社保會計檔案電子化應用與實踐

○淄博市社會保險事業中心 張忠奎

到目前為止，我國社保基金業務系統尚未準確記錄參保人員的繳費信息，常常需要查看老舊會計檔案才能兌現參保人員的退休待遇。社保會計檔案記錄了參保人員的繳費、發放、變更事項，直接影響到參保人員的退休待遇核算。為確保參保人員的切身利益，提高會計人員工作效率，社保會計檔案電子化建設勢在必行。會計檔案電子化建設是將會計管理系統與會計檔案系統納入一體化電子管理系統。2018年以前的社保管理分別由企業社保、機關事業社保和居民養老管理，各機構會計信息系統差異迥然。2018年以后三類管理機構實現撤并，社保會計檔案電子化由會計電算化軟件負責。本文將討論2018年及以前的會計檔案建立單獨的會計電子檔案信息管理系統這部分內容。

一、社保會計檔案電子化建設內容

2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》第三十七條規定：“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。建設中的社保會計檔案信息系統直接依托于省集中業務平臺和各單位電子檔案信息管理系統[1]，將該系統直接嵌入運行環境，將實現前臺人員直接調閱，推進參保人經辦業務少跑腿、不見面審批等事項有效落實，為參保人提供了更優質的服務。會計電子檔案平臺系統技術架構嚴格按照三層技術架構劃分，符合人力資源和社會保障部信息化系統技術架構規范。其技術架構如圖1所示。

圖1 某地方市會計電子檔案平臺構建框架

1.數據存儲層

會計電子檔案管理系統與一般管理信息系統的主要區別體現在兩個方面，一是不同種類檔案結構化信息需求差別較大；二是電子檔案系統需存儲大量的檔案影像資料[2]。因此，會計檔案系統設計專門的配置數據，用于檔案結構化信息的可變性支持，且配置數據和檔案結構化索引信息采用關系型數據庫存儲。本文在現有政府云資源中的關系型數據庫中單獨建立一個實例，用于管理會計檔案的檢索信息；針對海量影像數據采用文件大數據存儲模式，以適應建設過程中不斷增長的檔案影像信息。同時為了充分利用資源，會計電子檔案掃描生成的存儲圖片和檔案資料都將存儲在現有政府云的MongoDB非關系型數據庫中。

2.基礎服務層

會計電子檔案系統的基礎服務層是信息系統及會計檔案業務的基礎服務。基本配置服務提供了組織機構、檔案數據模板等配置；根據配置提供對會計檔案信息的加解密服務；根據設置對信息進行壓縮服務；根據流程配置進行流程實例的流轉計算工作；根據配置進行相應的功能和數據權限的分配工作。

3.界面展示層

界面展示層是檔案管理系統同檔案管理人員直接交互的一種方式，是檔案信息化的直觀體現。界面分兩種形式，一種為純BS界面，一種為嵌入專用控件界面。客戶端作為檔案管理信息系統的界面展示，是檔案管理系統同檔案管理人員直接交互的方式，是檔案信息化的直觀體現。日常檔案管理操作采用瀏覽器客戶端方式，部分操作涉及頻繁的界面操控，如檔案影像化管理將采用控件方式。這些控件一般都嵌入到業務系統中，根據權限設置，實現前臺經辦人員的數據調用。

二、會計檔案的數據加工和應用

1.掃描會計賬簿及會計憑證

對會計憑證和賬簿進行掃描，在最大限度保證檔案安全、完整的情況下，盡量不拆分，用專業高拍儀拍攝，圖片采用jpg格式存儲，質量應該大于300 ppi，A4幅面大小的憑證和賬戶圖片應不小于300～500 K，在放大100%的情況下，字體要清晰，沒有毛邊和鋸齒現象。為了方便后期管理和應用，在數據掛接時，每個憑證的所有圖片合成一個PDF，賬簿數據掛接要根據實際情況采用圖片或者PDF。

2.對會計檔案進行數字化應用

掃描完成的憑證圖片并不能完全有效的服務于社保業務，應該將檔案中的人員信息一一摘錄，包括單位編號、單位名稱、社會保障號和姓名等，生成檢索信息，存儲于檢索數據庫中，以便后期應用。印刷體的憑證檔案可以使用OCR技術進行識別，以提高工作效率。

3.建立檢索數據庫

根據賬套、時間、會計科目以及憑證編號等會計因素建立檢索數據庫，并與檔案圖片一一對應。將會計分錄的摘要等信息注入關系型數據庫以備后期應用。憑證數字化信息建立單獨的數據表存儲，同時建立數據與檔案圖片對應關系，如果是PDF需要明確指明所在的PDF頁數，為保證瀏覽速度，還要控制PDF文件大小，以不大于50 M為宜，多余的部分進行PDF分割后再上傳存儲。

4.建立會計電子檔案管理制度

為保障會計電子檔案管理信息系統的順利運行和安全完整，應建立相應的管理制度，明確各部門在系統中的管理和使用權限，確保會計電子檔案信息安全與持續運行。同時，建立可行的存儲備份方案，確保數據安全[3]。

5.建立業務系統的協同作業機制

業務系統應根據權限的設置，通過接口插件的方式訪問會計電子檔案系統，以提高前臺服務的最大效率，提升服務水平和質量。

三、結論

社保會計檔案有其獨特性，建立簡潔高效的會計電子檔案信息系統是提高會計工作效率、確保基金安全完整、切實保障群眾利益的重要工作。建議國家有關部門出臺會計檔案電子化的建設標準，規范會計電子檔案建設的數據元素，以利于系統后期的持續建設和開發。