信息時代職業院校人事、文書檔案管理創新路徑

韓偉

摘 要：人事檔案作為職業院校人員任職的核心參考;文書檔案記載職業院校發展，是衡量職業院校檔案管理水平的核心指標。信息時代背景下，促進檔案各項事業良好發展，人事、文書檔案在政治、社會等方面的價值愈發凸顯。隨著職業院校不斷擴招、合并、變更，人事、文書檔案信息不斷增加，對檔案管理提出要求。傳統檔案管理模式、體制等難以滿足其實際發展需要，如何高效管理人事、文書檔案，精準為應用者提供信息，是職業院校人事、文書檔案管理人員著重思考的問題，同時也為職業院校檔案管理帶來新機遇。

關鍵詞：信息時代;職業院校;檔案管理;創新路徑

受多方面因素影響，現下職業院校人事、文書檔案仍局限于原有利用層面，對其信息難以實現定量化分析，影響科學決策目標達成。信息化主要以計算機為核心載體，借助各類先進技術，對人事、文書檔案進行匯總、分析及應用，從而為應用者及時提供所需信息，提高職業院校檔案管理水平。受多方面因素影響，人事、文書檔案管理中，仍存在部分制約因素，需積極對其進行分析研究，提出信息化時代管理創新路徑，提高檔案管理利用率，促進職業院校良好發展。

一、職業院校人事、文書檔案特征分析

人事檔案主要形成于人事管理活動中，主要為職業院校發展過程中，記載和反映人員經歷、工作表現、政治狀況，包含特征為：（1）真實性。真實性作為人事檔案最核心特征之一，主要是指內容可靠性及真實性，需嚴格依照相關要求審核其內容真實性。（2）現實性。人事檔案是職業院校發展過程中，在實際活動中形成，可為管理工作提供服務，其具備較強的現實效用。（3）動態性。由于人員在不斷發展中，其檔案處于動態化中，主要體現在遞增性、流動性、信息可變性及材料可去除性。（4）保密性。人事檔案完整、客觀記載個人實際狀況，屬于國家機密，任何人不得泄露或私自保存他人人事檔案。文書檔案在職業院校行政管理、經營管理中形成，其內容包含工作計劃、報告等，主要以文書形式轉化而成，可作為職業院校發展的重要憑證。文書檔案特征如下：（1）綜合性。文書檔案管理包含內容種類較多，如黨務工作、基礎建設、科學研究等，均需通過內部機構進行綜合性管理。（2）專業性。文書檔案作為職業院校實踐發展過程中形成的文書，是其專業性內容的客觀呈現。（3）階段性。由于職業院校文書檔案管理內容較多，且與不同階段內容密切相關，所以需重視其階段性整體。

二、職業院校人事、文書信息化檔案管理價值

第一，優化資源配置。信息技術不斷趨于成熟，現下各檔案部門配置相應的現代化檔案管理設備，人事、文書檔案管理需通過信息化建設，以科學化、信息化舉措完成檔案管理工作，為職業院校各類資源配置提供保證。第二，提高人事、文書檔案管理效率。原有人事、文書檔案管理過于依賴人工，造成不同管理部門間的信息壁壘，信息內容缺乏規范化，影響檔案管理效率及質量。實現人事、文書檔案信息化管理，利用現代信息技術可消除上述瓶頸，實現內部信息共享，對其檔案資源進行篩選、分類及匯總，可進一步提高人事、文書檔案管理的有效性。由于數字檔案存儲、查詢及可修改優勢，有助于提高人事、文書檔案應用率，降低管理成本支出，為職業院校良好發展奠定基礎。第三，增強人事、文書檔案管理活力。經濟高速發展下，職業院校處于動態化變更中，人事、文書檔案內容持續性增加，隨時可能產生新信息，管理部門可依托管理網絡平臺實現信息更新，保證信息的有效性。

三、信息時代職業院校人事、文書檔案管理存在問題

新時期背景下，信息技術不斷普及，為各領域帶來機遇，職業院校人事、文書檔案管理也不例外，提高檔案管理的效率和質量。但受多方面因素影響，其檔案信息化管理建設中仍存在瓶頸，影響人事、文書檔案管理的有效性，需積極明確其存在的問題，為后續制定創新性措施提供保證。以下為人事、文書檔案信息化建設管理中存在的不足。

1.思想認識不足，信息化意識滯后

思想缺乏重視度，成為職業院校人事、文書檔案信息化管理的核心瓶頸，也因其引發一系列問題產生，需從本質層面加以改善，逐步強化職業院校人事、文書檔案信息化管理工作。一方面領導層對人事、文書檔案缺乏重視。部分職業院校領導將核心工作放在招生、擴展規模等層面，錯誤地認為人事、文書檔案管理僅將資料保存完整即可，對其帶來的價值有所忽視，并未及時投入較大的基礎設施、人力等資源，造成人事、文書檔案信息化管理滯后。另一方面管理人員意識不足，學校未及時對其進行培訓，其思想仍局限于原有的管理模式下，缺乏專業性指導，接受新鮮事物基礎能力薄弱，現代信息技術工具操作水平低，缺乏主動學習意識，難以滿足人事、文書檔案信息化管理要求。

