從前端控制理論說起

1.1 檔案學“前端控制”理論的來源與基本內涵。在中國檔案學界，“前端控制”（又稱“提前介入”）是一個特定的概念。理論層面的“前端控制”源于20世紀80年代超前控制思想的提出，[3]其后國內外學者對相關學術內容都有所涉及，并最終由中國學者正式提出。關于“前端控制”的來源及基本內容，較早較完整的闡述者是馮惠玲教授。[4]她指出前端控制思想的最初來源：法國檔案學者 C·諾加雷明確指出“檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身”。[5]

檔案信息化是“前端控制”理論提出的重要時代背景。國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》貫穿著這種“重新考慮”思想。它將“干預的時機”確定在電子文件管理系統的設計階段，把原來紙質文件管理系統中的許多“后控制”手段提到了最前端，主張“在文件形成前采取行動”。[6]《電子文件管理指南》（草案）將電子文件的生命周期劃分為設計、形成和維護三個基本階段，這種劃分同現有的文件生命周期理論并非同一立論基礎，它所追蹤的不是文件內在價值的變化軌跡，而是文件從孕育、生成到存在的過程。這個過程對于電子文件的控制具有重要的意義，它提示我們用聯系的眼光看待電子文件的“現實存在”，把過去分環節的階段性管理調整為“協同管理”，而這個“協同”的關鍵在于“使后工序出現的問題提前介入”，[7]即盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的文件管理系統作為管好電子文件的先決條件。

關于對電子文件管理實行“前端控制”的必要性和內涵，馮惠玲教授指出：

“（1）……通過系統設定及時采集必要的‘背景信息和‘元數據，有助于證實文件的形成過程和真實可靠性。（2）設計階段是確定電子文件歸檔范圍的最佳時機。……事先確定歸檔范圍，判定保存價值，確定采集時間和采集方式，包括哪些文件需要保存‘草稿，哪些動態文件需要定期拷貝等，對于保證歸檔文件的完整性、準確性具有決定性意義。（3）為確保保管起來的電子文件具有長期可利用性，需要事先設定某些方面的技術指標，如記錄載體、記錄格式等，還應使系統及時地采集用于檢索的各種數據，以及在文件的恢復和解釋中所必要的各種數據。電子文件管理系統中的數據采集通常從文件收發階段開始，……。（4）電子文件的利用要求也應該在設計階段就予以考慮，……。總之，對電子文件的管理要‘從信息系統源頭做起，在系統設計階段即考慮作為檔案保管的要求，把可能預先設定的管理功能納入系統之中，如果待系統應用后再作改動往往費錢又復雜，而且有時不可能實現。但是，強調前端控制并不意味著一切依賴于設計，檔案工作者在電子文件的形成和維護階段還有許多事要做，以彌補系統設計的缺陷，監督系統的運行和使管理活動得以延續，保證電子文件在其整個生命周期受到嚴密的控制。”[8]

關于“前端控制”理論的來源和基本內涵，任漢中教授也曾簡略概括道：“據論者介紹，‘前端控制的理論依據來自西方學者，法國學者諾加雷提到的是‘考慮‘進行干預的時機;國際檔案理事會電子文件委員會‘主張在文件形成前采取行動。中國學者只是走得更遠一點，直接提出‘前端控制。‘前端控制論的基本觀點是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃，統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能嵌入各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效的監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。”[9]

1.2 “前端控制”理論內涵的合理性與不足

1.2.1 “前端控制”理論內涵的合理性。前端控制理論是以文件生命周期理論（文檔一體化）和全程控制（全程管理）原則為理論基礎，以電子文件、電子檔案的產生與發展為主要契機形成的，它的理論內涵具有一定的合理性。

首先，它強調系統的整體性，特別是強調電子文檔管理系統的整體性和文件（檔案）生命周期全程管理;其次，它強調檔案部門作為系統的后端，為了整體的工作目標，要參與、關心前端的工作，要參與整體系統的設計;等等。

馮惠玲教授認為：“‘前端控制是電子文件管理中非常重要的指導思想，設計階段對其全程管理具有決定性意義。歸檔范圍、歸檔要求、保管要求、利用要求、必要的背景信息采集等都應該事先在電子文件管理系統中給予設定。

近年來，我國推行的文檔一體化管理，實際上就是前端控制思想的體現。在管理電子文件過程中，檔案工作者需要與相關人員進行密切的合作，包括文書工作人員、文件形成者、其它檔案機構、信息技術專家等。在合作中使檔案工作形成良好的運行機制和環境適應性。”[10]

以上這些思想是具有一定合理性的。

1.2.2 “前端控制”理論的不足。“前端控制”理論雖然具有合理性，但也有不足。因此，從產生開始，圍繞著該理論的爭論就沒有停止過。許多學者指出該理論具有種種不足。

關于“前端控制”理論的不足，任漢中教授曾指出三點：“首先，……按照社會分工的基本原理，只有當電子文件轉化為電子檔案，檔案部門才有實際的管理權限。因此，‘前端控制是明顯的越權行為。其次，從檔案管理的基本原理來看，檔案的基本職能是維護歷史的真實，而不能從檔案管理的需要出發去干預原始歷史記錄的產生和形成。……最后，我們應該清晰地認識到檔案工作的社會定位。檔案工作實質上是撿拾人類社會生活中遺留下來的腳印，維護社會生活的真實歷史面貌，是一種相對滯后型的服務工作。我們工作的起點是在社會生活中的歷史事件結束之后，而不是出現在中端或前端，任何時候都不能干預歷史活動的自然生長過程，而影響歷史的真實性，更不用說管理與控制。”[11]

