智能+時代檔案管理方法創新探討

焦海勤

（駐馬店市衛生計生監督局）

一、我國檔案智能化管理的現狀

（一）檔案數字化成果的智能檢測

在當前檔案部門的管理工作朝著智能化轉變，對檔案管理智能成果進行驗收是極其關鍵的問題。檔案智能化成果包含檔案目錄和全文數據等。檔案管理工作還是以人工檢測為主，不僅效率低還非常容易出錯，勢必會影響到檔案管理智能化的轉變，影響到成果的利用。智能技術質檢軟件可以智能檢查檔案智能化成果，看其質量是否合格。并自動生成檢測報告，為質檢人員提供依據，來保證檔案管理智能化成果是否完整、準確，是否適用。例如，寧波市檔案局在國家檔案局的協助下，對檢測軟件不斷研究，終于研發了一套檔案管理的智能檢測軟件，這對檔案管理的智能化檢測鋪平了道路，大大提高了智能化檢測質量，也對檔案檢測的效率有極大的幫助。還比如張家港市的檔案局借助云計算，對電子檔案檢校系統進行研發，這種檢校系統可以對數字化目錄直接掃描，并能對影像偏正進行及時準確的矯正，還能查閱頁面的漏缺等等，打開了我國人工智能效驗的新篇章，在一定程度上彌補了人工抽檢的弊端及不足。

（二）檔案信息內容的智能轉換

檔案資料的數字化非常具有優勢，它能有效把傳統載體的檔案，通過掃描儀，把數據存儲在光盤或者，磁盤等載體上。在檔案管理工作中，要想實現對檔案信息的內容實現進一步的挖掘與利用，把數字圖像、音頻、視頻文件里相關的內容進行有效轉化，使之成為能編輯、能處理的一種文字副本。傳統的轉換依賴的是人工識別，并采取的是人工錄入，這樣勢必會消耗大量物力與財力，成本較高。因此，有相當長的一段時間，我國檔案資源數字化的轉換是很慢的。這幾年，轉換技術智能化水平進步神速，神經網絡端基礎上的文字識別系統有了很大的進步，可以自動識別圖像中的文字，并轉化成文字，讓這些檔案信息變得可以編輯。通過先進的技術來分析文字結構和特征，提升了文字識別水平可以識別手寫的文字。例如，第一歷史檔案館在2016年研發了一個識別系統可以識別滿文圖像檔料，能夠把圖像中手寫滿文轉換成能夠編輯的拉丁字母，實現了批量化處理。

（三）智能歸檔電子文件

數字技術水平一直在攀升，電子文件的增長速度非常快，在很長一段時間都是由人工來歸檔整理這些電子文檔的，人工歸檔法很不適合當前時代電子文檔的歸檔需要。越來越多新興智能技術出現了，比如網絡爬蟲，專家系統，文件挖掘等，這些智能技術的應用將電子文檔歸納效率提升了許多。例如，威海市的環翠區檔案館，采用了智能采集模型，這種的人工智能技術水平基本上達到了專業檔案技術人員的水平，使得該檔案館電子文件的歸檔實現了智能化，可以資源共享。自然語言處理系統以及專家系統的智能化水平在不斷進步，通過分類檔案和鑒定價值的實訓工作的深入，基本實現了對電子檔案文件的智能化鑒定與分類，提升了這部分內容的智能化水平。

二、智能+時代檔案管理的作用

（一）目標

現如今已經全面進入網絡時代，對于檔案管理來說進行信息化建設是極其必要的，建設數字平臺是檔案管理工作發展必然趨勢。新時期檔案工作信息化建設能夠快速整合歸檔檔案資源，實現檔案資料共享，滿足個性化檔案管理，不僅能保證檔案資料能夠得到有效利用，還極大提升了檔案管理工作效率。檔案管理信息化建設的目標一方面是能夠采取行而有效的辦法來保護紙質文獻資料，延長檔案資源的壽命。另一方面，信息技術能夠建設一個網絡平臺，在平臺上將檔案資源在網絡上共享，讓更多檔案資源的需求者能夠快速查閱，提升檔案資源的有效性，切實為人民群眾提供更優質的服務。

