我國電子文件全程管理理論發(fā)展策略研究

摘要：電子文件全程管理作為我國電子時代文件與檔案管理的基本原則之一，在實踐工作與理論研究上都發(fā)揮著重要作用。論文通過對我國電子文件全程管理理論研究的全面梳理，明確其整體特征及存在問題，結(jié)合學(xué)科發(fā)展態(tài)勢及實踐工作需求，提出我國電子文件全程管理理論研究的深化發(fā)展策略：應(yīng)對已有理論成果的整體性與聯(lián)系性進(jìn)行深入挖掘與提煉，進(jìn)一步明確電子文件全程管理在我國檔案學(xué)理論體系中的定位與作用，并構(gòu)建具有中國特色的多層次理論體系。

關(guān)鍵詞：全程管理 電子文件 檔案管理

Abstract：The whole course of electronic re？ cords management is the macroscopic guiding prin？ ciple of electronic records management in China， which plays an important role in practical work and theoretical research.This paper summarizes the the？ oretical research on the whole course of electronic records management， and presents its research status and existing problems， then combined with the development trend of the discipline and the needs of practical work， putting forward the deep？ ening development strategy of the theoretical re？ search on the whole course of electronic records management： the integrity and connection of exist？ ing theoretical achievements should be deeply ex？ plored and refined. Also， we should further clarify the positioning and role of the whole course of electronic records management in the theoretical system of archives， building a multi-level theoreti？ cal system with Chinese characteristics.

Keywords：Whole course of electronic records management； Electronic records； Records manage？ ment

電子文件全程管理是指“對電子文件從其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到永久保存或銷毀的整個生命周期進(jìn)行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”[1]。它作為我國電子時代文件與檔案工作的基本原則之一，一直發(fā)揮著重要指導(dǎo)作用。然而，其具體內(nèi)涵及內(nèi)容體系卻還比較簡單，相關(guān)研究也較為分散。面對信息技術(shù)不斷涌現(xiàn)與迭代所帶來的新機遇、新挑戰(zhàn)，適時對學(xué)科重要指導(dǎo)理論的研究現(xiàn)狀及存在問題進(jìn)行全面梳理與揭示，為其發(fā)展深化提出具體策略，能夠進(jìn)一步推動理論研究的深刻性、創(chuàng)新性與先進(jìn)性。

一、我國電子文件全程管理理論研究的發(fā)展進(jìn)程

電子時代，基于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理思維的檔案工作遭受到前所未有的沖擊與挑戰(zhàn)，檔案界開始反思已有成果，并積極探索電子時代檔案管理的理論與實踐。電子文件全程管理既是對我國紙質(zhì)時代文件與檔案管理成果的繼承和發(fā)展，更在多年的實踐探索與理論研究中不斷深化，成為我國電子時代文件與檔案管理的重要指導(dǎo)原則。

（一）思想源流：文檔一體化理念的提出與發(fā)展

1.萌芽：文書檔案連鎖法提出。1934年，甘乃光在“行政效率運動”中提出了“文書檔案連鎖法”，即以集中統(tǒng)一原則組織機構(gòu)范圍內(nèi)的文書、檔案工作，引發(fā)了一場卓有成效的學(xué)術(shù)爭鳴，促進(jìn)了我國文檔一體化思想的萌芽，開啟了中國檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。[2]

2.發(fā)展：文檔一體化的研究與應(yīng)用。20世紀(jì)80年代，“文檔一體化”在我國得到了進(jìn)一步發(fā)展。我國在實踐探索中形成了吉林模式、攀枝花模式、濰坊模式等典型應(yīng)用模式；同時，“文件生命周期”等西方檔案學(xué)研究成果的傳入，進(jìn)一步引發(fā)了學(xué)界對文件運動規(guī)律的討論。[3]

3.深化：電子時代對文件運動規(guī)律的探索。電子時代的到來，推動了檔案界對文件、檔案一體化管理的深入探索，其中最有代表性的就是對“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的本土化研究[4]，相關(guān)研究成果從運動規(guī)律與管理要素等層面為電子文件全程管理的誕生與發(fā)展提供了直接的理論支撐[5]。

