無紙化報銷助力“放管服”
——西北農(nóng)林科技大學電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔建設案例

文/胡信生 徐小英 王珊蕾

增值稅電子發(fā)票電子化報銷入賬經(jīng)過兩輪成功的試點，已經(jīng)在部分企事業(yè)單位推廣使用。根據(jù)財務信息化建設發(fā)展趨勢、“放管服”改革要求以及高校師生的切身需要，西北農(nóng)林科技大學梳理再造相關業(yè)務流程、改造升級現(xiàn)有財務信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)了電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔，成功建成了適合高校實際的無紙化、零接觸的財務管理新模式

一、試點前發(fā)票管理痛點、難點

根據(jù)國家有關規(guī)定，增值稅電子發(fā)票的法律效力、基本用途、使用規(guī)定等與增值稅普通發(fā)票相同，電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案亦有同等法律效力。

試點前，學?，F(xiàn)已建成了較為完備的財務信息化平臺，但是沒有分類管理紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票，均按照紙質(zhì)檔案管理要求進行報銷、入賬和歸檔。這種模式存在以下痛點：

一是打印報銷，浪費紙張。二是線下審簽、投遞，報銷流程復雜，效率低下。三是人工稽核電子發(fā)票，難度大、風險高。四是會計檔案歸檔需專人管理，且占據(jù)了龐大的存儲空間。五是會計檔案調(diào)閱成本高，牽扯財務、審計、檔案等多個部門。六是電子發(fā)票打印報銷不符合發(fā)展趨勢。

二、試點目標、整體解決方案及試點組織

（一）試點目標

以學校現(xiàn)有的財務信息化系統(tǒng)為基礎，以改造升級為主、新建系統(tǒng)為輔的原則，實現(xiàn)電子發(fā)票版式文件（PDF或OFD版式文件）直接報銷、入賬、歸檔，創(chuàng)建一套無紙化、零接觸的便利化會計報銷方式，進一步推動業(yè)財融合。

（二）整體方案

目前，學校共有財務專用服務器10臺、財務專網(wǎng)終端近百臺，網(wǎng)上報銷、移動智能報銷（手機APP）、財務核算、科研管理、銀?；ヂ?lián)、票據(jù)管理、統(tǒng)一支付等財務信息系統(tǒng)十多個。財務系統(tǒng)單獨架設服務器并獨立組網(wǎng)，以網(wǎng)閘實現(xiàn)與校園網(wǎng)隔離。

結合前期調(diào)研成果和學校實際，我校選定財務核算系統(tǒng)軟件服務商——神州浩天公司提供一體化的軟件解決方案，以改造移動智能報銷系統(tǒng)、網(wǎng)上審批系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)，新建電子檔案管理系統(tǒng)為總體建設方案。

（三）試點組織

我校成立了電子發(fā)票報銷、入賬、歸檔項目工作組，全面負責相關工作的組織領導和協(xié)調(diào)推進，包括業(yè)務流程設計、信息系統(tǒng)建設、系統(tǒng)應用推廣、系統(tǒng)迭代優(yōu)化、項目總結分析等全流程工作。

工作組組長由計劃財務處處長擔任，計財處綜合科、信息技術科、財務科、會計科等科室具體落實。黨委校長辦公室、檔案館、信息化管理處、國資處、審計處作為協(xié)作部門，全面配合相關工作的推進。

三、系統(tǒng)建設及投入

（一）系統(tǒng)建設情況

一是改造移動智能報銷系統(tǒng)。新增電子發(fā)票歸集功能，通過讀取微信票夾、郵箱導入、上傳三種方式接收電子發(fā)票版式文件，并對電子發(fā)票進行查重和驗真，進而完成歸集。

二是改造網(wǎng)上審批系統(tǒng)。以移動智能報銷系統(tǒng)原有審批功能為基礎，新增查看電子發(fā)票結構化數(shù)據(jù)、電子發(fā)票版式文件和其他附件等功能。

三是改造財務核算系統(tǒng)。增加電子發(fā)票制單模塊，增加查閱電子發(fā)票版式文件及審批結果文件，增加生成PDF和OFD電子憑證功能，增加電子會計憑證、電子賬簿及其他電子附件關聯(lián)功能。

四是建設電子檔案管理系統(tǒng)。利用學?，F(xiàn)有硬件資源和對象化存儲資源，新建電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)符合檔案管理各項要求及學校實際情況。在檔案館的參與和指導下，我校已完成了系統(tǒng)初始化設置，并順利啟用，實現(xiàn)了會計電子檔案全生命周期、全流程管理。

（二）建設資金投入情況

改造移動智能報銷系統(tǒng)、網(wǎng)上審批系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)，新建電子檔案管理系統(tǒng)等建設費用共計100萬元人民幣。

