淺析公益場館采購需求管理存在的問題及對策
——以某科技館為例

薛晨紅 王曉東 上海科技館

一、《政府采購需求管理辦法》對采購需求做出了明確要求

第一點是合規性。《政府采購需求管理辦法》第七條規定，采購需求應當符合法律規定、政府采購政策和國家有關規定，符合國家的強制性標準，遵循預算、資產、財務等相關管理制度，符合采購項目特點和實際要求。

第二點是完整性。《政府采購需求管理辦法》第八條要求，編制采購需求應明確項目所有技術、商務要求。換句話說，確保順利進行采購活動的所有要求都應該在采購需求的編制中體現。

第三點是明確性。《政府采購需求管理辦法》第九條提出，采購需求應當客觀，量化指標應當明確相應等次，有連續區間的按照區間劃分等次。

二、某科技館采購現狀分析

2021年某科技館本館及兩個分館現共有23個部門，通過對2019-2021年采購項目的統計，三年共完成10萬以上采購項目共有采購項目355項。某科技館10萬以上項目全部參照政府采購流程實施采購，其采購需求涉及本館及兩個分館運維中心的設備設施維保、綠化、外墻清潔及物業服務等；展覽研發中心的臨展類項目等；信息中心軟硬件維保類、安全類軟硬件及辦公類軟硬件等；本館及兩個分館展教中心的課程研發、視頻拍攝、活動類等；后勤管理處的館服、醫療服務和辦公用品等；保衛處的消防、技防和安防維保等；分館一藏品保護研究中心和分館二研究中心藏品的征集；本館及兩個分館的保險業務及其他職能部門的一些采購需求。具體各部門采購項目數據統計詳見表1：

從表1中2019-2021年采購項目數量統計數據清晰地可以看出，采購項目的數量比例占到前五位的分別是本館運維中心，項目數量占總項目數的比例達到了21.69%；分館一運維中心所占比例為18.03%；信息中心的數量所占比例為13.52%；本館展教中心的數量所占比例為7.89%；保衛處的數量所占比例為7.89%。從所統計的金額來看，本館及兩個分館運維中心所占的比例也是最高的。其中一個分館運維中心部分項目、展教中心和研究中心的采購預算另有出處，故本次統計沒有計算在內。

表1 2019-2021年采購項目數量統計數據

三、采購需求編制目前存在的問題

（一）采購需求編制缺乏完整性

根據《政府采購需求管理辦法》第六條規定采購需求，是指采購人為實現項目目標，擬采購的標的及其需要滿足的技術、商務要求。技術要求是指對采購標的功能和質量要求，包括性能、材料、結構、外觀、安全，或者服務內容和標準等。商務要求是指取得采購標的時間、地點、財務和服務要求，包括交付（實施）的時間（期限）和地點（范圍）、付款條件（進度和方式）、包裝和運輸、售后服務、保險等。具體規定了采購需求所需要包含的內容，編制采購需求時注意不要遺漏，盡可能地全面具體地描述采購需求，以便能更好地完成采購。

某科技館目前所使用的在線辦公平臺內專門劃分了采購管理應用模塊，在該模塊內針對不同的采購金額區間劃分出不同的采購需求表單，每個采購金額區間所需填寫的采購需求表單要求不同，其中10萬（含）以上表單內容對于采購需求編制的要求進行了細化，包含了采購需求必須所要填寫的內容，并且特別用紅字標注了需要填寫的內容。

通過對某科技館經辦部門發起的2019-2021年采購項目的采購需求回退的原因進行統計分類后發現，目前主要有兩大原因造成采購需求的回退，具體如下：

a.采購需求編制中缺失了商務或者技術要求，如設備設施的維保沒有列舉所有需要維修保養的設備清單以及備件清單，或者在設備的采購中，對售后服務這一方面沒有相關的約定。

b.市場調研不符合要求，如未按《某科技館采購管理辦法》的要求完成市場調研。調研供應商數量不夠或者調研報告內容不完整。

（二）采購需求編制中技術參數設置要符合項目實際

采購需求應該按照政府采購相關法規的要求，技術參數應該滿足采購需要，并且滿足市場充分競爭的標準。在實際編寫采購需求時星號項越多，符合條件的供應商也越少，造成參與項目投標的潛在供應商不足，沒有形成充分市場競爭，容易產生流標，因此需要考慮采購實施的風險。例如在某科技館安檢機采購項目中，因為設置了過多的星號項，報名投標的供應商不足3家，導致第一次招標失敗，耽誤了采購時間。第二次重新市場調研，對技術需求進行修正，對星號項重新進行調整，在能滿足自身需求的前提下，使參加報名的供應商超過3家，最終順利完成了招標。

（三）采購需求沒有按照采購計劃時間進行啟動

按照某科技館的采購流程，除緊急采購項目以外，采購項目從采購需求的填報到最終簽訂合同，公開招標非重大項目一般需要70天左右，重大項目大約需要90-120天，競爭性磋商需要60天左右，單一來源和競爭性談判需要50天左右。在確定交貨期或者服務期的時候，應當充分考慮采購項目實施所需要的時間，特別是像物業、安保和維保類服務項目，如果采購項目沒有按照采購計劃及時啟動，導致采購流程時間過于緊張，一旦發生特殊情況，極有可能不能按時地完成采購。