（二）發(fā)展脈絡(luò)：電子文件全程管理理論研究的三個階段

20世紀(jì)90年代，馮惠玲教授提出了電子文件全程管理，將其作為電子文件管理的主要原則，這對理論研究與實踐探索都產(chǎn)生了深刻影響。盡管在電子文件全程管理誕生之時就強調(diào)了其全面性、過程性、系統(tǒng)性，但研究中對于紙質(zhì)時代文件、檔案管理中涇渭分明的思維方式與管理模式的突破卻是一個漸進(jìn)過程。

1.第一階段：電子文件全程管理思路的確立。20世紀(jì)90年代，電子文件及其管理在我國檔案界是一個全新領(lǐng)域，學(xué)界集中對電子文件的基本定義、本質(zhì)屬性、主要特征及運動規(guī)律等進(jìn)行探索，奠定了我國電子文件全程管理的概念基礎(chǔ)與理論雛形，為后續(xù)的理論研究與實踐工作提供了方向性指引。[6]但是，這一階段研究視角多從檔案工作自身出發(fā)，對電子文件全程管理的闡釋也比較單一。

2.第二階段：對電子文件全程管理的多角度探索。2001年，我國開始推進(jìn)以“三網(wǎng)一庫”為基本架構(gòu)的政務(wù)信息化框架建設(shè)，各級檔案部門積極參與其中；同時，檔案界引入集成管理、協(xié)同管理等不同學(xué)科的管理理念，豐富了研究方法及研究視野[7]，電子文件全程管理的研究開始轉(zhuǎn)向文件、檔案全過程管理中各相關(guān)部門的協(xié)同合作，并從管理模式、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)設(shè)計等[8-9]方面探討其具體實現(xiàn)。但是，研究成果存在過于分散或簡單重復(fù)等問題，引發(fā)了學(xué)界對電子文件全程管理的研究內(nèi)容與研究方法的合理性與科學(xué)性的反思[10]。

3.第三階段：邁向整體統(tǒng)籌的宏觀思路。2010年前后，國內(nèi)外相繼從國家戰(zhàn)略層面展開電子文件全程管理的探索，推動電子文件全程管理的相關(guān)研究從微觀、具體層面轉(zhuǎn)向宏觀、整體層面。[11]近幾年“，互聯(lián)網(wǎng)+”推動政務(wù)服務(wù)變革、國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、電子文件單軌制和單套制管理多層級試點等實踐也在不斷豐富電子文件全程管理的研究，包括從“文件”管理到“數(shù)據(jù)”管理的研究細(xì)粒度的變化[12]，以及不同技術(shù)和業(yè)務(wù)場景中的電子文件管理[13]等。然而，研究的分散性導(dǎo)致未能從抽象層面對實踐工作進(jìn)行有效回應(yīng)和系統(tǒng)提煉；同時，電子文件全程管理與后保管理論、文件連續(xù)體理論、數(shù)字連續(xù)性等理論之間的關(guān)系及異同點也不明確，制約了研究的進(jìn)一步深化。

二、我國電子文件全程管理理論研究的整體特征

整體上，我國電子文件全程管理的理論研究呈現(xiàn)出逐步深入化、理性化、全面化的特點，但是理論體系尚未完善，相關(guān)研究還處于較為分散的狀態(tài)，這在一定程度上制約了研究的發(fā)展。

（一）各有側(cè)重，多角度闡釋理論內(nèi)涵

電子文件全程管理作為我國檔案界的重要指導(dǎo)理論，目前對其理論內(nèi)涵的闡釋主要有以下幾方面。一是側(cè)重于電子文件整個管理過程的系統(tǒng)性與全面性，立足于電子文件全生命周期理論，強調(diào)文件、檔案管理目標(biāo)與要求的貫通性，著眼于各項管理內(nèi)容的無縫連接、系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)。[14]二是強調(diào)電子文件整個生命周期的管理流程的統(tǒng)一規(guī)劃與無縫銜接，著眼于電子文件形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、保管等工作環(huán)節(jié)的有機聯(lián)系與整體規(guī)劃，按照統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組，實現(xiàn)從文件到檔案的一體管理的無縫銜接。[15]三是以某一具體要素為切入點推動電子文件全程管理的實現(xiàn)，包括從電子文件的憑證性的維護(hù)、全程管理責(zé)任的分配、整個管理過程的“檔案化”、元數(shù)據(jù)管理、前端控制等角度闡釋電子文件全程管理的具體內(nèi)涵與實現(xiàn)路徑。[16]

