大數據環境下高校檔案規范化管理的思考

王珊 耿強 唐偉

高等學校的檔案是高校在教學、科研和管理中產生的歷史記錄，是高等學校從事各項工作的基礎和參照。加強高校檔案規范化管理對于確保高校檔案的完整性、促進檔案資源的開發與利用具有重要意義。時代在不斷發展，大數據環境已經覆蓋我們的工作環境，近年來河北省各高校加強對檔案管理的投入，各高校檔案管理力度增強，檔案管理水平有所提升。但是，相對于大數據環境的要求，高等學校檔案規范化水平亟待提高。

一、大數據環境下，高校檔案的價值

高等學校的檔案真實記錄高校和教育工作人員開展教學、科研、管理工作的任務、教育過程、教育方法、教學成果、學術成果等，客觀反映高等教育政策關系和落實情況以及管理績效，顯示了中國特色社會主義人才培養的效果和成就。高校檔案除了憑證價值、存史資政的價值外，還具有其獨特的專業屬性。

（一）高校檔案是本校教學、科研和管理的“記憶庫”

高校檔案具有種類多、形式復雜的特點，承載著建校以來的人才信息、教學內容、科研項目、基建情況、財會管理、黨團活動、行政工作等方面的資料。高校的檔案管理從其根本上說就是對信息及其載體的管理，為各項工作的開展提供歷史借鑒。檔案的缺失意味著歷史記憶的缺失。在大數據環境下，檔案記憶的開發，是高校檔案管理程度最直接的顯現。

（二）高校檔案是人才培養的“案例源”

高等學校是培養人才的搖籃，學校培養出來的人才，無論是成長為勤政為民的政府官員、商業大亨還是普通的百姓，其在高校就讀期間的檔案無疑可以看出莘莘學子的成長歷程、培養過程。這對在校生有激勵作用，對施教者有借鑒作用。

（三）高校檔案是教育培訓的“經驗匯”

高校檔案累積了高等學校自創建以來課程設置、教案、教材、學籍管理、課堂教學與教學實踐的材料，對于如何改進和提高教學質量來說是一手的資料。大數據環境下，這些檔案都是現任積累的經驗，對于后來的教育工作者的教學內容、教學方式都有著集中經驗指導的作用。

（四）高校檔案是優化管理效能的“催化劑”

高校檔案信息化建設，是以實現各類數字資源的檔案形態保存為目的，以進行信息的分析和共享為手段的數據管理方式。智慧校園建設為檔案信息化建設提供了支持和保障平臺，檔案數據資源的收集、保存、管理、利用工作是以智慧校園建設為基礎的學校各項工作的集中體現，有著助推高校各項工作統籌規劃、高效協同、提升管理效能的積極作用，能夠幫助高校實現各項活動工作流的交匯融通，信息流的無障礙傳遞。

（五）高校檔案是提升社會服務水平的“試金石”

隨著大數據時代的到來，政府數字化轉型和數字政府建設逐步深入，“一站式”“零跑腿”等政務服務舉措的推行，使檔案的信息憑證價值愈發凸顯。高校檔案匯集了從建校之初至今的大量畢業生學籍信息，大數據環境下，高校學籍信息數據化能夠從流程、周期、結果反饋等多方面重塑工作模式，保障數字信息連續性，重新定義檔案利用價值，對實現高校檔案數據信息與數字政府無縫融合等方面具有積極的現實意義。

二、大數據環境下，高校檔案管理存在的問題

（一）檔案資料收集力度不夠，導致檔案資料缺失

高校檔案管理有其自身的特殊性，檔案包含的種類多且繁雜，這一特點決定了高校檔案收集的過程比較艱難，存在許多遺漏歸檔的隱患。比如在基建項目完工時，在應歸檔的材料中設計基礎材料往往留置在設計施工單位，學校僅存施工文件和圖紙，或是竣工圖紙，工程現場的聲像資料往往忽略不存，這使得基建項目的檔案資料缺失成為由來已久的問題。

