大數據背景下檔案信息化發展的困境與出路

[ 作者簡介 ]

金學柱，男，吉林龍井人，龍井市業余體育學校，助理館員，大專，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

隨著現代科學技術的飛速發展，我國社會已經步入了大數據時代，多元化的信息手段切實推動著國家經濟的創新發展，同時也成為全球范圍內競爭的綜合實力體現。基于此，文章首先闡述大數據時代對檔案信息化管理提出的全新要求，其后分析現階段檔案信息化面臨的主要困境及問題，在此基礎上提出一系列大數據背景下推動檔案信息化發展的主要策略及措施。

[ 關鍵詞 ]

大數據;檔案管理;信息化發展;困境;對策

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.007

我國的檔案管理工作經歷了長期的發展演變，從最初的簡牘到云端檔案都有著獨特的時代特征。信息化是當前社會對檔案管理工作提出的高要求、高標準，其在一定程度上積極迎合了國家信息化建設的戰略思路及戰略目標任務，也是實現檔案管理轉型發展、實現現代化治理的必然趨勢和主要途徑。調查顯示，我國的檔案信息化發展在現階段仍受到多方因素的影響，例如管理機制不健全、信息處理能力匱乏、缺乏資源整合優化能力等等，這些都在一定程度上阻礙了檔案信息化的創新發展。基于此，檔案管理必須與時俱進，采用切實可行的手段方式解決現實問題，滿足檔案信息化發展的現實需要。

1 大數據時代對檔案信息化管理提出的全新要求

1.1 數據管理高效化

所謂大數據深度關聯，可以將其理解為現代社會實現檔案信息化的重要前提和基礎。根據相關的實踐調查研究可以看出，傳統的檔案服務只是簡單地為使用者提供零散的、分散的相關信息，使用者必須對得到的數據信息進行深入分析，探究彼此之間的內在聯系、因果關系。但不同使用者的能力水平大不相同，根本無法更深層次地挖掘潛在信息及其內在的關系，整體服務力度偏低。隨著大數據時代的到來，信息化發展也對信息服務提出了更高的要求，必須將更多的注意力集中在豐富檔案數據資源，滿足多元化的用戶需求上。同時還應當定時定期在特定的平臺上搜集相關的信息數據，按照一定的方式手段使之聯系起來，成為相互影響的信息關聯機制，只有這樣才能充分發揮檔案信息的作用價值，為使用者提供更為優質的服務。由此可見，數據深度關聯應當是檔案信息化管理的關鍵所在。

信息數據的高度整合是推動檔案信息化的核心力量。在大數據背景下，信息之間的傳遞更為高效便捷，信息流動更為頻繁，在一定程度上為檔案信息資源的管理提供了可靠的支持，有利于實現跨區域、跨界的資源共享，從真正意義上打破不同行業、不同領域、部門之間的數據壁壘，實現數據快速融合，推動檔案信息化的縱向發展。過去人們通常采用紙質檔案管理的方式手段，雖然掌握了大量的數據信息，但數據十分分散，具有明顯的異構性特征，不管是結構化、非結構化、半結構化數據都無法發揮自身的價值作用。而大數據技術的有效引入，實現了不同大數據之間的高效整合，將大量的數據匯集起來，有效豐富信息內容，便于得出更為科學合理的結論，以此打破信息孤島的尷尬局面，使管理人員能夠在復雜、龐大、混亂的信息數據中快速挖掘出有價值的信息，逐步實現檔案管理的現代化發展。

1.2 信息服務精準化

調查顯示，過去紙質檔案時期提供的信息服務大多為被動模式，檔案信息使用者根據自己的需要對單一的目錄檢索方法進行使用，獲取相關的數據資料。隨著檔案信息化管理的不斷深入推進，必須對原有的檔案服務模式、服務理念進行革新優化，基于使用者的實際需要提供個性化服務。眾所周知，當前的檔案數據十分龐大，種類較多，利用大數據技術能夠實現信息之間的相互聯通，也為檔案管理部門提供可靠的支持和幫助，能夠實現智能化、個性化、精準化服務。基于服務方式來講，可以直接利用現代化的存儲工具、分析設備深入挖掘多元化的信息資源，在系統中設置相應的關鍵詞，使其自動抓取主要數據，主動搜集、高效處理，通過這樣的方式提高智能化服務水平;基于服務對象來講，必須有效貫徹落實以人為本的原則和宗旨，立足于使用者的需要，為其提供個性化的信息服務，可以深入分析使用者需要的文本檔案、視頻檔案，結合其日常社交生活的相關信息數據，凸顯信息服務的精準化。

