優化檔案整理減負基層歸檔

雷勵 劉平

檔案整理是檔案管理工作中的重要內容。一卷檔案的整理完成，通常需要經過分卷、編碼、著錄、裝訂等多個環節。其中的每一個環節又包含很多細節。近年來西安交通大學檔案館通過積極探索和實踐，對這些檔案整理過程中的細節不斷進行優化，實現了從一次只能打一個裝訂孔，到一次同時打三孔;從每次量距離定孔位，到孔位自動固定;從人工制作案卷封皮，到機器批量打印卷皮;從傳統的逐字逐條錄入文件信息，到批量導入關鍵詞信息后的完善式錄入文件信息;從歸檔紙質文件，到直接歸檔電子文件等，大大提高了檔案整理的工作效率，極大地減輕了基層歸檔部門檔案整理的工作量，實現了為基層歸檔部門減負的初衷。這些舉措得到了校內基層歸檔部門的高度認可。

一、檔案裝訂減負篇

在檔案裝訂中，遵循規范的三孔一線裝訂法時，三孔之間的距離，以及孔和實體邊界的距離，都要按照明確的要求定位。然后是縫線，裝訂線的長短、縫法、繩結的打法，都有明確的要求和操作。傳統的孔的定位方法是手工測量法。打孔的方法也是多樣化的，有手工用針扎孔、有手動打孔器、打孔鉗、手持電鉆打孔等。這一孔一線，穿起一卷卷檔案。整理完成的檔案既工整規范，又美觀樸素。而這整個整理過程是瑣碎繁冗的，尤其是面對大量的檔案材料時。如何既遵循嚴格的檔案管理規范，又能提高檔案裝訂的工作效率，降低勞動力損耗，是檔案工作者要改善的一個目標。我校檔案館工作人員在不斷探索和實踐中，在有限的經濟條件下，實現了從完全手工量孔距、手工打孔、手工制作卷皮，到不用量孔距、電動機器打孔、機器批量打印卷皮的跨越。從而大大提高了案卷裝訂效率，節省了裝訂時間，也節約了勞動力。

（一）在裝訂工具上進行革新

我校一開始用的是針孔機，一次只能打一個孔。由于針的力度有限，不能扎太厚的案卷。一般裝訂一個案卷，需要扎三次，才能打好三個孔。由于打孔速度慢，效率低，也由于針不結實容易損壞，后來更新成手動電鉆打孔，比針孔機效率有明顯提高。電鉆的優勢是力度大，案卷的厚度可以增大一些，一次可以疊加幾個案卷同時打孔，提高了打孔效率。電鉆的缺點，一是一次也是只能打一個孔，二是電鉆工作時間稍微長一點，就會發熱，冒火星，出于安全考慮需要停下來。三是電鉆的噪音大。因此滿足不了一次性的大批量、稍微長時間的打孔工作需要。目前引進的是一次可以完成三孔的電動打孔機。而且一次可以疊加多個案卷，一次按壓，三孔即成。打孔效率大大提高，而且安全系數提高了、噪音也有所降低。

（二）在裝訂材料上進行革新

以綜合文件檔案為例。傳統的檔案案卷封皮（簡稱：卷皮），是使用有背脊的牛皮紙，在每次打孔前，需要手工折疊卷皮，以適合案卷的不同厚度，然后量孔距、打孔。在這個過程中，折疊卷皮是最費時的，工作效率難以提高。此外，這種傳統卷皮上的內容需要全部手工完成，書寫字跡要求正確、清楚、工整，也是無法追求快速。然而隨著案卷數量的增多，這種傳統卷皮的使用，已經不適應快速的工作節奏。于是我們對案卷的封皮進行了改革，采用沒有背脊的牛皮紙作為卷皮。其優勢在于，一是省去了手工折疊卷皮背脊的過程，二是卷皮上的全部內容可以在電腦上編輯好，然后批量打印出來。打印出來的卷皮，字體工整統一，清楚美觀，大大提高了卷皮制作效率。

（三）在裝訂環節上減少重復操作

1.減少了量距環節，裝訂孔位自動固定。以我校研究生學位檔案為例。研究生學位檔案歸檔時，學位評審材料需要用三孔一線法裝訂好。在打孔環節，長期以來的做法是，每一次歸檔時，基層學院的歸檔人員需要先用尺子量距離，用來在評審材料封面上定孔位，然后打孔，縫線之后移交檔案館。每一次通過量孔距定孔位的方法，雖然精確，卻效率低。面對每一年幾千卷的學位檔案，在這個簡單重復的操作中，基層學院歸檔人員耗費的重復勞動太多。如何能把學院的老師們從這樣大量的重復勞動中解放出來？是檔案館工作人員思考和致力于解決的問題。經過不斷思考，檔案館工作人員想到了，把規范的三孔直接設計在學位評審材料的封面上，也就是說，當學院老師從教學管理系統中打印出評審材料時，規范的孔位已經標識出來，不用再手工定孔位。此舉實現后，得到了學院老師們的強烈贊揚，大大提高了裝訂效率，也極大舒緩了學院老師們的工作壓力。