（二）由點及面，逐步深化全程管理的應(yīng)有之義

總體上，我國電子文件全程管理的研究是立足于文件全生命周期，將從文件到檔案的管理工作視為各有特點卻始終相互關(guān)聯(lián)和前后銜接的整體過程。在具體的探索與研究過程中，其呈現(xiàn)出由點及面的發(fā)展特征：一是研究范圍，從早期的機構(gòu)文件、檔案管理一體化逐步擴展到文件全生命周期管理，覆蓋了文件的形成、歸檔保管以及長期保存的完整管理過程；二是研究視角，逐漸從微觀的、后端主導(dǎo)的，轉(zhuǎn)向了宏觀的、整體的、系統(tǒng)的管理視角；三是研究內(nèi)容，電子文件全程管理的理論研究始于檔案界對自身在電子時代的專業(yè)定位、職能范疇、工作要求等的思考，不僅涉及對電子時代文件與檔案管理的模式、方法、系統(tǒng)等具體問題的探討，也包含對檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的反思與完善，在一定程度上也推動著學(xué)科范式的演進(jìn)、基礎(chǔ)理論的發(fā)展和實踐流程的重塑。

（三）成果分散，缺乏足夠的系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性

目前我國電子文件全程管理的研究成果不乏多樣性，但卻缺乏對成果之間的關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性的充分挖掘與抽象提煉。一方面，隨著信息技術(shù)的不斷革新與實踐工作的深入推進(jìn)，學(xué)界不乏對學(xué)科熱點與研究前沿的關(guān)注與追逐。但是，若不對日益豐富的研究成果與實踐經(jīng)驗加以整體研究與提煉，容易局限于表面化的表述或無法形成合力從而難以推動理論的進(jìn)一步深化發(fā)展。另一方面，隨著電子文件管理的宏觀與外圍條件逐步成熟，迫切需要學(xué)界立足現(xiàn)實需求，從自身專業(yè)深度為全程管理的實現(xiàn)提供指引方向與落地方案[17]，而這也離不開對已有成果的有效吸納與對現(xiàn)實問題的有效回應(yīng)。但在目前的研究中，對實踐成果的抽象提煉還不足，無法很好地以實踐經(jīng)驗推動理論研究的深化。

三、我國電子文件全程管理理論研究的深化發(fā)展策略

隨著電子文件在全社會的廣泛使用，電子文件全程管理的實現(xiàn)具備了現(xiàn)實土壤，但也面臨著管理對象多樣化、業(yè)務(wù)場景復(fù)雜化等新的問題與挑戰(zhàn)。電子文件全程管理作為基本指導(dǎo)原則，既要積極關(guān)注、及時回應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，也要直面理論研究中存在的問題，從多方面推動理論的深化發(fā)展。

（一）立足學(xué)科整體體系，推動理論融合

文檔一體化、文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論、前端控制、數(shù)字連續(xù)性、單軌制等都是電子時代文件與檔案管理理論體系的重要組成，但是這些理論之間的相互關(guān)系以及異同點卻還不明晰，其思想內(nèi)核表達(dá)尚未建立起系統(tǒng)一致的話語體系，理論的本土性與國際性之議也還在繼續(xù)。從電子文件與檔案管理理論體系建設(shè)來看，亟待推動現(xiàn)有理論的融合與貫通。一方面，要厘清各相關(guān)理論的研究重心及著眼點，明確不同理論的指導(dǎo)作用及應(yīng)用范疇，這能夠避免對一些問題的簡單重復(fù)，使學(xué)界的討論更聚焦、更高效；另一方面，要明確不同理論之間的內(nèi)涵層級差異，梳理不同理論之間的內(nèi)在聯(lián)系、脈絡(luò)傳承和理論遞進(jìn)，形成定位清晰、各有側(cè)重、內(nèi)容互補的電子文件與檔案管理理論體系，這能夠提升整體研究的力度與深度，并進(jìn)一步夯實學(xué)科的專業(yè)根基。