電子政務領域提出了源頭控制的思想。傅榮校教授認為：“相對而言，前端控制是站在檔案館或者說是從檔案學角度進行問題分析和對策性研究，是從文檔一體化管理出發規劃文件和檔案的管理流程。而在電子政務建設中，對于政務信息從源頭進行控制不是單純的前端控制，而是流程重組以后管理行為與目的的自然展現。與僅僅從文檔一體化管理出發規劃文件和檔案的管理流程相比，這種源頭控制的思想具有更廣闊的視野和更強的輻射能力。”[12]

筆者在這里補充三點：第一，“前端控制”理論有一個重要的邏輯前提，即“提前介入”。實際上，從本質上講檔案工作“提前介入”是不存在的。就如同實踐與意識誰是第一性的問題一樣，從本質上講，是先有實踐、后有意識，但意識可以在后續的實踐中“提前介入”。這種意識的所謂“提前介入”實際上是在“先有實踐，后有意識”的前提下發生的，從邏輯起點上講并不是“提前介入”。檔案工作與文件工作之間亦是如此。從文檔大生命周期而言，檔案工作之所以可以介入文件工作，是由于檔案工作者接觸到了此前的文件，積累了相關的經驗，有了評價和改良的基礎。所謂的檔案工作“提前介入”實際上是在此前發現文件工作問題的基礎上進行的，屬于后端反饋的范疇，只是這種后端反饋在后來的工作中表現為所謂的“提前”，它是一種積極的反饋方式。第二，“前端控制”理論的提出者把該理論主要局限于電子文檔管理的范疇中，似乎它是電子文檔管理的專屬理論。但檔案工作中的后端與前端的關系是始終存在的，反映這種關系的基本理論應適用于各個時代的檔案工作。第三，檔案工作中的前后端關系問題，表面上是文件管理與檔案管理的關系問題，但本質上是實踐活動中的前后端關系問題，它涉及到筆者近年一再強調的“實踐本體”的問題，我們看這個問題應該有更深邃的眼光。

1.2.3 解決之道。從整個業務工作系統而言，檔案工作有以下特點：第一，從它在系統的一個業務循環過程中所處的位置而言，檔案工作處于系統后端;第二，從具體的系統控制手段而言，檔案工作主要屬于事后控制;第三，從檔案工作部門在系統中所處的地位而言，它是輔助性部門，檔案工作者群體在系統中一般不屬于主導群體或強勢群體;第四，檔案部門所管理的檔案，是所屬單位經驗基礎的集中所在，對本單位的實踐活動具有重要意義。它既代表過去，又面向未來。

基于以上特點，“前端控制”理論帶來的問題包括：檔案部門可以作為控制的主體嗎？系統后端對前端的影響是控制嗎？“前端控制”具有理論普遍性嗎？“前端控制”在實踐中行得通嗎？

為什么“前端控制”理論內涵具有一定的合理性，但理論界卻有諸多爭議呢？筆者認為，“前端控制”理論在此之前受到了較多的質疑，其中重要的原因是其基本概念——“前端控制”不科學，沒有使用正確的通用的概念。雖然其基本思想并沒有太大的問題（一些具體的說法仍有可商榷之處），但“前端控制”這個概念及其邏輯前提——“提前介入”出現了問題（不可能存在真正的“提前介入”）。名不正則言不順，所以有一個需要“正名”的問題。

那么，后端對前端的積極參與和影響，用什么詞匯表達更合適呢？前端與后端的關系，說到底是整個系統的運行與控制的問題。關于這個問題，我們首先考慮的是系統科學的理論。而系統科學闡述后端與前端的關系，其使用的核心詞匯是“反饋”。所以，筆者的解決之道就是系統科學“反饋調節（控制）”理論的借鑒與引入，即提出檔案工作中的“后端反饋調節（控制）原理”。

檔案工作中的“后端反饋調節（控制）”的理論要點是：

第一，基于實踐本體論，檔案工作處于邏輯在后的位置，它包括哪些管理對象以及這些管理對象的內涵，都是由前端的業務活動決定的。同時，前端業務活動的性質、內容、特點也決定了后端檔案管理的方式、方法，如來源原則、事由原則無外乎是來源于業務活動的組織方式和內容特點。

第二，檔案工作具有反饋（回授）功能。作為一個完整業務流程的后端，檔案工作雖然處于邏輯在后的地位，但按照系統論、控制論的觀點，后端具有反饋（Feedback，或稱回授）功能，即將系統的輸出返回到輸入端并以某種方式改變后續的輸入，形成直接存在因果關系的回路，進而影響和改善系統功能。也就是說，檔案工作可以以后端反饋的方式影響前端并促進整個系統的改進與完善。

需要指出的是，筆者在這里提出的“反饋調節（控制）”理論，不只是包含了此前“前端控制”理論的合理成分，解決了它所面臨的邏輯困境，而且還提出新的更具本質意義的內涵。它不只是對“前端控制”理論的修正，更是對它的完善和超越。