（四）采購需求編寫人員專業知識較為缺乏

采購需求編寫的人員往往對某些采購內容的具體標準并不是很了解。例如去年其中分館一的垃圾袋采購需求，小號垃圾袋要求的厚度和大垃圾袋的厚度設置了一個標準，小垃圾袋太厚不能卷成一圈，導致使用時較為麻煩。

四、規范采購需求編制的對策

（一）規范采購需求的編制，編寫常規類項目的采購需求模板

維保類采購需求模板編制，包括本館及兩個分館運維中心、信息中心及保衛處所涉及的維護保養類項目。

維護保養類采購需求模板包含以下采購要素：供應商資質要求、項目概況、工作范圍、設備清單、響應時間、維保頻次、備件清單（如有）、付款方式及履約驗收條款等內容。要求采購需求編制人員按照此模板來填寫。

展覽研發中心的臨展亦是某科技館每年需要采購的項目，臨展類采購需求模板包括以下采購要素：供應商資質要求、項目概況、工作范圍、展品展項清單、設計施工要求、布展安裝工程與施工組織管理、項目質量要求、售后服務要求、項目承包方式及管理要求、項目團隊要求、時間進度要求、支付方式、履約驗收、知識產權與保密，附件展廳圖紙、策劃方案等內容。

通用貨物類采購需求模板一般包含以下采購要素：供應商資質要求、項目概況、貨物名稱、技術參數、安裝調試（如有）、項目交付時間、地點、包裝運輸（如有）、保險（如有）、質保期、售后服務、付款方式及履約驗收等內容。

通用服務類采購需求模板一般包含以下采購要素：供應商資質要求、項目概況、采購服務內容、服務要求和標準、服務地點、項目服務期限、項目人員安排（如有）、項目進度要求（如有）、組織實施要求（如有）、付款方式、履約驗收等內容。

（二）梳理本館及兩個分館同類型采購需求，進行合并采購，提高采購效率

從之前的采購項目統計數據的分析來看，本館及兩個分館運維中心的采購項目不管數量還是金額，都是在本館及兩個分館的采購中占到了將近一半，經過對本館及兩個分館運維中心采購需求的梳理，發現有些采購需求是本館及兩個分館運維中心都需要采購的，其中可合并采購的項目清單如下：

服務類

a.電梯維保服務項目

b.外墻清洗服務項目

c.空調濾網更換服務項目

d.空調機組維護服務項目

e.風管清洗服務項目

f.室外綠化養護項目

g.吊點檢測項目

h.防蟲害項目

i.電氣火災檢測系統項目

j.排污管道清洗項目

貨物類：

a.一次性口罩采購項目

b.清潔試劑采購項目

c.垃圾袋采購項目

d.防疫物品采購項目

e.大卷紙、擦手紙采購項目

共計15個項目，可以使本館及兩個分館總項目數由45個減少為15個，采購需求的編制人員增加，可以使前期的調研更為充分，需求的編制更為全面、完善。采購人員和代理機構可以根據近三年招標的情況和最新的政策法規情況，給需求部門一定的指導意見，使采購需求更加合規。梳理這些項目后，形成具體的采購需求。如果有人員變更，也能很好地完成需求編制。

（三）采購需求按照既定時間或者提前編制需求

采購需求應當采購計劃編制中啟動的時間如期或者提前開始采購需求的編制。例如物業和保安是本館及兩個分館的重點項目，一招三年，采購金額比較大。可以在第三年合同到期前，提早啟動編制需求，一般來說，如果采購需求變動不大，則由需求部門按照變化稍做修改，如果采購需求變動較大，可以請專家或者招標代理機構一起對采購需求進行專把關，根據相關意見，修改和完善采購需求，以保證后續招標工作的順利進行。

（四）采購需求的編制需做好市場調研

根據《政府采購需求管理辦法》第十條采購人可以在確定采購需求前開展需求調查，了解相關產業發展、市場供給、同類采購項目歷史成交信息，可能涉及的運行維護、升級更新、備品備件、耗材等后續采購，以及其他相關情況。向市場主體開展需求調查時，選擇的調查對象一般不少于3個，并應當具有代表性。根據《某科技館采購管理辦法》采購限額以上的項目市場調研需有5家及以上供應商。

另外，可以梳理某科技館的供應商庫，對供應商進行分類，將類似采購項目歷史成交信息提供給需求部門。市場調研必須按照《政府采購需求管理辦法》第十條規定的要求，采購需求部門才能科學、合理、規范地編制采購需求，為整個采購順利完成提供保證。

（五）加強對采購需求的審查

根據《政府采購需求管理辦法》第四章風險控制中的條款，加強對采購需求的形成和實現過程的內部控制和風險管理。

五、結論

綜上所述，通過對某科技館采購現狀的分析，以及采購需求編制目前存在的問題，找出采購需求規范編制的對策，是高效并且保質保量地完成采購任務的前提。隨著《政府采購需求管理辦法》的實施，采購需求的科學合理的編制，越來越受到重視，采購人對采購編制具有主體責任。研究采購需求編制存在的問題和對策措施，對于實施采購、提高采購效率具有十分重要的意義。某科技館是全國一級博物館，采購項目內容涉及廣泛，和其他公益場館在采購需求方面有著相通之處，研究其采購需求規范編制的對策，希望對其他公益場館的采購具有一定借鑒意義。