（二）意義

信息技術在當今社會的廣泛使用，促進了經濟發展，加快了社會經濟發展的速度。在實際的檔案管理信息化建設的過程中不是那么順利，當前檔案管理工作不僅迎來了機遇，還面臨著挑戰，在信息化建設中存在一些問題，需要妥善解決。檔案信息化建設符合當前時代需求，是推動檔案管理工作，朝著數字化轉型的重要渠道。科技是第一生產力，信息技術水平的高低可以體現出這個國家的實力，全國各個行業都在推進信息化建設，數字化生產。在檔案管理方面，也要推進全面檔案信息化建設，提升國家實力。信息化檔案管理，可以節省大量人力，還會有效降低人為因素造成的失誤，提升了效率與準確率。比起人工檔案管理，信息化管理更加完善，更加系統，流程更全面細致，有效規范了操作流程，整理歸檔了各種檔案信息資料，就算是面對龐大的流量也能應對，查閱非常方便，可以很多人同時在平臺上調閱檔案。紙質檔案資料的成本高，占用空間大，信息化檔案管理不必占用多大空間，節約了紙張，還不受空間時間的限制，共享檔案資料，促進了各個部門之間的互動協同，工作效率增加了。當前檔案工作內容更加豐富，形式更多樣化，在收集整理資料方面更加便捷，更容易保管，調取更容易，這些優勢推動了檔案信息化的建設，對提升檔案管理水平有著重要的意義。

三、智能+時代檔案管理方法創新的思考與展望

在智能+時代，檔案機構要能夠了解自身所需，提升檔案機構智能化管理意識，推動智能化演進過程，讓更多人接受數字檔案，擴大數字檔案的占比，為檔案機構數字技術在管理中的應用做好基礎。深化與其他部門的合作，推進各個部門，各個科研機構，各個單位檔案部門間的交流互助，加深與各大高校相關專業的合作，結合智能技術特點，根據檔案管理規律，積極探索智能技術在檔案管理當中的實踐應用，豐富智能化檔案管理應用場景，使其更加規范。

（一）提升檔案機構智能化管理意識

當前我國各大檔案機構的管理都應用了多項智能技術，優化瑣碎的檔案工作，把檔案工作人員從中解放出來，讓檔案管理工作的效率更加快。可以通過對檔案工作數據進行挖掘、分析等，將這些數據能發揮其作用，讓用戶獲得具有價值的信息、知識，并能為用戶帶來一定的參考價值，作為信息的參考依據。檔案部門需要轉變思想，創新管理，提升重視程度，必須有扎實的專業技能，這是基礎和根本，然后再通過不斷地學習和研究，特別是對前沿技術進行研究，通過理論和實踐經驗相結合的模式，逐步發現在檔案管理工作中存在的問題，如困難點及痛點等，并認真思考并分析業務環節，針對哪些重要環節可以使用數字技術，以此來提高工作效率，同時依附信息技術的基礎上，還要多途徑尋求相應的解放方案，實現檔案工作的業務需要能有效對接。同時，檔案學界對領域的研究也要不斷進行拓展，加強思想上的重視程度，更加關注檔案管理工作。智能化技術在整個檔案管理過程中都發揮著非常重要的作用，針對每個環節，都需要設立智能化管理應用場景，制定相應的解決方案，在檔案管理過程中，存在一定的風險，所以要特別注重風險的研究與預防。

（二）提升檔案數據的儲量與質量

在智能+時代，檔案數據有著非常大的研究價值，對各國的發展都有著舉足輕重的作用，各國紛紛對檔案擬定戰略部署，加快檔案管理的數字化轉型，比如，美國在近幾年發布了5年戰略部署，結合法律法規，并制定了一系列的檔案管理的制度，這對文件從紙質到電子化的過渡有非常大的推動作用；英國在檔案管理工作中也做出了很大的努力，試圖將人工智能和機器學習系統結合在一起，實現檔案管理的智能化。可見，各國都在積極行動，當然我國也不能落后，從我國的實際情況出發，要從以下幾個方面進行轉變：第一，數據的儲存和質量需要提升，這是推動我國檔案從傳統紙質朝著數字化，精細化發展的關鍵。第二，電子檔案的接收力度上需要加大，這對檔案數據的轉化非常關鍵，也是重中之重。第三，在各地積極推廣并試點，重塑檔案信息資源的組織形式、服務方式等，提高檔案業務工作質量。

