“雙高”背景下高職院校學籍管理工作的研究與探討

【摘要】在高校紛繁復雜的教學教務管理工作中，學籍管理貫穿著整個教學管理工作的每個環節，對于維持正常的高校教育教學秩序意義重大?，F有的學籍管理工作體系已經不能滿足建設中國特色高水平高職學校和專業建設的新需求，本文就高職院校學籍管理工作的現狀進行分析，并針對當前學籍管理工作存在的問題提出了相應的意見建議，旨在為提升學籍管理質量，服務于“雙高”建設提供一定的借鑒。

【關鍵詞】“雙高”建設? 高職院校? 學籍管理

【基金項目】雙高建設背景下高職院校學籍管理工作的研究與探索，項目編號：2021RWSY79。

【中圖分類號】G71 ? 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2022）04-0013-03

自2019年高職院校實施擴招以來各院校學生人數急劇增加，這對高職院校的發展來說無疑是一則好消息，但也使學籍管理工作量成倍增加。高職院校學生人數逐年增加，學生電子注冊信息、學籍異動等數據量越來越龐大，使得學籍管理工作變得更加繁瑣，工作難度系數也不斷加大?，F有的高職院校學籍管理的觀念、方式方法等都無法滿足和適應“雙高”建設的時代需求。如何加強和完善學籍管理工作，使高校學籍管理工作能夠適應“雙高”的發展要求，對于提高高校辦學水平和人才培養質量有著至關重要的現實意義。本文結合筆者所在高職院校學籍管理工作的現狀及所存在的問題提出思考，針對現存問題提出改善建議，旨在為高校學籍管理工作及相關部門工作效率的提升提供一定的借鑒意義。

1.高職院校學籍管理現狀

1.1二級管理工作主觀能動性不強

隨著辦學規模的不斷擴大，高職院校普遍推行院系二級管理模式，我院也積極推動院系二級管理，期望把教務工作重心和管理權限逐漸下移，給二級院系更多的自主權，這就要求二級院系學籍管理工作人員能夠發揮主觀能動性，能夠熟悉理解上級部門及學院的各項規章制度，能夠根據實際情況處理各項事務工作，而不是停留在傳統的教務管理模式，做單純的“傳聲筒”[1]。目前大部分高職院校學籍管理工作仍然由教務處統一管理，學籍異動、在校生統計、電子注冊等學籍管理動態數據存在滯后現象，數據的準確性也難以得到保證。二級院系對學籍管理工作不夠重視，分工不明確，導致出現問題第一時間不是思考如何解決，而是把問題直接拋給教務處，甚至部分二級院系直接讓老師、同學到教務處進行咨詢，這種遇到問題權責不清、互相推諉的現象普遍存在。

1.2學籍管理與育人理念結合不夠

高職院校更注重對學生的約束和管理，缺乏對學生人文主義的關懷[2]。教育部第41號令《普通高等學校學生管理規定》中體現了以人為本、強化服務意識的精神，要求高校切實尊重和保護學生利益。學籍管理部門是面向廣大學生的服務窗口，需要加強服務學生的意識，但是部分學籍管理人員還存在管理落后的情況，將工作行政化，近幾年高校與學生之間因學籍異動引發的輿情與行政糾紛也愈演愈烈[3]。面對大量繁雜瑣碎的工作，學籍管理人員面對學生咨詢的時候難免會缺乏耐心，服務意識淡薄，專業素養不達標。

1.3學籍管理制度宣傳力度不足

學籍管理制度與學生個人利益息息相關，涉及到學生從進校到畢業的全過程。目前，高職院校普遍存在對學生宣傳教育不力的情況[4]，對學生的權利與義務關注少，宣傳方式相對有限。大部分高校最常見的宣傳手段是通過向新生發放學生手冊來解讀高校學籍管理制度，然而大部分學生拿到學生手冊后就不了了之了，并未認真閱讀，學校也沒有組織學生進行相關學習，宣傳力度不足。老師、學生對相關學籍制度不重視、不了解，導致學生對自己在校期間的權利與義務并不清楚，只有涉及到自身利益問題時才會臨時了解相關規定，這對學業困難學生可能造成無法按期畢業等嚴重后果。