大數據時代如果檔案資料未做到“應歸盡歸”，檔案的缺失造成數據的缺失，這給保證檔案數據的齊全完整帶來了阻力，給檔案的開發利用工作帶來困難。

（二）檔案載體的形式多樣，導致檔案保護難度加大

檔案分為紙質檔案、聲像檔案、實物檔案和電子檔案等。在大數據時代計算機和網絡的普及中，紙質檔案有手抄件、打印件、復印件、傳真件、掃描件多種形式，由于字跡附著紙張的耐久度不同，檔案保管難度系數加大，混合保管給檔案的保護帶來困難。此外，高校兼職檔案人員較多，工作重心沒有放在檔案整理、歸檔方面，檔案整理不規范，這給專職檔案工作人員的檔案保護工作帶來困難。

（三）業務系統的普遍應用，導致檔案數據資源分散孤立

隨著計算機和網絡技術的普及推廣以及信息技術的逐步完善，各高校相繼啟動智慧校園、數字校園建設，通過以OA系統為代表的一系列業務系統的應用，基本實現了在工作流層面的數字化建設。與此同時，高校檔案機構也有針對性地開發了對接相應業務系統的電子檔案管理系統。然而由于不同業務系統開發周期不同、開發人員分散、技術架構和開發工具新老共存等問題，目前僅能實現業務系統內的電子文件歸檔。檔案數據資源分散，電子檔案管理系統無法有效整合不同業務系統檔案數據，信息孤島現象明顯，導致檔案信息流無法實現閉環，檔案數據之間無法實現有效的信息交換，檔案利用效率難以提高，檔案價值無法充分發揮。

（四）電子檔案范圍逐步擴展，但利用規則尚不完善

隨著經濟社會的數字化轉型，以及區塊鏈、云技術、機器學習等新一代信息技術的發展，國家高度重視檔案增量電子化工作，重點針對電子文件歸檔及電子檔案管理工作，相繼出臺了一系列規范性文件。電子檔案便捷、高效的特性極大豐富了檔案利用場景，但電子檔案利用過程缺乏有效規范，尤其要保障在利用時檔案信息的有效性、安全性，電子檔案在線閱覽、流轉，電子簽章、時間戳等第三方程序的有效使用，電子檔案利用權限等方面亟待出臺可行性措施。

（五）高校檔案意識增強，但是檔案利用能力并沒有提高

大數據時代，真偽信息的存在，干擾著人們的日常學習和生活。高等學校接收到的畢業生學籍情況認證成為檔案利用的一個主要方面。檔案的編研開發利用工作也需要增派大量的人力來進行。從河北省各高校的檔案專職人員編制情況來看，還存在很大的缺口。比如，在校慶時統計畢業生數量，招生底冊和畢業生底冊存在著人數差距，歷年統計應分各學院、各系、各專業進行統計，增加的專業和消減的專業也應屬于統計內容之內。這項工作應該屬于教學統計還是檔案信息統計，教務部門與檔案管理部門分不清責任，導致畢業生人數沒有確切值，等等。

三、大數據環境下，高校檔案管理的對策

（一）端正工作態度，積極努力工作，提高管理工作水平

在大數據環境下，信息的膨脹，要求檔案工作者不僅要有明辨真偽的處事能力，還要有耐心去校驗信息的真偽，并依據有關線索，對檔案進行收集整理和保管利用。現代化辦公條件雖然在提取數據時方便快捷，但畢竟只是辦公的工具，人的主觀能動性的發揮還是占有主導地位。互聯網環境下，高校檔案工作者應該不畏懼大數據環境給檔案工作帶來的挑戰，努力提高自身的業務能力包括計算機管理水平，為做好具體工作積淀各類知識。這樣，檔案工作就不會僅僅停留在保管上，進而更多地成為銜接各項具體工作的紐帶。

（二）加強收集力度，實現檔案集中統一管理

無論實體檔案還是電子檔案，集中統一管理有利于檔案的保護和檔案的統一開發利用。實體檔案的產生部門出于工作的需要，歸檔不是很主動。在這種情況下，應該嚴格制定相關措施保障檔案按期歸檔，保證歸檔率及檔案的憑證作用的發揮。

