研究基層行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

林小艷

（廣西欽州市欽南區(qū)康熙嶺鎮(zhèn)社會保障服務(wù)中心，廣西 欽州 535012）

0 引言

伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)為經(jīng)濟發(fā)展提供了強大動力，同時為社會的生產(chǎn)方式帶來重大改變。在信息化引領(lǐng)下，檔案工作也緊扣時代脈搏，檔案管理信息化是在全社會信息化的背景下檔案工作的必然發(fā)展趨勢[1]。作為檔案相關(guān)工作人員，站在信息化時代的大環(huán)境下，更應(yīng)思考和剖析檔案信息化建設(shè)為檔案管理工作帶來的便利與優(yōu)勢，理解檔案信息化建設(shè)賦予21 世紀檔案工作的嶄新內(nèi)容，認識檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀和存在的問題，積極探索加快檔案信息化發(fā)展的新模式，推動檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進程。

1 基層行政事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 創(chuàng)新方式與檔案信息服務(wù)能力大幅提高

近年來，各級檔案部門建立在互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)通信平臺，檔案信息服務(wù)形式日趨多樣，拓寬了服務(wù)渠道，讓信息內(nèi)容更加的豐富。例如，圍繞人們民生需求，館藏檔案資源管理系統(tǒng)進行挖掘民生有關(guān)的檔案信息并提供檔案資源開發(fā)服務(wù)；部署了微博、微信等移動社交服務(wù)平臺，開展具有地區(qū)特色的檔案服務(wù)；服務(wù)形式方面，主要是以檔案信息的主動推送、檔案服務(wù)深入社區(qū)、以及采用網(wǎng)上預(yù)約等方式的便民檔案服務(wù)展開，檔案使用者便于實現(xiàn)遠程檔案信息的使用服務(wù)。由此，檔案服務(wù)從傳統(tǒng)輔助檢索再調(diào)用檔案原件的管理方式到現(xiàn)在的數(shù)字檔案的檢索與調(diào)用管理系統(tǒng)方式，甚至在一些有條件地區(qū)已使用全部數(shù)字檔案形式來提供服務(wù)利用，這使得不僅增強了檔案部門服務(wù)能力和提高服務(wù)的工作效率，同時還最大限度的保護了檔案原件的完整[2]。

1.2 發(fā)展過程中存在的問題

1.2.1 建設(shè)檔案信息化的投入不足

檔案信息化的建設(shè)需要資金連續(xù)性投入。自檔案信息化系統(tǒng)建成后，每年入庫的檔案都必須進行數(shù)字化處理才能進入系統(tǒng)，所以需要額外增加經(jīng)費。一些地區(qū)存在對檔案管理工作不夠重視的問題，認為檔案管理只是保管檔案資料，工作很簡單，保證能為檔案利用者提供査詢即可。檔案部門在基層一級基本屬于弱勢部門，普遍存在人員編制和經(jīng)費的不足問題，對檔案信息化工作普遍存在心有余而力不足的情況。此外，我國幅員遼闊，地區(qū)之間差別巨大，對檔案信息化的投入能力也有著巨大的差別，貧困地區(qū)完全靠地方政府資金投入，建設(shè)檔案信息化將面臨較大的資金壓力，其檔案信息化的建設(shè)完全依靠地方財政將面臨巨大困難，需要國家加大扶持力度。

1.2.2 專業(yè)人才的匱乏

檔案信息系統(tǒng)的運行涉及多專業(yè)學科協(xié)調(diào)配合，以及多部門協(xié)同和多環(huán)節(jié)的龐大配套系統(tǒng)工程，這就需要檔案相關(guān)人員具備全面的信息化素養(yǎng)、一定的檔案技術(shù)理論和檔案專業(yè)知識。但目前來看基層檔案工作者具備全面的信息技術(shù)和檔案專業(yè)技能的寥寥無幾，甚至有的計算機專業(yè)的畢業(yè)生來到檔案部門工作不久就被調(diào)配到其他重要部門，導致基層檔案相關(guān)部門存在著缺乏促進檔案信息化的專業(yè)人才問題，檔案資源開發(fā)利用的深度和廣度受到阻礙。基層檔案部門普遍存在人員基本只進不出、優(yōu)秀人才一進就出的現(xiàn)象，檔案信息化建設(shè)人才匱乏，特別是既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識又熟悉數(shù)據(jù)庫建設(shè)維護的專業(yè)人才，更是稀缺。

