大數據時代企業檔案管理研究

[ 作者簡介 ]

吳瓊，女，北京人，中國長城工業集團有限公司下屬北京大觀園酒店有限責任公司，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

5G信息化時代悄然而至，大數據技術在不斷更新迭代，新型技術不斷應用在生活的各個方面，企業檔案管理正是海量數據的集中地，因此將大數據技術應用在企業檔案管理中是企業發展的趨勢，也是時代發展使然。通過將大數據技術應用到企業管理中可以大幅度提高工作效率，同時利用大數據分析工具也可以在海量信息中快速檢索信息，降低企業檔案管理員的工作成本，降低企業檔案管理人員的工作量，提高企業發展效率。因此，企業檔案管理信息化建設是檔案管理發展的必然之路。本文在對企業檔案信息化管理的意義進行分析的基礎上，對當前企業檔案信息化管理存在的問題進行分析，最后提出企業檔案信息化管理的對策和措施。

[ 關鍵詞 ]

企業檔案;信息化;檔案管理;大數據

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.016

從信息化建設的規律來看，時代的發展使企業在檔案管理中不得不使用大數據技術，信息化、數據化已經成為當今企業檔案管理的必由之路，隨著我國對大數據技術的不斷研發，大數據技術日趨完善，將大數據技術應用在企業管理的各個方面是時代的要求。大數據技術相比傳統檔案管理具有信息存儲空間巨大、企業人員管理方便、數據調取簡單、資料收集便捷、數據整合快速、數據分析權威合理等等優點，因此利用大數據進行企業檔案管理是企業快速發展的前提，也是時代對現在企業信息化發展的要求。

1 相關概念及理論基礎

1.1 大數據時代概述

數據是當今時代重要的生產發展要素，已經滲透到社會生活的各行各業，滲透在我們生活的各個角落，如何將數據這個生產要素充分挖掘、分析、整合是大數據時代永不過時的話題。隨著我國科技強國戰略的不斷發展，我國對于科學技術的研發始終保持著長盛不衰的動力，大數據時代的到來正是我們科學技術發展的產物，如今大數據技術不僅僅應用到高端產業，比如軍工、物理、生態、環境科學等等，更是應用到百姓生活的方方面面，比如通訊、智能家居、企業管理等等。同時，隨著全民科學知識的普及，大數據也被百姓所關注、接受。

1.2 檔案管理概述

檔案管理是企業發展的重要基石，企業的檔案如同企業的身份信息，企業的檔案管理看似簡單，實際上不僅僅要對檔案進行收集和保存，更要對企業檔案進行分析，并為企業發展提供重要的基礎信息。

檔案管理主要包括企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，一連串的檔案管理流程看似簡單，但實際過程中卻存在很多細節問題，其中環環相扣，信息的錄入、信息的發出、信息的檢索、信息的編撰等等，任何一個環節都存在海量的信息，任何一個環節都需要大量的人工進行管理。另外，隨著現在企業的高速發展，企業的檔案管理不僅僅要完成收集、保管、統計，更要在此基礎上通過收集檔案資料進行分析調研，最終實現為社會實踐服務，也就是說在企業檔案管理過程中還需要專業人才對數據進行整合以及分析，才能達到企業進行檔案管理的最終目的。

企業檔案管理工作屬于管理范圍，具有服務性質，在企業中成立檔案管理部門，該部門和企業各個部分密不可分，環環相扣，收集企業資料的同時也為企業的各個部分進行服務反饋。通過查看我國企業發展的歷程，不難發現我國企業具有一定的階級性，尤其是一些國有企業，階級性更加明顯，因此在檔案管理過程中也體現了其階級性和階級利益，檔案內容存在很多階級利益和經濟利益沖突，在檔案管理過程中還需要工作人員時刻注意不同檔案的管理方法以及保密和階級要求，這在一定程度上對檔案管理人員提出了很高的政治素養要求和專業要求。