2 檔案工作“后端反饋調節原理”的理論來源與理論基礎

檔案工作中的“后端反饋調節原理”理論萌生于筆者對檔案工作實踐的思考，即檔案工作本身是它的實踐來源或稱第一來源。但學術研究不能僅局限于實踐，也需要借鑒已有的理論成果，特別是相關的哲學學術成果，它們是檔案工作中的“后端反饋調節原理”理論的重要理論來源和理論基礎。

具體而言，系統科學、心理學、電氣工程學等領域中的“反饋調節理論”是其直接理論來源，而馬克思主義哲學的辯證唯物主義認識論是其根本理論基礎，“合目的性原理”等哲學思想也為它提供了重要的理論支撐。

2.1 系統科學、心理學等的“反饋調節理論”。反饋調節（控制）理論來源于系統科學與心理學等。這一原理在人文社會科學領域，一般稱為“反饋調節原理”;在工程、機械等領域，多稱為“反饋控制原理”。檔案學屬于社會科學，所以筆者在這里使用“反饋調節原理”的概念。

心理學的相關研究涉及個性心理學、社會心理學、臨床心理學和健康心理學等心理學領域，強調個人或社會群體的心理調節。[13]系統科學對反饋調節理論的研究以控制論為主，兼及系統論和信息論，以生物系統、信息系統、社會系統為主要研究對象，強調系統進化與控制。[14]

系統科學理論中有三大進化原理，分別為：系統開放原理（主要關注進化前提問題）、系統反饋調節原理（主要研究系統適應問題）、系統漸進分化與中心化原理（主要關注系統演化發展問題），它們是系統科學哲學的重要研究內容。“正如貝塔朗菲指出的，重要的不僅在于研究實體的構成成分，更在于研究它們如何進化發展。”[15]

系統科學理論的三大進化原理都與本文的研究有一定的關系，但其中主要的還是系統反饋調節原理。

所謂反饋，又稱回饋，是系統科學的基本概念之一，[16]指的是系統后端針對系統前端的輸出進行反饋，將相關反饋信息返回到輸入端，比較系統輸出的結果與期望之間的偏差，通過消除偏差以改進系統功能使之符合目標要求的過程。即：在一個系統（包括物質系統、生命系統和社會實踐系統，筆者這里研究的是社會實踐系統）中，系統本身的運行結果，作為反饋信息反過來又可以用來監控和矯正該系統的運行，這種控制與調節方式被稱為反饋調節（控制）。

系統反饋本質上是信息反饋，系統必須從它的內外部環境中獲得信息，并依據分析這些信息與系統目標之間的差距，來調整和修正自己的行為，以使差距縮小，從而達到目標。反饋可以對系統運行起到完善與控制作用，不斷提升系統的功能，實現系統運行的良性循環。反饋是后端對前端的反作用，其特點是根據過去的情況來調整未來的行為，它以一種反作用力影響這個系統的實際過程或結果。反饋調節在生物體和社會體中普遍存在。“反饋系統”也稱“閉環系統”，這類系統具有閉合的回路結構，各種社會、經濟、管理等系統都是閉環系統。反饋過程是連續的，從系統運行開始，就形成了連續的、循環的過程。

通過反饋機制，系統能夠在環境中維持自身的正常運行與進化。反饋也是系統進行自我學習和自我改進的過程。貝塔朗菲指出：“由于‘學習，即把信息反饋進系統中，反饋機制能‘反應性地達到較高級組織狀態。”[17]反饋調節可分為負反饋調節和正反饋調節。負反饋調節通過反饋否定性信息（反饋信號的極性與系統輸入信號的極性相反），發揮出使系統輸出與系統目標之間的誤差逐漸減小、系統趨于完善的作用;正反饋調節通過反饋肯定性信息（反饋信號的極性與系統輸入信號的極性相同），發揮增強系統凈輸入信號的作用。控制論以負反饋調節為主要研究對象。

反饋調節是一種常用的系統調節與控制方法，普遍存在于物質系統（自然界）、生命系統和社會系統中。現在，這一原理已被廣泛地應用到許多領域之中。

反饋調節貫穿于系統運行的全過程，這是一個逐漸趨于目標的過程，而且系統的目標、運行軌跡和運行方式皆具有確定性，它會經常根據反饋信息反復調整，使之臻于完善，并最終實現系統目標。雖然每一次反饋調節都不會解決所有問題，都可能會有誤差，都不一定能起決定作用，但整個系統會有良好的靈活性、適應性和精確性。這種反饋調節在不同的系統中作用大小不盡相同，在生物體中表現得更為明顯，許多生物體就是利用反饋調節來巧妙地維持自己的延續的，如微生物代謝中的酶活性的反饋調節和動物激素分泌的反饋調節等。

與生物體反饋調節的自然反應特性不同，反饋調節在人和社會方面，則表現為一種心理反應，因此它更為復雜。但其基本原理是相近的，如Carver C S和Scheier M F[18]提出的負性反饋模式，他們將負反饋調節理論應用于個性心理學、社會心理學和健康心理學等心理學領域，認為人類自我調節系統的基本結構與機制是差異減少反饋環或負性反饋環（the discrepancy-reducing feedback loop or negative feedback loop，圖1）。這一機制強調目標和反饋之間的比較，并通過反饋達成那些旨在減少目標和反饋之間差距的行為。