1.4學籍管理團隊素質有待提高

高校學籍管理工作不僅僅是學籍數據的簡單梳理和匯總上報，它具有繁瑣、復雜、涉及面廣、政策性強等特點，費時費力，與學生的切身利益息息相關，尤其是涉及到學生的學籍處分，更是需要學籍管理人員具有一定的法律知識，較強的責任心和較高的專業素質[5]，既要做到客觀公正符合相關法律規定又要做好學生心理疏導，做好人文關懷工作。在實際工作中，學籍管理工作者往往還需要具備較強的專業數據統計和數據分析能力。目前高校學籍管理人員多為聘用制員工，且大多為行政管理工作者或是兼職輔導員，學歷不高且穩定性不夠，人員素質也良莠不齊，對檔案管理、數據分析等信息化專業技能不夠熟悉，對上級部門下發的制度、文件精神無法很好地解讀領會，難以適應復雜的學籍管理系統，在操作過程中常常出現由于信息化能力欠缺造成的信息錄入或數據統計分析錯誤等現象的發生。同時學籍管理人員缺乏專業培訓，院校之間缺乏交流，工作效率低，文檔文件歸檔不科學，創新性缺乏等問題較為嚴重，導致學籍管理團隊建設滯后。

1.5缺乏有效的信息化平臺

高職院校信息化程度偏低，在實際運用過程中大部分學校學籍管理者仍采用相對落后的手工管理方式。學籍管理是一項精細化的工作且需要動態統計相關信息，其中學籍異動是學籍管理中非常重要的一個環節，包括休、轉、病、退等，我院每學年學籍異動人數200余人，學籍異動存在數量大而流程繁瑣等特點使得手工管理的方式常常造成信息更新不及時或信息漏更新等不可控因素，缺乏高效的信息化手段，則會造成工作效率低下甚至是出現錯誤。雖然目前學校已建立多套信息化平臺，但并不完善，各信息化平臺功能較單一，未能互相結合，尚不能實現信息化管理，導致學生辦理各類手續困難重重。如在辦理休退學手續時，需經過多處室同意并簽字，至少花費1～2天時間才能完成，假如其中某一部門的負責人不能及時簽字而耽誤，辦完整個流程可能需要1周時間，甚至更久，這樣使得某些辦理學籍變更的學生沒辦完手續就提前離校，導致學生對學校評價不高[6]。另外，大量學生到各職能部門簽字蓋章，也影響各部門工作，導致工作效率降低。

2.學籍管理工作的思考對策

2.1明確工作職責，制定工作流程

隨著學籍檔案規模的不斷增加，學籍管理工作儼然已經成為高職院校管理工作的重點內容之一，學籍管理工作重要性不斷凸顯，要求我們的工作也要不斷創新。高職院校應該制定和完善相應的管理制度，尤其是制定相應的二級管理制度和工作流程，明確二級院系的工作職責和權力，配備相應的二級院系學籍工作人員，教務處只負責對二級院系學籍管理工作人員作解釋說明工作，學籍管理工作中涉及的詳細問題由輔導員、系部學籍管理工作人員對學生及家長做具體的指導工作，充分發揮二級院系學籍管理人員的主觀能動性，提高服務師生的效率和質量。而教務處的工作則將學籍管理的重心放在文件制度的制定修改和完善上，對二級院系具體工作的執行進行監督和檢查。教務處對二級院系學籍管理人員有培訓相關制度和流程的義務，針對學生家長及老師遇到的常見問題進行整理匯總后統一由二級院系學籍管理老師進行回復。

2.2轉變學籍管理理念

高校的育人宗旨是立德樹人，作為行政管理人員也需要樹立三全育人的理念，在當前建設高水平高職院校的背景下更要對學籍管理工作進行重新定義和思考，賦予管理工作更多的溫度和溫情，強化服務意識，確立“以人為本，以生為本”的工作理念，使其更好地發揮管理育人的作用。結合我院自身的實際情況和學生的特點，以學生的利益為出發點和落腳點，堅持秉承為學生服務的理念，創新學籍管理理念。充分發揮學籍管理工作人員的主觀能動性，將“一切為了學生，為了學生的一切”的工作理念融入到學籍管理中。要以為學生提供便利為工作目的，尊重、理解和關心學生，對待學生的訴求要熱情周到，將學生滿意度作為衡量工作成果的標準，不為難學生及家長，依法依規辦事，不斷提高服務意識，切實把為學生處理解決問題落到實處。

2.3加強學籍管理制度的宣傳力度

加強學籍管理制度的宣傳力度是學籍管理工作有條不紊開展的有力支撐。高職院校應通過各種途徑加強對學籍管理制度的宣傳教育，讓學生掌握學籍管理制度的核心內容，尤其是涉及學生自身利益的內容更應加強學習，讓師生認識到學籍管理的重要性。就如何推行學籍管理制度的宣講工作可采取多種形式的共享交流，要讓學生真正了解學籍管理制度的相關內容，不僅可以利用傳統的學生手冊進行學習，還可以通過多種方式全方位宣傳。例如通過新生入學教育進行宣講，將宣講內容納入考核，未達到考核標準需進行補考，使各項制度深入人心，使學生在校期間能夠更好地維護自己的法律權益，減少不必要的沖突。此外，還可以利用短視頻、微信公眾號、學校網頁、展板等多種途徑進行各項制度的宣傳推廣，加強學籍管理制度的普及、宣傳，讓學生潛移默化地了解相關政策法規，合理規劃自己的大學學業和生活。

