高新科技企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享中心體系建設(shè)思考

文/史春艷（北京天宇威視科技股份有限公司）

財務(wù)共享服務(wù)理念最早興起于20世紀(jì)80年代，關(guān)鍵標(biāo)志就是福特公司首次構(gòu)建了財務(wù)共享中心，之后得到廣泛應(yīng)用和發(fā)展，到20世紀(jì)90年代，全球有超過50%的500強(qiáng)財富榜企業(yè)和高于80%的100強(qiáng)財富榜企業(yè)都相繼建立了財務(wù)共享服務(wù)中心，足以證明財務(wù)共享服務(wù)中心對大型企業(yè)發(fā)展的重要性。但我國國內(nèi)企業(yè)引用財務(wù)共享服務(wù)理念的時間較晚，而且多數(shù)企業(yè)并沒有完全掌握其共享服務(wù)體系的建設(shè)精髓，所以財務(wù)共享服務(wù)中心在企業(yè)內(nèi)部財務(wù)經(jīng)營管理方面并沒有充分發(fā)揮其作用。鑒于此，研究集團(tuán)企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心體系具有較強(qiáng)的實(shí)質(zhì)性意義。

一、財務(wù)共享中心的理念及意義概述

財務(wù)共享中心是一種新型的會計和報告業(yè)務(wù)的管理形式，主要適用于一些跨國企業(yè)和大型集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部記賬和報告等基礎(chǔ)工作，共享中心本身具有專業(yè)性強(qiáng)、規(guī)模性大、服務(wù)性高、技術(shù)性強(qiáng)、協(xié)議統(tǒng)一的特征。而且多數(shù)情況下，企業(yè)建設(shè)共享中心，主要是為了解決各部門大量重復(fù)性的工作，比如財務(wù)會計、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)、IT和人力資源。企業(yè)應(yīng)用財務(wù)共享服務(wù)中心體系協(xié)助開展財務(wù)管理工作，有助于企業(yè)增強(qiáng)擴(kuò)大規(guī)模的潛力，降低經(jīng)營成本，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，同時共享中心的構(gòu)建可以為企業(yè)各部門提供足夠的數(shù)據(jù)支撐，減少經(jīng)營風(fēng)險，幫助企業(yè)積極開展核心業(yè)務(wù)活動，進(jìn)一步推動企業(yè)在市場變革中的發(fā)展進(jìn)程。

統(tǒng)計調(diào)查結(jié)果顯示，多數(shù)應(yīng)用財務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)都認(rèn)為該方式對企業(yè)的經(jīng)營管理有一定的促進(jìn)作用。例如，中興通訊應(yīng)用財務(wù)共享模式取得了諸多實(shí)質(zhì)性效益，包括人力成本大幅下降、客戶滿意度直線上升、整體業(yè)務(wù)活動效率和質(zhì)量都有明顯提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了企業(yè)整體財務(wù)管理工作質(zhì)量和效率的提升[1]。

二、高新科技企業(yè)集團(tuán)建設(shè)財務(wù)共享中心體系的思路

（一）組織管理

財務(wù)共享服務(wù)中心的組織目標(biāo)主要從客戶滿意度、效率、產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)營成本四個維度制定，確定共享服務(wù)中心在這四個維度上按照預(yù)期完成目標(biāo)。其中，客戶滿意度評價應(yīng)該關(guān)注內(nèi)部客戶的滿意情況及價值鏈上的滿意度提升情況；效率維度應(yīng)該關(guān)注各業(yè)務(wù)部門處理日常工作的時效性變化情況及整體業(yè)務(wù)流程效率提升水平；產(chǎn)品質(zhì)量維度應(yīng)該關(guān)注產(chǎn)品經(jīng)營流程中的所有風(fēng)險點(diǎn)，并制定員工操作規(guī)范手冊，減少不規(guī)范操作的風(fēng)險性；經(jīng)營成本維度要密切關(guān)注各環(huán)節(jié)成本管控效果及具體的成本管控措施。

（二）服務(wù)管理

服務(wù)管理方面主要以服務(wù)水平協(xié)議來體現(xiàn)，是指企業(yè)與客戶、供應(yīng)商之間達(dá)成的無形協(xié)議，通過量化的、具體化的考核指標(biāo)來約束雙方行為，具有一定的法律效應(yīng)，而且為了公平、公正，服務(wù)協(xié)議是在雙方共同商議的基礎(chǔ)上制定的，確定雙方都可以接受并履行（圖1）。