反饋控制的一個主要缺點是具有滯后性。反饋控制的主要作用，是通過發現問題、總結經驗和教訓，為未來的實踐活動包括行為方式、制訂計劃和活動安排等提供借鑒。而從衡量結果、分析比較到制定糾偏措施及實施，需要一個過程，這個過程若不夠及時，就會造成不能挽回的損失，貽誤調整的最佳時機，增加控制的難度。此外，事后控制是通過信息反饋以及行動調節來保持系統穩定性的，因而它要求反饋的速度必須快于受控對象的變化速度，否則反饋將失去作用，難以收到應有的效果，甚至會起到反作用，發生系統震蕩，使系統處于不穩定狀態。

反饋調節也會有失敗。這些失敗，首先來自于責任人對實現目標的逃避、放棄或能力不及，其次來自于責任人降低標準。降低標準是一種人為的“標準—操作”不匹配狀態，它往往會導致系統功能的降低。

2.2 馬克思主義哲學辯證唯物主義認識論（實踐論）原理。反饋，說到底是一種認識活動。反饋調節過程，說到底是群體的一種認識發展過程。其哲學認識論的理論基礎主要是馬克思主義的辯證唯物主義認識論，而且，前面所說的系統科學思想與馬克思主義思想具有高度的一致性，“系統思想是20世紀的馬克思主義思想形式。”[20]毛澤東同志的《實踐論》是其中的代表性經典作品。

以《實踐論》為代表的馬克思主義辯證唯物主義認識論與本文所談的檔案工作中的“后端反饋調節原理”有關的理論要點主要有：

2.2.1 實踐是社會的人在社會實際生活的一切領域中所參加的各種活動。毛澤東同志講道：“馬克思主義者認為，人類的生產活動是最基本的實踐活動，是決定其他一切活動的東西。”[21]“人的社會實踐，不限于生產活動一種形式，還有多種其他的形式，階級斗爭、政治生活、科學和藝術的活動，總之社會實際生活的一切領域都是社會的人所參加的。因此，人的認識在物質生活以外，還從政治生活、文化生活中（與物質生活密切聯系），在各種不同程度上，知道人與人的關系。”[22]

毛澤東同志指出“實踐的觀點是辯證唯物論的認識論之第一的和基本的觀點。[23]”[24]馬克思主義辯證唯物主義認識論是基于實踐的，而檔案工作本身就是一種人類實踐活動，其認識活動也是基于社會實踐本體[25]的認識活動。所以，馬克思主義辯證唯物主義認識論作為一種指導思想，對檔案工作中的認識活動具有很高的針對性和很強的契合度。

同時，用實踐的觀點看待檔案工作，我們可以發現，檔案工作本身既是上述實踐活動的一種具體形式，又以保存實踐成果（也是實踐過程中人們認識的成果）作為工作任務，所以它具有特殊的實踐意義，筆者稱之為“雙重實踐意義”。

2.2.2 實踐是認識的來源。毛澤東同志講道：“人的認識，主要地依賴于物質的生產活動，逐漸地了解自然的現象、自然的性質、自然的規律性、人和自然的關系;而且經過生產活動，也在各種不同程度上逐漸地認識了人和人的一定的相互關系。一切這些知識，離開生產活動是不能得到的。……這是人的認識發展的基本來源。”[26]

實踐產生經驗，經驗創造知識。“一切真知都是從直接經驗發源的。但人不能事事直接經驗，事實上多數的知識都是間接經驗的東西，……。”[27]“從認識過程的秩序說來，感覺經驗是第一的東西，我們強調社會實踐在認識過程中的意義，就在于只有社會實踐才能使人的認識開始發生，開始從客觀外界得到感覺經驗。……認識開始于經驗——這就是認識論的唯物論。”[28]檔案作為一種直接經驗——實踐直接創造的經驗價值，檔案工作以這種經驗價值作為管理對象。檔案工作者不能只是作為倉庫保管員，而應成為價值發現者、反饋者。

2.2.3 實踐是認識的目的和檢驗真理的標準。實踐既是認識的目的，也是檢驗真理的標準。在《實踐論》中毛澤東同志寫道：“人類認識的歷史告訴我們，許多理論的真理性是不完全的，經過實踐的檢驗而糾正了它們的不完全性。許多理論是錯誤的，經過實踐的檢驗而糾正其錯誤。所謂實踐是真理的標準，所謂‘生活、實踐的觀點，應該是認識論底首先的和基本的觀點，理由就在這個地方。斯大林說得好：‘理論若不和革命實踐聯系起來，就會變成無對象的理論，同樣，實踐若不以革命理論為指南，就會變成盲目的實踐。”[29]

將這種觀點運用于檔案工作實踐，運用于“后端反饋調節”，有兩個基本點：

第一，實踐是認識的目的。檔案工作中的認識對象既包括檔案工作本身也包括檔案所代表、所關聯的業務工作實踐，認識對應的檔案工作實踐是檔案工作者認識的基本目的，認識對應的社會實踐是檔案工作者認識的根本目的，而反饋調節是反映檔案工作者社會實踐認識成果的重要手段和途徑。

第二，實踐是檢驗認識的標準。檔案是人們實踐中形成的認識結果，檔案管理者的管理活動及后來的利用者的利用活動，這些實踐活動必然客觀上對其形成了某種形式的檢驗，而檢驗結果也需要反饋給相關的業務部門和業務人員。

2.2.4 “實踐—認識”過程與檔案工作中的反饋調節過程的無限循環性。檔案工作的“調節反饋”過程具體體現在群體的“實踐—認識”過程中，群體的“實踐—認識”過程的種種屬性和具體內容決定了檔案工作的“調節反饋”的種種屬性和具體內容。