做好業務系統與電子檔案管理系統的數據對接。科學有效實現電子文件與電子檔案的集中統一管理，前提在于歸檔信息數據的真實、完整、有效和安全，其核心取決于業務系統與電子檔案管理系統的數據對接效果。目前歸檔信息數據對接分三種形態，一是基于業務系統嵌入歸檔范圍的邏輯歸檔模式，該模式在整合高校內部包括辦公自動化系統、人力資源管理系統、教學管理系統等在內的多種業務系統數據資源的基礎上，在業務系統嵌入歸檔范圍，做好前端控制，保證數據庫底表邏輯清晰、數據準確的基礎上，采用自動捕獲技術，完成電子文件元數據與內容文件的實時捕獲。實施電子文件捕獲時保障了數據的完整性，電子文件之間的關聯性，以及符合內容數據形成時的一致性，是目前較理想狀態的電子文件收集模式。二是基于中間服務器的邏輯歸檔模式，該模式與“嵌入式”的區別主要在于需設置中間服務器，將業務系統數據遷移至中間服務器系統進行整理和封裝，再將封裝后的數據遷移至電子檔案管理系統。其缺點在于電子文件數據遷移中間環節多，數據庫底表邏輯架構不統一，整理和封裝過程容易出現數據失真問題，是業務系統開發不足前提下的折中方案。三是基于人工錄入的物理歸檔模式，針對無法通過業務系統接口實現數據遷移的應歸檔電子文件，采用系統上傳方式，人工錄入到電子檔案管理系統，該模式是“嵌入式”模式的必要補充，電子檔案管理系統應集成該模式。實現高校檔案的規范化管理，應以“嵌入式”模式為主，人工錄入模式為輔的形式完善業務系統與電子檔案管理系統的數據對接。

做好電子檔案信息數據與物理載體的有效結合。實現電子文件與電子檔案的集中統一管理，在保證歸檔信息數據“四性”完整的前提下，還要注意數據與載體的有效結合。電子檔案數據長久保存需要依據檔案重要性和物理載體的存儲特性，確定對應物理載體的種類。按照國家有關技術標準和應用實踐，應采用光盤、硬盤或磁盤陣列作為電子檔案的存儲介質，其中光盤根據數據層材料的抗老化性不同，建議采用檔案級光盤、M-Disc光盤或藍光光盤，避免使用普通的CD-R和DVD±R光盤，主要用于備份數據存儲;基于HDD/SSD硬盤讀取速度快、存儲容量大等優點，以及工作壽命短、容易造成數據損壞、需要經常通電檢測等缺點，建議工作數據/熱數據可采用硬盤存儲，備份數據盡量避免使用;相對上述光盤和硬盤，磁盤陣列（RAID）通過對數據的模塊化存取，提高了數據存取速度，實現了對數據的冗余保護，但是由于成本較高，維護保養專業性強，建議作為校級層面電子檔案管理系統服務器端存儲，由學校信息技術部門配備專人管理維護。通過構建以磁盤陣列服務器端存儲為依托，以檔案級光盤備份為主體，以硬盤存儲方式為補充的檔案數據信息存儲體系，實現電子檔案信息數據與物理載體的有效結合。

（三）加強檔案規范管理，注重細節整理，嚴格按照程序歸檔，保證檔案歸檔流程科學規范

大數據環境下，檔案規范化管理是細節管理的顯現，文書檔案中紙張的整齊、字跡的深淺、印章的清晰都能體現出工作人員的工作態度。檔案部門應該和具體工作部門一起，依據高等學校檔案工作規范制定具體單位的歸檔范圍，定期按照歸檔范圍嚴格歸檔，不遺漏各類載體的檔案。具體可從宏觀和微觀兩個維度探討高校檔案的規范化管理措施：

