淺談預付賬款的風險與應對措施

周星 江蘇艾津作物科技集團有限公司

一、預付賬款的現狀及原因分析

1.企業處于初創或發展階段，社會信譽度和聲譽度均不高。在市場經濟活動中，為了盡可能地把風險控制在可控范圍內，供貨商往往會要求購貨企業預先支付一定比例的貨款。

2.企業為了搶占市場先機，迫于競爭壓力或開拓市場。在瞬息萬變的市場環境下，搶占了生產的源頭就等于成功了一半。筆者所在單位對于農藥原材料的依賴性很強，2021年 9月份開始，在能耗雙控的政策背景下（能耗雙控即能源消費總量和強度控制），很多原藥廠商紛紛限產限量，價格水漲船高的情況下市場還是一貨難求。在這種緊張的搶貨氛圍中，大宗預付款一筆接一筆的付出去，采購部門個個盛氣凌人，大有一副誰敢阻止我付預付款誰就是阻止企業生產的架勢。

3.企業自身沒有足夠的風險意識。沒有綜合考慮自身的實力，沒有根據市場環境因素建立預警機制，也沒有設定企業風險容忍限度的上限。對供貨商的資信背景調查及信用等級評定極度缺乏，沒有深入監控債務方的資信動態，當供貨商有違約行為發生時，企業沒有采取后續的跟進措施，更有甚者依舊和問題供貨商繼續發生業務往來，導致企業加大了壞賬損失，增加了債權清收成本。

二、預付賬款存在的風險分析

1.預付賬款會滋生徇私舞弊的不良風氣。有些單位負責采買環節的人員為了一己私利，暗中吃回扣拿好處，和供貨商狼狽為奸，通過簽訂不嚴謹、不合規甚至是不合法的合同，導致企業付出了預付賬款，但是后期無法收到相應的貨物和發票，或者只是收到發票，但是并無實際貨物與之對應。這些行為都會給企業帶來嚴重的經濟損失。

2.財務人員利用預付賬款這個科目偷梁換柱。財務人員不按照預付賬款規定的范圍核算，導致會計賬戶對應關系錯亂，致使會計科目不能如實清晰地反映經濟業務的具體類型，為企業的賬務處理安全埋下隱患。預付賬款這個會計科目有著明確的核算范圍，它反映的是按照購貨合同的規定，在取得相應的貨物之前預先支付給供貨商一定比例的訂貨款。對比此規定可以知道，不屬于預付賬款的經濟事項不能在這個科目下核算。而現實卻是，由于財務人員水平的參差不齊，企業內部控制的不規范，往往很容易將不屬于預付賬款核算的經濟事項記錄在它科目下。比如：將應該通過“工程物資”或“在建工程”列支的機器設備等動產的預付款列支在“預付賬款”科目下；將應該列入“其他應收款”這個賬戶中的存出保證金列支在“預付賬款”科目下。

3.預付賬款的模式就是先付款后發貨，這種模式的弊端就是使企業由主動變為被動。在企業支付預付賬款后，能否準時收到合同標的貨物，完全取決于供貨單位的契約精神。一些比較緊俏的貨物，價格水漲船高，前一分鐘已經敲定的合同支付了預付款，后一分鐘就會因為價格上漲得厲害，供貨單位就會選擇毀單。筆者單位從事的是農藥復配加工及銷售這一塊，對于原材料的依賴性很強，一旦生產這些原材料的化工企業發生了爆炸或者其他安全生產事故，必然會導致這波材料的價格一路上漲。對于這種供應商單方面毀單行為，雖然在合同條款中有法律約束，但是實際維權不太現實，一是維權成本太高，二是得罪了這個具有壟斷地位的供應商后，可能后續直接不再合作，那我們生產的源頭就斷了，勢必也會影響我們的生產。

4.支付了預付款，到貨的質量不合格，購貨企業要浪費人力去交涉換貨或者退款事宜，這也加大了購貨企業的人力成本。較為嚴重的合同履行糾紛還有可能令企業陷入法律風險。另外，在原材料很緊俏的情況下，換貨退貨這一系列的操作，也會增加企業錯失搶占市場良機的風險。

5.對于貨到票未到的情況，需要人力去追蹤。回票不及時，也會令購貨企業缺少進項發票用于抵扣，這樣勢必會令企業繳納更多的增值稅及相關稅費。對于長期掛賬的到貨不到票的預付款，本質上是貨已經被企業領用了，就是缺少發票來沖賬，長期掛賬，也會令企業陷入稅務風險之中。