四、電子發(fā)票歸集、報銷、入賬、歸檔各環(huán)節(jié)的具體做法

1.電子發(fā)票歸集。移動智能報銷系統(tǒng)提供微信票夾、郵箱導入、上傳版式文件三種方式（如圖1）上傳電子發(fā)票版式文件，系統(tǒng)會對電子發(fā)票進行自動校驗，包括重復性檢驗和真?zhèn)涡ｒ灒炚婺K會對電子發(fā)票進行解析、生成電子發(fā)票的結構數(shù)據(jù)，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票金額等全票面信息）。檢驗通過的電子發(fā)票將進入對象存儲模塊中，進而完成歸集。

圖1：電子發(fā)票上傳界面

圖2：報銷界面

2.電子發(fā)票報銷。使用移動智能報銷系統(tǒng)填寫報銷單。選擇已歸集的電子發(fā)票（如圖2），填寫摘要等信息，系統(tǒng)將自動關聯(lián)報銷預約單及電子發(fā)票。之后，審批人通過移動智能報銷系統(tǒng)的審批模塊查看電子發(fā)票原文件及預約單，確認通過的預約單會由系統(tǒng)打上電子簽章（如圖3）。

圖3：審批界面

3.電子發(fā)票入賬。會計使用財務核算系統(tǒng)的電子發(fā)票制單模塊查看報銷單和電子發(fā)票的版式文件，核對并完善相關信息，系統(tǒng)將自動生成電子記賬憑證版式文件（如圖4），并關聯(lián)對應的電子發(fā)票、審批單等材料。

圖4：電子記賬憑證

4.電子發(fā)票歸檔。會計電子檔案管理系統(tǒng)將電子記賬憑證、電子發(fā)票版式文件、其他附件電子版等自動匹配形成完整檔案件，自動執(zhí)行“四性檢測”，加蓋學校電子簽章后歸檔，該系統(tǒng)還提供會計檔案后續(xù)的分析、查閱、利用等功能。

會計電子檔案管理系統(tǒng)通過對接移動智能報銷系統(tǒng)、賬務核算系統(tǒng)等，實現(xiàn)原始會計電子資料的采集、制作、存儲和查詢等功能。通過“采、制、存、查”四個要點步驟，實現(xiàn)電子檔案的全生命周期管理，真正讓電子檔案成為學?？梢杂行Ю玫臄?shù)據(jù)資源（如圖5）。

圖5：電子檔案管理系統(tǒng)

五、取得的效益

電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔，既是為了提供更加便捷高效的財務會計服務，又是進一步落實“放管服”改革的重要舉措，產(chǎn)生了良好的經(jīng)濟效益和工作效益：

1.提高了服務質(zhì)量。不再攜帶材料前往財務部門或自助投遞機投送，簡化了手續(xù)、節(jié)省了時間、節(jié)約了資源，真正實現(xiàn)了“信息多跑路，師生不跑腿”。

2.提升了工作效率。全線上流程減少工作環(huán)節(jié)，節(jié)約了紙張及打印機等耗材，節(jié)約了紙質(zhì)檔案的存儲成本，節(jié)省了發(fā)票審核、檔案查詢等人力成本，有效提高賬務處理工作的質(zhì)量和效率。

3.降低了財務風險。電子發(fā)票直接來源于稅務機關平臺，并采取數(shù)字簽名、加密等防偽技術，查重和驗真可以有效過濾虛假電子發(fā)票，規(guī)避相關財務風險。

六、總結經(jīng)驗及下一步打算

1.總結經(jīng)驗，形成可推廣的案例。對學校電子發(fā)票電子化報銷、入賬歸檔試點工作進行總結，并且進一步完善和優(yōu)化相關業(yè)務流程和相關信息系統(tǒng)，為其他高校的使用提供可借鑒的經(jīng)驗和方法。

2.持續(xù)建設，擴大應用范圍。我們將梳理校內(nèi)自制原始單據(jù)（包括申報發(fā)放單據(jù)、大型儀器使用申請單等)，根據(jù)會計電子檔案管理要求，對能夠實現(xiàn)電子歸檔的自制單據(jù)進行電子化報銷、入賬、歸檔的梳理和再造，進一步擴大電子檔案管理的范圍。

3.深入探索，推進財務治理方式變革。以電子發(fā)票的報銷、入賬、歸檔試點為契機，進一步推動財務信息化和財務智能化。積極研究財務共享中心的建設問題，以期利用財務共享服務提高財務流程的效率，通過智能工作流程實現(xiàn)智能化，為實現(xiàn)財務管理轉型、助推財務治理方式變革做出貢獻。