這個過程也伴隨著對電子文件全程管理在檔案學(xué)學(xué)科理論體系中的定位與作用的明確，也包括對其理論與方法在新變化、新方向中的貢獻(xiàn)，以及與其他相關(guān)理論之間的聯(lián)系和區(qū)別的明確，從而使其更好地發(fā)揮指導(dǎo)作用，并推動整體研究的有序、高效進(jìn)行。

（二）把握“變”與“不變”，豐富理論內(nèi)涵

新技術(shù)的廣泛應(yīng)用、前端業(yè)務(wù)場景的多元化使得傳統(tǒng)檔案理論的實踐指導(dǎo)功能受到挑戰(zhàn)，電子文件全程管理也需不斷豐富與完善其理論內(nèi)涵，以更好地支撐數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實需求。這需要準(zhǔn)確把握理論內(nèi)涵的“變”與“不變”：電子文件全程管理之所以能成為我國檔案界的重要指導(dǎo)，是因為其全面性、過程性、系統(tǒng)性的理論內(nèi)核能夠為電子時代學(xué)界與業(yè)界的探索提供切實指引，是具有先進(jìn)性與科學(xué)性的指導(dǎo)理論，這是其歷經(jīng)二十余年的考驗仍然不變的、具有引領(lǐng)性的思想內(nèi)核；但是，技術(shù)的革新與實踐條件的成熟會對檔案管理產(chǎn)生至關(guān)重要的影響，甚至顛覆以往傳統(tǒng)的工作方法及管理模式[18]，檔案界發(fā)揮作用的方式與路徑也在發(fā)生變化，如果不及時豐富理論的具體內(nèi)容、不隨著時代發(fā)展調(diào)整理論內(nèi)涵，那么理論就容易顯得“僵化”或“落后”。

具體來說，一是要回歸學(xué)科本質(zhì)屬性。把握文件、檔案及其管理工作的核心，深化對檔案工作屬性和規(guī)律的認(rèn)識，準(zhǔn)確提煉出電子文件全程管理的基本內(nèi)涵，才能使指導(dǎo)理論在面對外部環(huán)境的劇變時依然能迅速找到自己的位置并充分發(fā)揮作用；[19]二是以新趨勢、新思維豐富電子文件全程管理的內(nèi)涵。以計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等為代表的新一代數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展對檔案工作的對象、環(huán)境、理念、模式等都產(chǎn)生了深刻影響，也正推動著檔案學(xué)科從應(yīng)用理論到基礎(chǔ)理論的層層革新。[20]因此，電子文件全程管理的理論內(nèi)涵也應(yīng)該在把握外部挑戰(zhàn)與學(xué)科范式變化的基礎(chǔ)上，挖掘現(xiàn)實問題背后具有普遍價值的學(xué)術(shù)問題，進(jìn)一步豐富電子文件全程管理的理論內(nèi)涵，實現(xiàn)對現(xiàn)實問題的有效指導(dǎo)及回應(yīng)。三是對現(xiàn)有的理論成果與實踐經(jīng)驗進(jìn)行深入思考與抽象提煉。這既包括對我國現(xiàn)有理論成果與實踐經(jīng)驗的整體提煉，也包括對世界其他國家的先進(jìn)經(jīng)驗進(jìn)行共性規(guī)律的提煉，明確信息技術(shù)的快速發(fā)展所帶來的理論觀念與管理方式的轉(zhuǎn)變，立足基本規(guī)律對全程管理“通過過程控制實現(xiàn)結(jié)果控制”[21]的思想內(nèi)核進(jìn)行豐富，使得理論內(nèi)涵更具普適性、先進(jìn)性、科學(xué)性，能夠更好地適應(yīng)信息化時代的需求，甚至實現(xiàn)對實踐工作的超越和引領(lǐng)。

