基于財務(wù)共享的會計電子檔案管理優(yōu)化研究

張雨竹 劉冰

【摘? 要】財務(wù)共享是在數(shù)字化、智能化技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的新型財務(wù)管理方式。在企事業(yè)單位的財務(wù)管理工作體系中，通過構(gòu)建財務(wù)共享體系，能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)信息的全面整合，在有效提升財務(wù)管理工作水平的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮財務(wù)管理在內(nèi)部控制體系中的作用。論文在簡要分析相關(guān)概念的基礎(chǔ)上，梳理了財務(wù)共享體系下會計電子檔案管理的優(yōu)化方向，提出了管理工作的優(yōu)化路徑，以此為相關(guān)工作的開展提供參考，為提升財務(wù)共享體系的運行水平發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)共享;會計電子檔案;管理優(yōu)化

【中圖分類號】F275;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）07-0037-03

1 引言

會計電子檔案在企事業(yè)單位的財務(wù)管理工作中占有重要地位，是財務(wù)分析工作開展的重要依據(jù)。在新時期財務(wù)共享模式廣泛推廣的背景下，對會計電子檔案管理工作提出了更高的要求，要求對檔案管理模式進(jìn)行全方位變革，全面融入財務(wù)共享體系，確保財務(wù)共享平臺能夠高效運行。因此，從這個角度來看，優(yōu)化會計電子檔案管理模式，提高檔案管理效能，是優(yōu)化企事業(yè)單位財務(wù)管理工作的必然要求。

2 相關(guān)概念簡述

2.1 財務(wù)共享概述

2.1.1 財務(wù)共享的概念

財務(wù)共享是財務(wù)共享服務(wù)中心運行模式的簡稱，是利用信息網(wǎng)絡(luò)、云數(shù)據(jù)技術(shù)作為支撐，將企事業(yè)單位所屬分支機構(gòu)、辦事部門等分散組織的財務(wù)工作納入集中管理平臺，由中心進(jìn)行全面處理并將處理結(jié)果實時反饋至對應(yīng)部門，以有效提升財務(wù)管理運行效率和智慧化水平的新型財務(wù)運行模式。財務(wù)共享已經(jīng)成為當(dāng)前復(fù)雜結(jié)構(gòu)的企事業(yè)單位財務(wù)管理體系轉(zhuǎn)變的主要形式，也是財務(wù)管理朝向體系化、智能化方向發(fā)展的重要實現(xiàn)形式。

2.1.2 財務(wù)共享的運行特征

首先，財務(wù)共享是在傳統(tǒng)財務(wù)管理工作基礎(chǔ)上的升級，同時，與傳統(tǒng)財務(wù)管理有所區(qū)別。相較于傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式，財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)和運行能夠提升財務(wù)管理工作效率，降低財務(wù)人員的人均財務(wù)處理費用，減少業(yè)務(wù)管理中的非必要支出，有效降低整體運營成本[1]。其次，財務(wù)共享服務(wù)中心的運行以數(shù)據(jù)化和智能化技術(shù)為基礎(chǔ)，通過對財務(wù)數(shù)據(jù)的深層次分析，能夠更為準(zhǔn)確地評估各個系統(tǒng)的財務(wù)運行狀況，同時，為相關(guān)機構(gòu)推送財務(wù)信息，更好地提升財務(wù)管理水平。再次，財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)和運行，能夠推動企事業(yè)單位財務(wù)工作由傳統(tǒng)的分散式管理朝向集中式方向轉(zhuǎn)變，推動財務(wù)工作由管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)模式，提升單位的財務(wù)風(fēng)險控制水平，為內(nèi)部控制優(yōu)化奠定良好基礎(chǔ)。最后，對于部分企事業(yè)單位而言，在滿足財務(wù)保密要求和遵守法律法規(guī)的前提下，財務(wù)共享服務(wù)中心能夠向外界提供整合后的商業(yè)化財務(wù)服務(wù)，拓展收入來源，實現(xiàn)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 會計電子檔案概述

2.2.1 會計檔案的定義和內(nèi)容

會計檔案是對企事業(yè)單位等主體財務(wù)運行中入檔內(nèi)容的統(tǒng)稱，主要包括會計憑證、會計賬簿及財務(wù)報告等。具體來說，會計檔案是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，是對過往經(jīng)濟活動進(jìn)行核查、分析的基本依據(jù)。會計檔案管理工作的開展應(yīng)當(dāng)遵循《會計檔案管理辦法》的基本要求，對具體內(nèi)容進(jìn)行分類管理[2]。當(dāng)前，在會計檔案管理體系中，會計憑證類檔案及移交清冊需要保管30年，部分會計報告和其他資料則需要保管10年或永久保存。其中，半年度、季度、月度會計報告和會計檔案保管清冊等，需要紙質(zhì)留檔。