宏觀層面，檔案規范化管理是高校治理能力的集中體現，是實現檔案治理現代化目標的應有之義，是智慧校園建設的有力抓手。進入數字時代，檔案事業改革的核心要素即電子檔案單套制全面取代紙質檔案的發展趨勢，傳統的由檔案部門主導構建的檔案管理模式轉變為檔案部門與其他檔案事業主體協同共治、共同參與的數字檔案管理模式的構建和實施。一是檔案部門需轉變工作角度，由原來相對被動的工作方式，轉變為積極主動尋求合作、溝通協調相關部門的工作方式。以電子檔案的立卷歸檔工作為例，檔案部門在做好自身電子檔案管理平臺的同時，不但需要積極對接管理OA系統、人力資源系統、教學管理系統等的業務部門進行歸檔模塊的二次開發，還需協調信息技術部門獲取數據安全、網絡通行、硬件維護等方面的技術支持，多部門分工合作、協同推進方可實施。二是要重視前期規劃，分期分批統籌有序推進。尤其電子檔案的規范化管理，電子檔案管理系統與各業務系統的對接、數據遷移、數據封裝、數據檢測等工作是系統性工程，不同業務系統應對的措施各異，根據不同類別檔案特點，提前做好軟硬件配置，儲備適量載體，明確實施步驟，細化工作流程，統籌推進項目實施。電子檔案的規范化管理離不開多部門協同共治，離不開前期的科學規劃和有序實施。

微觀層面，做好基于前端控制的電子檔案輪動式收集。在尚無權威替代方案前，各高校依然普遍遵循1994年頒布的高校檔案實體分類方式。其分類規則是在紙質檔案為主的時代背景下制定的，面對數字時代的電子檔案管理，越發顯得難以應對。在信息技術廣泛應用的今天，基于互聯網的工作流、信息流覆蓋了絕大部分工作環節。針對電子文件、數據信息易于形成、便于修改、存儲方便、傳遞快捷、使用便利等特點，結合高校自身工作內容，構建基于前端控制的電子檔案輪動式收集模式，是加強電子檔案規范化管理的關鍵要素。一是重視分類方案的制定和完善，針對機構調整、職能變更及時明確校內各部門歸檔范圍和保管期限，科學的分類是做好電子文件收集整理的前提，是部門立卷原則的基石，清晰的分類標準能夠幫助兼職檔案員快速實施，提高立卷整理效率。二是將分類方案與業務系統歸檔模塊進行嵌入設計，通過計算機自動捕獲技術，在電子文件產生之初便進行系統鎖定，保障了電子文件收集的及時完整，并有效保持了文件間的關聯性。三是設置預立卷庫，可在業務系統二次開發時直接設置，也可設置于中間服務器，實現電子文件自動分類、自動生成主題詞等元數據信息，并支持自動兼手動封裝版式文件功能。按照電子文件前端控制理念，通過上述電子文件分類方案與業務系統歸檔功能的有機結合，能夠實現電子文件的產生與歸檔同步完成，顯著提高歸檔效率，提升電子檔案的規范化管理水平。

（四）加強檔案保護力度，申請充足的經費和庫房，分門別類管理不同類別、不同載體的檔案

檔案集中統一管理有利于檔案的保護。只有充足的檔案管理經費和庫房，才能有序管理不同類別、不同載體的檔案。

大數據環境下，長期保持檔案信息數據內容的真實性、完整性、可靠性和可用性，前提是在收集整理、立卷歸檔環節按照前端控制理念，建立科學、合理、規范的操作規程，嚴格實施，為電子文件歸檔和電子檔案的形成過程提供有效保障。但僅憑“準入”環節嚴格把關，還不足以長久保證檔案信息數據的真實完整。當信息數據形成電子檔案后，其進入長期保存和利用的狀態，這一階段貫穿了檔案信息數據的完全生命過程，有保管期限的終于鑒定銷毀，其余將得到永久保存。在漫長的保管利用階段，保持檔案信息數據的真實完整，需要提高電子檔案的保護力度，從載體和環境兩個維度施策。

