航運企業港口使費定額備用金的應用與思考

趙 海 王媛媛

一、港口使費定額備用金的概念

港口使費備用金是航運企業預付給港口代理，用于支付船舶進出港和在港期間所需的港口使費、代理費及處理有關特殊業務的備用款項。通常情況下，采取單船單航次支付，每次船舶靠港前，船舶調度根據代理發送的港口使費預估單，向財務發出指令支付單船備用金。實際賬單到后，財務根據實際賬單金額核銷單船備用金與代理進行應收或應付的結算。

港口使費定額備用金是在港口使費備用金的基礎上，航運企業與港口代理簽訂定額備用金協議，測算出在未來一定的賬單結算周期內航運企業所有掛港船舶的港口使費預計費用，提前一次性支付給港口代理的定額備用款項。在該種管理模式下，定額備用金長期在代理賬戶中，在結算周期內所有單船備用金不再支付，實際賬單到后，財務部門將賬單全額與代理進行結算，待結算完成后，代理賬戶上定額備用金又可作為下一期的港口資金儲備，以此長期不斷循環。

二、港口使費定額備用金的優勢和意義

（一）作為資金“堡壘”保障船期和緊急事故處理速度

受逆全球化思潮和地緣政治影響，當前航運市場環境變得越來越復雜和不確定，加上易受天氣、事故等因素影響，船舶航次任務具有不可預知的特點。在實際作業中，常常會有人為控制不了的因素出現，使得港口使費需要緊急付款的情形時有發生，若單船備用金付款不及時，會影響船舶正常靠離泊作業，進而影響航運企業的正常運轉。而因為存在時差國內外工作時間不同步，航運調度與國外代理之間信息不能及時傳遞，單船備用金資金支付無法快速完成。定額備用金不僅可以更好地滿足航運公司資金支付的預算性、計劃性，做到事前控制，而且可以防止信息溝通不及時導致船舶無法靠港的風險發生。

（二）控制人力成本和財務成本，促進航運企業降本增效

由于企業內部控制的要求，每一筆港口使費單船備用金付款都需要經過公司多個層級的部門進行審核，從業務部門發起到財務部門支付以及公司領導審批，不僅占用了航運公司的各級人力成本造成浪費，而且占用了大量的時間成本造成付款支付延遲和失敗的概率增加，加大了船舶無法靠港卸貨的風險。支付每一筆港口使費單船備用金都需要相應的銀行手續費，而定額備用金一方面可以大大減少付款次數，降低航運公司財務費用成本，另一方面可以減少企業付款審批流程，提高與代理結算的效率，降低公司運營風險。另外，定額備用金可以使財務和代理對賬時流程更加簡潔明晰，使財務更快地明確代理的資金是否充足，在一定程度上可以杜絕單船備用金的超付，控制資金成本。

三、港口使費定額備用金的測算方法和具體應用

（一）港口使費定額備用金的測算方法

港口使費定額備用金的發起應由業務部門牽頭，與財務部門、港口代理共同協商核定（主要衡量標準：在全球范圍內，選擇長期合作良好、配合度較高、在當地具有一定實力和規模的保護代理，且船舶掛靠港口的頻率高、作業量大）。財務部門負責對代理定額備用金額度及調整進行具體測算。具體測算方法為：

（1）對船舶一定期間內委托該代理的掛港頻率和港口使費金額進行統計，測算出平均每月掛港艘次和單船港口發生的費用金額。

（2）對使費賬單的結算周期進行統計，測算出賬單的平均計算周期（月）。

（3）定額備用金額度=平均每月掛港艘次×單船港口發生的費用金額×賬單的平均計算周期（月）。

定額使費備用金匯付以后，由于船舶掛靠港作業密度、每結算周期墊付港口使費金額等實際情況發生變化需對定額使費備用金額度進行調整的，由業務部門會同財務部門和各代理公司具體協商確定，適時調整備用金模式和額度。具體流程如圖1所示。