（三）創新智能化檔案應用場景

當前我國檔案部門智能化的實際工作大多數的還是紙質的檔案、聲像檔案等這樣實體檔案。隨著檔案管理工作的智能化建設的不斷深入，更多檔案資料慢慢地轉換成數字形式，怎樣智能化管理這些檔案，這是擺在檔案界面前的問題，亟須解決。這就需要檔案界根據目前業務環節中存在的問題，思想上必須重視程度，并對檔案智能化的應用場景進行不斷的拓展。例如，在檔案價值中的鑒定環節中，可以通過自然語言、專家系統等技術進行一定的依托，同時還要格外重視檔案數字化全文中的題名關鍵詞、責任人、文號等重要元素，研發智能化軟件，完成文件的歸檔工作，同時對保管期限的劃分等；在對檔案的整理環節中，同樣可以依靠智能化軟件對全文中的關鍵詞進行提取，作為檔案的著錄項目，對文件級著錄實現自動完成的功能；在檔案的提供利用環節中，對檔案信息內容進行自動的管理與聚類，這也離不開大數據、自然語言的處理技術，同時還需要借助虛擬現實和三維可視化等技術對檔案信息資源進行多維度的展示。智能機器人和人類相比，有更多的優勢，比如沒有情緒的波動，可以連續工作，還能及時迅速準確的解答用戶問題等。所以人們可以利用其優勢，為利用者提供一定的服務，如咨詢、展覽和解說等。

（四）深化開放合作，加快形成多元化合作模式

智能+時代，使得開放和多元合作成為社會發展的必然趨勢。在2019年以中國移動、北京師范大學、華為等四十家教育、科技行業在我國杭州成立了5G智慧教育的合作聯盟，并制定了在5G的環境下的智能教育標準。檔案界可以借助這種多元合作模式。智能+時代的到來，使得智能化技術充分應用于檔案管理的各環節及各應用場景，如果還是僅僅靠檔案館（室）或檔案科研機構任一單方的行為，均難以實現檔案館的數字化管理。檔案館應多方面謀求發展，對合作渠道進行拓寬，對合作模式進行創新，還可以通過尋求與互聯網企業協同協作，組建一支有技術有素質的專業團隊，并對檔案智能化管理不斷的研發，解決檔案管理中的難點，實現對檔案的收集、鑒定、保管等各業務環節等進行優化，推動檔案智能化管理的不斷升級。

（五）提升檔案信息系統的安全性

檔案工作的信息化建設有一個重要的內容，就是信息安全，檔案資料涉及的內容很廣泛，很多都是很重要的資料，單位重要資料與員工個人信息都在其中，為了保證這些重要信息的案情。自從計算機技術開始應用，網絡安全一直是困擾人們的常見問題，是會嚴重影響到個人與單位的重要問題。黑客的入侵、網絡漏洞、木馬病毒等嚴重危害著網絡，會竊取個人檔案，造成網絡癱瘓，必將帶給單位巨大的損失。因此，在建設信息化檔案系統時，要能提高系統的安全性。單位要能采取各種手段，實時監控網絡，及時修復漏洞，要選安全性能高的軟件。涉及重要檔案資料的要加密處理，并要備份這些資料，避免檔案資料被人盜取或損壞，提升檔案信息系統的安全性，要想解決根本問題，要引進優秀的計算機技術人才。

四、結語

綜上所述，在智能+時代的發展下，這對我國檔案管理工作的信息化進程有很大的推動作用，從以往的人工操作到現在的智能化操作，提高了檔案管理的效率，也節約了大量的人力。最后檔案資源從分散管理朝著共享資源發展是一個過程。當前社會環境變化多端，各項技術迅猛發展，檔案工作要能抓住當前智能化發展的大好機會，提升自身智能化水平，提高自身檔案管理的數據儲量，加深合作推動我國智能化檔案應用的發掘，不斷創新管理方式，推動我國檔案管理工作與人工智能以及大數據的不斷融合，提升管理效率。