2.2.2 會計電子檔案的定義和內(nèi)容

會計電子檔案與傳統(tǒng)會計檔案的保管內(nèi)容既有所交叉，又有諸多方面的不同之處。會計電子檔案的保存由計算機、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)支持，包括文字、圖表等多種形式，涵蓋更為廣泛的內(nèi)容并記錄更為詳細(xì)的事項。目前，多數(shù)企業(yè)開展會計電子檔案管理，主要包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計資料。與傳統(tǒng)檔案不同，會計電子檔案主要來源于ERP系統(tǒng)、金稅系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、票據(jù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、報表系統(tǒng)和現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)，歸檔形式包括電子和紙質(zhì)兩種方式。會計電子檔案管理是會計檔案電子化、數(shù)字化的重要形式，也是構(gòu)建財務(wù)共享平臺的重要基礎(chǔ)。

2.2.3 會計電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢

會計電子檔案依托網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字運行模式，從根本上改變了紙質(zhì)檔案管理方式，在企事業(yè)單位的財務(wù)管理體系中具有多方面的應(yīng)用優(yōu)勢：首先，電子檔案的應(yīng)用，能夠減少紙質(zhì)檔案管理模式中對辦公耗材和檔案存儲空間的占用，能夠優(yōu)化檔案整理、歸檔、入庫、轉(zhuǎn)移和利用等環(huán)節(jié)的運行方式，減少檔案管理資源浪費，降低檔案管理成本;其次，應(yīng)用會計電子檔案管理模式，能夠基于大數(shù)據(jù)技術(shù)和檢索技術(shù)，更為精準(zhǔn)地獲取所需的檔案信息，提升單位業(yè)務(wù)部門與財務(wù)系統(tǒng)之間的信息交互效率，提升財務(wù)共享水平，推動財務(wù)管理朝向智慧化方向發(fā)展[3];最后，會計電子檔案的應(yīng)用，能夠基于大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次分析，深度挖掘信息價值，為業(yè)務(wù)決策和具體實施提供參考，有效規(guī)避項目運營風(fēng)險，提升企業(yè)財務(wù)風(fēng)險控制和內(nèi)部控制水平。

3 財務(wù)共享體系下會計電子檔案管理的優(yōu)化方向

3.1 檔案數(shù)據(jù)采集的優(yōu)化

財務(wù)共享體系的運行以財務(wù)數(shù)據(jù)的全面采集為基礎(chǔ)，會計電子檔案是數(shù)據(jù)收集的基本組成部分，直接影響數(shù)據(jù)處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。在此背景下，會計電子檔案數(shù)據(jù)采集的優(yōu)化，需要從以下幾個方面著手：一是根據(jù)財務(wù)共享平臺的運行要求，合理確定檔案采集范圍，既要避免采集不夠全面，對財務(wù)共享體系的正常運行產(chǎn)生影響，又要避免過度采集造成數(shù)據(jù)冗余，對數(shù)據(jù)分析進(jìn)度產(chǎn)生影響;二是根據(jù)財務(wù)共享平臺的模塊設(shè)置要求，對電子檔案的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性，為數(shù)據(jù)分析工作奠定良好基礎(chǔ);三是根據(jù)財務(wù)共享平臺的運行要求，構(gòu)建完善的云數(shù)據(jù)存儲平臺，確保數(shù)據(jù)信息實時交互，保障財務(wù)共享中心穩(wěn)定運行。

3.2 檔案數(shù)據(jù)處理的優(yōu)化

電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容較為豐富，在實際運行中，部分檔案內(nèi)容可以直接被財務(wù)共享平臺利用，部分內(nèi)容則沒有利用價值或無法直接利用，因此，在檔案管理工作開展中，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)的前期處理，確保會計電子檔案資源能夠得到高效利用。在檔案數(shù)據(jù)處理過程中，需要結(jié)合財務(wù)共享平臺的運行要求，根據(jù)電子檔案的重要性和使用頻率對其內(nèi)容進(jìn)行分類，將各類信息規(guī)整為最重要、非常重要、一般重要和不重要這4種類型，在確保檔案信息安全保密的前提下，對會計檔案內(nèi)容進(jìn)行二次處理，以此實現(xiàn)會計電子檔案數(shù)據(jù)與財務(wù)共享數(shù)據(jù)需求相一致，為財務(wù)共享數(shù)據(jù)的智能化分析和深度挖掘奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的優(yōu)化