第一，檔案工作及其中的反饋調節是認識運動不可缺少的環節和鏈條。群體的認識活動是各個業務環節共同參與的，如列寧所說：“現實的各個環節的全部總和的展開（注意）=辯證認識的本質。”[30]而從客觀實踐過程的具體事實來看，檔案工作自然是群體實踐活動、認識活動的不可缺少的環節和鏈條。其反饋調節是它在群體的“實踐-認識”循環中特有的作用形式。

第二，反饋調節是人的認識運動中矛盾與斗爭發展的產物。“客觀過程的發展是充滿著矛盾和斗爭的發展，人的認識運動的發展也是充滿著矛盾和斗爭的發展。一切客觀世界的辯證法的運動，都或先或后地反映到人的認識中來。”[31]實踐中的種種“矛盾和斗爭”必然也會反映到檔案工作中來，反映到檔案工作的反饋調節中來。

第三，檔案工作的反饋調節助力“實踐—認識”活動的循環上升。毛澤東同志說：“實踐、認識、再實踐、再認識，這種形式，反復循環以至無窮，而實踐和認識之每一循環的內容，都比較地進到了相對高一級的程度。這就是辯證唯物論的全部認識論，這就是辯證唯物論的知行統一觀。”[32]這是人類認識的辯證發展過程。按照這一基本原理，在各種長期、連續的實踐活動中必須堅持“實踐、認識、再實踐、再認識”的認識路線，達到螺旋式上升的良性循環狀態。

對事物的正確認識正是“馬克思主義者認為人類社會的生產活動，是一步又一步地由低級向高級發展，因此，人的認識，不論對于自然界方面，對于社會方面，也都是一步又一步地由低級向高級發展，即由淺入深，由片面到更多的方面”。[33]認識運動是逐漸深化，無限趨向于真理的。檔案工作中的“后端反饋調節”就是群體認識“一步又一步地由低級向高級發展”的過程和結果，是檔案工作者在群體認識提高過程中發揮作用的重要表現形式。

實踐本身是在循環上升中發展的，同時在實踐中人們的認識也是循環上升地發展的。“實踐、認識、再實踐、再認識”的過程具有反復性、無限性和不斷上升的特點，“對于過程的推移而言，人們的認識運動是沒有完成的”。[34]將“實踐、認識、再實踐、再認識”的形式循環往復直至無窮，從而實現每一次循環相比較前一次都進入到了更高級的階段，認識在不斷反復的過程中無限趨向真理。這個過程中各相連環節之間，作為一種認識活動的表現形式，經常性地發生著后端的反饋活動，它是這個循環無窮的實踐過程、認識過程的有機組成部分。

第四，“實踐—認識”過程的無窮性與反饋調節永遠不會完結。“社會實踐中的發生、發展和消滅的過程是無窮的，人的認識的發生、發展和消滅的過程也是無窮的。根據一定的思想、理論、計劃、方案以從事于變革客觀現實的實踐。一次又一次地向前，人們對于客觀現實的認識也就一次又一次地深化。客觀現實世界的變化運動永遠沒有完結，人們在實踐中對于真理的認識也就永遠沒有完結。”[35]實踐之無窮，認識發展之無窮，意味著反饋之無窮。

2.3 “合目的性原理”。目的性、閉合性和信息性是反饋調節三大基本特點，其中，目的性具有前提性意義。反饋調節的行為特征，主要表現在當系統偏離所需要狀態或標準時，通過“負反饋調節”糾正偏差，使其回到預期狀態，這就是它的目的性。維納等人認為：“一切有目的的行為都可以看作需要負反饋的行為。”[36]目的性行為成為負反饋調節行為的另一種表達方式，這就使得反饋控制與“合目的性原理”在理論上建立起密切的聯系。所謂“合目的性”，就是指人的實踐活動是有目的的，是為了實現特定的目的、目標而進行的自覺行為。而為了達成目的，不斷地通過反饋調節來改善我們的工作，就成為一種必然性的選擇。在現代社會，控制論領域中的“合目的性原理”則表現為用來表示一切趨向于達成目標的“負反饋調節”現象。

2.4“檔案實踐本體論”。我們在觀察、研究一個單位的檔案工作時，應該將其置于一個什么樣的范疇呢——檔案工作自身？文檔連續體？整個立檔單位的全部業務活動？我們習慣于從檔案工作內部看問題，也比較習慣在文檔連續體或文檔生命周期的范圍內看問題，但我們在沒有習慣于在實踐母體（實踐本體）的范疇內看問題。殊不知，實踐本體才是事物存在的基本時空范疇，實踐本體才是對檔案工作具有決定意義的存在。筆者提出的實踐本體論是考察檔案工作各個方面的理論出發點，也是談到檔案工作中循環反饋的理論基礎。即：我們是從人類實踐活動母體的角度和范疇去考察檔案工作的循環過程的。

3 檔案工作“后端反饋調節原理”的內涵

3.1 檔案工作中的“后端反饋調節”基本關系式。檔案工作并不是一項獨立的人類實踐活動單元，而是各個獨立、完整的業務活動單元的組成部分，是各個獨立、完整的業務系統的組成部分，而且這些獨立、完整的業務系統一般皆具有聯系性、循環上升性。檔案工作是每一個業務循環的最后一個環節、最后一道工序;同時，檔案工作系統并不是一個封閉系統，它存在于一個連續的業務循環系統中。在這個大的連續的業務循環中，它充當著“連接器”“掛鉤”或“中繼站”的作用。因此，系統適配問題就成為做好檔案工作必須解決好的一個重大問題。檔案工作在業務系統的循環過程中，既是前一個業務循環的后端，也是后一個業務循環的前端，在檔案工作中必須解決好這種系統前、后端之間的關系問題。而要解決這個問題，反饋調節是必不可少的，其基本關系式如圖2所示。