2 檔案信息化概述

2.1 檔案信息化的內(nèi)容

檔案信息化的概念是在檔案工作與信息技術(shù)相結(jié)合、檔案管理理論研究和實踐推進相結(jié)合的過程中逐步形成的。檔案信息化涉及多個層面，與信息技術(shù)管理、生成、開發(fā)利用檔案的應(yīng)用都屬于檔案信息化內(nèi)容。以工作性質(zhì)而言，其內(nèi)容包括資源建設(shè)和環(huán)境構(gòu)建兩個大類。環(huán)境構(gòu)建是指建立檔案信息化而需要提供全面的保障、創(chuàng)造合適的環(huán)境方面內(nèi)容工作。資源建設(shè)又是指在檔案的形成到保存、銷毀整個流程中科學的采用信息技術(shù)，從而促進檔案管理工作服務(wù)水平和效率提升。資源建設(shè)和環(huán)境構(gòu)建是相輔相成的關(guān)系，環(huán)境構(gòu)建是前提條件，資源建設(shè)是信息化工作的核心。具體包括主要的6 個方面內(nèi)容：檔案信息化設(shè)施建設(shè)，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案資源，電子文件的生成、采集、傳輸、利用、保管與遷移，數(shù)字檔案資源利用，檔案信息安全等。

2.2 檔案信息化的技術(shù)基礎(chǔ)

硬件環(huán)境建設(shè)是檔案信息化的基礎(chǔ)，涉及計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化輸入/輸出設(shè)備、存儲設(shè)備等。現(xiàn)代檔案管理人才的培養(yǎng)不但要強化學生的檔案管理專業(yè)知識，還要在硬件、軟件知識方面進行普及，使學生在檔案部門能夠根據(jù)檔案的存量、增量、經(jīng)費情況，提出本部門信息化建設(shè)的硬件需求方案，選擇合理的軟硬件設(shè)備[3]。

2.3 檔案管理信息化意義

檔案信息化的根本意義在于觸發(fā)并推進檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量提升，以此來提高檔案管理人員素質(zhì)，促進信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展，豐富公眾信息生活。檔案信息化是21 世紀為推動我國檔案工作不斷前行與發(fā)展而做出的重大戰(zhàn)略決策，做好檔案信息化是檔案事業(yè)在全球信息化背景下的必然選擇，新時期發(fā)展檔案信息化事業(yè)具有重大意義。緊密結(jié)合當?shù)厣鐣c經(jīng)濟發(fā)展實際，逐步提升檔案信息化水平，使檔案資源跟隨當?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)同步，充分應(yīng)用多種現(xiàn)代化技術(shù)在服務(wù)方式、服務(wù)手段、服務(wù)內(nèi)容上打破傳統(tǒng)檔案工作的限制，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量，滿足人民群眾對檔案信息資源日益增長的開發(fā)利用需求，具有極大深遠影響和現(xiàn)實作用。