構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的根本目的是實現(xiàn)財務(wù)信息應(yīng)用層面的優(yōu)化，換言之，即為企事業(yè)單位決策和業(yè)務(wù)活動開展提供更為精準(zhǔn)的參考依據(jù)。優(yōu)化財務(wù)共享數(shù)據(jù)的應(yīng)用，需要會計電子檔案應(yīng)用實現(xiàn)同步優(yōu)化，實現(xiàn)部分檔案內(nèi)容的直接應(yīng)用。這方面的優(yōu)化需要依托合理的檢索功能，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)、全面檢索，減少財務(wù)共享中心運行過程中的煩瑣環(huán)節(jié)。具體來說，需要通過人工智能技術(shù)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行合理分類，構(gòu)建精細(xì)化管理模式，滿足企業(yè)不同部門和不同崗位工作人員的差異化需求[4]。同時，需要應(yīng)用相關(guān)處理技術(shù)，實現(xiàn)對不同格式數(shù)據(jù)的處理，拓展檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用范圍。但是在應(yīng)用優(yōu)化過程中，需要設(shè)置對應(yīng)的檢索和資源利用權(quán)限，滿足財務(wù)數(shù)據(jù)信息的保密性要求。

3.4 檔案數(shù)據(jù)安全的優(yōu)化

財務(wù)共享服務(wù)中心的運行與會計電子檔案內(nèi)容的傳輸，需要得到有效的安全保障，因此，在會計電子檔案的管理體系中，應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)安全的優(yōu)化。這方面的優(yōu)化措施主要包括以下方面：①網(wǎng)絡(luò)運行安全優(yōu)化，主要是依托云安全技術(shù)和防火墻技術(shù)的應(yīng)用，有效避免數(shù)據(jù)受到外部攻擊，避免財務(wù)數(shù)據(jù)傳輸和存儲等環(huán)節(jié)受到病毒入侵或出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺失錯亂現(xiàn)象;②硬件安全優(yōu)化，主要是確保服務(wù)器、終端設(shè)備運行安全，采用硬件登錄方式，避免人為因素造成數(shù)據(jù)遺失、錯亂等現(xiàn)象;③安全管理制度優(yōu)化，會計電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理方式有明顯差異，在檔案部門的運行管理中，應(yīng)當(dāng)對檔案管理安全制度進(jìn)行調(diào)整，提升相關(guān)崗位工作人員的安全意識，確保會計電子檔案與財務(wù)共享服務(wù)中心實現(xiàn)有效對接。

4 財務(wù)共享體系下會計電子檔案管理優(yōu)化路徑

4.1 明確會計電子檔案的歸檔范圍和原則

財務(wù)共享服務(wù)中心的高效運行，離不開會計電子檔案數(shù)據(jù)的有效支撐，但是在會計檔案管理體系中，必須依照管理工作的開展要求，明確會計電子檔案的歸檔范圍。對于部分無需進(jìn)行財務(wù)分析的檔案內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)剔除歸檔處理范圍，對于具有保密性要求的檔案內(nèi)容，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行二次處理，只有確保內(nèi)容符合保密要求，才能與財務(wù)共享中心對接傳輸。在會計電子檔案的歸檔處理中，應(yīng)當(dāng)堅持保密性原則、安全性原則、適用性原則和高效性原則，既能夠體現(xiàn)出檔案應(yīng)用的價值，又能夠推動電子檔案管理工作不斷優(yōu)化，以此才能夠切實推動財務(wù)共享體系高水平運行。在具體工作的開展中，應(yīng)當(dāng)要求部門所有工作人員在歸檔范圍內(nèi)嚴(yán)格依照原則和制度要求開展檔案管理工作，為提升檔案管理的整體工作成效發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。

4.2 基于財務(wù)共享需求調(diào)整檔案管理方式

在傳統(tǒng)的會計電子檔案管理模式中，主要采用被動式、粗放式的管理模式，即根據(jù)檔案管理的一般要求，簡單地進(jìn)行檔案收集和歸檔。雖然電子檔案可以滿足財務(wù)管理的基本需求，但運行效率仍有待提高，在財務(wù)共享服務(wù)中心的運營模式下，會計電子檔案管理必須向主動化、精細(xì)化方向發(fā)展[5]。在具體工作的開展中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)財務(wù)共享平臺運行的實際需求，主動強化會計檔案的采集和整理工作，拓寬數(shù)據(jù)采集范圍，同時，在對檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分的基礎(chǔ)上，構(gòu)建相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)分析體系，為財務(wù)共享平臺的運行提供更高效的數(shù)據(jù)支持。為調(diào)整檔案管理方式，需要對現(xiàn)有檔案管理平臺的模塊和硬件設(shè)施進(jìn)行完善，以此為具體工作的開展提供便利。