圖1 財務(wù)共享服務(wù)中心服務(wù)水平協(xié)議樣例

（三）績效管理

績效考核管理是企業(yè)測試實(shí)際業(yè)務(wù)經(jīng)營活動能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也可以利用績效考核對員工實(shí)施反促進(jìn)，讓各崗位員工迫于績效考核的壓力，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，幫助企業(yè)財務(wù)共享中心順利運(yùn)作。企業(yè)對各級別、各崗位員工進(jìn)行績效考核，主要從成本控制、客戶滿意度、業(yè)務(wù)流程效果、業(yè)務(wù)活動時效性四個方面展開。所以績效考核管理體系報告一般會涉及成本控制報告、業(yè)務(wù)活動質(zhì)量管理報告、客戶滿意度管理報告、交易時效性管理報告。這些報告的數(shù)據(jù)信息最初來源于各信息系統(tǒng)，如ERP、人力資源系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、影像系統(tǒng)等，然后在系統(tǒng)中輸入相應(yīng)的限定條件，自動整合數(shù)據(jù)信息，生成相應(yīng)的報告。

（四）知識管理

打造共享的知識文化，營造良好的學(xué)習(xí)機(jī)制。知識管理=T（P+K）S，其中，T 代表技術(shù)，P代表員工，K代表知識體系，S代表傳輸知識的途徑與分享。所以企業(yè)建立知識庫是為了財務(wù)共享中心相關(guān)聯(lián)的知識都納入同一系統(tǒng)中，從而方便各環(huán)節(jié)、各崗位員工學(xué)習(xí)。

完整的知識庫涵蓋企業(yè)所有崗位職責(zé)、崗位專業(yè)知識、崗位培訓(xùn)體系等知識，員工進(jìn)入知識庫可以明確地知道自己應(yīng)該具備怎樣的技能、應(yīng)該學(xué)習(xí)哪些方面知識、應(yīng)該怎樣更好地履行崗位職責(zé)，可以幫助員工更好地成長，實(shí)現(xiàn)自我學(xué)習(xí)、自我超越。

（五）人員管理

企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心對于人員管理的總框架設(shè)計內(nèi)容主要包含人員職業(yè)規(guī)劃、個人績效考核、員工入職和在職培訓(xùn)、崗位招聘和人才選拔、個人資質(zhì)和能力認(rèn)證、對企業(yè)的凝聚力、認(rèn)同感和歸屬感等幾個方面[2]。

（六）質(zhì)量管理（圖2）

圖2 財務(wù)共享服務(wù)中心質(zhì)量管理模型改進(jìn)設(shè)計

（七）流程制度管理

SSC的業(yè)務(wù)處理人員是流程優(yōu)化的主力軍，流程支撐人員是流程優(yōu)化的推動者和組織者，通過橫向循環(huán)、縱向改進(jìn)的方式不斷完善財務(wù)共享服務(wù)中心流程。財務(wù)共享服務(wù)中心建立后，還要有相應(yīng)的、完善的財務(wù)管理制度體系流程，統(tǒng)一各業(yè)務(wù)模塊內(nèi)的管理制度。比如，財務(wù)分析和報告類的制度有財務(wù)分析制度、財務(wù)報告制度、報告披露制度等；預(yù)算管理類制度有項(xiàng)目預(yù)算管理、全面預(yù)算管理制度、預(yù)算執(zhí)行考核制度等；收入成本類制度有收入確認(rèn)制度、收款管理制度、成本核算制度等；資產(chǎn)管理類有辦公用品、低耗品管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)賠償制度等；費(fèi)用報銷類有費(fèi)用報銷時限管控、各類費(fèi)用管理制度、借款管理制度等。

（八）標(biāo)準(zhǔn)化管理

標(biāo)準(zhǔn)化管理是貫穿于企業(yè)所有業(yè)務(wù)活動中的一系列標(biāo)準(zhǔn)化文檔，涉及環(huán)節(jié)包括員工培訓(xùn)、績效考核、業(yè)務(wù)交易流程、客戶服務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量管理等，主要是為了實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的固定模式管理，幫助企業(yè)樹立明確的品牌效應(yīng)。

（九）信息系統(tǒng)管理（圖3）

圖3 財務(wù)共享服務(wù)中心信息化系統(tǒng)管理設(shè)計

三、高新科技企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財務(wù)共享中心體系的保障措施

（一）明確企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心框架設(shè)計的基本原則

1.實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的全過程管控，有序提高財務(wù)管理效率

企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心的首要原則就是保障各環(huán)節(jié)都要被財務(wù)中心所覆蓋，以此來實(shí)現(xiàn)財務(wù)中心的全過程管控，從而在每個環(huán)節(jié)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，為提高財務(wù)管理工作質(zhì)量和效率作保障。

2.實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)部門的信息共享

財務(wù)共享中心就是為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門之間溝通交流提供有效途徑，便于各部門數(shù)據(jù)信息的共享。

3.簡化業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有資源的最大化利用

利用共享中心對企業(yè)所有業(yè)務(wù)活動流程進(jìn)行梳理，簡化不必要的步驟，實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有資源的有效利用[3]。

4.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制管理，減少經(jīng)營風(fēng)險

以財務(wù)共享中心的標(biāo)準(zhǔn)化制度為約束，對各崗位人員日常工作行為形成約束和指導(dǎo)，確保員工行為規(guī)范，避免因操作失誤產(chǎn)生經(jīng)營風(fēng)險。

