新時代對檔案管理及資源開發利用的思考

劉瓊華

摘要：近年來，隨著社會的不斷發展，各單位必須要對檔案管理方式進行有效的改革，以此謀求獲得更大的發展空間。檔案在管理優化的過程中，可借助云計算、大數據等多種信息化的服務模式，來有效提高檔案管理的工作效率，降低單位檔案管理的運營成本，防止資源浪費，提高單位的綜合管理效率。本文即分析了各單位檔案管理的現狀，探討了在大環境背景下各單位如何采取有效措施提升檔案管理水平。

關鍵詞：檔案;資源管理;開發

引言

面對新形勢，檔案管理工作中涉及到的巨大信息資源越來越受到社會廣泛關注。開發利用檔案信息資源具有非常高的價值，對國家經濟建設、科技進步都有很大的促進作用。時下，檔案管理的工作中，對于檔案信息資源開發利用普遍受到了重視，但也存在一些問題。例如，有的行業、單位存在對檔案信息資源開發利用認識不足、重視程度不夠等。有鑒于此，本文對檔案資源開發與利用相關問題進行一些創新研究與思考，以期與大家進行切磋、交流取得共識。

1檔案開發利用存在的主要問題

1.1檔案開發利用無法滿足時代要求

一段時期，我國檔案工作發展相對緩慢，如管理模式、管理手段都相對落后于時代的發展。隨著信息技術和大數據技術的發展，并廣泛運用于檔案管理工作中，已經由過去的紙質檔案管理轉變為數字化管理。但很多檔案管理人員并未適應檔案管理工作的這種調整，依然停留在傳統階段，沒有積極主動地調整、改革、提高檔案管理能力，也沒有深入進行檔案管理方法的優化，過于被動，缺乏主動創新精神，致使檔案管理工作無法完全適應時代的發展。在信息化時代，急需制定標準的管理規范和制度體系來指導檔案資源的開發與利用工作，無章可循，導使檔案管理工作效率不高;在檔案信息化轉型中，沒有深入挖掘檔案信息管理軟件的功能，只停留在檔案資料的電子化存儲，網絡信息系統的強大功能未得到充分利用。這些問題都導致檔案開發利用的效果無法達到要求。

1.2人才緊缺問題

大數據技術在檔案管理行業的廣泛應用和快速發展，對大數據人才的需求會越來越大，目前大數據分析專業在國內仍屬新興專業，雖然部分高校已經開設了大數據專業，但相關人才的培養還遠遠滿足不了市場的需求。一邊是海量的各單位、各部門需求，一邊是巨大的人才缺口，各行各業所需的精通數據挖掘、數據分析、數據庫建設的大數據人才缺口問題在短時間內很難得到解決。

2新時代對檔案管理及資源開發利用策略

2.1整合檔案信息資源，優化檔案管理模式

檔案管理是為社會提供服務，以促進社會經濟的發展。現在各單位的檔案管理模式大致分為以下兩種：集中管理和分散管理模式，這兩種模式很難滿足社會各方面的利用。由此，需要從檔案管理的模式入手，對檔案管理系統進行改革，建立統一的檔案管理中心，將檔案資料、檔案背景資料及檔案本身等各方面信息融為為一體，進行整合，以此來滿全社會對各方面信息的需求。為了利用大數據技術創新檔案管理模式，檔案管理部門還需要對自身進行改革、創新，來優化檔案管理模式。此外還需要建立完整的專業管理體系、制度從源頭上進行規范、管理，通過一系列制度的完善，對檔案信息資源進行整合。

2.2實現信息化檔案管理

近年來，隨著信息化的快速發展，檔案管理采用信息化管理模式已經成為檔案管理工作發展的趨勢，為了更好地促進各行各業檔案管理平穩健康地發展，就必須在檔案管理工作中融入信息化管理模式，以此促進檔案管理工作的改革、創新。在檔案管理工作中，檔案管理工作部門首先要制定完善的檔案管理制度，致使管理工作朝著制度化和規范化的方向發展。檔案管理工作制度務必要從分層責任制度的角度出發，將工作進行細化處理，實現檔案管理責任落實到每一個崗位，規避檔案管理的風險，嚴禁出現信息泄露等一系列的風險問題。

