公路檔案數字化管理方法

文/李 進

在互聯網背景下，數字化管理已經成為各種不同類型檔案管理工作的發展趨勢，為公路檔案管理工作帶來很多影響。本文以公路檔案數字化管理方法為研究對象，針對管理工作中存在的問題，提出幾點改進建議，以期對相關行業人士提供參考

在公路檔案管理中，采用數字化管理方法，符合新時代發展要求，是發揮檔案管理工作效果的重要舉措。如何將信息技術與檔案管理工作充分融入，為相關工作開展提供便利，是當前公路各級領導干部以及檔案管理人員面對的問題。本文就此進行分析，并提出相應對策。

一、公路檔案數字化管理中存在的問題

1.以傳統紙質管理方式為主，存在很多不安全因素

在當前公路檔案管理工作中，仍以紙質檔案管理保存方式為主，只是通過框架式和目錄式管理方法，對檔案信息進行管理。在各種不可抗拒因素的影響下，傳統紙質檔案管理方式在實際工作中容易受到各種不同因素的影響，造成檔案信息缺失、遺漏等情況。雖然大部分公路檔案管理中已經引入計算機管理方式，但是仍然以傳統紙質管理方式為主，無法保證檔案的安全性與有效性，存在很多不安全因素[1]。檔案管理工作中，需要提升對檔案管理數字化這一問題的重視，并結合實際工作情況，進行創新與完善，避免各種不良因素對檔案信息運用產生影響。

2.數字化管理認識不到位

最近幾年，數字化管理方式已經逐漸引進檔案管理工作中，為公路機構的發展提供了非常大的便利，但是隨著公路業務的拓展，企業涉及的資料與數據越來越多，致使檔案庫存放的紙質資料越來越大。在我國不同時期，對檔案文獻的管理要求、標準不同。也正是因此造成大量的紙質公路檔案存檔管理標準存在一些差異，無法為數字化管理工作開展提供更多的方便，無法將檔案信息完全地整合在一起，處理過程相對較慢，影響了數字化管理工作開展。此外，有部分管理工作人員對數字化管理工作存在片面性的認識問題，認為該工作的開展會影響其他類型工作開展，最終導致此項工作開展效果不佳。

3.缺乏專業設備

在檔案管理工作中，需要投入相對專業的設備，包含打印機、掃描儀、計算機等等，為檔案數字化管理工作開展提供便利[2]。此外，在信息管理過程中，還應運用專業的管理軟件，進行日常的管理維護工作，維護數字檔案的運用與使用，以此保證數字化管理工作的效果。但是在實際管理工作中，發現對設備的投入上存在一些問題，并沒有意識到專業設備完善的重要性，導致現有設備無法滿足數字化管理需求，影響該工作順利進行。

二、公路檔案數字化管理工作開展對策

1.提升數字化管理重視度，加強各方面投入

在數字化公路檔案管理工作中，為了促使此項工作順利開展，需要加強工作人員與檔案管理者的重視，并加強對各個方面資源的投入，引入更多的設備與優秀人才，為此項工作開展提供更多的動力。在以往管理工作中，由于人力、物力的不足，導致該工作效果不佳。為了解決這一問題，檔案管理者應加強對數字化管理工作的的資金、人力投入，通過專項資金的建立，構建相關的設備[3]。通過人力投入，培養更加專業的工作人員，為數字化管理工作開展提供基礎支持。當管理者對數字化管理工作的重視提升，且基礎設備得到保障后，那么檔案數字化管理工作就會達到事半功倍的效果，解決以往工作中存在的問題，同時還可以提升整體工作質量。

2.優化數字檔案管理過程，發揮檔案管理工作效果

在公路數字化管理工作中，需要做好紙質檔案數字化處理過程，保證紙質檔案中的信息全部轉換成數字形式，并通過相關科學的方法進行管理，以此提升檔案數字化管理工作效果。在實際工作中，可以通過以下方式提升數字化管理效果，為工作開展提供更多的支持。