2.4 檔案信息化建設(shè)納入國家信息化戰(zhàn)略

檔案資源屬于國家基礎(chǔ)性信息資源，信息資源又是當今知識經(jīng)濟時代、信息社會的重要資源，信息資源建設(shè)必然成為信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)必須納入國家信息化的總體戰(zhàn)略。隨著全社會不斷提高對信息化的認識，信息化的推進明顯加快各地區(qū)和部門部署電子商務(wù)、電子政務(wù)、電子校務(wù)的普及。利用信息技術(shù)方法提高政府監(jiān)管與行政能力，在轉(zhuǎn)變政府職能、縮小地區(qū)差距、改善社會保障、改變教育管理方法、產(chǎn)業(yè)改造和升級、提高人才培養(yǎng)和科學研究水平等方面的領(lǐng)域產(chǎn)生深遠影響。這些年來，陸續(xù)推出一批與需求緊密結(jié)合、以應(yīng)用為主導的信息化建設(shè)示范項目。全國信息化建設(shè)呈現(xiàn)3 個顯著的特點：①信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)總規(guī)模位居世界前茅，取得長足的進展。②信息化水平顯著提高，信息技術(shù)應(yīng)用層出不窮，信息技術(shù)對社會經(jīng)濟的貢獻作用增大。③電子產(chǎn)品制造業(yè)在關(guān)鍵領(lǐng)域得到突破性進展，不斷擴大了規(guī)模，信息技術(shù)電子產(chǎn)品的生產(chǎn)增長速度遠高于其他行業(yè)。在信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)大幅增長的同時，也要看到，在信息人力資源開發(fā)、信息產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、信息技術(shù)普及應(yīng)用、信息資源開發(fā)利用、信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息化理論創(chuàng)新、信息化管理體制改革等方面存在著許多問題。對于從事檔案信息化的人員，需要客觀的認識到檔案信息化建設(shè)當前發(fā)展形勢，進一步做好檔案信息化建設(shè)是以更新觀念、抓住機遇、迎接挑戰(zhàn)為前提。各地區(qū)、部門統(tǒng)籌兼顧解放思想，從實際出發(fā)，勇于探索，實事求是，將檔案信息化列為國家信息化戰(zhàn)略，才能全面激發(fā)檔案信息化的發(fā)展與建設(shè)。

3 信息化建設(shè)對基層行政事業(yè)單位檔案管理的影響

3.1 拓展基層行政事業(yè)單位檔案管理的功能

為滿足信息發(fā)展需要，更好的順應(yīng)信息時代潮流，基層事業(yè)單位建設(shè)現(xiàn)代化行政職能是發(fā)展的方向。經(jīng)過信息技術(shù)應(yīng)用在基層單位之中，不斷推廣辦公自動化與電子政務(wù)，接著信息電子文檔會有大量的產(chǎn)生。因此大量文件采用信息技術(shù)轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息后進行存儲，在檔案管理工作過程中檔案管理人員利用相關(guān)軟件對檔案信息進行整理、著錄標記、分類以及價值鑒定等，同時相關(guān)特征信息都配備在每份文件上標注，方便以后更準確、更快速的檢索與查找。檔案與文件管理人員的工作需要，在大量電子文檔的增加和不斷存儲情況下，基層單位檔案管理工作室已經(jīng)演變成為數(shù)據(jù)管理中心。這產(chǎn)生的優(yōu)點是可把公示性文件便于直接安裝到政務(wù)管理平臺上，并進行了文檔資料的共享，在提升效率的同時，也將每一個用戶對檔案管理工作的認識更加清晰化，從而為其進行了快捷、精準的管理服務(wù)。這樣，在完成了基層單位對檔案管理工作所應(yīng)有的功能的同時，也更加突出了其樞紐功能。

3.2 完善了基層單位檔案管理的服務(wù)性

基層單位檔案管理的首要內(nèi)容是將已有的、有價值的紙質(zhì)檔案進行收集、整理和儲存。但是，由于現(xiàn)代計算機技術(shù)在各類事業(yè)單位檔案保存中的興起與應(yīng)用，單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)也被逐漸形成，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案格局被新的電子存檔載體，如磁帶、光盤等所顛覆。保存方法的變化，也促使收集區(qū)域逐步拓展，保存形式靈活化，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的擴充和抓題庫的延伸，也促使企業(yè)檔案保存的業(yè)務(wù)功能更加完備，并為其提供更優(yōu)秀的服務(wù)水平打下了良好的技術(shù)基礎(chǔ)。

4 檔案管理信息化建設(shè)的策略

4.1 樹立信息化管理理念，以及完善科學的管理制度

檔案管理工作室或機構(gòu)的工作人員必須清晰的認識到檔案管理工作重要性，跟緊信息技術(shù)時代的發(fā)展潮流，樹立科學的檔案管理理念[4]。要充分認識到創(chuàng)新與變革過去傳統(tǒng)檔案管理工作具有重要意義，以及認識到信息技術(shù)應(yīng)用的關(guān)鍵性價值。在實踐工作中，充分發(fā)揮各種信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，通過了解和掌握和信息技術(shù)的應(yīng)用內(nèi)容，全方位提升作為檔案管理人員必須掌握的信息技術(shù)使用能力，才能夠更好的為全面促進檔案管理信息化提供建設(shè)的基礎(chǔ)條件。

