新時期人事檔案管理信息化建設思考

【摘要】目的：探討新時期醫院人事檔案管理工作中開展信息化管理的有效性。方法：對本轄區某醫院從2020年7月至2020年12月進行人事檔案信息化管理，2020年1月至2020年6月采取常規管理，對比信息化管理建設前后該醫院的人事檔案管理效果。結果：信息化管理建設實施后，該醫院人事檔案管理人員業務綜合素質評分為（88.63±4.25）分，明顯優于管理前的（72.65±4.12）分，P<0.05;信息化管理后，該醫院檔案管理不良事件發生率為1.56%，低于管理前的7.81%，P<0.05。結論：新時期醫院人事檔案工作中開展信息化管理建設能夠提高醫院整體醫療管理服務水平，同時有助于改善人事檔案管理人員綜合素質及業務水平，減少檔案管理不良事件，應用效果良好。

【關鍵詞】人事檔案管理;信息化建設;管理效果

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】2026-5328（2022）02--02

前言

隨著信息化技術的不斷發展和進步，各行各業開始持續開展信息化改革和創新，醫院各部門也不同程度地引入了信息化技術[1]。醫院人事檔案管理作為醫院管理工作的一項重要內容，涉及到的人員數量眾多，且管理工作內容十分復雜，工作難度大[2]?，F階段，還有少部分醫院人事檔案管理工作中仍存在管理效率偏低的問題，管理工作質量有待提高。因此，對本轄區某醫院從2020年7月起實施人事檔案信息化管理技術，并對比該年度內信息化管理建設實施前后的人事檔案管理效果，進一步探討信息化管理建設的作用，現將詳細過程呈現如下。

1. 資料與方法

1.1一般資料

本轄區某醫院從2020年7月至2020年12月對人事檔案開展信息化管理，2020年1月至2020年6月對人事檔案采取常規管理。信息化管理建設實施前后負責該院人事檔案管理的人員為同一批工作人員，共計10人，其中男性6名，女性4名。隨機抽取2020年1月至2020年6月（管理前）本院128份人事檔案進行研究，其中男性68人，女性60人;年齡24歲至55歲，平均年齡（35.65±5.02）歲;職務類型：醫生45人，護理人員50人，其他衛生人員33人。另外，隨機抽取2020年7月至2020年12月（管理后）該院128份人事檔案進行研究，其中男性70人，女性58人;年齡23歲至55歲，平均年齡（34.80±4.98）歲;職務類型：醫生42人，護理人員52人，其他衛生人員34人。兩組檔案信息資料對比無統計學意義，P>0.05。

1.2方法

信息化管理前，對醫院人事檔案采用常規管理方式，主要通過紙質管理的方式對醫院人事檔案進行保存、借閱。由醫院人事檔案管理人員負責針對醫院員工個人信息資料（花名冊）、非在編人員勞動合同、工資及其他薪酬相關資料、招聘表格、員工個人行評以及醫德考核等相關文件和資料進行收集和整理，做好歸檔工作，并將紙質檔案存放于人事科檔案室，根據相關管理規定進行保管和使用。

信息化管理后，對人員人事檔案開展信息化管理建設，具體做法為：①加強培訓：醫院應提高對人事檔案信息化管理建設的重視度，投入足夠的資金購買相關信息化設備，并爭取引進高素質的專業信息化管理人才。定期組織醫院檔案管理工作人員參加信息化檔案管理專業培訓，詳細介紹檔案信息化管理的目的、方法、操作流程、優勢等內容，增進其對相關內容和知識的了解，幫助其樹立起良好的信息化管理意識，提高其學習主動性和積極性。在培訓過程中，重點加強對工作人員信息化設備操作技能的培訓，提高設備操作技能，促進其檔案信息化管理業務水平的提升。完成培訓工作后對工作人員的信息化檔案管理理論知識水平及實踐操作技能水平實施考核，確保工作人員通過考核后方能上崗，若未能符合考核標準，應重新加強培訓，直到考核通過方能上崗。②完善制度：醫院開展信息化人事檔案管理時，應充分發揮計算機技術在數據處理方面的優勢，對檔案管理過程中存在的問題進行具體分析，并根據醫院發展實際情況制定相應的管理改進計劃，完善相關管理制度。進一步加強基礎設施建設，并制定相應的信息化管理制度，幫助醫院人事檔案管理逐步從人工化階段順利過渡至信息化管理階段。完善人事檔案管理人員激勵制度，將信息化檔案管理工作與員工績效考核掛鉤，對于信息化管理工作表現突出者給予相應獎勵，而對于表現不佳的人員應及時指出并合理進行懲罰，發揮良好的人員激勵作用，提高人事檔案信息化管理工作質量。此外，不斷完善醫院信息數據庫，在數據庫中分設人事檔案資料錄入、資料歸檔、資料分類、績效考核、人員培訓、薪資審批以及職稱晉升等多個人事管理子系統，方便針對醫院人事檔案實施整理和分類。具體分析不同科室的業務范圍，對其數據庫訪問及管理權限進行科學設置，注意做好檔案資料保密工作。③管理創新：針對醫院人事檔案信息化管理中的人事檔案數據輸入功能進行進一步優化，盡可能提高數據存儲的安全性，減少隱患。不斷創新醫院人事檔案信息化管理模式，采用網絡云存儲的方式對相關檔案信息進行存儲，進一步提高檔案信息資料管理的安全性，盡可能避免檔案丟失或被竊取的現象，減少篡改檔案信息的事件發生。