2 現階段檔案信息化面臨的主要困境及問題

2.1 管理體制過于滯后，缺乏可操作性

一方面，檔案管理體制過于滯后，呈現出分割狀態。條塊分割是過去檔案管理極其常見的一種模式手段，各個地區的檔案管理部門缺乏統一的管理標準，也沒有業務統領人，導致整體組織不力。檔案管理工作長期以來被認為是服務行業，久而久之，不管是工作人員還是社會群眾都會忽略其信息價值，沒有意識到其在一定程度上能夠切實推動國民經濟產業的創新發展，這樣分離式的管理體系、管理機制根本無法適應信息化的發展。另一方面，缺乏統一的管理制度。不同系統、不同專業的檔案在管理過程中分離開來，自成一體，與之相關的法規條款或多或少存在一定的矛盾沖突，無法實現協同發展，加之現階段我國頒布的關于檔案的法律法規通常站在宏觀角度上，沒有制定實施細則，導致可操作性較差。

2.2 缺乏高效的信息服務水平

一方面，缺乏高素質、高水平的信息化優秀人才。眾所周知，檔案信息化發展必須以強有力的人力資源作為可靠保障，人才團隊的建設也是信息化建設的重要組成部分。調查顯示，信息化人才十分匱乏，目前大多數檔案管理工作人員并沒有考取相應的資格證書，也沒有達到國家檔案管理的標準，導致檔案工作團隊缺乏一定的專業性。具體而言，大多數從業人員年齡較大，無法快速接受新鮮知識，在思想理念上也不能及時轉變。另一方面，長期以來，檔案管理部門過于注重對信息資料的珍藏，并沒有發揮其原本的價值作用，對設備設施的使用效率較差，為使用人員提供的服務被動粗放。通常是采用人工服務，根本無法滿足使用者精細化查找及檢索的實際需要，久而久之，資源整合能力十分匱乏。隨著大數據時代的到來，越來越多的電子檔案產生，檔案資源也從最初的結構化發展轉變為非結構化，并且信息數據規模十分龐大，因此傳統的粗放式檔案服務理念根本無法滿足社會對檔案信息發展的要求。

2.3 缺乏檔案資源整合優化能力

第一，檔案信息的存儲問題是現階段面臨的主要問題。傳統檔案管理通常采用的是集中式存儲管理模式手段，在大數據時代根本無法滿足高效存儲的實際要求;第二，檔案部門尚未建立起健全完善的溝通管理機制，也缺乏良好的合作意識，不同檔案部門、機構設置在管理理念、管理制度等方面都存在一定的差異，因此各自為政。在進行信息資源的建設時，部分檔案管理部門缺乏大局意識，不愿意與其他部門通力協作，這在一定程度上導致信息數據極其分散，對數據的處理可能存在重復的現象，造成了資源的浪費，導致信息孤島的問題十分突出。

目前我國的檔案信息資源開發仍然處于初步發展階段，存在一定的問題和不足。一方面，缺乏統一的管理軟件系統。根據相關的實踐調查研究可以看出，各個部門、各個地區使用的管理軟件大不相同，各司其職，各為其政，大多數仍然采用單機版，而部分軟件開發部門沒有加強頂層設計，不同軟件的模塊具有較大差異，管理系統與資源庫的結構不匹配，久而久之，根本無法實現數據的快速傳播及有效共享。另一方面，傳統的檔案管理部門更注重對檔案信息資源的開發，卻忽略了對其的高效使用。尤其是對于一些圖書館來講，過于追求館藏資源的數量，沒有挖掘其數字化價值，導致資源整合能力不足。

3 大數據背景下推動檔案信息化發展的主要策略及措施

3.1 構建健全完善的檔案資源管理機制

3.1.1 創設科學的檔案信息化管理體系

第一，檔案部門應當根據自身發展的實際需求，搭建起健全完善的管理體系及管理機制。具體而言，以領導層、技術層、數據加工分析層、資源利用層為主要劃分形式，由黨委、政府部門直接領導，各部門負責人加強監管，切實實現檔案信息化管理的穩定運行，從真正意義上實現一體化發展。第二，有效梳理檔案信息化管理的職責與權利。具體而言，政府職能部門要將檔案信息化建設納入當地區域發展的規劃范圍內，在條件允許的情況下，采用多元化的方式手段實現檔案信息化建設，與電子政務有效銜接，將責任落實到個人頭上，基于誰產生、誰負責的宗旨創設健全、完善、科學、合理的電子檔案歸檔制度，同時上傳電子檔案的單位應當對該檔案全權負責。第三，積極引入優秀的專業人才，搭建高水平、綜合型人才團隊，不僅能夠對軟件系統進行開發完善，優化硬件設備，靈活運用集成系統，還能夠對采集所得的檔案數據進行科學合理的搜集整合分析，合理預測。