4.3 將會計電子檔案融入財務(wù)共享數(shù)據(jù)庫

會計電子檔案與財務(wù)共享平臺的銜接以數(shù)據(jù)信息傳輸為基礎(chǔ)，在運行中可以通過有效融入數(shù)據(jù)庫的方式，提高數(shù)據(jù)傳輸和利用的效率，確保信息數(shù)據(jù)的安全。將會計電子檔案融入財務(wù)共享數(shù)據(jù)庫包括兩種方式：對于采用云數(shù)據(jù)方式運行的財務(wù)共享平臺，可以直接采用異地同步上傳的方式，將相關(guān)數(shù)據(jù)實時傳輸至云平臺，財務(wù)共享中心能夠直接利用這些數(shù)據(jù);對于采用本地數(shù)據(jù)庫的財務(wù)共享中心，可以采用異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行建設(shè)，在確保會計電子檔案數(shù)據(jù)庫保持自身運行特征、運行要求和運行安全性的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)與財務(wù)共享平臺的信息共享。通過數(shù)據(jù)的有效融入，不僅能夠有效提升財務(wù)共享數(shù)據(jù)采集和處理的效率，而且能夠有效規(guī)避檔案傳輸過程中存在的人為干擾現(xiàn)象，提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，為財務(wù)管理優(yōu)化奠定良好基礎(chǔ)。

4.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在財務(wù)共享模式的驅(qū)動下，會計電子檔案管理的工作模式和工作內(nèi)容發(fā)生了明顯變化，這對檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。因此，在檔案部門的日常管理體系中，應(yīng)優(yōu)化管理和培訓(xùn)機制，全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)應(yīng)當(dāng)注重以下要點：①強化對檔案管理人員數(shù)據(jù)素養(yǎng)的培養(yǎng)。雖然在傳統(tǒng)的管理模式中也有與文件數(shù)據(jù)處理相關(guān)的工作內(nèi)容，但數(shù)據(jù)處理處于從屬地位，工作內(nèi)容相對簡單。在財務(wù)共享模式下，檔案管理人員需要掌握檔案數(shù)據(jù)處理各流程的具體處理要求，實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理和傳輸中各環(huán)節(jié)的優(yōu)化[6]。②基于精細(xì)化理念，在財務(wù)共享模式下檔案管理人員要具備檔案數(shù)據(jù)的匯總、排序和整理能力，能夠準(zhǔn)確、高效完成各項數(shù)據(jù)處理工作，確保檔案管理與財務(wù)共享平臺實現(xiàn)有效對接。③工作人員只有具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，才能準(zhǔn)確理解財務(wù)共享平臺的運行要求，切實依照財務(wù)共享數(shù)據(jù)需求，對檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。

4.5 優(yōu)化會計電子檔案管理工作制度

在財務(wù)共享模式的驅(qū)動下，會計電子檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)新內(nèi)容、新要求，對檔案管理工作制度進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，明確不同崗位工作人員的具體職責(zé)，引導(dǎo)檔案管理人員樹立協(xié)同意識，能夠在全面整合自身工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)上下游環(huán)節(jié)的有效對接。在制度體系中，應(yīng)當(dāng)剔除與財務(wù)共享運行要求不相符的內(nèi)容，增加與新型技術(shù)管理要求相適應(yīng)的內(nèi)容，確保各項工作的開展和問題的處理都有對應(yīng)的依據(jù)，全面提升電子檔案管理的規(guī)范性。在制度內(nèi)容中應(yīng)當(dāng)增加對應(yīng)的績效評估要求，對各個崗位工作人員的日常工作進(jìn)行動態(tài)化評估，以此推動部門管理工作不斷優(yōu)化，為會計電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展奠定良好的人才基礎(chǔ)。在制度內(nèi)容中，應(yīng)明確會計電子檔案管理模式優(yōu)化的宣傳工作要求，以企業(yè)文化創(chuàng)新為導(dǎo)向，提升工作人員對新型模式的認(rèn)識水平，推動檔案管理與財務(wù)共享有效對接。

5 結(jié)語

在新時期各類企事業(yè)單位廣泛推行財務(wù)共享模式的背景下，檔案管理部門應(yīng)正確認(rèn)識檔案管理模式改革的重要性，完善相應(yīng)的管理制度，加強對新型人才的培養(yǎng)，全面提升員工的綜合素質(zhì)，只有這樣才能在確保檔案管理得以優(yōu)化的基礎(chǔ)上，為財務(wù)共享平臺的運行提供更加完善的支持，在推動財務(wù)管理模式優(yōu)化中發(fā)揮更加積極的作用，為財務(wù)管理工作的高效開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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