1.3觀察指標

①業務綜合素質評分：針對信息化管理前后檔案管理人員的工作態度、信息化管理技能等實施評估，以100分為滿分，評分越高意味著員工業務能力越強。②管理有效性：對信息化管理前后醫院人事檔案丟失及管理錯誤的事件進行統計，對比其檔案管理不良事件發生情況，不良事件發生率為檔案丟失率和管理錯誤率的和，不良事件發生率越低，表示管理有效性越高。

1.4統計學分析

采用SPSS23.0數據軟件包對信息化管理前后本院相關數據資料開展統計學分析和處理，計數、計量資料分別通過n（%）、（x±s）表示，并分別采用X2檢驗和T檢驗，以P<0.05為數據對比差異有統計學意義。

2. 結果

2.1信息化管理前后人員業務綜合素質評分

信息化管理建設實施后，該院人事檔案管理人員業務綜合素質評分優于管理前，P<0.05，如表1。

2.2信息化管理前后的檔案管理不良事件發生率

信息化管理后，該院檔案管理不良事件發生率低于管理前，P<0.05，具體見表2。

3. 討論

醫院人事檔案管理是醫院管理工作的重要內容，隨著醫院醫務工作人員人數不斷增加，人事檔案管理面臨的工作壓力也越來越大，工作難度逐步增加[3]。過去，醫院多采用的是傳統的紙質人事檔案管理方式，雖然這種管理方式具有較好的原始性、包容性以及不可復制性，但是也存在易損壞、共享性差、歸檔困難、保存難度大等缺陷，不利于提高檔案管理工作的效率和質量[4]。現階段，醫院人事檔案管理工作中仍存在以下問題：①重視度不足。目前，醫院領導對于人事檔案管理工作的重視度仍待提高，部分領導將注意力更多的放在醫療設備以及醫療環境等方面，對于人事檔案信息化管理的關注度較低。由于醫院接診患者人數眾多，相當一部分工作人員被優先安排到其他部門工作，人事檔案管理工作人員不足，且部分人員未接受過專業、系統化的培訓，信息化管理專業水平偏低，檔案管理工作相對較隨意，阻礙了新時期醫院人事檔案管理工作質量的提升。②制度待完善。醫院在招聘人事檔案管理工作人員時，未能對其專業素質、綜合素質等進行科學評估，人員招聘錄用制度存在缺陷，導致人事檔案人員在專業素質及專業技能水平等仍偏低，難以完全滿足人事檔案信息化管理工作的需求[5]。醫院對于人事檔案信息缺乏完善的管理制度，未能針對檔案信息缺失、歸檔不及時等問題制定相應的解決辦法和管理制度，導致檔案管理不良事件仍時有發生。同時，對于醫院人事檔案管理缺乏完善的人員激勵制度，不利于激發員工的工作主動性和積極性。③創新性不足。目前，醫院人事檔案信息化管理中仍存在創新性不足的問題，管理人員缺乏良好的計算機水平，信息化管理專業技能待提升，管理中仍會出現分類錯誤或保存錯誤等問題。此外，人事檔案信息存儲中由于存儲方式的不足，出現檔案丟失或被竊取的現象，不利于提高人事檔案信息的安全性。

近年來，信息化技術持續發展和進步，傳統的紙質檔案管理已經難以滿足醫院在檔案管理工作方面的需求，信息化管理開始被引入到檔案管理工作中，并發揮十分重要的作用。大量研究證實，通過信息化管理醫院人事檔案，能夠提高醫院檔案管理工作效率和質量，并減少人員消耗，有利于降低管理工作成本[6-7]。本次研究發現，信息化管理建設實施后，醫院人事檔案管理人員業務綜合素質評分為（88.63±4.25）分，明顯優于管理前的（72.65±4.12）分，P<0.05;信息化管理后，醫院檔案管理不良事件發生率為1.56%，低于管理前的7.81%，P<0.05。這說明，在醫院檔案管理中實施信息化管理建設，能夠促進檔案管理人員綜合素質的提高，有利于提升醫院整體管理質量，并減少檔案管理不良事件，提高管理有效性。究其原因，主要是因為，信息化管理要求針對各個工作環節進行細分，對具體工作任務進行明確，并設定清晰的檔案管理目標，通過各種先進的數字化管理方法和信息管理技術，能夠確保檔案資料的安全性，避免出現檔案缺失，同時可提高檔案資料管理效率，實現資源共享[8]。通過科學的信息化管理培訓，能夠幫助檔案管理人員樹立良好的信息化管理理念，并增進其對人事檔案信息化管理工作的認識，使其熟練掌握各種信息化管理操作方法和技巧，提升員工業務綜合素質水平。通過不斷完善醫院人事檔案信息化管理制度，創新相關信息化管理方法和模式，能夠幫助醫院人事檔案管理工作逐步從傳統的紙質管理順利過渡到信息化管理，并實現管理的標準化以及流程化，讓工作人員更加清晰地了解檔案管理收集、整理、歸檔及使用等各個工作環節，明確自己的工作職責，從而提高檔案管理工作的質量。

結語

總而言之，當下仍有部分醫院人事檔案管理工作中仍存在重視度不足、制度不完善以及創新性不足等問題。信息化管理建設要求提高對醫院人事檔案管理的重視度，加強人員培訓，不斷完善相關管理制度，并對信息化管理方法及模式進行創新，能夠促進醫院人事檔案管理人員綜合素質及業務水平的提高，減少檔案管理不良事件，有利于提升醫院整體管理工作質量，應用效果良好。

參考文獻：

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[7]來斌.數字信息化在醫院人事檔案管理中應用分析[J].智庫時代，2019（17）：207-208.

[8]陳慧.數字信息化在醫院人事檔案管理中應用分析[J].中國衛生標準管理，2019，10（03）：1-2.

作者簡介：? 周麗萍（1980.10），女，漢族，廣西蒙山，主管護師，本科， 研究方向：衛生管理