事業單位檔案管理效能提升策略分析

趙慧敏

摘 要：在事業單位的人才開發管理過程中，人事檔案管理工作起到關鍵的推動和支撐作用。人事檔案管理工作的高效開展不僅能夠為事業單位人事管理工作提供真實有效的信息，實現事業單位最佳效能匹配，還能為事業單位干部的考核、選用和晉升提供重要的參考信息，從而保證事業單位持續發展。但當前事業單位在實際人事檔案管理過程中，由于管理人員意識淡薄、制度建設不完善等問題，都使得事業單位人事檔案管理工作的開展未取得預期效果。因此，本文通過簡析有關檔案管理效能的概念界定及理論基礎，明確人事檔案管理工作的重要意義，針對人事檔案管理中存在的問題，提出提升人事檔案管理效能的合理方法，進而完成事業單位檔案管理的規范化、制度化建設，以幫助事業單位更好地發揮人事檔案的社會價值，使其更好地制定發展規劃，促進事業單位持續發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;效能提升

干部人事檔案是干部個人履歷狀況的最直接反映，是多方位、多角度調查干部綜合能力，機構人力資源部開展選拔人才工作中的重要憑證。其內容包括頗深，例如：干部個人關鍵經歷、組織關系、思想道德建設狀況、質量風格、業務水平、獎罰調節等皆歸屬于在其中。不難看出，干部人事檔案針對干部個人及其企事業單位都擁有重要的知名度，因而，搞好干部人事檔案管理工作針對弘揚公平、公正標準，造就優良的團隊氛圍，及其體現企事業單位中管理能力極其重要?？墒?，伴隨著在我國人事制度現行政策的持續改革創新，干部人事檔案管理工作的一些問題或是暴露了出來，下邊文中就將明確提出這種僅存的問題，并為處理這種難點出謀劃策。

一、相關概念界定及理論基礎

（一）檔案管理效能基本特征

檔案管理是人事部門全方位了解和考核一個人的重要依據。檔案管理效能是在高效管理檔案的基礎上，提升檔案的利用率和實用價值。受檔案內容影響，檔案管理效能也同樣具有檔案的現實性、真實性、機密性和動態性。隨著時代的進步和發展，各行業企業的人員調動和流動相對頻繁，這時檔案管理就要及時完成檔案信息的動態更新和優化完善，以保證檔案價值的有效發揮。同時檔案信息包含員工重要的履歷和思想價值觀念、家庭背景等信息，因此其具有機密性。

（二）檔案管理效能提升的主要作用

在知識經濟時代背景下，高素質的專業人才已成為各行業領域相互競爭的重點，尤其是當前海量的數據信息，都在一定程度上對檔案管理的效能提出了較高要求。在檔案管理過程中制定完善的制度體系，并積極引入先進的信息化技術，深入挖掘檔案信息中潛在的使用價值，重視提升檔案管理效能，既能保證企業人力資源的合理配置，實現人崗最佳效能匹配，還能為企業決策的制定提供重要的參考依據，從而幫助企業優化發展戰略，有利于促進行業企業持續發展。

（三）事業單位檔案管理效能提升的主要功能

隨著市場經濟的快速發展，事業單位要想實現穩定發展也離不開人事檔案管理的支撐作用。通過提升事業單位檔案管理效能，幫助事業單位管理人員深入研究員工的綜合素質，既能推動事業單位科學合理的使用人才，發揮人才潛能優勢，從而為事業單位的持續發展提供重要的人才保障，又能結合人員以往的工作經驗、思想水平和價值觀念等數據信息，科學進行人員崗位調動和晉升等人事管理工作，從而使其充分發揮自身才能，推動事業單位實現健康發展。

二、人事檔案管理工作的關鍵意義

（一）為人事管理工作提供真實有效的信息

人事檔案管理是對從業人員人事材料的收集、整理、保管和利用等全過程的管理，完整、真實的人事檔案信息是事業單位進行人事管理的重要工具。事業單位各項生產經營活動的順利開展又離不開各職能部門、各崗位員工的支持和推動。因而，機關事業單位重視提高人事檔案管理工作效能，可以深入研究人事檔案信息，幫助管理人員在最短時間內全面了解員工的家庭背景、教育經歷、工作情況以及獲得獎項和價值觀念等內容，從而為事業單位人事管理工作的開展提供真實有效的數據信息，有助于幫助事業單位管理人員作出科學決策。

（二）人事管理工作的重要依據

事業單位相比其他企業而言對員工的晉升考核更加嚴格。事業單位強調開展和優化完善人事檔案管理工作，能夠保證將員工以往的工作經歷真實地呈現出來，這可以為事業單位管理人員在干部考核和選用等方面提供嚴謹的數據支撐和參考依據。如下表所示，事業單位不同崗位的晉升都需要依賴于人事檔案中的內容，以確保管理人員能夠結合干部個人的工作表現、思想建設等情況而做出科學調整，從而保證事業單位未來人才梯隊建設完善，推動事業單位健康長遠發展。