2.3改善檔案管理人員的整體結構與個體知識結構

傳統紙質檔案管理人員大多不熟悉信息化和互聯網相關知識和技術，鑒于此，檔案管理部門要有計劃地引進掌握高新科技的人員，利用信息化、互聯網和計算機技術，加快檔案數字化進程，提高檔案信息資源網絡化水平。另外，還要提升檔案管理工作的開放性和高效性理念，盡快摒棄落后的觀念。要強化對檔案管理人員專業素質和信息化素質的培養，使檔案管理人員盡快掌握相關的信息化知識和技術，打造一支專業化的檔案管理人才團隊。

2.4提升檔案資源信息化發展水平

面對新的發展態勢，對于檔案信息資源的開發利用必須更好地滿足經濟和社會的需求，先進的計算機技術給我們提供了很好的技術支撐。目前，已經有很多單位啟用了新型互聯網管理軟件，對所有文檔進行電子化分類、儲存。對于檔案管理工作的從業者而言，一定要學會對自己所管理的檔案信息資源進行開發利用。（1）檔案資源的數字化。對所有存儲的紙質檔案進行數字化處理，實現文字、照片、音視頻等資料的數字化。把這些數字化的信息進行分類存儲，既方便查找，也便于實現快速獲取大量信息，提升了辦事人員的工作效率。（2）對檔案信息資源的智能化處理。在目前檔案信息多元化的狀態下，檔案管理工作量增大。我們可以利用先進的技術進行檔案管理工作的智能化處理。可以減輕檔案人員工作量，提高工作效率，實現更加快捷高效的智能化管理與服務。

2.5實現線上線下一體化管理

在信息化快速發展的今天，檔案的開發與利用并不是擯棄紙質檔案，而是要將紙質檔案作為重要的檔案記錄載體，確保檔案信息真實準確，將紙質檔案作為管理的重要依據。同時，電子檔案的開發與利用應高度重視，來促進檔案管理模式的轉變。在大數據時代下，檔案信息的交流與調整也越發頻繁，各種實體檔案所占用的空間越來越大，利用也非常困難。為解決這些問題，在新時代我們應運用現代化的管理手段，加大信息化建設力度，實現數字化轉型，加強對線上技術的開發與利用，提高檔案管理工作的整體成效。在大數據背景下對檔案的記錄存儲更加便捷，但需要定期對檔案信息資料進行充分的補充，保持數據的連貫性，提高對大數據技術的應用水平，為檔案開發與利用提供全新基礎。

2.6加強檔案安全防護體系建設

紙質檔案管理是部分單位（特別是行政事業單位）檔案保管的主要形式，因此紙質檔案與信息、電子數據檔案并存的狀態短時間不可能被消除。一是確保傳統紙質檔案管理安全。基層事業單位應當優化檔案管理庫房，不斷更新檔案管理設備設施，對紙質檔案保管設施設備進行防霉防潮等處置。在加強文件資料的收集的同時，視頻、音頻資料也需收集，進一步規范檔案管理制度，不斷改進管理模式，以此提高檔案管理效率。二是加強電子檔案安全防護。檔案信息化的建設中，安全防護體系的建設是一項重要的任務。一方面，要做好檔案信息的安全防護工作，采用加密技術、安全防護技術等，確保電子檔案信息不受影響。另一方面，設置訪問權限，即賦予檔案管理工作人員以相應的訪問權限，保證信息安全。總的來說，保證檔案技術安全的同時，最重要的還是加強對工作人員的管理，在檔案管理制度中應明確管理員、使用人的責任，加強監督與考核，確保管理工作安全保密，順利地實施。

結語

檔案信息資源開發利用是經濟建設和社會發展的重要內容，也是提升檔案管理水平的重要方式與核心舉措。要利用先進的技術和方法提高檔案管理工作的效率。在當今科技高速發展的時代，我們需要不斷充實和豐富檔案信息資源，提升檔案管理工作水平和檔案利用效率，提高行業競爭力，同時為社會提供高效的檔案信息資源服務。

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