單套制電子文件管理背景下的檔案數據保全研究

王元國　王世暖

[摘 要] 在單套制電子文件管理成為檔案管理主流的大背景下，文章對檔案數據保全的必要性與重要性、法規依據、技術支撐和實踐論證進行研究，并就推動檔案數據保全發展提出完善配套法律、完善配套制度、細化應用場景三點措施。

[關鍵詞] 單套制;電子文件管理;檔案數據保全

隨著信息化浪潮的不斷推進，電子文件更為快捷、高效、多樣的特點越發凸顯，電子文件替代紙質文件的趨勢愈加明顯。越來越多的學者對此觀點的可行性加以論證，越來越多的單位在實踐中探索向單套制電子文件管理轉型的路徑。

在單套制電子文件管理中，如何確保電子檔案的安全性、真實性和可用性是不可回避、必須討論的課題。與此同時，在法學界中，有關電子數據的審查判斷早已成為司法實踐中的重要問題。數據保全的理論基礎、技術支撐、實踐案例研究也是民事司法中實踐先行于立法的重要內容。憑證價值是檔案的基本價值之一，保護電子檔案的憑證價值，使電子檔案具有與紙質檔案同等的效力，對推動社會信息化進程具有重要意義。在此背景下，對檔案數據保全的理論依據和實現路徑加以研究就顯得尤為重要。

一、概念界定

（一）單套制

單套制是我國電子文件管理領域中的一種管理狀態。中國人民大學原常務副校長馮惠玲指出，單軌、雙軌、單套、雙套是我國電子文件管理中的四種模式。這里的“軌”指運行狀態，“套”指保存狀態。“單軌”指文件完全在電子環境中運行;“雙軌”指文件在電子、紙質兩種環境中并行;“單套”指只保存電子文件;“雙套”指紙質文件、電子文件同時保存。有學者提出，由強制執行雙套制向允許采用單套制轉變是我國電子文件歸檔管理政策的一個特點。國家檔案局在2003年初次發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯。”但在2018年，國家檔案局發布《關于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》，將第七條修改為：“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求。”《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中對單套制、單軌制的提法，“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）管理試點”，我們對單套制電子文件管理的概念更加清晰：某一單位的電子文件僅以電子方式保存，不再將其制成紙質文件進行存儲，我們便稱此單位采取單套制電子文件管理模式。

（二）檔案數據保全

學術界對檔案數據保全的理論研究總體數量較少，在概念界定上也未達成共識。有的學者對檔案數據第三方保全進行研究后，將其定義為第三方數據保全機構依申請者之要求或者依法定之義務，采用特定的技術方法對檔案數據進行人工或自動審查，以確認該檔案的客觀性和真實性，并先行（前端控制）將其予以固定和保存的程序;有的學者提出數據保全的核心含義為：對數據進行整理、加密和保存，使其不隨時間變化而改變，以供后續分析使用;還有的學者將檔案數據保全理解為“檔案數據保全部門運用相關技術根據檔案數據集合自身和相關屬性信息進行特征分析，提前進行數據提取與標識，實時監控數據本體或數據標識來保障檔案數據資源的原始性、安全性、真實性、可靠性及可信性管理與服務工作”。綜上所述，目前已有的研究對檔案數據保全理解的側重點各不相同，有的強調“前端控制”，有的強調“整理、加密”，還有的強調“實時監控”。

追溯根源，“檔案數據保全”的概念由“電子數據保全”衍生而來，“電子數據保全”的提法由“電子證據保全”延伸而來，“電子證據保全”的概念可參考2021年修訂的《中華人民共和國民事訴訟法》第八十一條：“在證據可能滅失或者以后難以取得的狀況下，當事人可以在訴訟過程中向人民法院申請保全證據，人民法院也可以主動采取保全措施。”可見，證據保全強調的是法定機構通過一定手段將證據固化并加以保護。綜上所述，我們可以對檔案數據保全有一個更全面的認識：檔案數據保全機構用信息加密技術等手段將電子檔案數據封裝、保存，并實時監控其是否發生變化，以保證電子檔案的證據效力。

二、 檔案數據保全的理論依據

（一）必要性與重要性

第一，保護本單位檔案的真實完整是檔案數據保全的基本要求。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要強化各領域電子文件歸檔工作，切實推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件僅以電子形式進行單套制歸檔。單套制意味著僅有一份電子檔案，客觀上導致保護電子文件安全的壓力進一步加大。唯有重視檔案數據保全，通過數字簽名、時間戳、實時監控、動態備份等多種技術手段進一步保護電子檔案的安全、完整，才能增強電子檔案長期保存的可靠性。

第二，保護電子檔案的憑證價值是檔案數據保全的重要訴求。紙質檔案的憑證價值是由其物理形態、保管方式、管理制度等決定的，且經過了歷史的長期檢驗。而電子檔案具有完全不同的產生環境，在信息技術發展不均等的背景下，其安全性被先入為主地置于“有待校驗”的境地。因此，電子檔案難于具備同紙質檔案相當的憑證價值。檔案數據保全將已歸檔的電子文件進行加密封裝，并通過全程監控等手段保證電子文件不被改變，且有第三方身份為其背書，有力地保護了被保全電子檔案的證據效力，增強了可信度，有助于電子檔案擁有其本應具有的憑證價值屬性。