2 大數據時代企業檔案信息化管理的意義

2.1 提升企業檔案管理工作的效率

提高企業信息化時代的發展效率要解決的根源問題就是企業在檔案管理過程中的信息化手段的使用，一般情況下，企業進行信息化檔案管理主要是通過數據化原理、計算機技術等手段將企業的海量信息進行處理、存儲，對檔案信息的資源進行整合，對企業資源進行合理配置。企業檔案信息管理不僅僅是企業發展的要求，也是海量信息管理的必然要求，隨著企業發展的進步，企業檔案資料如同海浪潮水般涌來，企業檔案信息化管理不僅解決了企業浪費大量人工資本解決檔案管理的問題，還更加方便快捷地解決了后期資料的調取、分析工作。將大量的紙質信息轉化成電子信息，不僅極大地減少了浪費，更對數據實現了永久的保存，數據的及時更新同步極大地提高了企業檔案管理工作的效率。

2.2 實現檔案資源的共享

企業檔案信息化管理核心使企業能夠隨時實現企業信息技術的資源共享，企業檔案管理的目標是服務于公司的發展，因此企業檔案信息的及時共享是企業檔案信息化的重要標志。企業檔案管理信息化將使企業部門能夠及時從企業檔案庫調取所需要的信息，提升企業信息檔案的利用率，促進企業檔案使用范圍的拓展，更加方便企業科研人員的開發和利用，提升企業檔案信息的資源利用空間。

2.3 推動管理模式的改革

企業管理是企業發展的核心，企業的管理要順應時代的要求，結合時代發展的趨勢。在企業檔案管理上進行企業信息化建設可以說是企業進入大數據時代的初步探索，通過將企業最基礎的部門工作進行數據化建設，從而帶動整個企業的整體進入信息化時代建設。 企業要想長久發展就需要有壯士斷腕的魄力和敢于突破創新的勇氣，企業需要改頭換面，勇于改革，只有敢于突破，敢于對企業管理進行改革，才能逐步實現企業的時代跨步。

3 大數據時代企業檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理制度體系不完善

企業檔案通過記錄企業發展的過程，對于企業、行業的發展都具有重要的保存價值和歷史意義，同時也成為企業未來發展規劃決策的重要依據，企業檔案管理的制度對于企業的發展是重要基石，企業必須高度重視企業檔案管理，高度重視企業檔案保管和利用，充分發揮好企業檔案這一企業的寶貴財富。

企業檔案管理對于企業十分重要，但是通過對目前企業檔案管理進行調研分析發現，企業在檔案管理過程中存在很多問題，比如檔案管理人員以公司需求為導向，違規操作，為獲得某些數據違背公司管理制度，私自操作。另外，還存在一些公司檔案管理人員缺乏社會責任，為獲得某些資源篡改數據，盲目迎合企業不正當的利益需求。在這種情況下自然無法滿足社會需求，制定的管理制度也由于缺乏外部約束力而使其執行力大打折扣，弱化了檔案制度管理的效力。

3.2 企業檔案信息化管理的資金投入不足

要想企業檔案管理在大數據時代實現信息化建設，檔案管理的軟件和硬件設備就要不斷更新，否則，沒有基礎，任何建設都是空談，沒有任何意義。根據目前企業檔案管理不難發現，很多企業對于檔案管理還停留在資料復印收集上，信息化時代的掃描儀、多功能復印機、可讀寫設備，以及管理信息系統、應用軟件等等均無法滿足現代企業信息化檔案管理的要求，這些硬件以及軟件設備的添置均需要企業的大力支持，投入大量資金。但實際上，通過數據調查不難發現大部分企業的檔案信息化建設的經費基本上來源于企業的行政事業撥款，而這部分費用在除企業自身行政管理支出外，剩下能進行檔案管理的寥寥無幾，因此，企業需要重新規劃檔案信息化管理的經費來源，保證經費充足，才能更好地保障企業檔案管理信息化的進程。

3.3 檔案信息化管理缺乏專業化人才

大數據時代需要大數據人才，檔案信息化管理也需要企業專門引進高素質、具備大數據信息化管理能力的專門人才，作為企業管理領導人員需要充分認識到檔案管理不僅僅是簡單的人力勞動，而是需要根據工作實際引進高素質人才，只有在最基本的人力資本上進行大量投入，才能為企業檔案信息化建設留住人才，只有用人才才能帶領企業對原來陳舊的檔案管理進行整改，從而適應時代的要求，促進企業檔案信息化的發展。