說明：

第一，這個關系式是基于實踐業務活動的，是基于業務活動生命周期的，而不是只基于文檔管理和文件生命周期的。檔案工作者必須要有大業務活動的概念，必須要有檔案工作是整個業務活動有機組成部分的觀念。

第二，檔案工作在這個關系式中處于中端的位置，既是終結，也是開始。意味著對于前端業務循環（檔案形成端）它是后端;對于后端新業務循環而言，它是前端。

第三，這個關系式是基于后端之于前端關系的，是一種負循環（反方向循環，←←），發生在正常的業務循環（→→）之后，即發生在“一個完整的業務活動循環→檔案工作→一個新的完整的業務活動循環”這個正循環之后。它是一種業務循環發生后的反饋行為。

第四，后端對前端具有正、負兩種反饋調節作用。正反饋通過后端對前端工作的肯定與贊賞起作用;負反饋通過后端對前端工作的否定與批評起作用，負反饋需要指出問題所在并提出改進建議，從而對整個系統的運行形成調節作用。系統科學、心理學較多地強調負反饋調節的作用，他們認為對系統而言，負反饋調節具有更重要的意義。

第五，這個關系式的前半段，體現的是檔案工作對前端形成檔案的業務活動的反饋調節作用。首先直接體現為對前端文件管理的反饋調節作用。檔案管理來源于文件管理，文件管理是它的前提，檔案管理是文件管理的接續。作為后端，檔案管理通過反饋對文件管理（前端）產生影響，這種反饋主要是指后端具有對前端的評價權和請求權，通過評價提出適當的意見或建議，或根據檔案工作需要對前端工作提出某種業務要求。但反饋調節不應該只局限于對文件管理工作的反饋，而應面向全部業務活動。特別是在數字時代，檔案大數據可以使我們對已完成的業務活動進行全面、深入的信息分析，檔案工作者可以對業務工作提供建設性的意見與建議。

第六，這個關系式的后半段，體現的是后端業務活動對檔案工作的反饋調節作用。作為前面的單一業務過程的末端，檔案工作同時也為下一個業務循環過程準備了條件。它對后續工作具有重要的經驗價值，利用者通過利用前人留下的寶貴經驗作為開展后續業務活動的重要基礎。而利用者的利用體驗反饋，可以成為檔案工作者改進檔案工作的重要調節手段。

總之，檔案工作中存在兩個反饋過程：一是檔案工作作為后端對前端——檔案形成端的反饋過程，我們可以稱之為第一反饋過程。第一反饋過程的重點是檔案形成質量反饋和業務信息分析結果反饋。二是檔案利用端對檔案工作端的反饋過程，我們可以稱之為第二反饋過程。第二反饋過程的重點是利用結果與利用體驗反饋，它有利于檔案部門提高檔案服務水平。在這兩個反饋過程中，以檔案工作為中心，檔案形成端是始端，檔案工作端是中端，檔案利用端是終端或末端。

3.2 檔案后端反饋之檔案工作對前端業務循環的反饋調節

3.2.1 作為一項業務活動循環末端（后端）的檔案工作的基本使命。這主要是檔案管理工作中的前半部分——收集、整理端對檔案工作的前端業務活動的反饋調節。

首先，我們必須明確一個問題：檔案工作是整個業務活動的一個組成部分，它處于整個業務系統的末端。作為整個業務系統的末端，對于所有業務活動而言，它都是后端。而檔案工作作為業務活動的后端，對于前端業務活動來說，有兩個基本使命：

第一，它所面對的是此前業務活動的原始符號記錄性結果，并將這些結果以檔案的方式加以固化和延續，這是人類原始經驗價值的積累與延續。

第二，它對前端的業務活動結果有檢驗功能，并應將這些檢驗結果反饋給前端，以期改善整個系統的運行。

在某種意義上講，業務活動形成的檔案的質量就反映了業務活動的質量;檔案的缺失，就是業務活動的缺失。檔案缺失有兩種情況：一種是業務活動正常進行了，但檔案沒有形成，這只是符號記錄成果的缺失;另一種則更為嚴重，即該項活動根本就沒有進行。以上兩種情況，無論哪種情況，就是業務活動的缺失。

3.2.2 目標與結果具有差異的必然性導致反饋調節。檔案工作所處的業務系統，是一個具有動態目標的系統。

首先，其目標的動態性表現為系統功能的不斷改善與進化以及系統目標的不斷提升與進化。為了實現系統目標，應建立并不斷完善一個科學、先進、符合自身特點的工作系統，尋求達到目標的有效途徑和科學手段。由于實踐活動本身具有動態屬性，其手段與目標只能是動態發展的，只能是階段性的而非終極性的。

其次，由于受到能力和條件等的限制，人們不可能一次性地使自己的工作水平臻于完善。因此，各項工作距離目標要求和對實踐活動客觀規律的認識，必然存在差距甚至矛盾的地方。這些問題必然反映到工作結果上，即檔案工作者的工作對象上，所以它們有可能被檔案工作者發現。

