物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的防控

莊存榮

摘要：物資采購(gòu)是企業(yè)防風(fēng)險(xiǎn)、促合規(guī)的關(guān)鍵領(lǐng)域。本文通過(guò)探索從人員、制度、流程、風(fēng)險(xiǎn)、控制五位一體，立足風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化流程，著眼控制，完善制度，強(qiáng)化監(jiān)督，確保風(fēng)險(xiǎn)受控業(yè)務(wù)合規(guī)。以期推進(jìn)建立制度為核心的大風(fēng)控管理理念，促合規(guī)，強(qiáng)受控，謀發(fā)展，為物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控與實(shí)踐提供借鑒。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu);風(fēng)險(xiǎn);管理

一、前言

綜觀國(guó)內(nèi)大中型企業(yè)，物資采購(gòu)涉及的業(yè)務(wù)流程及重要風(fēng)險(xiǎn)占比大都在25%。在歷年管理層測(cè)試及內(nèi)控評(píng)價(jià)審計(jì)中，物資采購(gòu)領(lǐng)域更是例外事項(xiàng)的高發(fā)地帶。且大部分合同業(yè)務(wù)、基建投資、資產(chǎn)管理領(lǐng)域發(fā)現(xiàn)的例外事項(xiàng)或問(wèn)題，也都與物資采購(gòu)存在關(guān)聯(lián)。

如何強(qiáng)化物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控，推動(dòng)內(nèi)部控制在物資采購(gòu)領(lǐng)域有效實(shí)施，防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)合規(guī)經(jīng)營(yíng)，是企業(yè)必須面對(duì)的問(wèn)題。

二、物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制的重要性

采購(gòu)作為生產(chǎn)運(yùn)行的前置節(jié)點(diǎn)，使得加強(qiáng)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理，提升服務(wù)效率更為緊迫。尤其是近年來(lái)，伴隨國(guó)企改革不斷深化，經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整，使企業(yè)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率大幅上升，確保合規(guī)經(jīng)營(yíng)面臨新的挑戰(zhàn)。全球經(jīng)濟(jì)不景氣，工程技術(shù)服務(wù)市場(chǎng)持續(xù)低迷，制造業(yè)提質(zhì)增效壓力凸顯，使得風(fēng)險(xiǎn)控制成為必然。受新冠疫情影響，企業(yè)用人方式及效益成本矛盾日益突出。組織整合和崗位多元化，要求風(fēng)險(xiǎn)管理必須在成本與效益上平衡。企業(yè)多管理體系融合，全面風(fēng)險(xiǎn)管理持續(xù)推進(jìn)，風(fēng)險(xiǎn)管理文化成為企業(yè)既能達(dá)到符合監(jiān)管要求，又能滿足內(nèi)部管理提升的新領(lǐng)域。

基于上述問(wèn)題，通過(guò)對(duì)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控實(shí)踐，探索易執(zhí)行、好管控、強(qiáng)受控的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理模式，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制措施有效落地，防范采購(gòu)和舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

三、物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控的思路和做法

（一）思路：運(yùn)用六西格瑪管理方法，探索從人員、制度、風(fēng)險(xiǎn)、流程、控制五位一體，推進(jìn)以制度為核心的大風(fēng)控管理理念，促合規(guī)，強(qiáng)受控，謀發(fā)展，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供合理保證。以人為本，促進(jìn)各級(jí)管理人員對(duì)風(fēng)控工作的認(rèn)識(shí)發(fā)生根本轉(zhuǎn)變，從“要我控制”向“我要控制”轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與控制措施持續(xù)優(yōu)化，風(fēng)險(xiǎn)管理工作從“形式控制”向“效果控制”轉(zhuǎn)變，有效提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。內(nèi)部控制是風(fēng)險(xiǎn)管理重要手段，遵循六西格瑪管理原則，根據(jù)內(nèi)控例外事項(xiàng)發(fā)生頻率，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際和企業(yè)采購(gòu)物資特點(diǎn)，識(shí)別需要改進(jìn)的業(yè)務(wù)流程，制定控制目標(biāo)，比對(duì)內(nèi)部控制管理要求，綜合業(yè)務(wù)能力風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)，圍繞內(nèi)控五要素，風(fēng)險(xiǎn)管理八步驟，組織專題研究，逐項(xiàng)對(duì)比分析，確定目標(biāo)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)期望與合規(guī)底線;通過(guò)樣本統(tǒng)計(jì)分析，借鑒物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)魚刺圖，查找風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的主要原因，確定關(guān)鍵影響因素。然后針對(duì)計(jì)劃、采購(gòu)、結(jié)算、驗(yàn)收、成本核算與盤點(diǎn)各流程關(guān)鍵因素，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，持續(xù)監(jiān)督改進(jìn)，總結(jié)固化成果。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理，建立完善風(fēng)險(xiǎn)決策、風(fēng)險(xiǎn)日常管理、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警預(yù)案的管理制度，提升風(fēng)險(xiǎn)管理執(zhí)行剛性;對(duì)于內(nèi)控管理，將業(yè)務(wù)流程上的關(guān)鍵控制嵌入制度條文，保持規(guī)范穩(wěn)定;對(duì)于合規(guī)管理，對(duì)照最新的法律法規(guī)監(jiān)管要求，將合規(guī)義務(wù)轉(zhuǎn)化為內(nèi)部規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)“外規(guī)內(nèi)化”。