4.2 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要加快檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)，第一步工作便是進行傳統(tǒng)資料的數(shù)字化，其中會關(guān)系到許多功能，如數(shù)據(jù)傳輸、資料采集和信息管理等。要得到強大的硬件和軟件保障，創(chuàng)造出完善的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用條件，所以要做好硬件工程，并配備齊全的信息處理系統(tǒng)設(shè)施，這其中包括掃描儀、路由器與計算機等，以此創(chuàng)建出必要的硬件基礎(chǔ)環(huán)境。同時，對于軟件建設(shè)，包括積極的建立完善信息化系統(tǒng)與管理平臺，才能夠更好的適配硬件設(shè)施，達到檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與智能化管理。

4.3 加強檔案人才隊伍建設(shè)

高效的進行檔案保管信息化發(fā)展工作，一定要建立一個高素質(zhì)的檔案保管隊伍，進而將繁雜而巨量的文檔轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，能夠更為優(yōu)良的服務(wù)于廣泛的檔案信息資源使用者。常規(guī)的做法是利用信息技術(shù)對檔案管理工作進行檔案轉(zhuǎn)換成可利用的信息資源的一系列步驟，這當中涉及很多數(shù)字化電子技術(shù)，此外，還有很多與信息密切關(guān)聯(lián)的管理工作。因此，就要求檔案管理人員必須要具有豐富的工作經(jīng)歷與較強的業(yè)務(wù)、實踐。所以，各單位要加強培訓力度，造就出高素質(zhì)的綜合型檔案管理人才，進而有效提升檔案管理信息化建設(shè)水平。

4.4 制定健全的檔案信息化管理規(guī)范

通過完善的管理制度規(guī)范能有效確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。可從這3 個方面實現(xiàn)：①實現(xiàn)電子檔案傳輸與保存格式的統(tǒng)一，統(tǒng)一電子檔案格式便于多個部門信息傳遞完整及工作的高效率，避免發(fā)生各部門之間信息漏收、重收等問題。②規(guī)范化的編制信息文件收發(fā)記錄單，各單位部門間來往電子資料進行準確、詳細記錄。③實現(xiàn)資料收發(fā)機制規(guī)范和流程統(tǒng)一。比如在發(fā)送電子資料時，可能會出現(xiàn)不能確定收件部門成功接收文件與否，因此有關(guān)人員就需要聯(lián)系到收件部門溝通與交流收發(fā)情況。

4.5 注重技術(shù)運用制定完善的安全防護制度促進發(fā)展

安全原則是信息在存儲、網(wǎng)絡(luò)傳輸、交換的過程中要求不被攔截、竊聽、丟失泄露、改變等問題出現(xiàn)。與其他類別的安全屬性一樣，信息安全問題的發(fā)生具有“不可逆”特點，信息與信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)中極易受到攻擊的主要原因是由于信息技術(shù)性以及網(wǎng)絡(luò)的虛擬性、信息的開放性以及民眾對于網(wǎng)絡(luò)的高效便利性。因此最為考慮的主要因素還是信息安全。就目前國內(nèi)外有關(guān)于信息安全立法情況，無論是各國國內(nèi)立法或是國際立法，其網(wǎng)絡(luò)信息立法基本原則都是安全原則，因此，信息網(wǎng)絡(luò)立法必須堅持以安全為首要原則，從發(fā)現(xiàn)威脅到控制風險與降低風險的所有環(huán)節(jié)構(gòu)建安全法律保障。

5 結(jié)語

如今，人類已開啟了以信息技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的數(shù)字經(jīng)濟時代，由此為全人類社會創(chuàng)造出千載難逢機遇。檔案信息化建設(shè)作為檔案工作的重中之重，是我國檔案資源全面信息化發(fā)展的重要組成部分，其發(fā)展建設(shè)之路任重道遠，檔案相關(guān)工作人員更應(yīng)該牢牢抓住信息化發(fā)展的歷史機遇，發(fā)展創(chuàng)新，迎著信息化的浪潮乘風破浪、揚帆遠航，加快檔案信息化建設(shè)的步伐，為我國全面建設(shè)成為數(shù)字化現(xiàn)代和諧社會貢獻磅礴的力量。