3.2.3 反饋調節的直接對象與本質對象。檔案工作者有責任將自己在工作中發現的問題反饋到前端，使前端不斷地調整自己的工作，消滅問題縮小差距。這個過程，就是反饋調節的過程。這種工作機制，就是反饋控制。當然，檔案工作者發現的，主要是與檔案工作有關的問題，那些與檔案工作關系不大的問題，不易發現。

此前，當談到檔案工作對前端的影響時，主要對象是前端的文書工作。但對文書工作的反饋調節，只是檔案工作對前端的反饋調節的直接對象。這種反饋調節并沒有反映事物的本質，檔案工作對前端的反饋調節從本質上來說，是對業務工作的反饋調節。在發現問題方面，也不只是發現文書制作方面的問題，而是還包括發現業務工作方面的問題。

3.2.4 反饋調節的內容。第一，檔案工作對文件管理的反饋調節（控制）。這部分內容主要是檔案界此前所講的“提前介入”或“前端控制”。筆者在這里就不再對這些內容進行贅述了。第二，檔案工作對業務工作的反饋調節（控制）。檔案是各種業務活動的產物，它反映了以往的業務活動，也是總結業務活動經驗的重要依據。因此，檔案工作可以通過檔案信息分析回饋，對以往的業務活動進行反饋調節。但這種信息分析需要極強的相關業務能力和極高的數據處理能力作為支撐，所以在傳統的檔案工作中，這種針對業務工作本身的反饋調節很少發生。

當今的檔案工作正在向更高層次的信息化、數智化轉型。這種轉型使得檔案工作針對業務工作的反饋調節不但是必要的，而且也是可能的。從思維科學和計算機大數據、人工智能、云計算等技術的進展看，這種轉型正在必然地迅速地發生著。目前，檔案職業迅速信息化，檔案工作人員的信息分析職能越來越凸顯。檔案是非常寶貴的反映實踐活動的數據資源，檔案工作者充分利用這些數據資源，獨立地承擔起收集與分析業務數據的職責，加強檔案部門的信息功能，開展以檔案數據為基礎的檔案信息分析工作，利用云計算、大數據、人工智能等技術，對業務活動診斷分析，找問題、看差距、發現規律，并把它們反饋給業務部門。這項工作就使得傳統的檔案部門的反饋調節工作上了一個新的臺階，促進檔案工作的信息化轉型。

3.3 檔案后端反饋之后端業務循環對檔案工作的反饋調節

3.3.1 檔案鏈接從A到B的業務循環。人類實踐活動本身是一個循環上升的過程，下一個循環建立在上一個循環的基礎之上。即A實踐循環的后端可以變為B實踐循環的前端。因此，檔案作為此前積累的人類實踐的經驗基礎，可以作為人類后續實踐活動循環的重要依據和起點，作為兩個循環的鏈接者。正如杜威所說：“所有的聯系都是由經驗，并在經驗之中實現的。”[37]“我們是習慣于把經驗當作出發點，當作研究自然的方法，而且當作是揭露自然真相的目標的。”[38]檔案的根本價值是人類原始符號記錄性經驗價值，[39]它是人類社會發展的基本經驗基礎，這個根本價值在人類各項實踐活動中都有所體現。在具體的業務循環中，體現為它是各項業務活動發展的重要基礎之一。

3.3.2 檔案利用者對檔案工作的反饋調節。后端業務工作對檔案工作的反饋調節主要表現為檔案利用者的反饋，包括利用者對檔案價值與質量的反饋及檔案服務工作水平的反饋。很多時候檔案部門在服務利用的過程中，通過登記、交談、征求意見等方式收集利用信息。

目前，我們檔案學界關于檔案利用者心理與需求的研究較多，對檔案利用者的反饋關注的較少，但也有少量相關文章，其中包括一些利用者的感受和建議。如一位美國研究者說道“對于所有研究人員來說，時間是十分重要的”“進入有些檔案館所需的繁瑣手續是另一個傷腦筋和費時間的事”“希望有一個不受外界干擾、集中精力從事研究工作的環境”“一些城市檔案館藏有縣志和有關地區利用的檔案匯集”“我希望在促進研究方法的培訓上看到有更努力與積極的行動”[40]等;再如，一位黨史工作者在檔案內容、檔案編目、檔案服務質量方面都提出了很好的建議。[41]這種利用者的反饋在單位內部的檔案工作者與利用者之間勢必會更為便捷、更為有效，因為單位內部的檔案工作者與利用者之間會更熟悉、溝通會更多、更及時。

檔案利用者反饋中，我們會特別重視一些特殊利用者的反饋，如單位領導的反饋。此外，還需要關注各種社會評價及管理機構的評價反饋。

總的來說，后端利用者的反饋對調節檔案工作是重要的，它是做好檔案工作的重要調節手段。如果沒有這種反饋，檔案系統反饋回路阻斷，就會喪失反饋調節能力，檔案工作水平的提升就會受到負面影響。

3.4 在檔案工作中形成有效的閉環系統。反饋系統亦稱閉環系統。閉環是自然界與社會一切活動過程的基本模式。反饋調節的閉環系統模式是“系統狀態→反饋信息→作出反應（決策）→改變系統狀態”，這是一個連續的循環往復的運動模式。在這個閉環系統中，反饋信息來自于系統的運行狀態，它影響決策，并通過決策反過來影響系統狀態，而這個系統狀態又會影響到未來的決策。整個過程是循環的、連續的，與實踐活動過程相始終。