4 大數據時代企業檔案管理的對策

4.1 建設完善的檔案管理制度體系

企業檔案管理部門在企業中屬于牽頭部門，將企業各個部門的檔案信息連接起來，為企業的運行發展提供了信息交換的平臺。對于一個正規企業來說，首先要做的就是健全數字化檔案信息資源平臺，從而促進企業的信息化發展。

檔案管理制度是企業檔案管理的重要依據。無規矩不成方圓，制定企業檔案信息化管理制度是企業檔案管理信息化建設的首要任務，因此企業在檔案管理信息化進程中要完善檔案管理制度。第一，對于檔案的歸檔要編制規范模版，對于歸檔后的文件建立檢索目錄，編制檢索工具，甚至對于有條件的企業，要連同企業研發部門開發本公司的檔案信息庫。第二，企業在接收文檔過程中，檔案管理人員也需要進行信息化錄入，對于檔案信息要進行全面審核，對于有問題的信息錄入要及時退回，并提出反饋意見，只有在信息錄入前期保證信息的完整、規范，才能夠在后期檢索以及使用時更加便捷快速地提取使用。第三，對于企業目前的檔案信息管理設備要及時進行更新，淘汰老舊設備，及時添置符合企業檔案管理信息化建設的軟硬件設備，提高企業檔案信息化管理的效率。第三，在企業完善制度的過程中要結合企業實際情況，深入調研，同其他企業進行溝通交流，借鑒經驗，從而更加方便快捷地建立符合企業自身特質的信息資源管理平臺。

4.2 推進企業檔案信息庫數字化建設

企業檔案信息化建設對于企業是勢在必行并且需要長期堅持的一項事業，企業要想做好檔案信息庫數字化建設，就要在信息化進程中做好檔案的信息資源管理，要對已經錄入的檔案信息資源進行整合挖掘，發掘其中有價值的信息。

做好企業的檔案信息庫數字化建設。首先，對于檔案信息資源要進行事無巨細的收集，要在收集好紙質資料的同時嘗試采用其他信息化手段，比如電子數據、音像等方式進行收集，逐漸改變收集方式，建立企業檔案信息數據庫。其次，在收集資料時要對收集的資料進行分類收集，集中管控，分散存儲，統一管理，做到應收盡收。最后，企業在檔案信息收集的過程中要綜合運用大數據、云計算、物聯網等大數據時代的現代信息技術，同時企業也要拓寬視野，兼容并進，不斷汲取信息化時代的檔案管理最前沿的信息，通過和不同企業進行溝通交流，借鑒經驗，從而針對企業自身的檔案信息管理技術提供強有利的知識更新。

4.3 加強檔案人員培訓學習，提高綜合素質

做好大數據時代檔案信息管理，需要專業的大數據人才，信息檔案管理是一個專業且系統的工作，對于從事該行業的工作人員來說，不僅僅需要具備管理技能，還需要計算機專業背景。因此企業在招聘檔案管理人員的時候需要多方考核，保證檔案管理人員隊伍素質，培養出專業素質過硬、理論知識較強的隊伍。在人才培養方面也要下功夫，要主動培養檔案管理人才，主動作為，加強培訓，不斷提高檔案管理人員的服務質量。

為培養高素質的檔案管理人才，首先需要企業營造尊重人才的氛圍。企業領導要重新認識檔案信息化管理崗位職責，要充分認識到檔案管理信息化的重要性，才能招得來人才，留得住人才，才能更好地促進企業的檔案管理信息化的發展。

5 結語

目前全球正值信息化時代，企業要順應時代的發展，從企業的檔案信息建設入手，規范企業檔案管理流程，加強企業對于信息化建設的重視程度，讓企業盡快享受大數據時代的紅利。企業要盡快實現檔案信息數據化，從而促進我國企業的快速發展，提高企業的科技創新能力，也讓大數據技術能夠更好地服務于企業，服務于社會。

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