另外，還要注意財務(wù)共享服務(wù)中心流程設(shè)計的效率和控制二者之間的平衡。在企業(yè)運(yùn)營過程中，效率與控制永遠(yuǎn)是一個兩難的課題，財務(wù)共享服務(wù)中心的建立也不例外，需要領(lǐng)導(dǎo)在兩個極端之間作出抉擇，尋求平衡。這個平衡點(diǎn)并非恒定不變的，比如效率中要縮短所有核算業(yè)務(wù)的處理周期，提高單個核算人員的業(yè)務(wù)處理數(shù)量，關(guān)賬時間越短越好。在控制方面，要針對每一類核算業(yè)務(wù)，在共享中心內(nèi)部設(shè)立專崗復(fù)核，增加內(nèi)控點(diǎn)，保證會計信息的真實(shí)性，二者要保持平衡也不很難。

（二）設(shè)計財務(wù)共享服務(wù)中心的基本框架

設(shè)計建設(shè)企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的框架是在戰(zhàn)略定位及基本原則的指引下進(jìn)行的，并且以財務(wù)組織、流程制度、信息系統(tǒng)和運(yùn)營管理等基礎(chǔ)層面為建設(shè)依據(jù)，對每個層面進(jìn)行更加精細(xì)化的框架設(shè)計。圖4是企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心整體的戰(zhàn)略和愿景框架設(shè)計，各層次的精細(xì)化框架設(shè)計都要在此基礎(chǔ)上進(jìn)行延伸。

圖4 財務(wù)共享服務(wù)中心戰(zhàn)略和愿景框架

（三）準(zhǔn)確把握企業(yè)建設(shè)，并實(shí)施財務(wù)共享服務(wù)中心的核心要素

根據(jù)諸多企業(yè)應(yīng)用財務(wù)共享中心的經(jīng)驗(yàn)可知，企業(yè)建設(shè)共享中心所涉及的核心要素一般有信息化系統(tǒng)軟件、流程設(shè)計、溝通、管理制度、外部資源、人力資源、辦公場地、后勤等八項(xiàng)，這八項(xiàng)因素前期準(zhǔn)備工作的充分程度對后續(xù)服務(wù)中心的效果有著很大的影響，所以企業(yè)相關(guān)人員要做好核心要素的準(zhǔn)備工作。其中，軟件因素有信息系統(tǒng)、流程設(shè)計、管理制度及溝通等準(zhǔn)備工作，這些因素是試點(diǎn)期間的軟性準(zhǔn)備，盡管很多是無形的，但對試點(diǎn)能否成功影響巨大，硬件因素有辦公場地和后勤[4]。

（四）人力資源保障

集團(tuán)企業(yè)要充分發(fā)揮財務(wù)共享服務(wù)中心體系的作用，僅有完善的體系建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還要有專業(yè)技能高、綜合素質(zhì)強(qiáng)的財務(wù)工作人員，才能保障企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的功能充分體現(xiàn)。信息化時代背景下，新型財務(wù)管理人員要有前瞻性眼光，能夠從長遠(yuǎn)角度分析企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營局勢，并對其進(jìn)行有效組織、活動策劃，把企業(yè)戰(zhàn)略管理目標(biāo)轉(zhuǎn)換為財務(wù)行為指標(biāo)，一一落實(shí)。

財務(wù)人員還要具備良好的專業(yè)技能和優(yōu)秀的自主學(xué)習(xí)能力，遇到各種情況都能夠靈活應(yīng)對。最后要有良好的抗壓能力，能夠保持從容的心態(tài)，面對變幻莫測的經(jīng)營市場，帶領(lǐng)企業(yè)財務(wù)部門腳踏實(shí)地做好本職工作[5]。

四、總結(jié)與展望

綜上所述，高新科技集團(tuán)企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心有助于企業(yè)降低經(jīng)營成本、提高財務(wù)管理水平、促進(jìn)企業(yè)長久穩(wěn)定地發(fā)展。所以高新科技集團(tuán)企業(yè)要充分認(rèn)識到財務(wù)共享服務(wù)中心的重要性，并詳細(xì)規(guī)劃共享中心體系建設(shè)，確保服務(wù)中心流程設(shè)計可以很好地平衡效率和控制，然后有序地開展共享服務(wù)工作。最后，建立全方位、多角度的共享服務(wù)能力測評評價標(biāo)準(zhǔn)，用于評價財務(wù)共享服務(wù)中心體系整體建設(shè)水平。信息化技術(shù)的發(fā)展使得企業(yè)財務(wù)管理工作從最初的手工時代逐漸走向單機(jī)版時代，再到現(xiàn)在的信息化時代，整個發(fā)展趨勢就是實(shí)現(xiàn)人機(jī)完美對接。所以，高新科技集團(tuán)企業(yè)未來的發(fā)展必然是以無紙化、智能化、自動化、云端化為基本特征的趨勢，而且系統(tǒng)建設(shè)也可能不再受訪問設(shè)備的局限，實(shí)現(xiàn)移動終端的演進(jìn)。