在反饋調節原理中，輸入端的原因導致輸出端結果的產生，輸出端的結果又反作用于輸入端的原因，由此形成“原因——結果”的閉合回路。[42]反饋過程包括了感受、分析、信息傳遞和決斷等過程。高效反饋須具有以下特征：及時發現問題并形成反饋;反饋人員享有必要的權力和條件;所有相關在場者都能理解反饋的必要性和反饋信息的內涵;建立有效的反饋制度，了解正確的反饋方法、途徑和步驟，形成高效的分析系統和處理系統;等等。

反饋系統作為一個閉環系統，只有檔案部門完成了全部反饋過程，整個文檔工作流程、業務工作流程才能夠形成一個完整的工作閉環。在檔案工作第一反饋過程中，檔案部門是反饋者。

作為反饋者，首先要有發現問題的能力，其次要與前端建立順暢的溝通渠道，最后還要對前端的處理情況進行適當的追蹤與督促。在第二循環過程中，檔案部門是被反饋者，其工作要點是積極主動地尋求反饋意見，并認真對待、及時改進工作。需要時，要把相關信息繼續向前端反饋。要使檔案工作系統具有較強的反饋調節能力，關鍵是要在系統中設計和確立完善的反饋調節機制。反饋不能總是臨時的、隨機的，而應當是制度性的、經常性的，要把制度性、經常性的反饋和隨機性、臨時性的反饋結合起來，形成一個互補的、完善的反饋機制。

3.5 電子檔案管理系統中的反饋調節

3.5.1 電子檔案管理系統的改進與升級本身就是反饋調節的結果。不論從電子檔案管理系統的需求描述與功能設計角度講，還是從電子檔案管理系統的改進與升級的角度講，它們都是前期檔案管理系統運行（傳統的或者是電子的）效果反饋的結果。工作人員都會根據此前檔案管理系統運行正反兩個方面的效果來開展工作。

3.5.2 系統本身應具有反饋功能。以上所述檔案工作中所存在的反饋行為，都應在數字檔案管理系統中有所反映。所不同的是，反饋內容更多地與軟件系統的具體功能、設計、文本、概念等有關，對象明確、技術性強。

3.5.3 新技術創造出新的反饋功能。除了傳統的反饋者的主動反饋外，電子檔案管理系統還會具備傳統階段不具備的反饋功能：

信息接收方可以進行一種特殊的反饋信息接收，通過機器記錄、利用留痕、痕跡分析來了解后端工作者的行為特征，從而起到調節的作用。如檔案工作者可以通過利用者的利用記錄，了解各類檔案的利用情況，為檔案價值分析提供可靠依據。電子檔案管理系統可以增加一些智能反饋功能，如前面提到的大數據分析反饋信息等。信息化既可以提供高效的傳統反饋功能，也能夠提供前所未有的智能反饋功能。

在整個社會實踐活動的過程中，在“實踐、認識、再實踐、再認識”的實踐與認識循環過程中，傳統時代的檔案工作者的參與度相對較低。但在數字時代，由于新工具的發明和使用，信息分析在實踐與認識的循環過程中發揮了更重要的作用，檔案工作者將承擔起對各種實踐信息進行的信息分析工作——檔案工作者人工的信息分析工作和更多的機器智能的信息分析工作，從而為業務工作提供更多的更深入的反饋信息。因此，在信息時代，檔案工作者在“實踐、認識，再實踐、再認識”的循環過程中，具有了新的重要的職責和地位。

在信息時代檔案工作的智能化“反饋調節”問題上，我們需要提到兩個個概念：“機器學習”與“即時反饋”。機器學習是檔案智能化管理的重要工具，而機器學習本質上也是一種反饋調節，它可以通過經驗自動提升系統的智能化水平。如在檔案智能驗收系統中，機器學習根據驗收實踐經驗，可以逐步提升智能化水平，甚至可能最終超越人類智能（如計算機棋類系統）。“即時反饋”是指計算機系統反饋在很多情況下是實時的。

最后，需要說明的是，本文只是關于檔案工作“后端反饋調節原理”的初始之作，是提出問題并進行理論基礎論證、基本概念和基本內涵闡釋的作品。關于這一檔案學原理的深入、細致地闡釋，如對反饋源、反饋系統與模型、反饋環境、反饋方式、文檔一體化與反饋調節等問題的深入研究，則不是本文所能完成的任務，有待學者們的后續研究。希望通過本文的拋磚引玉，檔案學界關于這個問題會陸續產生越來越多的優秀作品。

*鳴謝：本文初稿完成后，曾請閆靜（山東大學檔案學副教授，檔案學博士）、康勝利（廣西民族大學檔案學講師，法學博士）、劉卉芳（中山大學在讀檔案學博士）、顏晗（武漢大學在讀檔案學博士）四位青年才俊閱讀找錯，他們都提出了十分有益的建議與意見，對文章的修改起到了重要的作用。我的碩士研究生邢雨佳在本文寫作過程中做了一些圖書借閱、格式處理等輔助性工作。特此說明并致謝意。

*本文系新版《檔案學概論》理論創新系列論文之檔案工作中的“后端反饋調節原理”——兼談對“前端控制”理論的修正與完善;廣西民族大學引進人才科研啟動項目“檔案學基礎理論體系重建”（2019SKQD01）成果。

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