學校檔案管理與工作效率的提高方法

楊晉

摘要：學校檔案是各個學校中最核心的文件，其中涉及的內容較多，包括學生的個人信息以及學校教師的檔案、學校歷年來發生的重要事件等等。學校檔案從學校成立之初便存在，陪伴學校的發展，記錄了學校的發展歷程。學校在發展中需要認真做好檔案管理工作，檔案的完整性以及準確性對學校未來的發展具有較大的影響。方案管理工作如此重要，學校應對檔案管理的方式和方法進行研究，制定出完善的管理制度，以滿足學校對檔案管理的要求。

關鍵詞：學校檔案管理;工作效率;提高方法;研究

1學校檔案管理與工作效率的之間的關系

學校檔案管理與工作效率存在雙向關系，檔案管理為提高學校工作效率提供信息來源，而工作效率的提高需要檔案管理的信息數字化，兩者之間的提高相得益彰。檔案管理是將學校的各項活動的開展信息進行檔案記錄，然后進行分類管理，從而為學校今后的工作提供參考價值。一般來說，檔案的系統性分類管理，就能夠建立一個完整的信息庫，檔案管理一是提高檔案管理工作效率，二是提高學校工作效率，從這個角度來看，學校的檔案管理體現的是學校工作水平，記錄的是學校歷史軌跡、文化特色，可以說加強學校檔案管理是提升學校工作效率不可缺少的部分。學校每個季度、每個月的各項工作計劃，都關系到學校的工作效率提升，大部分的工作開展都會參照去年的工作進行，以便于制定科學的工作計劃，提高學校各項工作開展的效率，但由于大部分的檔案都沒能夠進行合理管理，從而難以為學校工作開展提供足夠的參考，常常會影響到計劃的制定及實施。

2當前我國學校的檔案管理和工作效率提升方面存在的不足

學校的檔案管理關乎到學校教學質量的提升，關乎到校園文化的建設與提高，更關乎到我國教育的歷史發展研究。所以，學校不僅要重視教育教學工作，更要重視學校檔案管理工作。在素質教育理念下，我國學校的教育教學工作蒸蒸日上，然而在學校檔案管理方面出現了諸多問題，導致其工作效率難以提升，影響了學校及教育的發展。綜合起來，其不足之處主要表現在以下幾個方面：

首先，工作人員的專業意識和專業能力不足。當前學校從事檔案管理工作的人員，一部分是教師，一部分是校外的大學生。這兩種人都不是專業的，也沒有足夠的專業意識和專業能力。例如，教師以教學為主，忽視檔案管理。再如，大學生缺乏管理經驗，管理能力有限。他們對檔案的分類、整理等不甚了解，讓學校的檔案管理幾乎流于形式。

其次，管理方法落后。信息時代的發展促進了網絡技術在學校管理中的運用，但是學校檔案管理仍以紙質檔案管理為主，電子類檔案的管理缺失嚴重。另外，在檔案的歸類、調取、查檢等過程中，管理員仍利用傳統的方式進行，極少利用網絡技術進行。這不僅降低了檔案管理的效率，也讓陳舊的管理方法無法適應高效率、高要求、高質量的檔案管理需求。有的學校之所以檔案管理信息化程度不夠，或管理系統、制度等不夠健全，大多是因為學校的資金投入有限，畢竟學校最關鍵的工作是教學。

最后，協調能力不足。檔案的管理并不是由哪一個工作人員或哪一個部門單獨就能完成的，需要各方面人員、各科室協調進行。例如，教導處幾乎每天都會產生新的檔案，而這些檔案大多沒有及時的備份至檔案管理處，導致檔案管理和檔案的進一步完善遇到問題。長時間如此，那么必然會讓學校檔案管理陷入混亂，必定會對教育和學校的發展產生阻礙。

3提高學校檔案管理工作效率的方法

3.1規范檔案管理，提高檔案管理意識

為了學校的長久發展，學校領導應緊跟時代發展步伐，提高檔案管理的意識，加強對檔案管理工作的重視，并在人力、財力等多方面給予充分支持。另外，高層領導也應根據學校自身的發展情況，制定科學的檔案信息化管理策略，創新檔案管理方式方法，積極推動檔案管理信息化的發展進程，全面提升學校的檔案管理水平，以保障學校的穩定發展。規范檔案管理工作，首先應從學校領導著手，提高學校領導對于檔案管理工作的重視程度以及監督管理力度，端正管理人員的思想和行為，積極推行完善的檔案管理制度，提高檔案管理工作效率。

3.2完善檔案管理制度

檔案管理工作的根本上為學校教育工作服務，能夠促進學校進行日常管理工作的穩定運行。加強檔案管理制度建設，選擇專業的人員進行檔案管理工作，同時，各個部門之間的職責也要明確，將責任落實到個人，進而能夠保證學校檔案管理工作的穩步開展。除此之外，建立有效的考核機制，對工作態度良好，工作質量高的人員進行激勵，提升工作人員的工作積極性，進而加快方案管理工作的飛速發展。

3.3學校檔案管理信息化

隨著信息時代的到來，信息化技術被廣泛應用于各行各業，給學校檔案管理工作帶來了新的機遇。在傳統的高校人事檔案管理工作，檔案材料轉移困難，檔案信息無法及時更新，降低了檔案信息的準確性和完整性。基于信息系統的學校檔案管理，建立了互聯網信息數據庫，改變了傳統的檔案信息輸入與存儲的方式，能夠保證檔案及時更新，大大提高的檔案信息的完整性和準確性，有效促進人事檔案信息的開發利用。另外，傳統檔案管理工作內容繁瑣，工作人員每天需要整理大量的檔案資料，工作強度較大，而且工作效率較低，人工操作也容易出現各種錯誤，降低了檔案管理的準確性。信息系統下的學校檔案管理系統實現了信息化和網絡化，可以對檔案信息進行自動化的統計分析，提高了檔案管理工作人員的工作效率，提高了檔案信息的準確性，降低了工作人員的勞動強度，使檔案管理人員有更多精力去提升自己，提高檔案管理工作效率，進一步提高檔案管理工作水平。

結語

綜上所述，學校檔案管理是學校日常管理中重要的環節，同時也是最容易被忽略的環節，檔案管理工作的順利開展對學校的發展具有直接的影響，學校領導應對檔案管理工作給予重視，并配合檔案管理人員制定完善的檔案管理制度，以提升檔案管理的水平以及管理效率，同時檔案管理人員也應不斷的進行專業素質的提升，更好的適應學校發展的要求。

參考文獻

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