（三）對人力資源配置的優化作用

在新時代背景下，事業單位要想充分發揮員工潛能，使其在工作崗位上保持較高的工作質量和效率，就需要事業單位管理人員正確認知每個員工的求學經驗、工作經驗、過往取得的成就以及思想品德等全方位的信息，以確保事業單位根據實際的崗位需求和員工個人真實的履歷做到精準匹配，從而實現事業單位資源合理配置。同時，人力資源管理工作呈現動態變化特點，隨著事業單位體制改革的深化，在事業單位發展過程中，不可避免地存在人員流動、崗位變動等情況，這時事業單位人力資源管理工作的高效開展就能實現事業單位人力資源配置的優化，從而最大限度發揮人事檔案的社會價值，提高其利用率。

三、人事檔案管理中存在的問題

（一）管理人員的責任意識淡薄，自身素質不高

在知識經濟時代背景下，優秀的復合型人才已成為各行業爭奪的優秀資源。部分事業單位管理人員在新市場經濟體制下，為進一步推動事業單位持續發展，也開始重視企業人力資源管理工作的開展，強調人事檔案管理的質量和效率。但仍有部分事業單位管理人員的責任意識較為淡薄，自身素質和管理理念無法緊跟時代發展趨勢，不能正確認識人事檔案管理工作對實現自身資源合理配置、確保事業單位不斷發展的關鍵價值，促使事業單位相關人事檔案管理的制度建設流于形式，無法得到嚴格落實，就會影響甚至阻礙人事檔案社會價值優勢的高效發揮，既不利于事業單位合理進行人力資源配置，還會影響事業單位持續發展。

（二）管理制度不完善

人事檔案管理工作的開展需要多職能部門和各崗位員工的積極配合，當前事業單位人事檔案管理制度建設不完善，缺乏必要的規章制度，不僅無法保證從事人事檔案管理工作的人員正確認知自身的崗位職責，從而導致其在日常人事檔案管理過程中不可以嚴格按照事業單位人事檔案管理規定開展工作，還會由于管理人員對人事檔案工作的宣傳不到位，加重各職能部門之間存在的信息壁壘，從而影響人事檔案管理部門工作業務的順利開展，同時會由于員工不配合等問題而導致人事檔案內容不真實和不完整，無法高效發揮人事檔案的社會價值。

（三）干部人事檔案管理經費投入缺乏

時下，盡管伴隨著時代的進步與人事管理制度的持續改革創新，干部人事檔案管理工作早已擁有非常大的改進與提高，可是資金分配不夠這一原有弊端仍然還長時間存在著。許多機關事業單位在資產運行上并不高度重視對檔案資料管理工作的投入，導致檔案管理單位的辦公標準無法獲得改進，庫房的管理與許多基本配備均不能做到規定規范，許多乃至不能滿足一切正常的辦公規定。在其中最需要留意的是2個問題：一是為完成閱檔室黨員干部檔案管理人員辦公室、檔案室的“三室分離”，盡管此“三室”皆是干部人事檔案管理工作的完成實際操作地址，但她們的職責不盡相同，如果不開展彼此之間分離出來反而是錯亂排列在同一地區內，那必定會造成干部人事檔案管理工作的混亂開展，顯而易見會為工作員的作業產生大量多余的不便;二是為完成防火安全、防污、防高溫、防潮、防光、防有害物質、防盜、防有害生物防治這“八防”，如上所述，早已可以充足感受到干部人事檔案針對黨員干部自己與企業運行管理的主要功效，因而維護好這種檔案資料的必要性也就顯而易見了。此外，檔案管理者為了確保檔案資料資料的安全防護與詳細投入了許多艱辛，機構也是有責任給他造就更為安全性、有安全保障的辦公環境，僅有那樣它們才可以更為高度重視自己的工作中，提高工作質量與工作效能。

（四）管理方式落后

新時期先進的信息化技術憑借自身不受時間、地域約束以及覆蓋面積廣泛等優勢，已被廣泛應用到各行業領域。當前事業單位人員數量的增多，使得人事檔案管理工作日益復雜，這時為有效提升人事檔案管理效能，需要其積極引入先進的信息化技術和管理理念，以降低人為操作的難度。但部分事業單位出于經濟成本等因素考慮，其尚未全面普及信息化電子檔案管理方式，依舊存在手工辦公模式，或者半信息化和半手工辦公相互融合的方式，這不僅會影響人事檔案管理工作效率的提升，還無法實現人事檔案信息的高效查找和應用，甚至存在一定的保管隱患，威脅檔案信息安全，從而阻礙事業單位日常業務的開展。