2.檔案材料失真，存儲格式缺乏規范化

人事、文書檔案對職業院校發展具有直接性影響，隨著檔案資料種類、信息增多，管理難度也不斷加大。由于多方面因素影響，部分檔案內容真實性有待深究，管理人員匯總分析過程中，未嚴格依照相關標準審核，造成材料真實性及有效性難以保證。同時，統一格式、存儲標準是實現職業院校人事、文書檔案信息化管理的核心，但現下檔案管理部門并未做好其存儲、收集格式及標準，影響一體化存儲，加大后續查詢、整合難度。

3.檔案管理信息化采集手段滯后。目前，職業院校人事、文書檔案管理模式主要以內部人員進行封閉式管理，為內部人員應用。由于管理模式的局限性，制度不健全，其系統運行秩序缺乏完善，尚有部分兼職人員進行管理，使檔案收集過于被動，產生的影響十分顯著。封閉式管理模式，難以為利用者提供優質服務，且無法為學校人事制度改革等各項活動開展提供完整的資料信息。

4.經費支持力度不足。職業院校各項活動開展過程中，占據大量資金，造成人事、文書檔案信息化管理缺乏充足資金支持，無法實現信息化管理建設目標。信息化管理技術優化升級、數據庫構件等均需資金支持，信息化發展速度較快，各類基礎設施更新需滿足時代潮流，更需大量經費支撐。對職業院校人事、文書檔案管理資金投入力度較小，難以完成信息化建設目標。

5.安全問題。新時期背景下，職業院校人事、文書檔案信息化管理過程中，安全問題不可忽視，尤其是大數據、云計算等新技術興起后，信息泄露風險增加，如果人事、文書檔案信息泄露，就會造成嚴重損失。各類防護系統安全系數是否達標、網絡是否安全，均是檔案信息化建設需著重考量的問題，為保證職業院校人事、文書檔案信息化管理水平的提高，需積極做好安全防護，保證檔案資料信息的安全性。

四、信息時代職業院校人事、文書檔案管理創新路徑

信息化時代背景下，職業院校發展過程需逐步提高檔案利用率，優化資源配置，跟隨時代發展潮流，加快人事、文書檔案信息化建設步伐，提出創新路徑，提高檔案利用率，保證職業院校良好發展。

1.提高職業院校人事、文書檔案信息化意識

思想意識驅動行為實踐，為保證職業院校人事、文書檔案信息化建設，需從思想層面為切入點，增強各方主體信息化意識，為后續工作開展提供保證。首先，領導要重視。職業院校領導需立足院校戰略發展層面，學習關于國家對檔案信息化建設的文件精神及政策，明確信息化發展趨勢，關注檔案信息化建設新動態，改變自身對人事、文書檔案管理的原有意識，認識到檔案信息化管理是時代發展潮流，更是提高學校管理水平的重要舉措。其次，檔案管理人員信息化意識。檔案管理人員作為人事、文書檔案管理核心實施者，其思想意識是否具有先進性十分關鍵，可通過繼續教育、培訓、報告會等，增強檔案管理人員對信息化建設的正確認識，從思想層面緊跟學校和社會信息化發展步伐，為后續檔案實現信息化管理提供保證。最后，信息應用者意識。職業院校人事、文書檔案加強信息化管理，核心目的在于為使用者提供便捷性，因其具有雙重身份，即受益者、反饋者，需積極掌握實際應用成效，對不足之處優化改善，使信息化系統更具完善性。人事、文書檔案利用者需重視自身角色，及時將發現問題反饋至管理人員，便于高效進行處理，促進人事、文書檔案信息化建設。

2.實現檔案信息化管理標準化、規范化及統一化

人事、文書檔案管理模式、手段等方面仍存在不足，影響職業院校檔案資源利用率，不利于職業院校良好發展。信息時代背景下，加強職業院校人事、文書檔案規范化管理，從本質層面提高檔案利用率，為職業院校各項工作開展提供保證十分重要。首先，將人事、文書檔案納入整個檔案事業系統中，嚴格依照相關規范、標準進行管理。針對數字化文件形成、歸檔、存儲及傳輸等方面制定規范和標準，統一檔案資料格式，審核其內容真實性及完整性。利用物聯網技術，將每一份檔案存儲實際位置、名稱、調用狀況及其相關負責人記錄，并布設相應的識別碼，掃碼可顯示檔案管理基本信息。其次，將各類檔案按照實際類別、年份及性質進行劃分、收集、存儲，并嚴格依照電子檔案收集方式實施，為后續便捷調閱提供保證，檔案歸類收集實現規范化、標準化及統一化。