2.減少了基層歸檔部門購置打孔器具的環節。為了提高打孔效率，檔案館專門購置了一臺電動打孔器，一次按壓可以打成三孔，而且一次可以打孔多個案卷，工作效率大大提高。基層歸檔部門歸檔時，可以直接到檔案館來打孔，從而節省了基層歸檔部門專門購置打孔器具的環節。此舉深受全校基層歸檔部門老師們的贊許。

3.減少了縫線-拆線的重復環節。以我校研究生學位檔案為例。隨著我校檔案數字化工作的推進，歸檔后的研究生學位檔案都要進行數字化掃描，在掃描的過程中，需要先逐一拆掉學位評審材料的裝訂線，掃描完成后需要再次縫線。為了減少不必要的重復環節，自2019年起，減去了歸檔時學院給檔案縫線的環節（同時也是減去了掃描時的再次拆線環節），每本檔案只需要用小夾子夾好就行。此舉大幅度減輕了學院裝訂時的縫線工作量，深受學院歸檔老師的好評。

二、檔案著錄減負篇

在電腦中著錄檔案信息，是檔案整理中的一個重要過程。把檔案信息著錄明確、完整、規范，才能便于檔案管理，便于檔案的檢索、查閱、編研等。一直以來傳統的方法是逐字逐條錄入文件信息，在檔案整理的全過程中，著錄檔案信息，是用時最多的環節。隨著各部門檔案數量的增多，著錄信息所需時長更加凸顯，著錄工作的進展，直接影響著檔案整理過程的進展。如何能夠優化著錄方法，提高錄入準確率和工作效率，一直是檔案工作人員致力探討的一個方向。

（一）完善式錄入法

由于檔案形成于基層歸檔部門，所歸檔案的相關電子信息，都散存于基層歸檔部門。如果能把這些散點的信息取來，加以利用，將有效減少相關信息的重復著錄，從而提高著錄的效率。因此檔案館工作人員和歸檔部門溝通，按照檔案著錄的要求，對其原文件信息進行篩選、完善和批量處理，然后批量導入關鍵詞信息到檔案管理系統中，從而生成基本的文件信息。之后在此基礎上，進行文件信息的完善。此舉把從給空白文件進行多個關鍵詞的信息著錄，轉換成了在已生成的基本文件信息上進行“完善式錄入”信息。以外事類綜合文件檔案為例，傳統文件著錄方法需要錄入13-15個關鍵詞，“完善式錄入”法只需要錄入2-3個關鍵詞。此舉極大地減輕了歸檔部門的錄入工作量，從而錄入效率大大提高，此法也得到歸檔部門的高度肯定。

（二）替代錄入法

在檔案整理實踐中，筆者發現，常常會有這樣的現象，在某個類別的檔案中，關鍵詞的相似度很高，比如文件題目中很多的字段是重復的，或者前半部分重復，或者后半部分重復，或者中間字段重復。在文號中文頭的重復率也很高。尤其是當面對這種冗長繁瑣的字段時，常常表現為錄入效率低，而且出錯率高。為此，筆者把不同的重復字段編號為aa1、bb1、cc1等簡單的代號，替代了直接錄入繁瑣的字段;然后通過批量處理再次替代回去，從而有效減輕了直接錄入原始文件字段的工作量，同時也提高了多字段文件信息的準確率。此舉在實踐中取得了很好的效果。

三、檔案載體減負篇

檔案載體是檔案信息的承載物。根據檔案載體的不同主要分為紙質檔案和非紙質檔案兩大類。紙質檔案就是以紙張為載體的檔案，非紙質檔案就是以紙張以外的物質為載體的檔案。進入電子時代以后，出現了一大批新型載體檔案，如照相底片檔案、膠片檔案、磁盤檔案、光盤檔案、電子檔案等。其中電子檔案載體，因其存儲空間小、傳遞快捷、易于實現資源共享、復制時不容易丟失信息等優點，已經成為未來檔案存儲的必然選擇。目前，我校部分類別的檔案已經實現了直接歸檔電子文件，不再歸檔打印出來的紙質文件。此舉減少了歸檔常規紙質檔案的一系列人工環節，直接為歸檔部門減了負。同時也減輕了檔案館庫房存檔的壓力。

這些減負措施帶來的良好效果是全方位的，它在最大限度減輕基層歸檔人員歸檔負擔的同時，也反推檔案館優化了歸檔細節，提高了歸檔整理的工作效率，也進一步提升了我校檔案管理水平。未來的減負趨勢是，檔案館將和基層歸檔部門及學校相關部門一起，探索更多類別檔案的全部電子化流轉，實現完全無紙化的電子文件檔案歸檔。

作者單位：西安交通大學檔案館