3.1.2 革新優化檔案信息化管理系統

第一，站在全局的角度對檔案網絡建設進行高效的統籌，部門內網應當與外部的政務服務中心網站、公眾網站緊密聯系。第二，不斷革新優化電子檔案的管理模式、管理手段。具體而言，從最初的信息管理逐漸轉變為系統管控，對于人才的儲備也應當轉變為綜合型、復合型優質人才。針對檔案的歸檔工作，應當從最初的雙套制轉變為單套制，數據的管理由最初的實體管理轉變為數據管理。第三，根據現實需求及當地經濟發展的實際需要搭建起科學合理的信息化服務中心平臺，基于用戶需求設置相應的服務模塊，加強對管理軟件的整合優化，從最初的單機版逐漸轉變為網絡版，與時俱進，利用當前社會中先進的大數據技術、物聯網技術、云計算技術，加強對檔案數據信息的深入挖掘和有效開發，在這樣的基礎上搭建起社會所需的檔案數據資源庫。

3.2 切實提高檔案信息化服務水平

3.2.1 建立精準高效的服務模式

為了切實滿足現代社會信息用戶的多元化需求，為其提供差異化的服務，檔案部門應當轉變自身的服務模式和服務理念，從最初的供給導向轉變為需求導向。第一，要明確以人為本的原則和宗旨，采用個性化的服務理念，創新檔案管理業態，只有想用戶所想才能明確其主體地位，深刻剖析其內在的需求，在此基礎上凸顯服務的人性化。第二，檔案部門必須提高自身的思想覺悟，將提供人性化服務作為自身行為準則嚴格要求自我，并且將這一理念融入服務的各個環節、各個步驟中，這樣才能提供精準服務，提高用戶的滿意度。第三，轉變優化服務形式，由最初的資源依賴、勞動密集轉變為服務主導。所有的檔案使用者可以根據自身的需求在信息化系統平臺中自主選擇閱讀何種信息，并平等取得相關數據，以此維護使用者的合法權益。

3.2.2 不斷提升智能服務水平

在大數據時代背景下，智能服務、智慧服務是檔案管理工作極其重要的特征，也是現代社會發展的必然趨勢，從多個方面、多個角度不斷提升智能服務水平，切實推動檔案信息化建設的進程。具體而言，基于服務主體來講，檔案部門必須大力培養信息化技術人才，合理分析并高效處理信息數據，這樣才能為部門節省人力、物力資源，高效完成復雜性、綜合性的服務工作。值得注意的是，信息化技術人才能夠根據自身的實踐經驗，結合用戶的實際需要，對數據信息等相關資源進行合理分析，利用智能化技術在龐大的數據庫中快速篩選處理對自身有價值、有意義的相關信息，通過這樣的方式節省部門的綜合成本，同時加大對檔案信息智能庫的建設力度，逐步實現信息服務的科學性。

3.3 打造和諧的檔案信息資源生態

3.3.1 加強檔案信息的整合優化，樹立“大檔案觀”

大數據技術產生了海量的信息資源，檔案工作本身就是對相關的數據信息進行科學合理的收集、整理、歸納、總結，因此相關的工作人員必須充分發揮大數據技術的優勢價值，拓寬資源渠道，按照國家相關標準制度對數據信息進行統一的整理存儲，實現檔案資源管理的標準化、專業化。一方面，檔案工作人員應當采用多元化的方式手段，對多樣化的數據資源進行存儲，這樣的數據可以是郵件、網頁，也可以是社交媒體產生的數據。同時，利用云計算、物聯網等相關手段對檔案數據進行有效連接，深入挖掘其潛在的聯系，在此基礎上創設出科學合理的檔案數據模型，并組建資源庫。另一方面，工作人員還應當提高自身的數據分析能力，通過檔案系統對數據資源進行合理的開發利用，使其更為精準地預測用戶行為、興趣愛好、個性特征，從而切實滿足其發展需要。

3.3.2 創設科學合理的檔案信息資源共享機制

一方面，檔案部門應當根據自身發展的現實需求創設信息資源共享系統，按照國家相關法律法規實現檔案系統與辦公系統的有效滲透融合，從而搭建起自動化的管理體系，能夠自主收集數據并整合歸納，為用戶提供可靠的決策基礎。另一方面，推進檔案遠程查閱功能的進一步發展，積極組織開展檔案館之間的合作交流，簽訂相關協議，開放權限，用戶即便在異地也能夠根據自身需求查閱相關信息數據。

4 結束語

綜上所述，基于大數據背景下的檔案信息化發展應當構建健全完善的檔案資源管理機制，切實提高檔案信息化服務水平，打造和諧的檔案信息資源生態。

參考文獻

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