（二）做法：

1.立足風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化流程，推動(dòng)業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)化可視;在推進(jìn)內(nèi)部控制落地的過(guò)程中，始終把風(fēng)險(xiǎn)放在第一位，確保重要風(fēng)險(xiǎn)不遺漏，一般風(fēng)險(xiǎn)控制不冗余。根據(jù)業(yè)務(wù)能力范圍，在流程設(shè)計(jì)上，從業(yè)務(wù)實(shí)際入手，落實(shí)重要風(fēng)險(xiǎn)控制節(jié)點(diǎn)，突出關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)步驟，簡(jiǎn)化非關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)的工作步驟，推動(dòng)業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)潔、清晰，區(qū)別控制流與業(yè)務(wù)流。如在采購(gòu)結(jié)算流程，突出法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)審查，簡(jiǎn)化部門負(fù)責(zé)人一般性復(fù)核步驟，實(shí)現(xiàn)流程可視化、易操作。物資驗(yàn)收重點(diǎn)關(guān)注檢驗(yàn)過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)。在審查審批控制上，關(guān)注是否按控制要求執(zhí)行簽字或蓋章，而非形式審批。

2.著眼控制，細(xì)化措施，促進(jìn)內(nèi)部控制高效執(zhí)行;在關(guān)鍵控制點(diǎn)責(zé)任落實(shí)中，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際和制度規(guī)定，不斷完善風(fēng)險(xiǎn)控制措施描述，簡(jiǎn)化、優(yōu)化表述，盡可能實(shí)現(xiàn)控制措施描述與制度規(guī)定相一致，確保關(guān)鍵控制執(zhí)行有章可循，監(jiān)督檢查有規(guī)可依。在自我測(cè)試中推行內(nèi)控人員專業(yè)測(cè)試，測(cè)試與宣講結(jié)合，邊測(cè)試邊評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)控制效果，避免將內(nèi)控測(cè)試等同于常規(guī)的制度管理或業(yè)務(wù)檢查，陷入重合規(guī)而輕風(fēng)險(xiǎn)的測(cè)試誤區(qū)。

3.突出防范，完善制度，強(qiáng)化制度規(guī)定監(jiān)督制約;針對(duì)重要業(yè)務(wù)控制節(jié)點(diǎn)，細(xì)化制度條款，將風(fēng)險(xiǎn)控制措施描述融合進(jìn)制度，為實(shí)現(xiàn)全面監(jiān)督制約提供支持。推動(dòng)以內(nèi)部控制實(shí)施證據(jù)表單替代業(yè)務(wù)表單，使風(fēng)險(xiǎn)控制同業(yè)務(wù)聯(lián)系更緊密，管控措施依據(jù)更充分，內(nèi)控責(zé)任落地執(zhí)行更有力，同時(shí)提高制度符合性，可操作性，使制度可以一貫到底，內(nèi)部檢查有章可循，風(fēng)險(xiǎn)控制有規(guī)可依。

4.緊盯例外，追因溯果，解決現(xiàn)實(shí)管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)源;針對(duì)頻發(fā)的例外事項(xiàng)，細(xì)致分析問(wèn)題根源，查找例外事項(xiàng)發(fā)生根本原因，探尋風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方法改進(jìn)和解決問(wèn)題。用審計(jì)方法和技巧發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，測(cè)試發(fā)現(xiàn)的例外事項(xiàng)對(duì)事不對(duì)人，以解決和改進(jìn)問(wèn)題為目的，績(jī)效激勵(lì)為手段，促進(jìn)內(nèi)控高效執(zhí)行，克服發(fā)現(xiàn)問(wèn)題重考核追責(zé)，輕分析改進(jìn)的弊端，推動(dòng)內(nèi)控與業(yè)務(wù)融合，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)管理理念。運(yùn)用中醫(yī)把脈循經(jīng)標(biāo)本兼治，避免外科手術(shù)式解決問(wèn)題或頭疼醫(yī)頭 ，甚至以錯(cuò)治錯(cuò)，掩蓋問(wèn)題，虛假整改。操作層面的，梳理修訂操作規(guī)程;制度與控制不符的，結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)完善制度;信息系統(tǒng)問(wèn)題則協(xié)調(diào)運(yùn)維優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計(jì);由人員責(zé)任心導(dǎo)致的問(wèn)題輔以績(jī)效激勵(lì)。

5.落實(shí)責(zé)任，強(qiáng)化監(jiān)督，確保風(fēng)險(xiǎn)受控業(yè)務(wù)合規(guī)。根據(jù)內(nèi)控管理要求，不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及培訓(xùn)，同時(shí)按照組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍、管理需求等變化及時(shí)更新風(fēng)險(xiǎn)控制，保證控制執(zhí)行的一致性。推進(jìn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)，將流程制定、執(zhí)行（包括信息系統(tǒng)控制）的責(zé)任落實(shí)到崗位，落實(shí)了風(fēng)險(xiǎn)控制責(zé)任，嚴(yán)格檢查考核，才能確保風(fēng)險(xiǎn)受控，業(yè)務(wù)合規(guī)。

風(fēng)險(xiǎn)防控體系建設(shè)，是人員、制度、流程、風(fēng)險(xiǎn)、控制的全要素管理，絕非一時(shí)功成之事，更需高屋建瓴，持續(xù)借鑒和傳承經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)成功案例固化，以期不斷改進(jìn)和優(yōu)化。