四、提升人事檔案管理效能的合理方法

（一）提高認識，加強領導

干部檔案是搞好干部工作中的基礎標準之一，依靠干部檔案掌握干部在不同階段的主要表現，歷史地全方位對待干部檔案，把干部檔案管住、用好是一項很重要的工作中，我國在1990年制訂了《干部檔案工作中規章》，中央組織部發過[1988]5號、[1996]55號、[1998]13號文檔，對加強干部檔案管理制訂了一系列政策法規現行政策，展現了對干部檔案工作中的高度重視。只需高度重視的企業，檔案就管得好，基本上設備健全，有專用型檔案倉庫、鐵制柜、中央空調等，領導干部貫徹落實，工作人員貫徹落實，檔案裝訂好。領導干部不夠高度重視的企業，檔案裝訂管理就差，不說設備，就連裝訂專用工具也沒有，原材料參差不齊不全，很多年未裝。因此，務必提升各個各職能部門對人事部門檔案管理方面的了解，進一步加強對檔案管理方面的領導干部，人事部門檔案管理方面應由各個各單位主要領導親自承擔抓總。

（二）提升管理者的管理意識和自身素質

人事檔案管理工作相對繁瑣，涉及海量的數據信息，尤其是部分人事檔案的機密性要求較高，因此，為進一步提升人事檔案管理效能，事業單位要強調管理者管理意識和自身素質的增強，保證其在進行人事檔案管理過程中能夠具有較強的專業知識、責任心和職業素養。事業單位可定期開展人事檔案管理工作的培訓工作，一方面豐富人事檔案管理人員的專業知識，使其熟練掌握先進的信息化技術和管理理念，高效完成傳統手工辦公向無紙化辦公模式的轉變。另一方面重點增強人事檔案管理人員的職業素養，使其正確認知自身崗位的重要性，并增強管理人員的責任意識，以確保人事檔案內容的真實、準確、完整。

（三）規范人事檔案管理制度

事業單位涉及職能部門眾多，確保人事檔案管理工作順利開展，提高人事檔案利用率的關鍵在于規范事業單位的人事檔案管理制度，保證人事檔案管理人員能夠做到有制度可遵循。事業單位要結合新時期事業單位的發展現狀和發展目標，采用戰略、長遠的目光正確規范人事檔案管理制度，同時強調人事檔案管理制度的動態性，保證其能夠根據事業單位人事檔案管理的現實情況進行細節性修訂和完善，確保人事檔案管理制度的實效性。同時事業單位要采用精細化管理模式，確保責任落實到個人，保證人事檔案管理人員可以清晰、準確地認知自身的崗位職責和使命，以從根本上提升人事檔案管理效能。

（四）運用全新的工作方式和手段

為有效提升當前事業單位人事檔案管理效能，事業單位要運用全新的工作方式和手段，加大對人事檔案管理的投入力度，做好基礎設施建設的完善，確保其能夠定期優化和更新計算機軟硬件系統，積極引導和推動事業單位人事檔案管理工作朝著標準化、信息化、系統化方向持續發展，以全面提升事業單位人事檔案管理效率。事業單位要結合實際的人事檔案管理工作內容，制定完善的標準化流程和一體化系統，包括人事檔案的錄入、提取、保存等全過程，從而高效發揮先進的信息化技術在人事檔案管理工作中的價值優勢，實現人事檔案內容的共享共通，同時制定嚴謹的權限設置，以合理提升人事檔案存放的安全性能。

（五）加強檔案工作的基礎設施

依照《黨員干部檔案工作規章》第二十七條要求，黨員干部檔案保管單位，要創建牢固的、防火、防潮的專用型檔案資料庫房，配備鐵制的文件柜、庫房總面積每千卷需20至25平米，庫房內要設定中央空調、祛濕、救火等機器設備，庫房防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等設備，庫房、閱檔室、公司辦公室三室分離。因此，應將人事檔案管理中心設定為不因盈利為目地的、經費預算由政府部門財政局補貼的機關事業單位，改人事檔案付錢代管為政府部門沒有理由存放，還人事檔案為國家所有的本相

五、 結論

人事檔案管理工作是事業單位人力資源工作開展的基礎和關鍵。新時期為進一步提升人事檔案管理效能，滿足事業單位人力資源管理需求，實現事業單位資源合理配置，要重視提升管理者的人事檔案管理意識和本身職業素養，保證其能恰當認知人事檔案管理的必要性，以逐漸標準人事檔案管理規章制度，確保人事檔案管理工作能夠獲得制度保障。同時，加大對人事檔案管理工作的信息化水平建設力度，以運用全新的工作方式和管理手段，切實增強人事檔案管理效能。

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