第三，降低單套制電子文件管理的運行成本是檔案數據保全的切實需求。在單套制電子文件管理模式下，信息安全尤為重要，而維護電子檔案安全需要專業的設備、人員，以及大量資金的支持。第三方檔案數據保全機構以外包的形式提供服務，有助于在保障電子檔案安全、可靠的同時，降低單套制電子文件管理的運維成本。

第四，檔案數據保全有助于證據保全工作由被動向主動轉變。傳統的證據保全一般發生在糾紛產生之后，當事人需要提供證據后再申請保全。而檔案數據保全發生在電子文件歸檔后，電子檔案被封裝并全程監控，需要作為證據時可隨時調用。這一主動轉變不僅有效規避了證據保全的風險，還有利于加強檔案安全工作，是貫徹國家安全觀的重要手段。

（二）法規依據

檔案數據保全機構作為中立的第三方平臺，其所保全的電子檔案數據擁有法律保障的證據效力。最高人民法院審判委員會于2018年9月通過了《最高人民法院關于互聯網法院審理案件若干問題的規定》，其中第十一條第二款規定：“當事人提交的電子數據，通過電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區塊鏈等證據收集、固定和防篡改的技術手段或者通過電子取證存證平臺認證，能夠證明其真實性的，互聯網法院應當確認。”最高人民法院審判委員會于2019年10月修改的《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》第九十四條規定，電子數據存在由記錄和保存電子數據的中立第三方平臺提供或者確認的情形，人民法院可以確認其真實性，但有足以反駁的相反證據的除外。

檔案數據保全機構作為檔案行業興起的社會力量，受到國家的支持與鼓勵。新修訂的《中華人民共和國檔案法》第七條提出：“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業的發展。對在檔案收集、整理、保護、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人，按照國家有關規定給予表彰、獎勵。”

（三）技術支撐

檔案數據保全的技術已經較為成熟。其在實踐應用中所使用的技術包括電子簽名、時間戳、密鑰分發和數據恢復等，目的是實現權限管控、內容鎖定、實時監測、智能恢復等功能，其中電子簽名和時間戳是兩項較為核心的技術。電子簽名能夠實現身份校驗功能，確保被保全的電子檔案不會被其他人所打開;時間戳則可以為被保全的電子檔案添加可信的時間屬性，《電子簽名法》中規定，申請了可信時間戳認證的電子檔案可視為法規規定的原件形式。以上這些技術已有非常成熟的應用方案，組合在一起即可為檔案數據保全提供有效支撐。

三、檔案數據保全的實現路徑

（一）完善配套法律

目前，第三方數據保全事業處于“實踐先行于立法”的階段，其說服力與可信度都遠不及公證機構，僅憑借“法無禁止即可為”來推廣檔案數據保全服務是遠遠不夠的，還需要在法律中明確第三方數據保全主體的合法地位。可以預見的是，在未來的司法實踐中會產生越來越多的電子取證需求，電子檔案是天然的、重要的電子憑證之一，會有更多的單位在推進單套制電子文件管理的同時選擇檔案數據保全服務。為了解決日益增長的檔案數據保全需求與人民法院、公證機構當前供給能力有限的矛盾，相關部門需完善相關領域的法律法規以促進檔案數據保全行業的規范發展。

（二）出臺配套制度

由于檔案數據保全是新興事物，檔案主管部門、司法部門尚未出臺有針對性的管理制度。另外，參差不齊的保全水平、自行制定的保全標準、魚龍混雜的保全主體都極大地限制了這一行業的發展。只有統一標準、優勝劣汰，形成權威的資質認證制度、出臺統一的行業運營規范，才能有效推動檔案數據保全事業健康發展。

（三）細化應用場景

檔案數據保全的主體是第三方中立機構，檔案數據保全的客體可以是政府機關、檔案館或企業。根據不同客體的需求，檔案數據保全服務機構應細化應用場景，如政府機關側重于電子檔案的安全性，檔案館側重于電子檔案的長期保存，企業側重于電子檔案的證據效力等。針對不同應用場景提供不同服務，有利于檔案數據保全事業蓬勃發展。

四、結語

隨著信息化水平的不斷提升，電子文件管理的數字化轉型將進一步換擋加速，單套制電子文件管理是大勢所趨。單套制電子文件管理對檔案數據保全提出了更高要求，檔案數據保全也為單套制電子文件管理保駕護航。在時代發展的過程中，檔案數據保全事業具備了向深處、遠處和高處創新的理論依據，也必將在實踐中不斷探索，找到一條新的發展之路。

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[作者簡介]王元國（1973—? ? ），男，山東惠民人，濱州職業學院，副教授，研究方向為檔案管理及網絡技術;王世暖（1998—? ? ），男，山東青島人，山東科技大學，研究方向為網絡技術。