（三）積極擁抱新趨勢，建立具有中國特色的多層次理論體系

電子文件管理既不是單一的技術(shù)問題，也不是單一的組織機構(gòu)管理問題，隨著技術(shù)的應(yīng)用和實踐的發(fā)展，電子文件的管理將呈現(xiàn)出多方協(xié)同、多機構(gòu)參與、多技術(shù)應(yīng)用、多工具管控等特點與趨勢。[22]電子文件全程管理作為重要指導(dǎo)理論，既要在抽象理論層面給予指引，也要進(jìn)一步加強對實施與推進(jìn)策略、應(yīng)用場景等問題的研究，從戰(zhàn)略框架、體制、業(yè)務(wù)、系統(tǒng)、責(zé)任等多方面探索全程管理的體系化理論和方案，構(gòu)建滿足我國發(fā)展需要的多層次理論體系。因此，在準(zhǔn)確把握理論內(nèi)涵的“變”與“不變”、豐富電子文件全程管理抽象理論內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，還需要從理論應(yīng)用與實現(xiàn)策略等層面，構(gòu)建具有中國特色的多層次理論體系，切實為我國電子文件與檔案管理提供具有先進(jìn)性、科學(xué)性、可行性的指引。

在理論應(yīng)用研究層面，需精準(zhǔn)描繪電子文件全程管理的理論定位及專業(yè)方法。這主要包含兩個方面的含義。一是基于檔案學(xué)科自身的發(fā)展需要。電子文件單軌制和單套制管理是電子文件全程管理在現(xiàn)實層面得以落實的具體表現(xiàn)，其正成為檔案工作的發(fā)展重點。電子文件全程管理需在理論應(yīng)用層面構(gòu)建基于文件全生命周期、全過程、全要素和全面質(zhì)量管理的管理機制[23]，并在準(zhǔn)確把握電子文件單軌制和單套制管理的發(fā)展趨勢與方向的基礎(chǔ)上，為實現(xiàn)電子文件“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的單軌運行、單套保存提供實現(xiàn)模式及方法體系[24]。二是基于國家層面的整體戰(zhàn)略發(fā)展需要。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確了“國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和‘互聯(lián)網(wǎng)+行動計劃的推進(jìn)將深刻影響檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式”。在國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略與“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃等發(fā)展浪潮中，數(shù)據(jù)治理的重要性日益凸顯，電子文件全程管理的相關(guān)研究也應(yīng)積極融入新的發(fā)展趨勢、及時回應(yīng)現(xiàn)實需求，明確電子文件全程管理作為檔案學(xué)科的重要指導(dǎo)理論對于數(shù)據(jù)管理應(yīng)有的理論與方法貢獻(xiàn)[25]，即以全面、過程、系統(tǒng)的文件檔案管理視角分析數(shù)據(jù)流動生長的全流程，保障數(shù)據(jù)全生命周期、全過程、全要素、全面質(zhì)量管理[26]，推動檔案學(xué)科切實成為國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃中的重要專業(yè)支撐。

在具體實現(xiàn)策略方面，則是要著眼于建立和完善落地方案，推進(jìn)全程管理的實現(xiàn)。一方面，從我國實踐中的重點、迫切需要解決的問題入手，即基于對現(xiàn)實需求及未來趨勢的把握，為電子文件全程管理的全面落地提供具體方案，包括數(shù)據(jù)驅(qū)動型業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔問題、電子文件單軌制和單套制管理的應(yīng)用模型、電子文件可信體系的構(gòu)建、多元應(yīng)用場景下的電子文件管理基本架構(gòu)等，為實踐探索的諸多問題提供理論準(zhǔn)備與落地方案，從思維、流程、方法、組織、人員等要素全局、系統(tǒng)地思考全程管理的落實與對整體工作的重塑。[27]另一方面，注重對已有實踐案例的有效提煉。我國對電子文件單軌制和單套制管理的實踐已包含了國家性、區(qū)域性、行業(yè)性等不同層次的探索，例如，國家檔案局與財政部、商務(wù)部、稅務(wù)總局聯(lián)合推進(jìn)的電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔工作，上海自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局的電子檔案單套制管理試點，浙江省對依事項整理的行政審批文件的電子化歸檔等。[28]這些試點探索能夠為電子文件全程管理的具體實現(xiàn)策略提供現(xiàn)實參照，而通過對這些探索經(jīng)驗的系統(tǒng)分析及抽象提煉，則能夠推動電子文件全程管理理論依據(jù)社會發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步、前端的信息化水平以及具體的實踐探索進(jìn)程，適時設(shè)計出可行的落地方案，從而實現(xiàn)對實踐問題的有效回應(yīng)及科學(xué)引領(lǐng)。

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作者單位：深圳大學(xué)城圖書館