從檔案信息數據的存儲介質維度，主要是做好電子檔案信息數據的長期保存，確保數據安全。由于電子文本、數據信息等數字資源載體材料易老化，結構穩定性差，個體空間容量有限等特性，使得電子檔案數據無法依賴單一媒介載體一勞永逸地解決長期保存問題。應當依據電子檔案載體特性，以及信息數據種類，遵循保管利用規律，設計專屬備份流程，靠流程來保證數據安全。具體從如下幾方面實施：一是建立電子檔案數據分級制度，即明確數據的可靠性等級，依據保管期限和利用頻率劃分核心數據、重要數據、普通數據等層次，對各等級的檔案信息數據分別提出可靠性的要求，制定相應的備份方法。二是建立電子檔案定期監測制度，即針對不同等級的檔案信息數據，以及不同種類的存儲載體，需要建立定期轉存制度，定期對相應數據進行抽樣檢查，抽樣率不低于10%，發現問題及時修復，無法修復應進行轉存。以一次寫光盤為例，需要定期對光盤數據進行校驗，檢查校驗頻率一般每兩年一次，隨著錯誤率逐年上升，頻率提高到每半年一次，最后當錯誤率高到一定程度之后，就需要將光盤數據導出并更換存儲介質，繪制BLER/PIE時間曲線，制作電子檔案載體壽命曲線數據庫。三是格式轉換，是指在保證真實完整性前提下，將檔案信息數據由一種存儲格式轉換成另一種存儲格式的方式。主要針對兩種情況，數據存儲格式發生變化，原有存儲格式將無法被現有瀏覽閱讀工具讀取的情況，以及存儲空間有限無法容納新增數據資源的情況。

從電子檔案載體庫房環境維度，為實現電子檔案載體的高效集約化管理，全面覆蓋不同種類載體保存條件，應建設智能檔案庫房系統。主要包括：庫房溫濕度控制、新風系統、檔案庫房專用氣體消防系統、煙霧感應檢測系統、紅外防盜報警系統、視頻監控系統、門禁管理系統、漏水檢測自動報警系統、智慧存儲系統、數據分析系統等若干子系統。通過智能檔案庫房系統建設，可以有效兼容不同類電子檔案載體保存條件，及時發現并處理不利環境影響因素，消除安全隱患，提高載體使用壽命，結合數據監測實現檔案數據信息與庫區環境全域自動監測。

（五）加強開發利用，實現檔案信息資源的合理開發

檔案保管的終極目的就是存史資政，檔案信息的開發利用工作是信息提取和加工的過程。只有將“死檔案”轉化為“活檔案”，檔案館的實際功能才能顯現。

具體到某卷檔案，其所留存的信息都缺乏完整性，只有相互關聯的數卷檔案信息在合理的組織下，才能夠為具體工作和現實服務。例如，年鑒的編纂、大事記的撰寫、某項數據的匯編、校園建筑的更迭歷程等等。

實現有效關聯的檔案信息檢索機制。高校檔案開發利用一般邏輯為，利用人提出利用訴求和關鍵信息，指向利用對象（具體文檔），進而達到利用目的。檔案利用效能的高低取決于關鍵信息準確度和有效數量，以及關鍵信息與具體文檔間能否產生關聯關系。這種邏輯關系下，同類別文檔間形成基于關鍵信息的不同組合，可稱之為單向關聯關系。當關鍵信息模糊不清、數量較少，且涉及多種檔案類別的情況下，關鍵信息與文檔組合間無法產生直接單向關聯，導致利用效能降低，利用目的無法達成。首先建立有限關鍵信息與具體文檔單向關聯，其次通過具體文檔內容優化關鍵信息精度，在關鍵信息間建立相互關聯，擴展對檔案信息數據的覆蓋范圍，最終建立關鍵信息與跨類別文檔間的關聯關系，實現跨類別文檔間的聚合，最終提取有效信息數據。

基金項目：本文為2021年度河北省檔案科技項目計劃《河北省高等學校檔案規范化管理研究》的科研成果，課題批準號為：2021-R-03.

作者單位：河北大學檔案館