2.4加強學籍管理隊伍建設

專業的學籍管理隊伍是學籍管理工作得以有力執行的重要保障，要做好學籍管理工作，必須要配齊配強學籍管理隊伍建設，提高學籍管理人員的綜合素質[7]。學籍管理人員的綜合素質不僅體現本人的文化素養更是體現了學校的學籍管理水平。首先，學校應重視學籍管理工作，并加大投入，培養一支素質較高的專業學籍管理隊伍。根據在校生人數配備專業學籍管理人員，要嚴格把控對人才的錄用入口，確保引進人才符合崗位需求。在選人用人方面，挑選認真負責，嚴謹細致，優先選擇具備計算機技能與學籍管理服務能力的人員擔任學籍管理人員。其次，還應定期組織多種形式學籍管理人員專業能力的培訓，加強學籍管理隊伍的交流學習，經驗豐富的老師充分利用“以老帶新”的方式，加快新舊人員在交接工作時信息的對接，避免發生數據丟失的情況，使得管理人員具備一定的業務素質和業務能力。一方面組織學習教育部相關政策法規、技能培訓，包括學籍注冊、學歷注冊、學籍異動等操作培訓;一方面加強學籍檔案的歸檔管理知識，提高工作效率;另一方面提升學籍管理人員的計算機水平，學習常用辦公軟件，熟悉數據統計分析匯總等操作。另外，建立行之有效的激勵考核機制，定期考核，對于優秀的學籍管理人員通過頒發證書、獎金等獎勵措施，以此激發學籍管理人員的工作熱情，減少人員的流動，保持學籍管理隊伍的穩定性。通過各種措施不斷加強學籍管理隊伍的綜合素質，才能保證學籍管理工作的嚴謹性與科學性。

2.5促進信息化平臺建設

隨著信息技術的快速發展，各行各業與信息技術的融合也越來越密切，高職院校學籍管理同樣也離不開信息技術的支持。在當前的時代背景下，在建設中國特色高水平高職院校的契機推動下，學籍管理平臺應加快信息化智能化建設，優化教務管理系統，提高系統性能，對常規流程如學籍異動等進行優化重建，從管理模式、學籍管理細節等方面降低操作難度，通過PC端和移動端（微信、微博等公眾號）操作，盡量精簡學籍異動手續，加快各級各處室審批流程，明確各相關部門權責，規范各崗位工作人員的操作，真正實現共享學籍管理工作數據，并在公眾號及時推送各類學籍變更受理結果，提高管理工作質量和效率。通過學籍信息數據共享，學院相關部門可以及時掌握學生在校期間的動態學籍信息，以便及時更新學院人才培養方案及調整教學活動，對于維護良好的教學秩序，有效提高高職院校的辦學能力有重要意義。

3.結語

“雙高”建設背景下，加強學籍管理工作的科學有效性，發揮學籍管理工作在教育教學管理中的“目標導向”作用，對于推進高校發展，培養學生成才有著舉足輕重的影響意義。因此，各高職院校要與時俱進，積極探索創新，要從學籍管理理念制度、學籍管理團隊素質、信息化平臺等方面優化學籍管理方式與手段，提高學籍管理水平和質量，更好地為廣大師生和社會服務。

參考文獻：

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[2]杜君芳，孫天洋.高職院校學生學籍管理工作創新途徑探索——以濱州職業學院為例[J].現代職業教育，2020（43）：74-75.

[3]胡瀟月.高校學籍管理工作現狀及提升途徑[J].知識經濟，2020（10）：160+162.

[4]湯志松，于洪杰，徐春棟.淺談高校學籍異動管理現狀及思考[J]. 教育教學論壇，2019（44）：231-232.

[5]鄢虹英.高職院校學籍檔案管理中存在的問題及解決措施[J].陜西檔案，2021（4）：50-51.

[6]方雅婷.高校學籍管理工作模式創新研究[J].科技風，2021（5）：143-144.

[7]關慶，劉金成.高校學籍管理工作中存在的問題及對策[J].科技風，2019（32）：220.

作者簡介：

王曉芳（1988年-），女，漢族，四川成都人，醫學碩士，講師，研究方向：學籍管理。