6.預付賬款的本質就是對企業流動資金的占用。流動資金就是企業的新鮮血液，對于企業的重要性不言而喻。預付賬款占用企業的流動資金勢必會影響到企業的資金周轉率，對于到貨到票不及時，就不能將賬上掛著的預付賬款轉換成原材料。在資金比較短缺的情況下，企業為了維持周轉，就需要借助外部融資這一方法，眾所周知，外部融資除了需要企業提供一系列的保證材料外，還會收取不低的利息，在增加了企業經營風險的同時，也增加了企業的資本成本，影響了企業的利潤。

7.預付賬款一旦逾期，容易產生壞賬的風險，給企業帶來損失。筆者所在的單位，需要采購大量原藥，合作剛開始的時候，雙方企業互惠互利，合作得相當愉快。愉快之下就放松了警惕，大宗的戰略性庫存采購都在這個供應商名下，而這個供貨企業由于安全環保事故被安監局處罰，要求徹底停產整頓。這種不利情況導致了我方預付的賬款長期被拖欠，貨是拿不到，預付賬款也要不回來。花了大量的人力財力物力打官司，雖然贏了官司，但是對方單位儼然一副破罐子破摔的架勢，每月退還5萬元。這每月5萬元的退款是到了賬，但是對于我司付出的預付賬款來講，真的是杯水車薪，不值一提。

三、預付賬款風險的應對措施分析

1.企業的采購部門應該聯合材料使用部門、財務部等部門編制可行性的采購計劃。依據采購計劃，采購部門組織采購，并且要有專門的部門去審核與上游供貨商簽訂的采購合同的合理性，對于金額較大的采購，企業要走集體審批流程，切不可一個領導拍腦袋決定。在與供貨單位簽訂合同后，立馬要把合同備份送給財務部等部門，以便于財務隨時檢查合同的執行進度，財務部門要做到心中有數，防患于未然。為了防止盲目進貨，對于計劃以外的進貨必須走特殊的請購流程。

2.企業應當建立科學的供應商評估和準入制度。深入了解對方企業的信用狀況是預付賬款的前提條件。想要做好這項工作不是容易的，應當由多方專業人員組成的專門機構或組織來把關，企業的分管領導、法律顧問、采購人員及財務人員必須參與進來。對供應商的資信進行審核時，不僅要從對方的成立時間、資金規模、合作對象、安全環保情況進行審核，還要注重對方交貨的及時性，產品的質量，售后的服務態度等多個維度進行綜合評價打分，即在同等原料比單價、同等單價比質量、同等質量比服務的原則上綜合分析進行采購。對于合作前和合作后的打分情況，我們可以把供應商分類成ABCD等各個等級，資信排名越靠前的企業，我們就把大宗重要的采購向他們傾斜，同時在貨款支付的方式上也做出適當的讓步，互惠互利，達到長期合作的目的。反之，對于資信排名靠后的合作商我們要逐步淘汰掉，將威脅到企業發展的潛在不利因素一一排除干凈。

3.完善優化預付賬款的內部控制制度，嚴格預付賬款的審批流程。企業應該建立采購與預付款業務的崗位責任制，明確有關部門和崗位的職責權限，確保辦理采購業務與預付款業務的不相容崗位相互分離、相互制約和監督。對于大宗金額的預付賬款采購模式，企業要實行集體決策審批或者聯簽制度，做到常規授權要有指引，特別授權要防止濫用。對于采購合同，企業應該有專門的部門對此進行詳細的審核，如產品的價格、付款條件的設置、交貨期限等。只有嚴密的企業內部付款審批機制才是規避預付賬款風險的核心措施。

4.對于那些貨物早已收到，但是對方一直未開發票的處理，我們可以從源頭上杜絕此類事件的發生。在采購員詢價簽訂合同的環節，財務就可以對采購作出要求，明確要求票隨貨到，即在對方企業發出貨物的同時，必須將對應貨物的發票開具出來，一同交給購貨企業。此條款可以納入合同內容，作為對供應商的一項考核，完成好的供應商可以加分，后期可以擁有優先支付其貨款的權利。嚴重違反合同條款拒不按時提供發票的供應商，必要時，購貨企業可以拿起法律的武器維權。當然，僅僅靠合同條款來約束是遠遠不夠的。財務人員要經常梳理賬務，對于一些貨到票未到的要及時和采購員聯系，讓他們和對方企業溝通催票事宜。另外對于一些企業，賬上既有應付賬款又有預付賬款之后貨到票未到的情況，我們財務人員就要區別看待了，要把賬務整理清楚，不能一味地只看最后的借貸結果而不重視結果的構成因素。對于那些預付了貨款，貨一直未到的，財務人員要更加警覺，除了勤和采購部門溝通之外，對于那些掛賬超過一定期限的，一定要做到心中有數，及時上報給公司的法務部門，由他們干預解決。