第一，建立優先掃描的工作檔案原則，加強對不同類型檔案信息的分析，了解其中哪一類型數據的利用率高，或者哪些類型的文件的使用價值高，并對資料的重要性進行分級，通過逐級掃描的方式，將紙質檔案中不同級別的信息全部轉成數字的方式，并呈現在互聯網中。通過逐級管理的方式，可以保證各個類型資料的保存效果，能夠避免信息丟失或者遺漏的問題出現，為后續數字化管理工作開展提供便利條件。

第二，建立數據庫，并要求工作人員根據檔案的特點類型及作用進行分類管理，保證所有的紙質檔案都被收錄到數據庫中。數據庫的建立，可以為后續的檢索工作提供方便，同時能夠保證各項數據運用，能夠避免出現以往工組中數據丟失的問題、在數據庫建立過程中，需要專業工作人員的支持，通過各項信息技術與專業素養結合，構建更加科學的數據庫，為數字檔案管理工作開展創建良好的工作氛圍，促使此工作更加順利進行[4]。

第三，加強質量管理。在紙質檔案轉化成數字化檔案的過程中，需要進行全過程的質量管理進行監督管理，保證檔案轉化的質量及后期的使用。在檔案信息轉化后，也應對轉化的內容進行分析，了解每個類型信息的特點，并進行分類管理，為靈活運用提供便利。

第四，加強安全管理，在公路檔案信息管理過程中，會因病毒或者黑客的攻擊造成檔案丟失的情況。安全管理工作的開展，可以有效避免此類問題出現，保護檔案使用的安全性。通過對紙質檔案轉化成數字化的過程的管理，可以提升檔案管理質量，促使公路建設更好發展。

3.提升管理人員素質，保證工作順利進行

在公路數字化檔案管理工作中，管理人員的綜合素質與職業能力是影響數字化檔案管理進行的重要因素，也是推動公路機構發展的關鍵。為了提升檔案管理工作質量，促使相關工作更好地進行，需要注重管理人員素質的提升，使其學會將專業知識與信息技術充分融合，發揮自身的專業能力，為檔案工作開展提供技術支持。實際工作中，可以通過以下幾種方式提升檔案管理人員的專業能力，為數字化管理活動開展提供基礎保障。

第一，加強專業知識的培訓，提升管理人員對數字化工作的重視。公路檔案管理機構可以組織技能培訓大賽，將數字化管理工作的重要性滲透在培訓中，并引導工作人員發揮展示自身的專業特點，將信息技術與職業技能結合在一起，對檔案管理工作進行完善，提升檔案管理工作的科學性。

第二，加強人才的引進。在當前社會發展過程中，檔案發揮著重要的作用，不僅記錄了與公路相關的信息，同時還能夠為公路后續改革發展提供依據[5]。檔案管理人才培養工作中，可以結合數字化管理要求，提升招聘要求，明確新型檔案管理人員應具備的能力與品質，并將此作為招聘的標準，以此提升招聘質量，吸引更多優秀人員參與公路數字化檔案管理工作，構建優秀的檔案管理隊伍，解決以往工作中人員素質不高人才不足的問題，為檔案管理工作開展提供人才支撐。當公路數字化檔案管理的工作人員素質得到提升后，就會進一步對工作中存在的問題進行創新與完善，能夠為資料管理工作發展帶來更多的動力，并展示檔案管理工作的價值。

總而言之，在公路檔案數字化管理的過程中，雖然存在一些問題，影響檔案工作質量與效果發揮。但是，通過后續的改革與創新，不僅提升對數字化管理的重視，同時還優化了管理過程，提升管理人員的綜合素質，為相關的管理工作開展提供更多的便利。在實際工作中，加強對數字化管理的重視，將此融入信息數據的管理中，促使公路管理工作開展，提升我國公路建設加速進行。