3.完善職業院校人事、文書檔案信息化管理系統

（1）逐步推進職業院校人事、文書檔案信息化管理

職業院校檔案信息化管理作為一項綜合性、復雜性工作，建設任務目標繁重，需基于信息化戰略層面實現，其建設方案需立足職業院校未來發展狀況。首先，應用人事、文書檔案管理系統，需積極構建完善的信息數據庫，作為信息系統基礎。信息數據庫實際構建過程中，應保證人事、文書信息真實性、精準性，更需注意檔案中規格缺乏統一性問題，原始材料應進行全方位審核。其次，人事、文書檔案實現電子化過程中，需確保其自身完整性、精準性，若需將紙質檔案轉化時，需對其檔案信息做好校對，保證電子檔案信息與原有材料信息的統一性。最后，人事、文書檔案需保證完整、信息精準。例如，人事檔案中內容不僅局限于人員基本狀況，還需針對其學習經歷、職務變更、科研成果研究等狀況進行記載。構建數據庫有助于應用部門查找、比較及分析的檢索工具，具備良好的人機交互界面，且用戶信息導入便捷性較高。同時，具有可修改、檢索等功能，隨著文件信息更改進行動態化調整，不僅為職業院校人員任免等提供參考，而且可將管理人員進行匯總研究，為領導人員決策提供信息統計資料。

（2）加快人事、文書檔案信息網絡化建設，實現資源共享

人事、文書檔案信息化管理核心目的是實現資源信息數字化、網絡化，并提供高效性應用服務。按照檔案信息內容差異性，其實際開放范圍需予以嚴格限定，構建完善的網絡驗證系統，確保信息具有安全性的同時，實現人事、文書檔案資源共享。不僅需保證職業院校內人員利用相關檔案信息資料的便捷性，而且需保證各機構調用的規范性。為從本質上實現檔案信息共享目標，為使用者提供優質服務，應在校園網內實現人事、文書檔案信息管理系統網絡化，可為利用者提供相關資料參考。此外，需加強與同類院校合作交流，未來發展趨勢為實現省市區域乃至全國范圍內人事、文書檔案信息網絡。網絡化帶來的安全問題不容小覷，隨著各類新技術興起，需高效處理管理和應用關聯性，依托嚴密的身份認證，以及內外網分隔，實現數據實時備份，享受網絡化帶來便捷性的同時，保證其檔案資料安全性及可靠性。

4.加大職業院校人事、文書檔案信息化資金投入

職業院校人事、文書檔案信息化管理過程中，從初期人員培訓、基礎設施配置等工作開始，均需大量資金支持，為其工作全面貫徹提供保證。由于原有職業院校領導等人員對檔案信息化管理意識缺乏正確認識，并未給予相應的資金支持，導致人事、文書信息化建設滯后。為保證職業院校人事、文書檔案信息化管理良好發展，需將其建設、運營等環節資金耗損納入預算中，為其信息化建設提供持續性資金支持，保證其各項工作良好開展。加大資金投入主要來源為財政，同時檔案相關管理部門可依法積極開發人事、文書檔案資源，如向個人、組織及單位提供查詢服務，可適當收取費用，作為檔案信息化建設專項資金。

5.加大職業院校人事、文書檔案安全保密工作

建設人事、文書檔案信息化系統，主要為利用更具便捷性，提高檔案管理效率及質量，其涉及保密安全工作，尤其是近年來各項信息技術高速發展，為各領域帶來機遇優勢的同時，也為不法分子竊取信息提供了機會。因此，做好人事、文書檔案信息安全保障，是現下信息化建設的核心內容。一方面需從進口、傳輸及應用環節做好防護措施。信息錄入過程中，應及時做好數字檔案備份，并采取恢復防護措施，以免計算機被病毒入侵造成信息丟失，也可減少因信息丟失需重新錄入而增加人員工作量。各類基礎設施更新過程中，需對報廢設備進行清點，保證其信息已經完全消除，以免造成信息泄露。針對檔案信息可選取物理隔離，并增設相應的防火墻及專用網絡，防止人為干擾破壞。應用過程中進行權限電子身份認證，保證人事、文書檔案信息的可靠性，依據保密等級對各類信息資源進行分類，按照不同人員、部門提供相應的權限，實現校內、校際間等信息資源共享，不僅能夠提高檔案利用率，還促進了檔案信息化管理。為避免信息泄露，不僅需安裝相應的監控設備，定期對其進行檢測和維護，還要加強保密制度建設。按照職業院校實際狀況，制定完善的保密制度，為管理人員提供工作導向，并隨著制度不斷落實深入，對其不斷進行優化完善，促使安全保密工作全面貫徹。

五、結語

人事、文書檔案作為職業院校檔案核心內容，可為院校良好發展提供助力，是職業院校改革創新的基礎。信息技術興起，為人事、文書檔案管理提供新機遇，但受多重因素干擾，仍存在工作瓶頸難以消除，影響人事、文書檔案信息化建設，信息利用率較低，需明晰其形成的實際因素，多層次、多維度進行路徑創新，提高檔案管理效率及質量，為職業院校良好發展提供可靠保證。

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（作者單位：日照市技師學院）