5.強化對逾期預付賬款的催要手段。發現預付賬款逾期后應由采購人員和專人負責調查合同的逾期原因，企業應爭取在第一時間內積極采取措施追回賬款。據經驗分析，在預付賬款逾期的初期，收回的可能性最大，時間越久形成壞賬的可能性就越大。就像筆者上述舉的單位例子來看，花了時間精力打了官司成效都不明顯。在預付賬款逾期的初期掉以輕心，往往很容易導致預付賬款流失。發現供貨商有拖欠貨款的跡象而企業沒有采取強有力的措施，導致風險日積月累而產生壞賬。尋求法律途徑解決時，首當其沖的是應該采取訴訟保全等措施：對于目前交貨存在困難但是主觀上愿意供貨的供貨人采取限制措施，規定其在約定的時間內提供貨物或者發起退款。與此同時還應該密切注意逾期預付賬款企業的財務狀況，如財務狀況惡化則應及時加大催討力度或盡快使用法律手段，盡可能避免產生壞賬。

6.符合“企業關于計提預付賬款的壞賬準備”會計制度時，計提壞賬準備也要依據不同情況作出不同判斷。比如，預付了賬款，并且貨已經收到了，企業也依據到貨做了暫估，此時只是缺少發票去沖這個預付賬款和到貨暫估，但是其本質上貨已經參與了整個生產經營過程。這種情況下，計提減值準備顯然不合理。而對于那種預付了賬款，但一直沒有收到貨物的情況，財務人員就要具備基本的職業判斷了。首先要根據購貨合同來確定此筆交易是否屬于預付賬款的性質，如果確實符合預付賬款條件，且由于供貨單位的信用或是生產經營出現了問題而不能繼續履行供貨義務的，財務人員應當上報管理層，將此預付款轉入其他應收款，開始計提壞賬準備，從而比較客觀地反映出企業的利潤，為報表使用者提供決策依據。對于那些假借預付賬款的名義與關聯方企業進行非經營性資金往來的事項，財務人員一定要甄別清楚，切不可將這些預付賬款計提壞賬準備，否則就有偷稅漏稅的嫌疑。

7.實行將預付賬款跟蹤和業務員績效考核掛鉤的制度。業務員對于自己經手的業務是比較了解的，預付賬款一旦付出，企業應當將預付賬款的追蹤任務交給相關業務員，由他們去掌握對方的信息并及時跟進，一旦發現對方企業苗頭不對時，業務員應該及時上報公司領導層，由公司的法務部出面解決，力爭將對公司的不利因素扼殺在搖籃中。另外，要加強采購業務員的責任教育。往往很多業務員缺乏責任意識，款子一付貨物一入庫就認為萬事大吉了，后續的發票催要等工作似乎與他毫無關系。殊不知，沒有發票，財務工作就閉不了環。加強業務員的責任教育，并將預付賬款后續的工作作為他們績效考核的一部分，可以大大提高他們工作的積極性和效率。另外，企業人員的流動性較強時，對于這些關鍵崗位的交接，人力主管部門的責任一定要落實到位。筆者所在的單位，一個采購業務員手上涉及的供應商有很多個，在離職交接的時候并沒有做到一戶一清理，只是籠統的大致交接下。這就導致，當事采購員離職后，采購部門沒有一人能說得清楚問題供應商的貨票款對應情況，久而久之，就成了“懸案”，甚至到最后，財務人員再要求采購部門拿出方案解決的時候，采購員能相互推諉，拒不認賬，導致財務工作的寸步難行。

8.財務人員在審批預付賬款時，除了關注預付賬款的實質外，還要看看雙方企業是否互為供應商和銷售方。如果是，那么財務人員除了要查供應商往來外，還要查一查對應的客戶往來。如果客戶方還欠本公司貨款，那么此筆預付款，財務人員完全有理由不予審批，責令相關業務員做好貨款相抵工作，以應收賬款易預付賬款，減少企業的資金流出。同理，如果企業有分子公司的，要實行一致對外經營這個政策。筆者所在公司就出現過這種狀況，母公司賬上欠A公司貨款，但是子公司賬上應收A公司貨款，在A公司要求母公司支付貨款時，母公司的財務整體把關審批流程，發現A也欠子公司貨款時，拒絕同意付款，這種情況下就可以要求相關業務員做好三方抵賬的工作。一致對外經營的好處就是既可以收回子公司的應收賬款，避免子公司應收賬款比重較大，財報數據復雜，也避免了后面會發生壞賬準備的風險，當然，母公司不用直接支付現金，在現金流為王的時代，也替母公司減輕了資金的壓力，可謂一舉多得。

四、結語

綜上所述，預付賬款的管理直接關系著企業資產的安全性和完整性，它的管理并不是一蹴而就的，而是滲透在企業的日常經營和管理之中。在瞬息萬變的當今社會，正確使用預付賬款并加強管理，可以將誤用或錯用預付賬款造成的損失及舞弊現象消滅在萌芽之中，為企業提供真實可靠的財務信息。