圖1 定額備用金核定、增減及回收流程

（二）港口使費定額備用金的具體應用——以H集團為例

H集團為一家遠洋運輸集團，船舶運營靠港遍布世界各地，下有四家子公司，分別為A、B、C、D公司，所屬船常在新加坡加油，產生相關港口使費的頻率極高，且作業量大。當地港口保護代理COSCO SINGAPORE與H集團合作時間較長，代理信譽度較好，因此，H集團擬與該代理采用定額備用金模式結算港口使費。

根據H集團4家子公司A、B、C、D與當地代理COSCO SINGAPORE在最近一年的靠港數據統計，2021年，H集團的4家公司船舶共計掛靠新加坡港143艘次，產生港口使費1010000 USD，具體數據明細如表1所示。

表1 船舶掛靠次數及使費

2021年度12個月，H集團下4家公司共掛靠船舶143艘次，平均每月掛靠艘次為143/12=11.9。

2021年度H集團4家公司合計發生港口使費1010000 USD，單船單港口發生的港口使費金額為1010000/143=7062.93 USD。

根據H集團財務部門統計，一艘船舶的港口使費賬單結算從代理郵寄賬單到H集團業務和財務部門審核完成，加上財務部門資金計劃的時間，大約需要3個月，因此H集團和當地代理COSCO SINGAPORE的賬單平均計算周期為3。

根據上述港口使費定額備用金的測算公式，H集團定額備用金額度為11.9×7062.93×3=252146.6 USD。

根據上述計算，H集團與COSCO SINGAPORE代理定額備用金為252146.6 USD，H集團支付定額備用金后，3個月內，H集團4家公司掛靠新加坡港的船舶可以不支付任何單船備用金，并能保障正常運行。3個月后，H集團財務部門收到代理的賬單并完成支付，之前支付的定額備用金252146.6 USD又可作為下一期間的定額備用金，并長期實現動態循環，在理想狀態下，H集團不用再向代理支付單船備用金，只需收到代理賬單后完成結算。

四、對港口使費定額備用金的管理建議

（一）健全內控制度，加強定額備用金的支付管理

港口使費定額備用金屬于專款專用項目，金額較大，經財務部門測算后，一方面要和業務部門根據實際情況進行討論，一方面要和代理進行協商，因此，需要提高企業內部控制水平，設立嚴格的資金支付監督管理制度，嚴格審核相關測算數據，提高定額備用金的使用效率，同時防止舞弊。

（二）樹立風險意識，防范定額備用金的匯率風險

由于航運企業一般只開設美元和人民幣賬戶，在遇到需要支付歐元或者其他貨幣時，需要購匯。而定額備用金金額較大，在購匯前，要對結算信用期內的匯率波動進行預判，此時需要與銀行積極溝通，關注銀行的外匯匯率在一定期間內的波動情況，在信用期內，選擇較低的時點進行購匯和付款，防范大額定額備用金付款產生的購匯風險。

（三）依托信息化技術，提升定額備用金的管理水平

近年來，信息化技術已經成為企業管控成本的重要手段。定額備用金的測算需要以大量的船舶航次掛靠港數據為基礎，隨著航運市場和船舶動態的變化，航運企業也需要及時地對定額備用金的額度進行重新測算和調整，這就需要企業加快數字化轉型，整合業務和財務數據，加快信息化建設，構造和設計定額備用金測算模型軟件，精確管控，提高定額備用金測算和管控效率。

（四）根據市場波動，適當增加或回收定額備用金

由于航運業船舶掛港每年分淡季和旺季，定額備用金只能測算出平均的結算周期和平均結算周期內的代理資金需求額度，如果遇到航運市場旺季，船舶掛靠港口次數較多，定額備用金就會不足，則需要增加定額備用金額度或支付單船備用金；如果遇到淡季，船舶掛靠港口次數較少，代理定額備用金充足，會造成資金提前支出，損失這部分資金的機會成本和利息成本，則需要和代理協商適當回收定額備用金。因此，財務要結合與代理賬單的結算情況和目前的定額備用金額度，以信息化技術為媒介，對定額備用金額度進行實時管控，加強成本管理，提高企業資金運營效率。